वर्क अप्रूवल और ओवरटाइम

Odoo का अटेंडेंस ऐप्लिकेशन यह सुनिश्चित करने के लिए मैनेजमेंट की निगरानी की आवश्यकता रखता है कि सभी लॉग की गई अटेंडेंस सही हैं, खासकर ओवरटाइम घंटे और अधूरी शिफ़्ट।

मैनेजमेंट डैशबोर्ड

सभी अटेंडेंस रिकॉर्ड जिन्हें अप्रूवल की आवश्यकता होती है, आमतौर पर ओवरलैपिंग वर्क एंट्रीज़ या अनअप्रूव्ड टाइम ऑफ़ के कारण, एक केंद्रीकृत मैनेजमेंट डैशबोर्ड से मैनेज किए जाते हैं। इसे ऐक्सेस करने के लिए, Attendances app ‣ Management पर जाएं।

Management डैशबोर्ड केवल उन वर्तमान कर्मचारियों के लिए अटेंडेंस रिकॉर्ड दिखाता है जिन्हें अप्रूव करने की आवश्यकता है, डिफ़ॉल्ट लिस्ट व्यू में। यह सर्च बार में दो डिफ़ॉल्ट फ़िल्टर, To Approve और Active Employees के कारण है।

प्रत्येक अटेंडेंस रिकॉर्ड निम्नलिखित जानकारी दिखाता है:

• कर्मचारी: कर्मचारी का नाम

• चेक इन: तारीख और समय जब कर्मचारी ने चेक इन किया

• चेक आउट: तारीख और समय जब कर्मचारी ने चेक आउट किया

• वर्क किया गया समय: कर्मचारी द्वारा लॉग किए गए वर्क घंटों की संख्या

• अतिरिक्त वर्क किए गए घंटे: ओवरटाइम वर्क की गई राशि

• अतिरिक्त घंटे: लॉग किए गए कुल अतिरिक्त घंटे

• ओवरटाइम स्टेटस: अटेंडेंस रिकॉर्ड का स्टेटस। इस डैशबोर्ड पर दिखाई देने वाले सभी अटेंडेंस रिकॉर्ड का स्टेटस स्वीकृत करना है होता है।

अप्रूवल और रिफ्यूज़ल

अटेंडेंस रिकॉर्ड को सीधे Management dashboard से अप्रूव और रिफ्यूज़ किया जा सकता है। प्रत्येक रिकॉर्ड के सबसे दाईं ओर, Approve और Refuse बटन दिखाई देते हैं। लॉग की गई अटेंडेंस रिकॉर्ड को अप्रूव या रिफ्यूज़ करने के लिए संबंधित बटन पर क्लिक करें।

टिप्पणी

Management डैशबोर्ड से अटेंडेंस रिकॉर्ड को अप्रूव या रिफ्यूज़ करते समय, अटेंडेंस रिकॉर्ड के विवरण देखना संभव नहीं है।

पार्शियल अप्रूवल

लॉग किए गए Extra Hours के एक हिस्से को अप्रूव करना संभव है, पूरी राशि को नहीं। केवल ओवरटाइम के एक हिस्से को अप्रूव करने के लिए, विवरण देखने के लिए अटेंडेंस रिकॉर्ड पर क्लिक करें।

अतिरिक्त घंटे फ़ील्ड में क्लिक करें और स्वीकृत किए जा रहे घंटों की संख्या दर्ज करें। अतिरिक्त घंटे फ़ील्ड को संपादित करने के बाद, अतिरिक्त वर्क किए गए घंटे फ़ील्ड वर्क किया गया समय और अतिरिक्त घंटे फ़ील्ड के बीच अंतर प्रदर्शित करने के लिए दिखाई देती है।

टिप्पणी

वर्क किया गया समय फ़ील्ड कर्मचारी द्वारा लॉग किए गए कुल घंटे हैं (वर्क किया गया समय और अतिरिक्त घंटे मिलाकर)। उदाहरण के लिए, अगर किसी कर्मचारी को आठ घंटे वर्क करना निर्धारित है, और उसने पांच अतिरिक्त घंटे वर्क किए, तो वर्क किया गया समय तेरह घंटे है, और अतिरिक्त घंटे पांच घंटे हैं। वर्क किया गया समय फ़ील्ड को संशोधित नहीं किया जा सकता।

अपडेट किए गए अतिरिक्त घंटे को स्वीकृत करने के लिए स्वीकृत करें पर क्लिक करें। एक बार आंशिक रूप से स्वीकृत होने के बाद, अतिरिक्त वर्क किए गए घंटे फ़ील्ड गायब हो जाती है, साथ ही स्वीकृत करें बटन भी। घंटों में अंतर अतिरिक्त घंटे फ़ील्ड में दिखाई देता है।

एक बार ओवरटाइम घंटे आंशिक रूप से स्वीकृत हो जाने पर, स्टेटस स्वीकृत में बदल जाता है।

महत्त्वपूर्ण

एक बार आंशिक ओवरटाइम स्वीकृत हो जाने के बाद, अस्वीकार करें पर क्लिक करके ओवरटाइम को अस्वीकार करना अभी भी संभव है। रिकॉर्ड को आवश्यकतानुसार कई बार संशोधित किया जा सकता है।

टिप्पणी

कभी-कभी, चेक-इन करते समय कर्मचारी की जगह को वेरिफाई करने की आवश्यकता हो सकती है। कर्मचारी ने किस तरीके से काम पर चेक-इन किया है, यह व्यक्तिगत रिकॉर्ड पर Mode फ़ील्ड में मिलता है।

मोड फ़ील्ड संशोधनीय नहीं है, क्योंकि यह केवल उस तरीके को लॉग करती है जिससे अटेंडेंस रिकॉर्ड बनाया गया था।

संभावित विकल्प हैं:

• किऑस्क: कर्मचारी ने भौतिक रूप से किऑस्क डिवाइस का उपयोग करके चेक इन या आउट किया। चेक-इन के लिए कर्मचारी किऑस्क पर मौजूद था।

• सिस्ट्रे: कर्मचारी ने सीधे डेटाबेस से चेक इन या आउट किया। विस्तृत अटेंडेंस रिकॉर्ड पर प्रदर्शित आईपी पता के आधार पर, चेक-इन के समय कर्मचारी की जगह निर्धारित की जा सकती है।

• मैन्युअल: रिकॉर्ड अटेंडेंस ऐप्लिकेशन में मैन्युअल रूप से बनाया गया था। यह आमतौर पर मैनेजमेंट द्वारा किया जाता है, ताकि लापता रिकॉर्ड को जोड़ा जा सके।

अटेंडेंस रिकॉर्ड बनाएं

जब आवश्यक हो, तो आवश्यक access rights वाले यूज़र्स अटेंडेंस ऐप में मैन्युअल रूप से अटेंडेंस रिकॉर्ड बना सकते हैं। इसकी आवश्यकता वाली कुछ स्थितियां तब होती हैं जब कर्मचारी शिफ़्ट के लिए चेक इन और आउट करना भूल जाते हैं, क्योंकि कर्मचारी पूर्वव्यापी रूप से अटेंडेंस रिकॉर्ड नहीं बना सकते।

मिसिंग अटेंडेंस रिकॉर्ड जोड़ने के लिए, Attendances ऐप्लिकेशन ‣ पूरी जानकारी पर जाएं। ऊपरी-बाएं कोने में नया बटन क्लिक करें। बनाएं पॉप-अप विंडो में, फ़ॉर्म पर निम्नलिखित जानकारी दर्ज करें:

• कर्मचारी: उस कर्मचारी को चुनें जिसके लिए रिकॉर्ड बनाया जा रहा है। साइन-इन यूजर इस फ़ील्ड को डिफ़ॉल्ट रूप से भरता है।

• चेक इन: कैलेंडर मोडल का उपयोग करके, चेक इन तारीख और समय चुनें, फिर अप्लाई करें क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, वर्तमान तारीख चुनी जाती है, और समय 00:00:00 पर सेट होता है।

• चेक आउट: कैलेंडर मोडल का उपयोग करके, चेक आउट तारीख और समय चुनें, फिर अप्लाई करें क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, अगली तारीख चुनी जाती है, और समय 00:00:00 पर सेट होता है।

• वर्क टाइम: यह फ़ील्ड चुने गए चेक इन और चेक आउट समय के अंतर से ऑटोमैटिकली भर जाती है। इस फ़ील्ड को मॉडिफ़ाई नहीं किया जा सकता।

• अतिरिक्त घंटे: ओवरटाइम घंटों की संख्या दर्ज करें, अगर कोई हो, जिन्हें अप्रूव किया जाना है।

महत्त्वपूर्ण

एक बार अतिरिक्त घंटे जोड़े जाने पर, वे सिस्टम द्वारा ऑटोमैटिकली अप्रूव हो जाते हैं। हालांकि, उन्हें मैन्युअली रिफ्यूज करना संभव है, जैसा कि अप्रूवल और रिफ्यूजल सेक्शन में बताया गया है।