अकाउंटिंग चीट शीट¶
बैलेंस शीट एक विशिष्ट तारीख पर कंपनी के वित्त का स्नैपशॉट है (प्रॉफ़िट और लॉस के विपरीत, जो एक पीरियड के दौरान एनालिसिस है)।
ऐसेट कंपनी की संपत्ति और उसके स्वामित्व वाली वस्तुओं को दर्शाते हैं। फिक्स्ड ऐसेट में बिल्डिंग और ऑफिस शामिल हैं, जबकि करंट ऐसेट में बैंक अकाउंट और कैश शामिल हैं। क्लाइंट द्वारा बकाया धन एक ऐसेट है। कर्मचारी ऐसेट नहीं है।
लायबिलिटी पिछली इवेंट से उत्पन्न दायित्व हैं जो कंपनी को भविष्य में चुकाने होंगे (यूटिलिटी बिल, कर्ज, अनपेड सप्लायर)। लायबिलिटी को फाइनेंसिंग के सोर्स के रूप में भी परिभाषित किया जा सकता है जो कंपनी को प्रदान की जाती है, जिसे लीवरेज भी कहा जाता है।
इक्विटी कंपनी के मालिकों (फाउंडर या शेयरहोल्डर) द्वारा योगदान किए गए फ़ंड की राशि और पहले से रिटेन्ड अर्निंग (या लॉस) है। प्रत्येक साल, नेट प्रॉफ़िट (या लॉस) को रिटेन्ड अर्निंग के रूप में रिपोर्ट किया जा सकता है या शेयरहोल्डर को वितरित किया जा सकता है (डिविडेंड के रूप में)।
जो स्वामित्व में है (एक ऐसेट) की फाइनेंसिंग चुकाने के लिए कर्ज (लायबिलिटी) या इक्विटी (प्रॉफ़िट, कैपिटल) के माध्यम से की गई है।
- ऐसेट और एक्सपेंस के बीच अंतर किया जाता है:
ऐसेट आर्थिक वैल्यू वाला एक रिसोर्स है जो किसी व्यक्ति, कॉर्पोरेशन या देश के पास है या नियंत्रित करता है, इस उम्मीद के साथ कि यह भविष्य में लाभ प्रदान करेगा। ऐसेट को कंपनी की बैलेंस शीट पर रिपोर्ट किया जाता है। उन्हें फ़र्म की वैल्यू बढ़ाने या इसके ऑपरेशन को लाभ पहुंचाने के लिए खरीदा या क्रिएट किया जाता है।
एक्सपेंस वह लागतें हैं जो कंपनी रेवेन्यू जनरेट करने के लिए ऑपरेशन में वहन करती है।
प्रॉफ़िट और लॉस (P&L) रिपोर्ट एक विशिष्ट समय अवधि, आमतौर पर एक तिमाही या वित्तीय साल में कंपनी की परफ़ॉर्मेंस दिखाती है।
रेवेन्यू का तात्पर्य कंपनी द्वारा सामान और/या सर्विस बेचकर अर्जित धन से है।
कॉस्ट ऑफ़ गुड्स सोल्ड (COGS, या "कॉस्ट ऑफ़ सेल" के रूप में भी जाना जाता है) सामान की बिक्री की लागतों को संदर्भित करता है (जैसे, सामान बनाने के लिए उपयोग की जाने वाली सामग्री और श्रम की लागत)।
ग्रॉस प्रॉफ़िट सेल्स से प्राप्त रेवेन्यू घटा कॉस्ट ऑफ़ गुड्स सोल्ड के बराबर होता है।
ऑपरेटिंग एक्सपेंस (OPEX) में प्रशासन, सेल्स और R&D वेतन, किराया और उपयोगिताएँ, विविध लागतें, इंश्योरेंस, और बेचे गए प्रॉडक्ट की लागतों या बिक्री की लागत से परे कुछ भी शामिल है।
एसेट्स = लायबिलिटीज़ + इक्विटी
खातों की सूची¶
चार्ट ऑफ़ अकाउंट कंपनी के सभी अकाउंट को सूचीबद्ध करता है: बैलेंस शीट अकाउंट और P&L अकाउंट दोनों। प्रत्येक ट्रांज़ैक्शन को एक जर्नल एंट्री में कई अकाउंट को डेबिट और क्रेडिट करके रिकॉर्ड किया जाता है। एक तरह से, चार्ट ऑफ़ अकाउंट कंपनी के DNA की तरह है!
चार्ट ऑफ़ अकाउंट में सूचीबद्ध प्रत्येक अकाउंट एक विशिष्ट कैटगरी से संबंधित है। Odoo में, प्रत्येक अकाउंट का एक अद्वितीय कोड होता है और यह इन कैटगरी में से एक से संबंधित होता है:
- इक्विटी और सबऑर्डिनेटेड डेट्स
इक्विटी कंपनी की गतिविधियों को फ़ाइनेंस करने के लिए कंपनी के शेयरधारकों द्वारा निवेश की गई राशि है।
सबऑर्डिनेटेड डेट्स किसी कंपनी को उसकी गतिविधियों को फ़ाइनेंस करने के लिए किसी तीसरे पक्ष द्वारा उधार दी गई राशि है। कंपनी के विघटन की स्थिति में, इन तीसरे पक्षों को शेयरधारकों से पहले भुगतान किया जाता है।
फ़िक्स्ड एसेट्स मूर्त (यानी, भौतिक) आइटम या प्रॉपर्टीज़ हैं जो कंपनी अपने सामान और सर्विस का उत्पादन करने के लिए खरीदती और उपयोग करती है। फ़िक्स्ड एसेट्स दीर्घकालिक संपत्तियाँ हैं। इसका मतलब है कि एसेट्स का एक साल से ज़्यादा का उपयोगी जीवन है। इनमें प्रॉपर्टीज़, प्लांट्स और उपकरण (जिन्हें "PP&E" के रूप में भी जाना जाता है) भी शामिल हैं और बैलेंस शीट पर उस वर्गीकरण के साथ रिकॉर्ड किए जाते हैं।
- करेंट एसेट्स और लायबिलिटीज़
करेंट एसेट्स अकाउंट एक बैलेंस शीट लाइन आइटम है जो एसेट्स सेक्शन के तहत सूचीबद्ध है, जो कंपनी के स्वामित्व वाली सभी संपत्तियों को दर्शाता है जिन्हें एक साल के भीतर नकदी में परिवर्तित किया जा सकता है। करेंट एसेट्स में कैश, कैश इक्विवैलेंट्स, अकाउंट्स रिसीवेबल, स्टॉक इन्वेंट्री, मार्केटेबल सिक्योरिटीज़, प्रीपेड लायबिलिटीज़, और अन्य लिक्विड एसेट्स शामिल हैं।
करेंट लायबिलिटीज़ एक कंपनी के अल्पकालिक फ़ाइनेंशियल दायित्व हैं जो एक साल के भीतर देय हैं। करेंट लायबिलिटी का एक उदाहरण अकाउंट्स पेएबल के रूप में आपूर्तिकर्ताओं को देय राशि है।
- बैंक और कैश अकाउंट
एक बैंक अकाउंट एक फ़ाइनेंशियल अकाउंट है जिसे बैंक या अन्य फ़ाइनेंशियल संस्थान द्वारा बनाए रखा जाता है जिसमें बैंक और ग्राहक के बीच फ़ाइनेंशियल ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड किए जाते हैं।
एक कैश अकाउंट, या कैश बुक, एक लेजर को संदर्भित कर सकता है जिसमें सभी कैश ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड किए जाते हैं। कैश अकाउंट में कैश रसीदें और कैश पेमेंट जर्नल दोनों शामिल हैं।
- एक्सपेंस और इनकम
एक्सपेंस वह लागत है जो कंपनी रेवेन्यू जनरेट करने के लिए ऑपरेशन में वहन करती है। इसे सरल शब्दों में कुछ प्राप्त करने के लिए खर्च की जाने वाली लागत के रूप में परिभाषित किया जाता है। सामान्य एक्सपेंस में सप्लायर पेमेंट, कर्मचारी वेतन, फ़ैक्ट्री लीज़ और उपकरण मूल्यह्रास शामिल हैं।
"इनकम" शब्द आमतौर पर एक निर्धारित अवधि में सर्विस या प्रॉडक्ट के बदले में प्राप्त धन, प्रॉपर्टी और वैल्यू के अन्य हस्तांतरण की राशि को संदर्भित करता है।
उदाहरण¶
*: ग्राहक रिफ़ंड और ग्राहक पेमेंट बॉक्स एक साथ चयनित नहीं किए जा सकते क्योंकि वे परस्पर विरोधी हैं।
बैलेंस = डेबिट - क्रेडिट
जर्नल एंट्रीज़¶
कंपनी के प्रत्येक फ़ाइनेंशियल दस्तावेज़ (जैसे, एक इनवॉइस, एक बैंक स्टेटमेंट, एक पे स्लिप, एक पूंजी वृद्धि कॉन्ट्रैक्ट) को जर्नल एंट्री के रूप में रिकॉर्ड किया जाता है, जो कई अकाउंट को प्रभावित करता है।
जर्नल एंट्री के बैलेंस होने के लिए, उसके सभी डेबिट का योग उसके सभी क्रेडिट के योग के बराबर होना चाहिए।
विभिन्न ट्रांज़ैक्शन के लिए अकाउंटिंग एंट्री के उदाहरण। (entries.js देखें)
रिकन्सिलिएशन¶
रिकन्सिलिएशन एक विशिष्ट अकाउंट की जर्नल आइटम को लिंक करने और क्रेडिट और डेबिट को मैच करने की प्रक्रिया है।
इसका प्राइमरी उद्देश्य पेमेंट को उनके संबंधित इनवॉइस से लिंक करना है ताकि उन्हें पेड के रूप में चिह्नित किया जा सके। यह अकाउंट रिसीवेबल अकाउंट और/या अकाउंट पेएबल अकाउंट पर रिकन्सिलिएशन करके किया जाता है।
रिकन्सिलिएशन सिस्टम द्वारा ऑटोमैटिकली तब किया जाता है जब:
पेमेंट सीधे इनवॉइस पर रजिस्टर किया जाता है
पेमेंट और इनवॉइस के बीच लिंक बैंक मैचिंग प्रक्रिया में डिटेक्ट किए जाते हैं
ग्राहक स्टेटमेंट उदाहरण
अकाउंट रिसीवेबल |
डेबिट |
क्रेडिट |
|---|---|---|
इनवॉइस 1 |
100 |
|
आंशिक पेमेंट 1/2 |
70 |
|
इनवॉइस 2 |
65 |
|
पार्शियल पेमेंट 2/2 |
30 |
|
पेमेंट 2 |
65 |
|
इनवॉइस 3 |
50 |
|
कुल पेमेंट करनी है |
50 |
बैंक रेकन्सिलिऐशन¶
बैंक रिकन्सिलिएशन, बैंक स्टेटमेंट लाइन (आपके बैंक द्वारा प्रदान की गई) को इंटर्नली रिकॉर्ड किए गए ट्रांज़ैक्शन (सप्लायर्स को या ग्राहकों से पेमेंट) के साथ मैच करना है। बैंक स्टेटमेंट की प्रत्येक लाइन के लिए, यह हो सकती है:
पहले रिकॉर्ड किए गए पेमेंट के साथ मैच: जब ग्राहक से चेक प्राप्त होता है तो पेमेंट रजिस्टर की जाती है, फिर बैंक स्टेटमेंट चेक करते समय मैच की जाती है।
नए पेमेंट के रूप में रिकॉर्ड: बैंक स्टेटमेंट प्रोसेस करते समय पेमेंट की जर्नल एंट्री बनाई जाती है और संबंधित इनवॉइस के साथ रिकन्साइल की जाती है।
दूसरे ट्रांज़ैक्शन के रूप में रिकॉर्ड: बैंक ट्रांसफ़र, डायरेक्ट चार्ज, आदि।
Odoo को ऑटोमैटिकली अधिकांश ट्रांज़ैक्शन रिकन्साइल कर देने चाहिए; सिर्फ़ कुछ को मैनुअल रिव्यू की आवश्यकता होनी चाहिए। जब बैंक रिकन्सिलिएशन प्रोसेस समाप्त हो जाती है, तो Odoo में बैंक अकाउंट पर बैलेंस, बैंक स्टेटमेंट के बैलेंस से मैच होना चाहिए।
चेक हैंडलिंग¶
चेक और इंटर्नल वायर ट्रांसफ़र को मैनेज करने के दो तरीके हैं:
दो जर्नल एंट्री और एक रिकन्सिलिएशन
एक जर्नल एंट्री और एक बैंक रिकन्सिलिएशन
पहली जर्नल एंट्री इनवॉइस पर पेमेंट रजिस्टर करके बनाई जाती है। दूसरी बैंक स्टेटमेंट रजिस्टर करते समय बनाई जाती है।
खाता |
डेबिट |
क्रेडिट |
रिकन्सिलिएशन |
|---|---|---|---|
अकाउंट रिसिएबल |
100 |
इनवॉइस ABC |
|
अनडिपॉज़िटेड फ़ंड |
100 |
चेक 0123 |
खाता |
डेबिट |
क्रेडिट |
रिकन्सिलिएशन |
|---|---|---|---|
अनडिपॉज़िटेड फ़ंड |
100 |
चेक 0123 |
|
बैंक |
100 |
इनवॉइस पर पेमेंट रजिस्टर करके जर्नल एंट्री बनाई जाती है। बैंक स्टेटमेंट को रिकन्साइल करते समय, स्टेटमेंट लाइन को मौजूदा जर्नल एंट्री से लिंक किया जाता है।
खाता |
डेबिट |
क्रेडिट |
रिकन्सिलिएशन |
बैंक स्टेटमेंट |
|---|---|---|---|---|
अकाउंट रिसिएबल |
100 |
इनवॉइस ABC |
||
बैंक |
100 |
स्टेटमेंट XYZ |