ग्राहक इनवॉइस¶
ग्राहक इनवॉइस एक दस्तावेज़ है जो कंपनी द्वारा ग्राहक को बेचे गए प्रॉडक्ट और/या सर्विस के लिए जारी किया जाता है। यह प्राप्य राशि को रिकॉर्ड करता है जब उन्हें ग्राहकों को भेजा जाता है। ग्राहक इनवॉइस में प्रदान किए गए माल और/या सर्विस के लिए देय राशि, लागू सेल्स टैक्स, शिपिंग और हैंडलिंग फ़ीस, और अन्य शुल्क शामिल हो सकते हैं। Odoo कई इनवॉइसिंग और पेमेंट वर्कफ़्लो को सपोर्ट करता है।
यह भी देखें
ड्राफ़्ट इनवॉइस से लेकर प्रॉफिट और लॉस रिपोर्ट तक, एक बार माल (या सर्विस) को ग्राहक को ऑर्डर/शिप (या प्रदान) कर दिए जाने के बाद, इनवॉइसिंग पॉलिसी के आधार पर प्रोसेस में कई स्टेप शामिल होते हैं:
इनवॉइस क्रिएशन¶
ड्राफ़्ट इनवॉइस सीधे सेल्स ऑर्डर या परचेज़ ऑर्डर जैसे दस्तावेज़ों से या अकाउंटिंग डैशबोर्ड में ग्राहक इनवॉइस जर्नल से मैन्युअल रूप से बनाए जा सकते हैं।
इनवॉइस में ग्राहक को उनके माल और सर्विस के लिए तुरंत पेमेंट करने में सक्षम बनाने के लिए आवश्यक जानकारी शामिल होनी चाहिए। सुनिश्चित करें कि निम्नलिखित फ़ीलड्स उचित रूप से पूरे किए गए हैं:
ग्राहक: जब कोई ग्राहक चुना जाता है, तो Odoo ऑटोमैटिकली ग्राहक रिकॉर्ड से जानकारी जैसे इनवॉइस पता, पसंदीदा पेमेंट शर्तें, वित्तीय स्थिति, प्राप्य अकाउंट, और अधिक को इनवॉइस पर खींच लेता है। इस विशिष्ट इनवॉइस के लिए इन वैल्यू को बदलने के लिए, उन्हें सीधे इनवॉइस पर एडिट करें। भविष्य के इनवॉइस के लिए उन्हें बदलने के लिए, कॉन्टैक्ट रिकॉर्ड पर वैल्यू बदलें।
इनवॉइस तारीख: अगर मैन्युअल रूप से सेट नहीं किया गया है, तो यह फ़ीलड कन्फ़र्मेशन पर ऑटोमैटिकली वर्तमान तारीख के रूप में सेट हो जाती है।
ड्यू डेट या पेमेंट शर्तें: यह निर्दिष्ट करने के लिए कि ग्राहक को इनवॉइस का पेमेंट कब करना है।
जर्नल: ऑटोमैटिकली सेट हो जाता है और ज़रूरत पड़ने पर बदला जा सकता है।
करेंसी। अगर इनवॉइस की करेंसी कंपनी की करेंसी से अलग है, तो करेंसी एक्सचेंज रेट ऑटोमैटिकली प्रदर्शित हो जाती है।
इनवॉइस लाइन्स टैब में:
प्रॉडक्ट: लाइन जोड़ें पर क्लिक करें, फिर प्रॉडक्ट खोजें और चुनें।
मात्रा
कीमत
टैक्स (यदि लागू हो)
प्रॉडक्ट कैटलॉग को ऐक्सेस करने और सभी आइटम को एक संगठित प्रदर्शन में देखने के लिए, कैटलॉग पर क्लिक करें। जब प्रॉडक्ट और मात्राएं चुन ली जाएं, तो इनवॉइस पर वापस जाने के लिए वापस इनवॉइस पर पर क्लिक करें; चुने गए कैटलॉग आइटम इनवॉइस लाइनों में दिखाई देंगे।
सलाह
इनवॉइस की कुल राशि को शब्दों में प्रदर्शित करने के लिए, पर जाएं और इनवॉइस की कुल राशि अक्षरों में विकल्प को सक्रिय करें।
जर्नल आइटम टैब बनाई गई अकाउंटिंग एंट्री को प्रदर्शित करता है। अतिरिक्त इनवॉइस जानकारी जैसे ग्राहक रेफ़रेंस, पेमेंट रेफ़रेंस, वित्तीय स्थिति, इनकोटर्म्स, और अधिक को अन्य जानकारी टैब में जोड़ा या संशोधित किया जा सकता है।
टिप्पणी
Odoo शुरुआत में इनवॉइस को ड्राफ़्ट स्टेटस में बनाता है। ड्राफ़्ट इनवॉइस का कोई अकाउंटिंग प्रभाव नहीं होता जब तक वे पुष्टि नहीं हो जाते।
यह भी देखें
इनवॉइस पुष्टि¶
जब इनवॉइस पूरा हो जाए तो पुष्टि करें पर क्लिक करें। इनवॉइस का स्टेटस पोस्ट किया गया में बदल जाता है, और इनवॉइस कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर एक जर्नल एंट्री जेनरेट होती है। पुष्टि पर, Odoo प्रत्येक इनवॉइस को एक परिभाषित अनुक्रम से एक अद्वितीय नंबर असाइन करता है।
टिप्पणी
एक बार पुष्टि हो जाने के बाद, इनवॉइस को अब अपडेट नहीं किया जा सकता। यदि परिवर्तन की आवश्यकता हो तो ड्राफ़्ट पर रीसेट करें पर क्लिक करें।
यदि आवश्यक हो, तो इनवॉइस और अन्य जर्नल एंट्री को पोस्ट करने के बाद हैश के साथ पोस्ट की गई एंट्री को सुरक्षित करें सुविधा का उपयोग करके लॉक किया जा सकता है।
इनवॉइस भेजा जा रहा है¶
किसी ग्राहक के लिए पसंदीदा इनवॉइस भेजना विधि सेट करने के लिए, पर जाएं और ग्राहक को चुनें। संपर्क फ़ॉर्म के अकाउंटिंग टैब में, ग्राहक इनवॉइस सेक्शन में पसंदीदा इनवॉइस भेजना विधि चुनें।
टिप्पणी
Odoo में पत्र भेजने के लिए इन-ऐप परचेज़ (आईएपी) क्रेडिट या टोकन की आवश्यकता होती है।
ग्राहक को इनवॉइस भेजने के लिए, इनवॉइस रिकॉर्ड पर वापस जाएं और इन चरणों का पालन करें:
Send पर क्लिक करें।
यदि डिफ़ॉल्ट इनवॉइस लेआउट को अभी तक कस्टमाइज़ नहीं किया गया है, तो एक अपने दस्तावेज़ लेआउट को कॉन्फ़िगर करें पॉप-अप विंडो दिखाई देती है। लेआउट को कॉन्फ़िगर करें और जारी रखें पर क्लिक करें।
टिप्पणी
दस्तावेज़ लेआउट को सामान्य सेटिंग में किसी भी समय बदला जा सकता है।
इनवॉइस में बैंकिंग ऐप्लिकेशन पेमेंट के लिए क्यूआर कोड जोड़ने के लिए, क्यूआर कोड विकल्प को अपने दस्तावेज़ लेआउट को कॉन्फ़िगर करें विंडो में सक्षम करें। इस विकल्प को संशोधित करने के लिए, पर जाएं, ग्राहक पेमेंट सेक्शन तक स्क्रॉल करें, और क्यूआर कोड विकल्प को सक्षम/अक्षम करें।
Send विंडो में:
यदि संपर्क फ़ॉर्म में पसंदीदा इनवॉइस भेजना विधि सेट की गई थी, तो यह डिफ़ॉल्ट रूप से चुनी जाती है। यदि आवश्यक हो तो कोई अन्य चुनें।
अगर संपर्क फ़ॉर्म में कोई पसंदीदा Invoice sending विधि सेट नहीं की गई थी, तो ग्राहक को इनवॉइस भेजने के लिए इस्तेमाल करने की विधि चुनें।
Send पर क्लिक करें अगर by Email ऑप्शन चयनित है, या Download पर क्लिक करें।
कई इनवॉइस भेजना¶
एकाधिक इनवॉइस भेजने के लिए, पर जाएं, उन्हें Invoices लिस्ट व्यू में चुनें और Send पर क्लिक करें। Send विंडो ईमेल द्वारा भेजे जाने वाले चुने गए इनवॉइस की संख्या प्रदर्शित करती है।
Send पर क्लिक करने के बाद, चुने गए इनवॉइस में एक बैनर जोड़ा जाता है जो दर्शाता है कि वे एक चल रहे सेंड बैच का हिस्सा हैं। यह प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से फिर से ट्रिगर होने से रोकने में मदद करता है, क्योंकि असाधारण रूप से बड़े बैच के लिए इसे पूरा होने में कुछ समय लग सकता है।
उन सभी इनवॉइस को चेक करने के लिए जो अभी तक नहीं भेजे गए हैं, पर जाएं। Invoices लिस्ट व्यू में, सर्च बार में क्लिक करें और Not Sent पर फ़िल्टर करें।
पेमेंट और रीकंसिलिएशन¶
Odoo में, एक इनवॉइस को Paid तब माना जाता है जब संबंधित अकाउंटिंग एंट्री को संबंधित बैंक ट्रांज़ैक्शन के साथ रीकंसाइल किया गया हो।
यह भी देखें
पेमेंट फ़ॉलो-अप¶
Odoo के follow-up actions कंपनियों को ग्राहक इनवॉइस पर फ़ॉलो-अप करने में मदद करते हैं। ग्राहकों को उनके बकाया इनवॉइस का भुगतान करने की याद दिलाने के लिए अलग-अलग एक्शन सेट किए जा सकते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि ग्राहक कितने दिनों से ओवरड्यू है। ये एक्शन फ़ॉलो-अप लेवल में बंडल होते हैं जो तब ट्रिगर होते हैं जब इनवॉइस एक निश्चित संख्या में दिनों से ओवरड्यू होता है। अगर एक ही ग्राहक के लिए कई ओवरड्यू इनवॉइस हैं, तो एक्शन सबसे ज़्यादा ओवरड्यू इनवॉइस पर किए जाते हैं।
रिपोर्टिंग¶
पार्टनर रिपोर्ट¶
पार्टनर लेजर¶
Partner Ledger रिपोर्ट ग्राहकों और सप्लायर का बैलेंस दिखाती है। इसे ऐक्सेस करने के लिए, पर जाएं।
एज्ड रिसीएबल¶
बकाया ग्राहक इनवॉइस और उनकी संबंधित ड्यू डेट को रिव्यू करने के लिए, Aged Receivable रिपोर्ट का इस्तेमाल करें। इसे ऐक्सेस करने के लिए, पर जाएं।
एज्ड पेएबल¶
बकाया वेंडर बिल और उनकी संबंधित ड्यू डेट को रिव्यू करने के लिए, Aged Payable रिपोर्ट का इस्तेमाल करें। इसे ऐक्सेस करने के लिए, पर जाएं।
लाभ और हानि¶
Profit and Loss स्टेटमेंट इनकम और एक्सपेंस की डिटेल दिखाता है।
बैलेंस शीट¶
Balance Sheet किसी खास समय पर कंपनी की संपत्ति, देनदारियों और इक्विटी को संक्षेप में प्रस्तुत करती है।