VoIP के साथ सपोर्ट कॉल¶
सपोर्ट टीमों के लिए एक उपयोगी टूल, Odoo VoIP का इस्तेमाल उन ग्राहकों से संपर्क करने के तरीके के रूप में किया जाता है जिन्हें मदद की ज़रूरत है। VoIP का इस्तेमाल करने से ग्राहकों की संतुष्टि बेहतर हो सकती है, सपोर्ट लागत कम हो सकती है, और सपोर्ट एजेंट कॉल के दौरान Odoo डेटाबेस में जा सकते हैं।
अपनी डेस्क से बंधे रहने के बजाय, सपोर्ट एजेंट जहां भी Odoo VoIP ऐक्सेस कर सकते हैं, वहां से कॉल ले सकते हैं।
महत्त्वपूर्ण
यह फ़ीचर कम से कम एक कॉल क्यू कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है।
सपोर्ट क्यू में लॉग इन करें¶
अगर कॉल क्यू सेट अप हैं, तो कॉल क्यू में लॉग इन करके सपोर्ट शिफ़्ट शुरू करें।
Odoo डेटाबेस के ऊपरी-दाएं कोने में (VoIP) पर क्लिक करके शुरू करें। वहां से, (कीबोर्ड) पर क्लिक करें, फिर एजेंट कनेक्शन नंबर डायल करें और (फ़ोन) पर क्लिक करें।
एक बार जब सपोर्ट एजेंट अपने एजेंट कनेक्शन कोड पर कॉल करता है, तो उन्हें एक छोटा मैसेज सुनाई देगा जो उन्हें बताता है कि वे क्यू में लॉग इन हैं। यहां से, एजेंट एडमिन की कॉल क्यू स्ट्रैटजी के अनुसार सपोर्ट कॉल प्राप्त करता है। जब सपोर्ट एजेंट को कॉल मिलती है, तो Odoo VoIP विजेट उनकी स्क्रीन के निचले-दाएं कोने में कॉलर के फ़ोन नंबर के साथ दिखाई देता है, साथ ही उनका नाम भी अगर नंबर ग्राहक प्रोफ़ाइल से जुड़ा है।
टिप्पणी
जब सपोर्ट स्टाफ़ को कॉल क्यू में स्टैटिक एजेंट के रूप में जोड़ा जाता है, तो उन्हें उस क्यू से कॉल प्राप्त करने के लिए क्यू में लॉग इन करने की आवश्यकता नहीं होती है।
सपोर्ट टिकट से ग्राहक को कॉल करें¶
Odoo VoIP के साथ, सपोर्ट एजेंट पूरे वर्कफ़्लो के दौरान Odoo डेटाबेस में रह सकते हैं, जो सपोर्ट एजेंट के दैनिक टास्क का हिस्सा है, जहां उन्हें ओपन सपोर्ट टिकट वाले ग्राहकों को कॉल करने के लिए कहा जा सकता है।
डेटाबेस के होम पेज से, हेल्पडेस्क ऐप्लिकेशन पर क्लिक करें, हेल्पडेस्क में क्लिक करें, और फिर टिकट खोलें। अगर टिकट में पहले से कॉल ऐक्टिविटी शेड्यूल नहीं है, तो टिकट के चैटर में ऐक्टिविटी पर क्लिक करें, फिर ऐक्टिविटी का ऐक्टिविटी टाइप कॉल पर सेट करें, और फिर बाकी ऐक्टिविटी फ़ॉर्म भरें, और अंत में शेड्यूल पर क्लिक करें।
यहां से, एजेंट के पास कॉल करने के तीन तरीके हैं:
टिकट में फ़ोन फ़ील्ड पर होवर करें, फिर कॉल पर क्लिक करें।
टिकट के चैटर में, ग्राहक के फ़ोन नंबर पर क्लिक करें।
ऊपरी-दाएँ कोने में, (VoIP) आइकॉन पर क्लिक करें ताकि VoIP विजेट खुले। अगली ऐक्टिविटीज़ टैब से, कॉल चुनें, और अंत में विजेट के नीचे (फ़ोन) आइकॉन पर क्लिक करें।
कॉल के दौरान वर्क करें¶
एक बार ग्राहक के साथ कॉल शुरू हो जाने पर, सपोर्ट एजेंट अभी भी Odoo डेटाबेस में घूम सकते हैं। इसके अलावा, VoIP विजेट में शॉर्टकट आइकॉन हैं जिनका उपयोग सपोर्ट एजेंट सामान्य एक्शन को ऐक्सेस करने के लिए कर सकते हैं, जैसे ग्राहक को ईमेल भेजना, या उनकी प्रोफ़ाइल खोलना। कॉल के दौरान सपोर्ट एजेंट किन दस्तावेज़ों को ऐक्सेस कर सकते हैं इसके बारे में ज़्यादा जानें।
सपोर्ट एजेंट कॉल के दौरान कुछ एक्शन भी ले सकता है:
(ट्रांसफ़र): कॉल को दूसरे टीम सदस्य को ट्रांसफ़र करें।
(माइक्रोफ़ोन): सपोर्ट एजेंट कॉल के दौरान खुद को म्यूट कर सकता है।
(पॉज़): कॉलर को होल्ड पर रखें।
कॉल फ़ॉलो-अप्स हैंडल करें¶
VoIP विजेट कुछ सामान्य फ़ॉलो-अप टास्क को हैंडल कर सकता है, लेकिन सपोर्ट एजेंट अभी भी उन टास्क के लिए Odoo में नेविगेट कर सकते हैं जो विजेट में उपलब्ध नहीं हैं।
यहां कुछ आम फ़ॉलो-अप टास्क दिए गए हैं जिन्हें VoIP विजेट से मैनेज किया जा सकता है:
(लिफ़ाफ़ा) आइकॉन का उपयोग करके ग्राहक के साथ समस्या निवारण चरण साझा करने वाला फ़ॉलो-अप ईमेल भेजें।
(उपयोगकर्ता) आइकॉन पर क्लिक करके ग्राहक का मेलिंग पता अपडेट करें, जो उनकी प्रोफ़ाइल खोलता है।
(घड़ी) आइकॉन पर क्लिक करके, ऐक्टिविटी टाइप फ़ील्ड को कॉल पर सेट करके, और फिर फ़ॉर्म का बाकी हिस्सा भरकर ग्राहक के साथ दूसरी कॉल शेड्यूल करें।
सपोर्ट कॉल समाप्त करें¶
जब कॉल को समाप्त करने का समय आता है, तो सपोर्ट एजेंट VoIP विजेट के निचले-दाएं कोने में लाल (फ़ोन) आइकॉन पर क्लिक करते हैं। जब वे ऐसा करते हैं, तो कॉल टिकट के चैटर में लॉग हो जाती है।
अगर उन्होंने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो सपोर्ट एजेंट फिर फ़ोन कॉल ऐक्टिविटी को पूर्ण के रूप में मार्क करते हैं। ऐसा करने के लिए, टिकट के चैटर पर नेविगेट करें और प्लान्ड ऐक्टिविटीज़ सेक्शन ढूंढें, फिर प्लान की गई कॉल पर मार्क डन पर क्लिक करें ताकि इसे VoIP विजेट में नेक्स्ट ऐक्टिविटीज़ टैब से हटाया जा सके।
सपोर्ट क्यू से लॉग आउट करें¶
जब एजेंट की शिफ़्ट समाप्त होती है, या अगर वे ब्रेक ले रहे हैं, तो वे सपोर्ट कॉल क्यू से लॉग आउट कर सकते हैं।
Odoo डेटाबेस के ऊपरी-दाएं कोने में (VoIP) पर क्लिक करके शुरू करें। वहां से, (कीबोर्ड) पर क्लिक करें, फिर एजेंट डिस्कनेक्शन नंबर डायल करें और फ़ोन पर क्लिक करें।
जब सपोर्ट एजेंट अपना एजेंट डिस्कनेक्शन कोड कॉल करता है, तो उन्हें एक छोटा मैसेज सुनाई देगा जो उन्हें बताएगा कि वे क्यू से लॉग आउट हैं। यहां से, एजेंट को तब तक सपोर्ट कॉल प्राप्त नहीं होंगी जब तक वे वापस लॉग इन नहीं करते।