जर्नल¶
जर्नल एंट्रियां विभिन्न जर्नल में रिकॉर्ड की जाती हैं ताकि कंपनी के फ़ाइनेंशिyal ट्रांज़ैक्शन का व्यवस्थित रिकॉर्ड बनाए रखा जा सके। Odoo अकाउंटिंग रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने के लिए छह विभिन्न प्रकार के जर्नल का उपयोग करता है:
टिप्पणी
एक ही टाइप के कई जर्नल होना संभव है, जैसे कि दो अलग बैंक जर्नल, प्रत्येक एक अद्वितीय बैंक अकाउंट के लिए, या दो अलग सेल्स जर्नल B2B बनाम B2C इनकम को ट्रैक करने के लिए।
अकाउंटिंग डैशबोर्ड पर प्रत्येक कार्ड एक जर्नल को दर्शाता है। किसी जर्नल की कॉन्फ़िगरेशन को बदलाव करने के लिए, जर्नल कार्ड पर (वर्टिकल एलिप्सिस) क्लिक करें, फिर कॉन्फ़िगरेशन क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, मौजूदा जर्नल को चुनने और बदलाव करने या नया जर्नल बनाने के लिए पर जाएं।
जबकि विभिन्न जर्नल टाइप में कॉन्फ़िगर करने के लिए थोड़े अलग फ़ील्ड हैं, कुछ फ़ील्ड सभी जर्नल टाइप में समान हैं:
शॉर्ट कोड: प्रत्येक जर्नल का एक अद्वितीय कोड होना चाहिए (1 से 5 कैरेक्टर लंबा)। शॉर्ट कोड का उपयोग इस जर्नल से संबंधित सभी जर्नल एंट्री के लिए प्रीफ़िक्स के रूप में किया जाता है।
करेंसी: यदि चाहें, तो इस जर्नल की करेंसी सेट करें। बैंक और कैश जर्नल के लिए, यह जर्नल के ट्रांज़ैक्शन की करेंसी है। यह फ़ील्ड केवल तभी दिखाई देता है जब मल्टीपल करेंसी सक्षम हों।
ऐडवांस सेटिंग टैब में अधिक टेक्निकल विकल्प हैं:
अनुमति दिए गए अकाउंट: सीमित करें कि इस जर्नल में जर्नल एंट्री रिकॉर्ड करते समय कौन से अकाउंट उपलब्ध हैं। सभी अकाउंट की अनुमति देने के लिए इस फ़ील्ड को खाली छोड़ दें।
ईमेल एलियास: इस पते पर भेजे गए PDF को डिजिटाइज़ करके जर्नल एंट्री बनाने के लिए एक ईमेल एड्रेस सेट करें। इसका उपयोग आमतौर पर ग्राहक इनवॉइस और वेंडर बिल बनाने के लिए किया जाता है।
सिक्योर पोस्टेड एंट्रीज़ विथ हैश: कुछ देशों में टैक्स अथॉरिटी का अनुपालन करने के लिए इस जर्नल की एंट्री की परिवर्तनशीलता को प्रतिबंधित करें।
चेतावनी
एक बार जर्नल में पोस्ट की गई जर्नल एंट्री होने के बाद सिक्योर पोस्टेड एंट्रीज़ विथ हैश विकल्प को जर्नल से नहीं हटाया जा सकता।
टिप्पणी
बैंक और कैश जर्नल में सिक्योर पोस्टेड एंट्रीज़ विथ हैश या ईमेल एलियास फ़ील्ड नहीं हैं।
अगर कोई एलियास डोमेन अभी तक कॉन्फ़िगर नहीं किया गया है, तो ईमेल एलियास फ़ील्ड के बजाय कॉन्फ़िगर एलियास डोमेन का लिंक प्रदर्शित होता है।
बैंक, कैश और क्रेडिट कार्ड जर्नल¶
बैंक, कैश, और क्रेडिट कार्ड जर्नल निम्नलिखित फ़ीचर शेयर करते हैं:
Suspense Account: ट्रांजैक्शन इस जर्नल पर इस अकाउंट पर पोस्ट की जाती हैं जब तक कि वे reconcile नहीं हो जाती, जिस पॉइंट पर इस अकाउंट को उस अकाउंट से बदल दिया जाता है जिसके against ट्रांज़ैक्शन reconcile की गई थी। किसी भी समय, general ledger में suspense account का बैलेंस उन ट्रांज़ैक्शन का बैलेंस दिखाता है जो अभी तक reconcile नहीं हुई हैं।
टिप्पणी
जब एक बैंक ट्रांज़ैक्शन reconcile की जाती है, तो journal entry को modify किया जाता है ताकि बैंक suspense account को उस journal item के अकाउंट से बदला जा सके जिसके साथ इसे reconcile किया गया है। यह अकाउंट आमतौर पर या तो:
outstanding receipts या payments account अगर registered payment के साथ reconcile कर रहे हैं; या
account receivable या payable अगर सीधे इनवॉइस या बिल के साथ reconcile कर रहे हैं।
Dedicated Payment Sequence: इस जर्नल पर पोस्ट की गई payments और ट्रांज़ैक्शन के लिए अलग sequences इस्तेमाल करने के लिए इस फ़ील्ड को टिक करें।
टिप्पणी
अगर Dedicated Payment Sequence फ़ील्ड टिक की गई है, तो outstanding account का इस्तेमाल करने वाली payments के references होंगे जो जर्नल के short code से पहले P जोड़ते हैं। अन्यथा, references PAY से शुरू होंगे।
Incoming Payments और Outgoing Payments टैब में इस जर्नल के payment methods होते हैं। journal type के आधार पर अलग-अलग payment methods उपलब्ध हैं। अगर चाहें, तो payment methods पर outstanding accounts सेट करें।
आउटस्टैंडिंग अकाउंट¶
डिफ़ॉल्ट रूप से, Odoo में payments journal entries नहीं बनाती हैं, लेकिन उन्हें बैंक और कैश जर्नल पर outstanding accounts का इस्तेमाल करके journal entries बनाने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।
एक आउटस्टैंडिंग रिसीट अकाउंट वह होता है जहां इनकमिंग पेमेंट को पोस्ट किया जाता है जब तक कि उन्हें इनकमिंग बैंक ट्रांज़ैक्शन से लिंक नहीं किया जाता।
एक आउटस्टैंडिंग पेमेंट अकाउंट वह होता है जहां आउटगोइंग पेमेंट को पोस्ट किया जाता है जब तक कि उन्हें आउटगोइंग बैंक ट्रांज़ैक्शन से लिंक नहीं किया जाता।
ये अकाउंट आमतौर पर टाइप करंट एसेट्स और करंट लायबिलिटीज़ के होते हैं।
Odoo में register की गई payments को outstanding receipts और outstanding payments accounts में पोस्ट किया जाता है जब तक कि वे reconcile नहीं हो जाती। किसी भी समय, general ledger में outstanding receipts account का बैलेंस उन registered incoming payments का बैलेंस दिखाता है जो अभी तक reconcile नहीं हुई हैं, और general ledger में outstanding payments account का बैलेंस उन registered outgoing payments का बैलेंस दिखाता है जो अभी तक reconcile नहीं हुई हैं।
कॉन्फ़िगरेशन¶
outstanding accounts को कॉन्फ़िगर करने के लिए, पर जाएं और एक बैंक या कैश जर्नल चुनें या बनाएं। Incoming Payments और Outgoing Payments टैब में, प्रत्येक payment method के लिए Outstanding Receipts accounts और Outstanding Payments accounts सेट करें जिन्हें आप journal entries बनाना चाहते हैं।
टिप्पणी
अगर जर्नल का मुख्य बैंक अकाउंट आउटस्टैंडिंग रिसीट अकाउंट या आउटस्टैंडिंग पेमेंट अकाउंट के रूप में जोड़ा जाता है, तो जब पेमेंट रजिस्टर किया जाता है, तो इनवॉइस या बिल का स्टेटस सीधे पेड पर सेट हो जाता है।
अगर किसी पेमेंट मेथड के लिए आउटस्टैंडिंग रिसीट या आउटस्टैंडिंग पेमेंट अकाउंट खाली छोड़ा जाता है, तो उस पेमेंट मेथड से पेमेंट रजिस्टर करने पर कोई जर्नल एंट्री नहीं बनेगी।
बैंक¶
बैंक जर्नल का इस्तेमाल बैंक ट्रांज़ैक्शन और incoming और outgoing payments से संबंधित journal entries रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। निम्नलिखित फ़ील्ड बैंक जर्नल के लिए विशिष्ट हैं:
Bank Account: यह Bank and Cash टाइप अकाउंट इस बैंक जर्नल के लिए डिफ़ॉल्ट अकाउंट है।
अकाउंट नंबर: बैंक अकाउंट का नंबर पेमेंट रजिस्टर करते समय उपयोग किया जाता है और SEPA या NACHA जैसी आउटगोइंग पेमेंट फ़ाइलें जनरेट करने के लिए आवश्यक है। बैंक अकाउंट की डिटेल्स बदलने के लिए, अकाउंट नंबर के बगल में (इंटरनल लिंक) बटन पर क्लिक करें और अकाउंट की जानकारी को तदनुसार अपडेट करें।
Bank: बैंक के नाम का इस्तेमाल payments register करते समय किया जाता है और outgoing payment फ़ाइल generate करने के लिए आवश्यक है। बैंक अकाउंट की details edit करने के लिए, (Internal link) बटन को Bank name के बगल में क्लिक करें और अकाउंट की जानकारी को तदनुसार अपडेट करें।
Bank Feeds: बैंक ट्रांज़ैक्शन बनाने की विधि को परिभाषित करें, चाहे Manual हो या Online Synchronization के ज़रिए।
Split Transactions: CODA फ़ाइल के लिए collective payments को split करें।
बैंक जर्नल के लिए कई पेमेंट मेथड उपलब्ध हैं, जैसे कि SEPA या NACHA जैसी आउटगोइंग पेमेंट फ़ाइलें जनरेट करने के लिए कॉन्फ़िगरेशन।
कैश¶
कैश जर्नल का इस्तेमाल कैश ट्रांज़ैक्शन से संबंधित जर्नल एंट्री रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। निम्नलिखित फ़ीलड्स कैश जर्नल के लिए विशिष्ट हैं:
कैश अकाउंट: यह बैंक और कैश टाइप अकाउंट इस कैश जर्नल के लिए डिफ़ॉल्ट अकाउंट है।
प्रॉफ़िट अकाउंट: यह इनकम या अदर इनकम टाइप अकाउंट का इस्तेमाल प्रॉफ़िट रजिस्टर करने के लिए किया जाता है जब कैश रजिस्टर का एंडिंग बैलेंस अपेक्षा से अधिक होता है।
लॉस अकाउंट: यह एक्सपेंस टाइप अकाउंट का इस्तेमाल लॉस रजिस्टर करने के लिए किया जाता है जब कैश रजिस्टर का एंडिंग बैलेंस अपेक्षा से कम होता है।
कैश जर्नल के लिए सिर्फ़ मैन्युअल पेमेंट मेथड उपलब्ध हैं।
क्रेडिट कार्ड¶
क्रेडिट कार्ड जर्नल का इस्तेमाल क्रेडिट कार्ड से संबंधित जर्नल एंट्री रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। निम्नलिखित फ़ीलड्स क्रेडिट कार्ड जर्नल के लिए विशिष्ट हैं:
जर्नल अकाउंट: यह क्रेडिट कार्ड टाइप अकाउंट इस क्रेडिट कार्ड जर्नल के लिए डिफ़ॉल्ट अकाउंट है।
बैंक फ़ीड्स: क्रेडिट कार्ड ट्रांज़ैक्शन बनाने का तरीका परिभाषित करें, चाहे वह मैन्युअल हो या ऑनलाइन सिंक्रोनाइज़ेशन के ज़रिए।
क्रेडिट कार्ड जर्नल के लिए सिर्फ़ मैन्युअल पेमेंट मेथड उपलब्ध हैं।
सेल्स, परचेज़ और मिसलेनियस जर्नल¶
सेल्स¶
सेल्स जर्नल, जिन्हें इनकम जर्नल के रूप में भी जाना जाता है, का इस्तेमाल ग्राहक इनवॉइस से संबंधित जर्नल एंट्री रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। निम्नलिखित फ़ीलड्स ग्राहक इनवॉइस जर्नल के लिए विशिष्ट हैं:
डिफ़ॉल्ट इनकम अकाउंट: इस जर्नल में इनवॉइस इस इनकम या अदर इनकम टाइप अकाउंट का इस्तेमाल करते हैं जब तक कि प्रॉडक्ट कैटेगरी, प्रॉडक्ट या इनवॉइस लाइन पर सेट किए गए किसी अन्य इनकम अकाउंट द्वारा ओवरराइट नहीं किया जाता।
डेडिकेटेड क्रेडिट नोट सीक्वेंस: क्रेडिट नोट के रेफ़रेंस के लिए एक अलग सीक्वेंस इस्तेमाल करने के लिए इस बॉक्स को चेक करें जो मुख्य इनवॉइस सीक्वेंस से अलग इंक्रीमेंट होता है और जर्नल के शॉर्ट कोड से पहले रेफ़रेंस में
Rजोड़ता है।डेडिकेटेड डेबिट नोट सीक्वेंस: क्रेडिट नोट के रेफ़रेंस के लिए एक अलग सीक्वेंस इस्तेमाल करने के लिए इस बॉक्स को चेक करें जो मुख्य इनवॉइस सीक्वेंस से अलग इंक्रीमेंट होता है और जर्नल के शॉर्ट कोड से पहले
Dजोड़ता है।
सेल्स जर्नल में ऐडवांस सेटिंग टैब में अतिरिक्त फ़ीलड्स हैं जो आपको डिफ़ॉल्ट कम्युनिकेशन फ़ॉर्मैट सेट करने की अनुमति देते हैं जो ग्राहक इनवॉइस पर दिखाई देगा ताकि ग्राहक पेमेंट करते समय उस विशेष इनवॉइस को रेफ़र कर सके:
कम्युनिकेशन टाइप: चुनें कि ग्राहक को कम्युनिकेट किए गए पेमेंट रेफ़रेंस का फ़ॉर्मैट इनवॉइस नंबर या ग्राहक के नंबर पर आधारित होना चाहिए।
कम्युनिकेशन स्टैंडर्ड: पेमेंट रेफ़रेंस का फ़ॉर्मैट चुनें जो ग्राहक को कम्युनिकेट किया जाता है।
परचेज़¶
परचेज़ जर्नल का इस्तेमाल वेंडर बिल से संबंधित जर्नल एंट्री रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। निम्नलिखित फ़ीलड्स परचेज़ जर्नल के लिए विशिष्ट हैं:
डिफ़ॉल्ट एक्सपेंस अकाउंट: इस जर्नल में वेंडर बिल इस एक्सपेंस टाइप अकाउंट का इस्तेमाल करते हैं जब तक कि प्रॉडक्ट कैटेगरी, प्रॉडक्ट या एक्सपेंस पर सेट किए गए किसी अन्य एक्सपेंस अकाउंट द्वारा ओवरराइट नहीं किया जाता।
प्राइवेट पार्ट अकाउंट: मिक्स्ड एक्सपेंस के प्राइवेट पार्ट को रजिस्टर करने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले अकाउंट को सेलेक्ट करें।
समर्पित क्रेडिट नोट सीक्वेंस: वेंडर बिल की मुख्य सीक्वेंस से अलग बढ़ने वाली क्रेडिट नोट के रेफ़रेंस के लिए एक अलग सीक्वेंस इस्तेमाल करने के लिए इस बॉक्स को चेक करें और जर्नल के शॉर्ट कोड से पहले रेफ़रेंस में
Rजोड़ें।डेडिकेटेड डेबिट नोट सीक्वेंस: क्रेडिट नोट के रेफ़रेंस के लिए एक अलग सीक्वेंस इस्तेमाल करने के लिए इस बॉक्स को चेक करें जो मुख्य इनवॉइस सीक्वेंस से अलग इंक्रीमेंट होता है और जर्नल के शॉर्ट कोड से पहले
Dजोड़ता है।
विविध¶
मिसलेनियस जर्नल का इस्तेमाल उन जर्नल एंट्री को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है जो किसी अन्य जर्नल टाइप से संबंधित नहीं हैं जैसे टैक्स क्लोज़िंग जर्नल एंट्री।
यह भी देखें