डॉक्यूमेंट्स¶
Odoo दस्तावेज़ आपको Odoo के भीतर फ़ाइलों को स्टोर, देखने और मैनेज करने की अनुमति देता है।
फ़ोल्डर और दस्तावेज़ बाईं ओर के ट्री से ऐक्सेस किए जा सकने वाले सेक्शन में व्यवस्थित हैं। निम्नलिखित सेक्शन उपलब्ध हैं:
सभी: सभी फ़ोल्डर और फ़ाइल डिस्प्ले करता है जिन्हें उपयोगकर्ता के पास ऐक्सेस है।
कंपनी: में कंपनी भर में शेयर किए गए फ़ोल्डर और फ़ाइलें शामिल हैं। ऐक्सेस फ़ोल्डर और फ़ाइल के लिए परिभाषित ऐक्सेस राइट द्वारा निर्धारित किया जाता है।
माई ड्राइव: उपयोगकर्ता का व्यक्तिगत वर्कस्पेस जिसमें वे अपनी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को ऑर्गनाइज़ और ऐक्सेस कर सकते हैं जो उनकी अपनी हैं या उन्होंने अपलोड की हैं।
मेरे साथ शेयर किया गया: उन फ़ाइलों को शामिल करता है जो उपयोगकर्ता के साथ शेयर की गई हैं लेकिन किसी पैरेंट फ़ोल्डर का हिस्सा नहीं हैं जिसका उनके पास ऐक्सेस है।
रीसेंट: हाल ही में मॉडिफाई की गई फ़ाइलें दिखाता है जिन्हें उपयोगकर्ता देख या बदलाव कर सकता है।
ट्रैश: डिलीट की गई फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को स्टोर करता है।
ट्री में किसी सेक्शन को उसकी कॉन्टेंट देखने के लिए क्लिक करें। किसी फ़ोल्डर को खोलने, उसे मैनेज करने और उसकी फ़ाइलों को ऐक्सेस करने के लिए सेलेक्ट करें।
किसी फ़ाइल को खोलने और उपलब्ध ऐक्शन लेने के लिए उस पर क्लिक करें। फ़ाइल को बंद करने के लिए, Esc दबाएं या (बंद करें) आइकॉन पर क्लिक करें। आप किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर को किसी अन्य फ़ोल्डर या सेक्शन में ले जाने के लिए ड्रैग और ड्रॉप भी कर सकते हैं।
सलाह
यह भी देखें
कॉन्फ़िगरेशन¶
मिटाने में देरी¶
डिफ़ॉल्ट रूप से, ट्रैश में ले जाई गई आइटम स्थायी रूप से डिलीट होने से पहले 30 दिन तक वहां रहती हैं। इस डिले को एडजस्ट करने के लिए, पर जाएं और Deletion delay (days) फ़ील्ड में बदलाव करें।
फ़ाइल सेंट्रलाइज़ेशन¶
किसी विशिष्ट ऐप के लिए फ़ाइल सेंट्रलाइज़ेशन सक्षम करने से सभी संबंधित फ़ाइलें समर्पित फ़ोल्डर में ऑटोमैटिकली व्यवस्थित हो जाती हैं। ऐसा करने के लिए, पर जाएं। उदाहरण के लिए, मानव संसाधन सक्षम करने से एचआर दस्तावेज़ एचआर फ़ोल्डर में ऑटोमैटिकली उपलब्ध हो जाते हैं, जबकि पेरोल से संबंधित दस्तावेज़ पेरोल सब-फ़ोल्डर में ऑटोमैटिकली उपलब्ध हो जाते हैं। ड्रॉपडाउन सूची से वांछित फ़ोल्डर चुनें और संबंधित फ़ाइलों में जोड़े जाने वाले टैग चुनें।
सलाह
अकाउंटिंग फ़ाइलों को सेंट्रलाइज़ करते समय, व्यक्तिगत जर्नल के लिए विशिष्ट सब-फ़ोल्डर कॉन्फ़िगर करने के लिए जर्नल पर क्लिक करें।
टिप्पणी
फ़ोल्डर या टैग बदलने से मौजूदा फ़ाइलों पर कोई असर नहीं पड़ता; बदलाव सिर्फ़ नई बनाई गई फ़ाइलों पर लागू होंगे।
अगर किसी ऐप्लिकेशन के लिए फ़ाइल सेंट्रलाइज़ेशन सक्षम है, तो उस ऐप्लिकेशन में रिकॉर्ड डिलीट करने से उसके अटैचमेंट दस्तावेज़ ऐप्लिकेशन के ट्रैश में चले जाते हैं।
फ़ोल्डर¶
आप कंपनी या माई ड्राइव सेक्शन में उपलब्ध फ़ोल्डरों में फ़ाइलें ऑर्गनाइज़ कर सकते हैं।
फ़ोल्डर बनाने के लिए, ट्री में इच्छित सेक्शन सेलेक्ट करें, नया पर क्लिक करें, और फ़ोल्डर सेलेक्ट करें। पॉप-अप में, फ़ोल्डर का नाम एंटर करें और सेव करें पर क्लिक करें। सब-फ़ोल्डर बनाने के लिए, पहले पैरेंट फ़ोल्डर सेलेक्ट करें, फिर वही स्टेप फ़ॉलो करें।
टिप्पणी
कुछ फ़ोल्डर और सब-फ़ोल्डर फ़ाइल सेंट्रलाइज़ेशन सेटिंग के आधार पर ऑटोमैटिकली बनाए जाते हैं।
किसी फ़ोल्डर या सब-फ़ोल्डर को मैनेज करने के लिए, उसे सेलेक्ट करें और ट्री के ऊपर (ऐक्शन) आइकॉन पर क्लिक करें। मेन्यू में निम्नलिखित ऑप्शन उपलब्ध हैं:
डाउनलोड करें: फ़ोल्डर को .zip फ़ाइल के रूप में डाउनलोड करें, जिसमें उसकी फ़ाइलें और सब-फ़ोल्डर शामिल हैं।
नाम बदलें: फ़ोल्डर का नाम मॉडिफाई करें।
शेयर करें: फ़ोल्डर शेयर करें या उसके ऐक्सेस राइट्स मैनेज करें।
शॉर्टकट जोड़ें: यह विकल्प सिर्फ़ सब-फ़ोल्डर्स के लिए उपलब्ध है और सब-फ़ोल्डर का शॉर्टकट बनाने की अनुमति देता है।
अगर आपके पास एडिटिंग अनुमतियां हैं, तो शॉर्टकट उसी फ़ोल्डर में बनाया जाता है।
अगर आपके पास एडिटिंग अनुमतियां नहीं हैं, तो शॉर्टकट My Drive सेक्शन में दिखाई देता है।
फिर आप इसे ड्रैग और ड्रॉप करके इच्छित फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं।
स्टार जोड़ें: तेज़ ऐक्सेस के लिए किसी फ़ोल्डर को पसंदीदा के रूप में मार्क करें। यह सेटिंग उपयोगकर्ता-विशिष्ट है और अन्य उपयोगकर्ताओं के वर्कस्पेस को प्रभावित नहीं करती है। फिर आप अपने पसंदीदा फ़ोल्डरों पर जल्दी नेविगेट करने के लिए स्टार्ड फ़िल्टर इस्तेमाल कर सकते हैं।
जानकारी और टैग: फ़ोल्डर की डिटेल और चैटर देखें।
ट्रैश में ले जाएं: फ़ोल्डर और उसकी कॉन्टेंट को ट्रैश में ले जाएं।
सेलेक्ट पर ऐक्शन: उन सर्वर ऐक्शन को डिफाइन करें जो फ़ोल्डर में फ़ाइलों के लिए (बटन के रूप में) उपलब्ध हैं। किसी ऐक्शन को जोड़ने या हटाने के लिए उस पर क्लिक करें। नया बनाने के लिए कस्टम ऐक्शन जोड़ें पर क्लिक करें।
ऑटोमेशन: ऑटोमेशन नियम बनाएं।
महत्त्वपूर्ण
कस्टम ऐक्शन और ऑटोमेशन नियम सेट करने से आपके प्राइसिंग प्लान पर असर पड़ सकता है।
फ़ाइल¶
फ़ाइल अपलोड करने के लिए, ट्री में इच्छित फ़ोल्डर चुनें, नया पर क्लिक करें और अपलोड करें चुनें।
सलाह
Odoo ऑनलाइन डेटाबेस पर, प्रत्येक अपलोड की गई फ़ाइल 64MB से अधिक नहीं होनी चाहिए।
आप अपने कंप्यूटर से दस्तावेज़ ऐप्लिकेशन के भीतर वांछित फ़ोल्डर में फ़ाइल को ड्रैग और ड्रॉप भी कर सकते हैं।
यूआरएल लिंक¶
यूआरएल (जैसे वीडियो) का लिंक जोड़ने और इसे किसी फ़ोल्डर से सुलभ बनाने के लिए, नया पर क्लिक करें और लिंक चुनें। यूआरएल दर्ज करें, नाम जोड़ें, और उपयुक्त फ़ोल्डर चुनें।
स्प्रेडशीट¶
स्प्रेडशीट बनाने के लिए, नया पर क्लिक करें और स्प्रेडशीट चुनें।
यह भी देखें
फ़ाइलों को मैनेज करना¶
फ़ाइल खोलते समय शीर्ष बार में कई बटन उपलब्ध हैं:
ऐक्शन मेन्यू, जिसमें नीचे बताए गए विकल्प शामिल हैं
शेयर करें: फ़ाइल शेयर करने या उसके ऐक्सेस राइट्स मैनेज करने के लिए
डाउनलोड करें
फ़ोल्डर के लिए परिभाषित कोई भी बटन
ऐक्शन मेन्यू में निम्नलिखित विकल्प उपलब्ध हैं:
डुप्लीकेट: फ़ाइल की कॉपी बनाएं।
ट्रैश में ले जाएं: फ़ाइल को ट्रैश में ले जाएं।
नाम बदलें
जानकारी और टैग: फ़ाइल के विवरण और चैटर देखें।
शॉर्टकट बनाएं: शॉर्टकट एक फ़ाइल का पॉइंटर है, जो फ़ाइल को डुप्लीकेट किए बिना कई फ़ोल्डर्स से ऐक्सेस की अनुमति देता है।
अगर आपके पास एडिटिंग अनुमतियां हैं, तो शॉर्टकट उसी फ़ोल्डर में बनाया जाता है।
अगर आपके पास एडिटिंग अनुमतियां नहीं हैं, तो शॉर्टकट My Drive सेक्शन में दिखाई देता है।
फिर आप इसे ड्रैग और ड्रॉप करके इच्छित फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं।
वर्शन मैनेज करें: अपलोड क्रम में फ़ाइल के सभी वर्शन देखें, किसी विशिष्ट वर्शन को डाउनलोड करें, या आवश्यकतानुसार नया वर्शन अपलोड करें।
लॉक करें: फ़ाइल को किसी भी संशोधन से सुरक्षित रखें।
लिंक कॉपी करें: शेयर करने के लिए फ़ाइल का यूआरएल कॉपी करें। ऐक्सेस फ़ाइल के ऐक्सेस राइट्स के आधार पर नियंत्रित होता है।
पीडीएफ़ स्प्लिट करें: पीडीएफ़ फ़ाइल स्प्लिट करें।
सलाह
आप स्वचालित रूप से एलियास में भेजी गई फ़ाइलों को संबंधित फ़ोल्डर में सेव करने के लिए फ़ोल्डर-विशिष्ट ईमेल एलियास का इस्तेमाल कर सकते हैं।
पीडीएफ़ स्प्लिट और मर्ज करना¶
पीडीएफ़ को अलग-अलग पेजों या पेजों के समूहों में बांटने के लिए, पीडीएफ़ खोलें और दस्तावेज़ प्रीव्यू के ऊपरी-दाएं हिस्से में Split PDF पर क्लिक करें। ज़रूरत पड़ने पर स्प्लिट हटाने के लिए पेजों के बीच (कैंची) आइकॉन पर क्लिक करें, फिर पुष्टि करने के लिए Split पर क्लिक करें।
पीडीएफ़ फ़ाइलों को मर्ज करने के लिए, ये चरण फ़ॉलो करें:
उस फ़ोल्डर पर जाएं जिसमें वे फ़ाइलें हैं जिन्हें आप मर्ज करना चाहते हैं, फिर लिस्ट व्यू पर स्विच करें और संबंधित फ़ाइलें चुनें।
ऐक्शन बटन पर क्लिक करें और Merge PDFs चुनें।
अगर ज़रूरत हो, तो अपने कंप्यूटर से पीडीएफ़ फ़ाइल ब्राउज़ और चुनने के लिए Add file पर क्लिक करें।
फ़ाइलों के बीच (scissors) आइकॉन पर क्लिक करें।
उन्हें मर्ज करने के लिए Split पर क्लिक करें।
टिप्पणी
ओरिजिनल पीडीएफ़ को मर्ज किए गए वर्शन से बदल दिया जाता है।
सलाह
पेजों के बीच सभी स्प्लिट जोड़ने या हटाने के लिए Shift + S दबाएं।
किसी विशिष्ट पेज को मिटाने के लिए, पेज चुनें, फिर Delete पर क्लिक करें।
फ़ाइलें रिक्वेस्ट करना¶
यूज़र्स से विशिष्ट फ़ाइलें अपलोड करने के रिमाइंडर के रूप में उनसे फ़ाइलें रिक्वेस्ट करें। ऐसा करने के लिए, ये चरण फ़ॉलो करें:
New पर क्लिक करें और Request चुनें।
Document Name दर्ज करें और Request To फ़ील्ड में उस व्यक्ति को चुनें जिससे आप इसे रिक्वेस्ट कर रहे हैं।
ज़रूरत पड़ने पर, Due Date In सेट करें, फ़ोल्डर चुनें जहां फ़ाइल जोड़नी है, टैग जोड़ें, और मैसेज लिखें।
Request पर क्लिक करें।
चुने गए फ़ोल्डर में गायब फ़ाइल के लिए एक प्लेसहोल्डर बनाया जाता है। जब फ़ाइल उपलब्ध हो, तो इसे अपलोड करने के लिए प्लेसहोल्डर पर क्लिक करें।
सलाह
आप निर्धारित ऐक्टिविटी की सूची से भी दस्तावेज़ का अनुरोध कर सकते हैं।
सभी अनुरोधित फ़ाइलों की सूची देखने के लिए, Documents ऐप्लिकेशन के ऐक्टिविटी व्यू पर स्विच करें और Requested Document कॉलम पर जाएं। अनुरोधित फ़ाइल की तारीख पर क्लिक करके इसकी जानकारी देखें। फिर आप:
(upload) बटन का उपयोग करके फ़ाइल अपलोड करें;
(edit) बटन का उपयोग करके ऐक्टिविटी को बदलाव करें;
(cancel) बटन का उपयोग करके ऐक्टिविटी को रद्द करें;
रिमाइंडर ईमेल भेजें। अगर जरूरत हो तो रिमाइंडर ईमेल के कॉन्टेंट का प्रीव्यू देखने के लिए Preview पर क्लिक करें, फिर Send Now पर क्लिक करें।
सभी अनुरोधित फ़ाइलों के लिए रिमाइंडर ईमेल भेजने के लिए, Requested Document कॉलम में (ellipsis) आइकॉन पर क्लिक करें और Document Request: Reminder चुनें।
जानकारी पैनल¶
किसी फ़ोल्डर या फ़ाइल की जानकारी और टैग देखने के लिए, फ़ोल्डर या फ़ाइल चुनें, फिर व्यू आइकॉन के बगल में ऊपरी-दाएं कोने में (Info & Tags) बटन पर क्लिक करें।
जानकारी पैनल निम्नलिखित की अनुमति देता है:
फ़ाइल का फ़ोल्डर या फ़ोल्डर का नाम बदलें।
फ़ाइल या फ़ोल्डर का साइज़ और फ़ोल्डर की आइटम संख्या देखें।
फ़ाइल या फ़ोल्डर का ओनर और कॉन्टैक्ट बदलें। डिफ़ॉल्ट रूप से, जो व्यक्ति फ़ाइल या फ़ोल्डर बनाता है, वह उसके ओनर के रूप में सेट हो जाता है और उसे इसके लिए पूरे ऐक्सेस राइट्स मिलते हैं। इसे बदलने के लिए, ड्रॉपडाउन लिस्ट से ज़रूरी उपयोगकर्ता चुनें। कॉन्टैक्ट वह व्यक्ति है जिसके पास फ़ाइल या फ़ोल्डर के लिए सिर्फ़ व्यूअर ऐक्सेस राइट्स हैं, जैसे, डेटाबेस में मौजूद सप्लायर।
टिप्पणी
यूज़र अपने यूज़र प्रोफ़ाइल से फ़ाइल देखने के लिए, यूज़र को कॉन्टैक्ट के रूप में सेट किया जाना चाहिए और कम से कम व्यूअर ऐक्सेस होना चाहिए।
ईमेल एलियास¶
आप किसी खास फ़ोल्डर में ईमेल एलियास पर भेजी गई फ़ाइलों को ऑटोमैटिकली सेव करने के लिए ईमेल एलियास का इस्तेमाल कर सकते हैं। किसी फ़ोल्डर के लिए ईमेल एलियास सेट अप करने के लिए, ये स्टेप फ़ॉलो करें:
वह फ़ोल्डर चुनें जहां फ़ाइलों को सेव करना है।
व्यू आइकॉन के बगल में ऊपरी-दाएं कोने में (Info & Tags) पर क्लिक करें।
डिटेल्स पैनल में, इच्छित ईमेल एलियास दर्ज करें और डोमेन को सेलेक्ट करें या बनाएं।
वैकल्पिक रूप से, ऐक्टिविटी टाइप और असाइनी बताएं ताकि एलियास के ज़रिए फ़ाइल मिलने पर ऐक्टिविटी बनाई जा सके।
वैकल्पिक रूप से, टैग चुनें जो एलियास के ज़रिए बनाई गई फ़ाइलों पर ऑटोमैटिकली लागू होंगे।
यह भी देखें
शेयर और ऐक्सेस राइट्स¶
टिप्पणी
आप सिर्फ़ तभी फ़ोल्डर और फ़ाइलों को शेयर कर सकते हैं और उनके ऐक्सेस राइट बदल सकते हैं अगर आपके पास एडिटिंग राइट हों।
ऐक्सेस राइट इन पर सेट किए जा सकते हैं:
फ़ोल्डर: फ़ोल्डर चुनें, (gear) आइकॉन पर क्लिक करें, और Share चुनें।
फ़ाइल: फ़ाइल खोलें और टॉप बार में शेयर करें पर क्लिक करें।
शेयर करें पॉप-अप में, ड्रॉपडाउन मेन्यू से उनका नाम सेलेक्ट करके या उनका ईमेल एड्रेस मैन्युअली जोड़कर विशिष्ट यूज़र या कॉन्टैक्ट को ऐक्सेस दें, फिर व्यूअर या एडिटर सेलेक्ट करें।
सलाह
कोई अनुमति हटाने या उसके लिए समाप्ति तिथि सेट करने के लिए, संबंधित संपर्क पर माउस घुमाएं और क्रमशः (remove) या (calendar) बटन पर क्लिक करें।
इंटरनल यूज़र या लिंक वाले किसी भी व्यक्ति के लिए जनरल ऐक्सेस सेट करने के लिए, व्यूअर, एडिटर, या कोई नहीं (ऐक्सेस को पूरी तरह से प्रतिबंधित करने के लिए) सेलेक्ट करें। लिंक वाले किसी भी व्यक्ति के लिए, आप आगे यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि फ़ोल्डर या फ़ाइल डिस्कवरेबल (ब्राउज़िंग के माध्यम से एक्सेसिबल) होनी चाहिए या यूज़र को इसे ऐक्सेस करने के लिए लिंक होना ज़रूरी है।
टिप्पणी
पब्लिक यूज़र को पहली बार कनेक्ट करते समय पोर्टल पर फ़ोल्डर या फ़ाइल को ऐक्सेस करने के लिए लिंक होना ज़रूरी है।
प्रत्येक फ़ोल्डर और फ़ाइल यूआरएल में वे ऐक्सेस राइट्स शामिल होते हैं जो इसके लिए सेट किए गए हैं। जब आप किसी फ़ोल्डर को शेयर करते हैं, तो जिस व्यक्ति के साथ आप इसे शेयर करते हैं, उसे एक समर्पित पोर्टल पर निर्देशित किया जाता है जहां वे उस फ़ोल्डर में फ़ाइलों को देख सकते हैं, प्रतिबंधित ऐक्सेस वाली किसी भी फ़ाइल को छोड़कर।
सलाह
पोर्टल यूज़र दस्तावेज़ कार्ड पर क्लिक करके कस्टमर पोर्टल के माध्यम से उन फ़ोल्डर और फ़ाइलों को ऐक्सेस कर सकते हैं जिन्हें देखने या एडिट करने की उन्हें परमिशन है।
एआई के साथ फ़ाइल डिजिटाइज़ेशन¶
फ़ाइनेंस फ़ोल्डर में उपलब्ध फ़ाइलों को डिजिटाइज़ किया जा सकता है। फ़ाइल सेलेक्ट करें, वेंडर बिल बनाएं, ग्राहक इनवॉइस बनाएं, या ग्राहक क्रेडिट नोट बनाएं पर क्लिक करें, फिर डिजिटाइज़ेशन के लिए भेजें पर क्लिक करें।
यह भी देखें