दस्तावेज़ डिजिटाइज़ेशन¶
दस्तावेज़ डिजिटाइज़ेशन से तात्पर्य कागज़ या डिजिटल दस्तावेज़ों को डेटाबेस में रिकॉर्ड में बदलने की प्रक्रिया से है। OCR और आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस तकनीकों का उपयोग करके, Odoo कॉन्टेंट को पढ़ता है और ऑटोमैटिकली रिकॉर्ड का विवरण बनाता है और भरता है। यह प्रक्रिया मुख्य रूप से वेंडर बिल (या रिफ़ंड) के लिए उपयोग की जाती है।
टिप्पणी
हालांकि कम सामान्य है, लेकिन इस डिजिटाइज़ेशन प्रक्रिया को ग्राहक इनवॉइस और क्रेडिट नोट्स पर भी लागू किया जा सकता है। सेटिंग को तदनुसार समायोजित करने की आवश्यकता है।
कॉन्फ़िगरेशन¶
पर जाएं और डिजिटाइज़ेशन सेक्शन पर जाएं। दस्तावेज़ डिजिटाइज़ेशन ऑप्शन को एनेबल करें और चुनें कि वेंडर बिल को ऑटोमैटिकली प्रोसेस किया जाना चाहिए या डिमांड पर।
टिप्पणी
अगर टैक्स के अनुसार सिंगल इनवॉइस लाइन ऑप्शन एनेबल है, तो नए वेंडर बिल में प्रति टैक्स केवल एक लाइन बनाई जाती है, चाहे उस पर कितनी भी लाइनें हों।
वेंडर बिल अपलोड¶
वेंडर बिल को डिजिटाइज़ करने के लिए मैन्युअली अपलोड किया जाता है या निर्धारित ईमेल एलियास पर भेजा जाता है। उन्हें चुनिंदा वेंडर के लिए ऑटोमैटिकली पोस्ट भी किया जा सकता है।
टिप्पणी
एक बार बिल अपलोड हो जाने पर, दस्तावेज़ प्रीव्यू स्क्रीन के दाईं ओर दिखाई देता है।
यह भी देखें
मैन्युअल अपलोड¶
अकाउंटिंग डैशबोर्ड में, वेंडर बिल को वांछित परचेज़ जर्नल में ड्रैग और ड्रॉप करें या परचेज़ जर्नल पर अपलोड करें पर क्लिक करें।
ईमेल एलियास के ज़रिए अपलोड करें¶
वेंडर बिल को संबंधित जर्नल से जुड़े ईमेल एलियास के ज़रिए दो तरीकों से अपलोड किया जा सकता है:
एक कनेक्टेड स्कैनर से स्कैन किया जाता है जो ईमेल एलियास को ईमेल भेजने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है;
सीधे ईमेल एलियास पर भेजा गया।
ईमेल से जुड़ा प्रत्येक पीडीएफ़ ऑटोमैटिकली एक नए ड्राफ़्ट वेंडर बिल में बदल जाता है।
टिप्पणी
जर्नल से जुड़े ईमेल एलियास के ज़रिए केवल पीडीएफ़ और XML फ़ॉर्मेट प्रोसेस किए जाते हैं।
JPEG फ़ाइलों को दस्तावेज़ ऐप्लिकेशन में ईमेल एलियास के ज़रिए प्रोसेस किया जाना चाहिए।
जर्नल में ईमेल एलियास जोड़ने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
सुनिश्चित करें कि एलियास डोमेन कॉन्फ़िगर किया गया है।
डिफ़ॉल्ट ईमेल एलियास
vendor-bills@के बाद एलियास डोमेन ऑटोमैटिकली बनाया जाता है और वेंडर बिल जर्नल के ऐडवांस सेटिंग टैब में उपलब्ध होता है।डिफ़ॉल्ट ईमेल एलियास बदलने के लिए, पर जाएं, संबंधित जर्नल सेलेक्ट करें, और ऐडवांस सेटिंग टैब में ईमेल एलियास बदलाव करें।
अगर ज़रूरत हो, तो कनेक्टेड स्कैनर को ईमेल एलियास पर स्कैन किए गए दस्तावेज़ भेजने के लिए कॉन्फ़िगर करें।
टिप्पणी
वैकल्पिक रूप से, दस्तावेज़ ऐप्लिकेशन में ईमेल एलियास का इस्तेमाल फ़ाइनेंस फ़ोल्डर में वेंडर बिल ऑटोमैटिकली भेजने के लिए किया जा सकता है (जैसे, inbox-financial@example.odoo.com)।
ऑटोमैटिक वेंडर बिल पोस्टिंग¶
टिप्पणी
ऑटो-पोस्ट बिल ऑप्शन का इस्तेमाल करने के लिए, वेंडर बिल के लिए डॉक्यूमेंट डिजिटाइज़ेशन सेक्शन में ऑटोमैटिकली डिजिटाइज़ करें सेटिंग एनेबल होनी चाहिए।
विशिष्ट वेंडर के लिए डिजिटाइज़ किए गए वेंडर बिल ऑटोमैटिकली पोस्ट करने के लिए, पर जाएं और चाहे गए वेंडर पर क्लिक करें। कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म के अकाउंटिंग टैब में, ऑटोमेशन सेक्शन में ऑटो-पोस्ट बिल ऑप्शन सेलेक्ट करें:
हमेशा
3 बार बदलाव के बिना वैलिडेशन के बाद पूछें: जब तीसरा अपलोड किया गया बिल बिना किसी बदलाव के कन्फ़र्म होता है, तो ऑटोपोस्ट बिल विंडो दिखाई देती है। निम्नलिखित ऑप्शन चुने जा सकते हैं: ऑटो-वैलिडेशन एक्टिवेट करें, बाद में पूछें, या इस वेंडर के लिए कभी नहीं।
कभी नहीं
टिप्पणी
चूंकि ऑटोमेशन तीन वैलिडेट किए गए बिल बिना बदलाव के बाद ट्रिगर होता है, इसलिए कॉन्टैक्ट नाम पहले से डेटाबेस में मौजूद होना चाहिए, और हर अपलोड किए गए वेंडर बिल में बिल तारीख शामिल होनी चाहिए।
एआई के साथ डिजिटाइज़ेशन और डेटा रिकग्निशन¶
सेटिंग के आधार पर, दस्तावेज़ या तो ऑटोमैटिकली डिजिटाइज़ किए जाते हैं या मैन्युअल प्रोसेसिंग की ज़रूरत होती है अगर डिजिटाइज़ेशन सिर्फ़ ऑन-डिमांड पर सेट है।
अपलोड किए गए दस्तावेज़ को मैन्युअली डिजिटाइज़ करने के लिए, दस्तावेज़ डिजिटाइज़ करें पर क्लिक करें।
जब दस्तावेज़ डिजिटाइज़ हो जाता है, तो एक नीला बैनर दिखाई देता है; रीफ्रेश करें पर क्लिक करें। डिजिटाइज़ेशन के दौरान अपलोड की गई किसी भी जानकारी की समीक्षा करें और सही करें: उन्हें बदलने के लिए संबंधित फ़ील्ड पर क्लिक करें, या डेटा रीफ्रेश करने के लिए एआई डेटा रीलोड करें पर क्लिक करें।
फिर, दस्तावेज़ पोस्ट करने के लिए पुष्टि करें पर क्लिक करें।
सलाह
जब कोई दस्तावेज़ डिजिटाइज़ हो जाता है, तो वेंडर फ़ील्ड खाली रहती है अगर वेंडर डेटाबेस में मौजूद नहीं है। इसे जोड़ने के लिए, वेंडर फ़ील्ड में (नीचे एरो) पर क्लिक करें; वेंडर नाम दाईं ओर दस्तावेज़ प्रीव्यू में हाइलाइट होकर दिखाई देता है। नाम प्री-फ़िल्ड के साथ नया वेंडर फ़ॉर्म खोलने के लिए उस पर क्लिक करें।
टिप्पणी
निम्नलिखित वेंडर बिल फ़ील्ड OCR द्वारा पहचानी जाती हैं:
वेंडर, बिल रेफ़रेंस, बिल तारीख, पेमेंट रेफ़रेंस (सिर्फ़ बेल्जियन +++xxx/xxxx/xxxxx+++ फ़ॉर्मैट में), पाने वाले की बैंक, ड्यू तारीख, और करेंसी (मल्टी-करेंसी एनवायरमेंट में और अगर करेंसी एक्टिवेट है)।
इनवॉइस लाइन टैब से: प्रॉडक्ट विवरण/लेबल, मात्रा, यूनिट कीमत, टैक्स (अगर टैक्स एक्टिवेट है; यह फ़ील्ड इंडियन लोकलाइज़ेशन के लिए OCR द्वारा नहीं पहचानी जाती), टैक्स रहित अमाउंट, और कुल।
परचेज़ ऑर्डर मैचिंग¶
जब कोई डिजिटाइज़ किया गया वेंडर बिल OCR द्वारा पहचाना जाता है, तो Odoo डेटाबेस में मैचिंग परचेज़ ऑर्डर सर्च करता है। अगर मिल जाता है, तो वेंडर बिल को मौजूदा ओपन परचेज़ ऑर्डर लाइन के साथ मैन्युअली मैच किया जा सकता है।
जब कोई वेंडर बिल अपलोड और डिजिटाइज़ हो जाता है, तो Purchase matching स्मार्ट बटन पर क्लिक करें ताकि Purchase matching लिस्ट व्यू को एक्सेस किया जा सके, जो वेंडर बिल को असाइन किए गए वेंडर से लिंक सभी परचेज़ ऑर्डर लाइनों को दिखाता है। फिर, संबंधित परचेज़ ऑर्डर लाइनों और ड्राफ़्ट वेंडर बिल (ग्रे में दिखाया गया) को सेलेक्ट करें, और Match पर क्लिक करें।
सलाह
Purchase Matching लिस्ट व्यू में, अगर ज़रूरत हो तो परचेज़ ऑर्डर लाइनों में Quantity और Price को अपडेट करें।
अगर अपलोड किए गए वेंडर बिल के वेंडर से संबंधित कोई मौजूदा परचेज़ ऑर्डर नहीं है, तो वेंडर बिल लाइनों से सीधे एक नया परचेज़ ऑर्डर बनाया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
जब वेंडर बिल अपलोड हो जाए, तो सुनिश्चित करें कि Vendor फ़ील्ड सही वेंडर के साथ भरा गया है।
Purchase matching स्मार्ट बटन पर क्लिक करें, लिस्ट में ड्राफ़्ट वेंडर बिल (ग्रे में दिखाया गया) को सेलेक्ट करें, और Add to PO पर क्लिक करें।
Add to Purchase Order विंडो में, Purchase Order फ़ील्ड में टाइपिंग शुरू करें और Create and edit को सेलेक्ट करें।
Create Purchase Order विंडो में, वेंडर बिल को असाइन किए गए वेंडर को सेलेक्ट करें, फिर सभी ज़रूरी फ़ील्ड को पूरा करें और Confirm पर क्लिक करें।
Purchase Matching लिस्ट व्यू में, संबंधित परचेज़ ऑर्डर लाइनों और ड्राफ़्ट वेंडर बिल (ग्रे में दिखाया गया) को सेलेक्ट करें, और Match पर क्लिक करें।
टिप्पणी
अगर परचेज़ ऑर्डर फ़ील्ड के लिए आवश्यक कोई जानकारी गायब है, तो Create Purchase Order विंडो में Save and Close पर क्लिक करें। फिर, फ़ील्ड भरने के लिए परचेज़ ऐप्लिकेशन खोलें और परचेज़ ऑर्डर की पुष्टि करें।
सलाह
एम्बेडेड XML वाले इलेक्ट्रॉनिक वेंडर बिल ज़्यादा सटीक और कुशल प्रोसेसिंग सुनिश्चित करते हैं।
वैकल्पिक रूप से, Auto-complete फ़ीचर बिना OCR की ज़रूरत के परचेज़ ऑर्डर से वेंडर बिल में जानकारी ट्रांसफ़र कर सकता है।
कीमत¶
दस्तावेज़ डिजिटाइज़ेशन फ़ीचर एक इन-ऐप परचेज़ (IAP) सर्विस है जिसके लिए प्रीपेड क्रेडिट की आवश्यकता होती है। एक दस्तावेज़ डिजिटाइज़ करने में एक क्रेडिट का उपयोग होता है।
क्रेडिट खरीदने के लिए, सेटिंग ऐप्लिकेशन पर जाएं या पर जाएं, Digitization सेक्शन में जाएं, और Buy credits पर क्लिक करें।
टिप्पणी
मान्य सब्सक्रिप्शन वाले Odoo एंटरप्राइज़ यूज़र्स को डेटाबेस के लिए ज़्यादा क्रेडिट खरीदने से पहले IAP फ़ीचर टेस्ट करने के लिए फ्री क्रेडिट मिलते हैं। इसमें डेमो/ट्रेनिंग डेटाबेस, एजुकेशनल डेटाबेस, और वन-ऐप-फ्री डेटाबेस शामिल हैं।
XML फ़ाइलों को OCR क्रेडिट की ज़रूरत नहीं होती क्योंकि उनमें स्ट्रक्चर्ड डेटा होता है जिसे सीधे OCR के बिना प्रोसेस किया जा सकता है।