इनवॉइस पर फ़ॉलो-अप¶
जब पेमेंट ओवरड्यू हो तो कस्टमर को फ़ॉलो-अप मैसेज भेजे जा सकते हैं। Odoo लेट पेमेंट की पहचान करने में मदद करता है और ओवरड्यू दिनों की संख्या के अनुसार फ़ॉलो-अप एक्शन का इस्तेमाल करके उपयुक्त रिमाइंडर शेड्यूल और भेजने की अनुमति देता है। फ़ॉलो-अप ईमेल, पोस्ट, या एसएमएस सहित विभिन्न तरीकों से भेजे जा सकते हैं।
कॉन्फ़िगरेशन¶
फ़ॉलो-अप ऐक्शन को कॉन्फ़िगर करने के लिए, पर जाएं। फ़ॉलो-अप लेवल लिस्ट व्यू में, कई फ़ॉलो-अप लेवल और ऐक्शन डिफ़ॉल्ट रूप से कॉन्फ़िगर किए गए हैं।
फ़ॉलो-अप लेवल को बदलने के लिए, रिकॉर्ड पर क्लिक करें। फ़ॉर्म व्यू से, Description को बदलाव करें या रिमाइंडर भेजने से पहले दिनों की संख्या को एडजस्ट करें। Notification टैब में, Actions चुनें जैसे Send Email, Send a Letter, और Send SMS Message।
टिप्पणी
Odoo में लेटर या एसएमएस मैसेज भेजने के लिए In-App Purchase (IAP) क्रेडिट या टोकन की आवश्यकता होती है।
ईमेल या लेटर भेजते समय पहले से भरे गए टेम्प्लेट का इस्तेमाल करने के लिए, Content Template चुनें। इसे बदलने के लिए, Content Template फ़ील्ड के बगल में (internal link arrow) आइकॉन पर क्लिक करें। अगर एनेबल हो, तो एसएमएस मैसेज एक विशिष्ट Sms Template फ़ील्ड का इस्तेमाल करते हैं जिसे (internal link arrow) आइकॉन पर क्लिक करके बदला जा सकता है।
विशिष्ट फ़ॉलो-अप लेवल के भीतर विकल्प सेक्शन में अन्य विकल्प इनेबल किए जा सकते हैं:
ऑटोमैटिक विकल्प के साथ रिमाइंडर को ऑटोमेट करें।
इनवॉइस अटैच करें जो रिमाइंडर में ओवरड्यू हैं।
रिमाइंडर के ईमेल पर किए गए किसी भी ईमेल रिप्लाई के बारे में नोटिफ़िकेशन प्राप्त करने के लिए संबंधित ग्राहक पर फ़ॉलोअर जोड़ें।
ऐक्टिविटी टैब में, फ़ॉलो-अप लेवल ट्रिगर होने पर ऐक्टिविटी को ऑटोमैटिकली शेड्यूल करने का विकल्प इनेबल करें। ज़िम्मेदार उपयोगकर्ता और ऐक्टिविटी टाइप चुनें, और सारांश दर्ज करें।
नया फ़ॉलो-अप लेवल जोड़ने के लिए, नया पर क्लिक करें और फ़ील्ड भरें।
सलाह
इनवॉइस ड्यू डेट से पहले रिमाइंडर भेजने के लिए दिनों की नेगेटिव संख्या सेट करें।
इनवॉइस फ़ॉलो-अप¶
टिप्पणी
पहले से भुगतान किए गए इनवॉइस के लिए रिमाइंडर भेजने से बचने के लिए फ़ॉलो-अप प्रोसेस शुरू करने से पहले सभी बैंक ट्रांज़ैक्शन को रिकंसाइल करें।
सभी ओवरड्यू इनवॉइस देखने के लिए, पर जाएं। इनवॉइस लिस्ट व्यू में, सर्च बार में क्लिक करें और ओवरड्यू पर फ़िल्टर करें।
एक ग्राहक के लिए फ़ॉलो-अप¶
किसी ग्राहक के इनवॉइस फ़ॉलो-अप स्टेटस की विस्तृत जानकारी के लिए, पर जाएं। ग्राहक का फ़ॉर्म खोलें और अकाउंटिंग टैब पर क्लिक करें। इनवॉइस फ़ॉलो-अप सेक्शन में, प्रत्येक लेवल की फ़ॉलो-अप स्टेटस देखने के लिए विभिन्न लेवल पर क्लिक करें। अगर ऐक्शन की ज़रूरत है, तो ओवरड्यू इनवॉइस की विस्तृत लिस्ट के लिए ओवरड्यू इनवॉइस पर क्लिक करें।
अतिरिक्त विकल्प सेट किए जा सकते हैं:
रिमाइंडर: ये या तो ऑटोमैटिक या मैन्युअल हैं।
अगला रिमाइंडर: वह तारीख जिसके द्वारा अगली फ़ॉलो-अप ऐक्शन की जानी चाहिए, फ़ॉलो-अप प्रोसेस होने पर ऑटोमैटिकली सेट हो जाती है, लेकिन ज़रूरत पड़ने पर मैन्युअली एडजस्ट की जा सकती है।
ज़िम्मेदार: वह उपयोगकर्ता जो फ़ॉलो-अप ऐक्शन को हैंडल करता है।
किसी ग्राहक को मैन्युअल रूप से पेमेंट रिमाइंडर भेजने के लिए, भेजें पर क्लिक करें और भेजें और प्रिंट करें विंडो में ऐक्शन चुनें:
प्रिंट करें
ईमेल
एसएमएस
पोस्ट द्वारा
Attach Invoices ऑप्शन को एनेबल करें और अगर ज़रूरत हो तो Content Template को बदलें। फिर, follow-up report भेजने के लिए Send या Send & Print पर क्लिक करें।
यह भी देखें
टिप्पणी
रिमाइंडर भेजने के लिए इनवॉइस या कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म की कॉन्टैक्ट जानकारी का उपयोग किया जाता है।
चैटर सभी फ़ॉलो-अप ऐक्शन का पूरा रिकॉर्ड रखता है।
सभी ग्राहकों के लिए फ़ॉलो-अप जिनके लिए ऐक्शन ज़रूरी है¶
अतिरिक्त फ़ॉलो-अप ऑप्शन सेट अप करने के बाद, यह देखें कि किन ग्राहकों के इनवॉइस ओवरड्यू हैं या फ़ॉलो-अप की ज़रूरत है। ऐसा करने के लिए, पर जाएं। ग्राहक कानबान व्यू में, सर्च बार पर क्लिक करें और ओवरड्यू इनवॉइस या फ़ॉलो-अप ज़रूरी है के आधार पर फ़िल्टर करें।
सभी प्रासंगिक ग्राहकों के लिए फ़ॉलो-अप ऐक्शन लेने के लिए, लिस्ट व्यू पर स्विच करें और उन ग्राहकों को चुनें जिन्हें फ़ॉलो-अप की ज़रूरत है। फिर, (ऐक्शन) पर क्लिक करें और उन्हें फ़ॉलो-अप रिपोर्ट भेजने के लिए प्रोसेस फ़ॉलो-अप चुनें।
रिपोर्ट¶
ग्राहक स्टेटमेंट¶
ग्राहक के अकाउंट स्टेटस की पूरी जानकारी पाने के लिए, ग्राहक के फ़ॉर्म पर ग्राहक स्टेटमेंट स्मार्ट बटन पर क्लिक करें। यह स्टेटमेंट पार्टनर लेज़र रिपोर्ट के उस हिस्से से मेल खाता है जो उस ग्राहक से संबंधित है।
इसे ग्राहक को भेजने के लिए, भेजें पर क्लिक करें, ज़रूरत पड़ने पर ईमेल टेम्प्लेट बदलें, और प्रिंट करें और भेजें पर क्लिक करें।
एक साथ कई ग्राहकों के लिए ग्राहक स्टेटमेंट देखने के लिए, ग्राहक लिस्ट व्यू से ग्राहकों को चुनें, (ऐक्शन) पर क्लिक करें, और ग्राहक स्टेटमेंट खोलें चुनें।
क्रमशः PDF या XLSX फ़ाइल जनरेट करने के लिए पीडीएफ़ या XLSX पर क्लिक करें।
फ़ॉलो-अप रिपोर्ट¶
ग्राहक के ड्यू इनवॉइस की पूरी जानकारी पाने के लिए, जो ड्यू हैं उन्हें ओवरड्यू से अलग करते हुए, ग्राहक के फ़ॉर्म पर ग्राहक स्टेटमेंट स्मार्ट बटन पर क्लिक करें। फिर, रिपोर्ट: ग्राहक स्टेटमेंट पर क्लिक करें और फ़ॉलो-अप रिपोर्ट चुनें।
सभी ग्राहकों के लिए एक साथ फ़ॉलो-अप रिपोर्ट देखने के लिए, पर जाएं। फिर, रिपोर्ट: पर क्लिक करें और फ़ॉलो-अप रिपोर्ट चुनें।
क्रमशः PDF या XLSX फ़ाइल जनरेट करने के लिए पीडीएफ़ या XLSX पर क्लिक करें।