नए कर्मचारी

जब कोई नया कर्मचारी हायर किया जाता है, तो पहला स्टेप नया कर्मचारी रिकॉर्ड बनाना होता है। यह रिकॉर्ड एक केंद्रीकृत स्थान है जहां कर्मचारी के बारे में सभी ज़रूरी जानकारी स्टोर होती है, जिसमें सामान्य जानकारी, जॉब हिस्ट्री और स्किल, विभिन्न वर्क जानकारी, व्यक्तिगत विवरण, पेरोल से संबंधित जानकारी, और विभिन्न सेटिंग शामिल हैं जो डेटाबेस में अन्य ऐप्लिकेशन के साथ इंटीग्रेशन को प्रभावित करती हैं।

शुरू करने के लिए, Employees ऐप्लिकेशन खोलें, फिर ऊपरी-बाएँ कोने में New बटन पर क्लिक करें। ऐसा करने से एक खाली कर्मचारी फ़ॉर्म खुलता है।

आवश्यक जानकारी भरें, साथ ही कोई भी अतिरिक्त विवरण भरें।

टिप्पणी

मौजूदा कंपनी का फ़ोन नंबर और नाम वर्क फ़ोन और कंपनी फ़ील्ड में भरा जाता है। अगर अप्रेज़ल ऐप्लिकेशन इंस्टॉल है, तो अगली अप्रेज़ल तारीख फ़ील्ड मौजूदा तारीख से छह महीने बाद की तारीख के साथ भरी जाती है।

सामान्य जानकारी

कर्मचारी की निम्नलिखित जानकारी भरें।

सलाह

कर्मचारी फ़ॉर्म डेटा दर्ज होने पर ऑटोमैटिकली सेव हो जाता है। हालाँकि, (Save manually) आइकॉन पर क्लिक करके फ़ॉर्म को किसी भी समय मैन्युअली सेव किया जा सकता है।

• कर्मचारी का नाम: कर्मचारी का नाम दर्ज करें। यह फ़ील्ड ज़रूरी है।

• जॉब पोज़ीशन: यह फ़ील्ड कर्मचारी के नाम के नीचे दिखाई देती है और मैन्युअल रूप से भरी जा सकती है। वैकल्पिक रूप से, डिपार्टमेंट फ़ील्ड के नीचे जॉब पोज़ीशन फ़ील्ड में ड्रॉप-डाउन मेन्यू से कोई पद चुनें ताकि ऊपर की फ़ील्ड ऑटोमैटिकली भर जाए। दोनों फ़ील्ड का मैच होना ज़रूरी नहीं है।

  Example

  जबकि जॉब पोज़िशन को मैच करने की सिफ़ारिश की जाती है, इस ऊपरी फ़ील्ड में टाइप किया गया विवरण चयनित ड्रॉप-डाउन जॉब पोज़िशन की तुलना में ज़्यादा स्पेसिफिक जानकारी रख सकता है, अगर चाहें तो।

  उदाहरण के लिए, अगर किसी को सेल्स रिप्रेज़ेंटेटिव पद के लिए हायर किया गया है जो रिक्रूटमेंट ऐप्लिकेशन में सेल्स रिप्रेज़ेंटेटिव के रूप में कॉन्फ़िगर है, तो उसे ड्रॉप-डाउन जॉब पोज़ीशन फ़ील्ड में चुना जा सकता है।

  कर्मचारी का नाम के नीचे टाइप की गई जॉब पोज़ीशन फ़ील्ड में, पद ज़्यादा स्पेसिफ़िक हो सकता है, जैसे सेल्स रिप्रेज़ेंटेटिव - सब्सक्रिप्शन अगर कर्मचारी सिर्फ़ सब्सक्रिप्शन सेल्स पर फ़ोकस्ड है।

  

• फ़ोटो: कर्मचारी फ़ॉर्म के ऊपर-दाईं ओर इमेज बॉक्स में, (बदलाव करें) आइकॉन पर क्लिक करें, फिर अपलोड करने के लिए कोई फ़ोटो चुनें।

• वर्क संपर्क जानकारी: कर्मचारी की वर्क ईमेल, वर्क फ़ोन, और वर्क मोबाइल जानकारी दर्ज करें, अगर पहले से ऑटोमैटिकली नहीं भरी गई है।

• टैग: कर्मचारी में संबंधित टैग जोड़ने के लिए ड्रॉप-डाउन मेन्यू से कोई टैग चुनें। इस फ़ील्ड में कोई भी टैग टाइप करके बनाया जा सकता है। एक बार बनने के बाद, नया टैग सभी कर्मचारी रिकॉर्ड के लिए उपलब्ध हो जाता है। कर्मचारी फ़ॉर्म में जोड़े जा सकने वाले टैग की संख्या की कोई सीमा नहीं है।

• कंपनी: इस फ़ील्ड में ड्रॉप-डाउन मेन्यू से वह कंपनी चुनें जिसने नए कर्मचारी को हायर किया है, या फ़ील्ड में नाम टाइप करके नई कंपनी बनाएं, और दिखाई देने वाले मिनी ड्रॉप-डाउन मेन्यू से बनाएं या बनाएं और बदलाव करें... पर क्लिक करें। यह फ़ील्ड ज़रूरी है।

• डिपार्टमेंट: ड्रॉप-डाउन मेन्यू से कर्मचारी का डिपार्टमेंट चुनें।

• जॉब पोज़ीशन: ड्रॉप-डाउन मेन्यू से कर्मचारी की जॉब पोज़ीशन चुनें। अगर रिक्रूटमेंट ऐप्लिकेशन का उपयोग कर रहे हैं, तो यह लिस्ट कॉन्फ़िगर की गई जॉब पोज़ीशन को दर्शाती है। एक बार चयन करने के बाद, कर्मचारी का नाम फ़ील्ड के नीचे जॉब पोज़ीशन फ़ील्ड ऑटोमैटिकली अपडेट हो जाती है ताकि मौजूदा चुनी गई जॉब पोज़ीशन दिखाई दे, लेकिन फिर भी इसमें बदलाव किया जा सकता है।

• मैनेजर: ड्रॉप-डाउन मेन्यू से कर्मचारी का मैनेजर चुनें।

• कोच: ड्रॉप-डाउन मेन्यू से कर्मचारी का कोच चुनें।

• अगली अप्रेज़ल तारीख: यह फ़ील्ड सिर्फ़ तभी दिखाई देती है अगर अप्रेज़ल ऐप्लिकेशन इंस्टॉल है। तारीख ऑटोमैटिकली उस तारीख के साथ भरी जाती है जो अप्रेज़ल ऐप्लिकेशन में कॉन्फ़िगर की गई सेटिंग के अनुसार कैलकुलेट की जाती है। कैलेंडर सिलेक्टर का उपयोग करके इस तारीख को बदला जा सकता है।

टिप्पणी

डिपार्टमेंट चुनने के बाद, डिपार्टमेंट का कॉन्फ़िगर किया गया मैनेजर और कोच ऑटोमैटिकली संबंधित मैनेजर और कोच फ़ील्ड में भर जाते हैं।

सलाह

चुने गए डिपार्टमेंट, मैनेजर, कोच, या कंपनी में बदलाव करने के लिए, संबंधित चयन के बगल में (इंटरनल लिंक) ऐरो पर क्लिक करें। (इंटरनल लिंक) ऐरो चुना गया फ़ॉर्म खोलता है, जिससे बदलाव किए जा सकते हैं। किसी भी बदलाव के बाद सेव करें पर क्लिक करें।

रिज़्यूमे टैब

रिज़्यूमे

रेज़्यूमे टैब में कर्मचारी का वर्क हिस्ट्री दर्ज करें। प्रत्येक रेज़्यूमे लाइन अलग से दर्ज की जानी चाहिए। पहली बार एंट्री बनाते समय, नई एंट्री बनाएं पर क्लिक करें, और रेज़्यूमे लाइन बनाएं फ़ॉर्म दिखाई देता है। एंट्री जोड़ने के बाद, नई एंट्री बनाएं बटन जोड़ें बटन से बदल जाता है। प्रत्येक एंट्री के लिए निम्नलिखित जानकारी दर्ज करें।

• टाइटल: पिछले वर्क एक्सपीरियंस का टाइटल टाइप करें।

• कर्मचारी: ड्रॉप-डाउन मेन्यू से कर्मचारी को चुनें।

• टाइप: ड्रॉप-डाउन मेन्यू से एक्सपीरियंस, एजुकेशन, सोशल मीडिया, या इंटरनल सर्टिफ़िकेशन में से कोई एक सेलेक्ट करें। नया टाइप बनाने के लिए, टाइप का नाम एंटर करें, फिर "(टाइप)" बनाएं पर क्लिक करें।

• डिस्प्ले टाइप: ड्रॉप-डाउन मेन्यू से सामान्य वर्क एक्सपीरियंस के लिए क्लासिक चुनें, या सर्टिफ़िकेशन के माध्यम से प्राप्त अनुभव के लिए सर्टिफ़िकेशन चुनें।

• अवधि: वर्क एक्सपीरियंस के लिए शुरुआत और खत्म होने की तारीख एंटर करें। तारीख सेलेक्ट करने के लिए, पहली खाली फ़ील्ड पर क्लिक करें ताकि कैलेंडर पॉप-अप विंडो दिखाई दे। मनचाहे महीने तक स्क्रॉल करने के लिए (बायां तीर) और (दायां तीर) आइकॉन का इस्तेमाल करें, फिर दिन पर क्लिक करके उसे सेलेक्ट करें। खत्म होने की तारीख को ढूंढने और सेलेक्ट करने के लिए यह प्रोसेस दोहराएं। जब मनचाही तारीखें सेलेक्ट हो जाएं, तो अप्लाई पर क्लिक करें।

• विवरण: इस फ़ील्ड में कोई भी प्रासंगिक जानकारी दर्ज करें।

सभी जानकारी दर्ज करने के बाद, अगर केवल एक एंट्री जोड़नी है तो Save & Close बटन पर क्लिक करें, या मौजूदा एंट्री को सेव करने और दूसरी रिज़्यूमे लाइन बनाने के लिए Save & New बटन पर क्लिक करें।

टिप्पणी

नए कर्मचारी फ़ॉर्म को सेव करने के बाद, मौजूदा पोज़िशन और कंपनी ऑटोमैटिकली रिज़्यूमे टैब में जोड़ दी जाती है, जिसमें खत्म होने की तारीख current के रूप में दिखाई जाती है।

स्किल

एक कर्मचारी के स्किल को रिज़्यूमे टैब में उसी तरह से दर्ज किया जा सकता है जैसे रिज़्यूमे लाइन बनाई जाती है।

किसी कर्मचारी के रिकॉर्ड में स्किल जोड़ने के लिए, पहले स्किल टाइप को कॉन्फ़िगर करना होगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, Odoo दो स्किल टाइप के साथ आता है जो पहले से कॉन्फ़िगर होते हैं: Languages और Soft Skills। कर्मचारी के रिकॉर्ड में कोई भी स्किल जोड़ने से पहले बाकी स्किल टाइप को कॉन्फ़िगर करें।

जब किसी कर्मचारी के रिकॉर्ड में पहली स्किल जोड़ी जा रही हो, तो रिज़्यूमे टैब के स्किल सेक्शन में लिस्ट से स्किल चुनें बटन दिखाई देता है। लिस्ट से स्किल चुनें बटन पर क्लिक करें, और हर स्किल के लिए निम्नलिखित जानकारी सेलेक्ट करें।

• स्किल टाइप: स्किल टाइप के बगल में रेडियो बटन पर क्लिक करके एक स्किल टाइप चुनें।

• स्किल: स्किल टाइप सेलेक्ट करने के बाद, उस सेलेक्ट किए गए स्किल टाइप से जुड़ी संबंधित स्किल ड्रॉप-डाउन मेन्यू में दिखाई देती हैं। उदाहरण के लिए, स्किल टाइप के रूप में भाषा सेलेक्ट करने पर स्किल फ़ील्ड के अंतर्गत विभिन्न भाषाएं सेलेक्ट करने के लिए दिखाई देती हैं। लिस्ट में से उपयुक्त पहले से कॉन्फ़िगर की गई स्किल सेलेक्ट करें।

  महत्त्वपूर्ण

  अगर वांछित स्किल लिस्ट में दिखाई नहीं देती है, तो इस विंडो से नई स्किल जोड़ना संभव नहीं है। नई स्किल को Skill Types डैशबोर्ड से जोड़ा जाना चाहिए।

• स्किल लेवल: सेलेक्ट किए गए स्किल टाइप से जुड़े पहले से परिभाषित स्किल लेवल ड्रॉप-डाउन मेन्यू में दिखाई देते हैं। पहले स्किल लेवल सेलेक्ट करें, फिर प्रोग्रेस बार ऑटोमैटिकली उस विशिष्ट स्किल लेवल के लिए पहले से परिभाषित प्रोग्रेस को दिखाता है। स्किल लेवल को स्किल टाइप डैशबोर्ड से बनाया और संशोधित किया जा सकता है।

अगर केवल एक स्किल जोड़नी है तो Save & Close बटन पर क्लिक करें, या मौजूदा एंट्री को सेव करने और तुरंत दूसरी स्किल जोड़ने के लिए Save & New बटन पर क्लिक करें।

किसी भी पॉइंट पर, संबंधित सेक्शन के बगल में जोड़ें बटन पर क्लिक करके नई लाइन जोड़ी जा सकती है।

महत्त्वपूर्ण

केवल Employees ऐप्लिकेशन के लिए Officer: Manage all employees या Administrator राइट्स वाले यूज़र ही स्किल जोड़ या एडिट कर सकते हैं।

स्किल टाइप

किसी कर्मचारी के फ़ॉर्म में स्किल जोड़ने के लिए, स्किल टाइप को कॉन्फ़िगर करना होगा। वर्तमान में कॉन्फ़िगर किए गए स्किल टाइप देखने और नए स्किल टाइप बनाने के लिए कर्मचारी ऐप्लिकेशन ‣ कॉन्फ़िगरेशन ‣ स्किल टाइप पर जाएं।

टिप्पणी

Languages की डिफ़ॉल्ट स्किल 21 स्किल के साथ पहले से कॉन्फ़िगर की गई है, और डिफ़ॉल्ट Soft Skills 15 स्किल के साथ पहले से कॉन्फ़िगर की गई है।

ऊपरी-बाएं कोने में नया बटन पर क्लिक करें, और एक नया स्किल टाइप फ़ॉर्म दिखाई देता है। नए स्किल टाइप के लिए निम्नलिखित विवरण भरें। सभी आवश्यक स्किल टाइप के लिए यह दोहराएं।

• स्किल टाइप: स्किल टाइप का नाम दर्ज करें। यह ज़्यादा स्पेसिफ़िक स्किल के लिए पैरेंट कैटेगरी के रूप में काम करता है और जेनेरिक होना चाहिए।

• स्किल: लाइन जोड़ें पर क्लिक करें, और नई स्किल के लिए नाम एंटर करें, फिर अन्य सभी आवश्यक स्किल के लिए दोहराएं।

• लेवल: लाइन जोड़ें पर क्लिक करें, और हर लेवल के लिए नाम और प्रोग्रेस प्रतिशत (0-100) एंटर करें।

  वांछित लाइन पर टॉगल पर क्लिक करके Default Level सेट करें (केवल एक लेवल चुना जा सकता है)। टॉगल हरा हो जाता है जो डिफ़ॉल्ट लेवल को दर्शाता है। आमतौर पर, सबसे कम लेवल चुना जाता है, लेकिन कोई भी लेवल चुना जा सकता है।

• डिस्प्ले: स्किल टाइप के लिए उपलब्ध रंगों की लिस्ट दिखाने के लिए रंग फ़ील्ड के बगल में रंगीन बॉक्स पर क्लिक करें। किसी रंग को सेलेक्ट करने के लिए उस पर क्लिक करें।

  Example

  पीले रंग में मैथ स्किल सेट जोड़ने के लिए, नाम फ़ील्ड में Math एंटर करें। फिर स्किल फ़ील्ड में Algebra, Calculus और Trigonometry एंटर करें। इसके बाद लेवल फ़ील्ड में Beginner, Intermediate और Expert एंटर करें, जिसमें प्रोग्रेस क्रमशः 25, 50 और 100 के रूप में लिस्ट की गई है। इसे डिफ़ॉल्ट स्किल लेवल के रूप में सेट करने के लिए Beginner लाइन पर डिफ़ॉल्ट सेट करें पर क्लिक करें। अंत में रंग के बगल में रंगीन बॉक्स पर क्लिक करें, और पीला रंग सेलेक्ट करें।

  

सलाह

फ़ॉर्म पूरी तरह से भर जाने के बाद, स्क्रीन के शीर्ष पर (Save manually) आइकॉन पर क्लिक करें, और Levels घटते क्रम में पुनर्व्यवस्थित हो जाते हैं, सबसे ऊंचे लेवल के साथ शीर्ष पर, और सबसे कम लेवल के साथ नीचे, डिफ़ॉल्ट लेवल और उनके दर्ज किए जाने के क्रम की परवाह किए बिना।

वर्क इन्फ़ॉर्मेशन टैब

वर्क इन्फ़ॉर्मेशन टैब में नौकरी से संबंधित विवरण होते हैं जैसे कर्मचारी का शेड्यूल, भूमिकाएं, अप्रूवर (टाइम ऑफ़, टाइमशीट और एक्सपेंस के लिए), रिमोट वर्क सेटअप, और वर्क की जगह।

इस सेक्शन को ऐक्सेस करने के लिए वर्क इन्फ़ॉर्मेशन टैब पर क्लिक करें, और नीचे लिस्ट किए गए विभिन्न सेक्शन के लिए नए कर्मचारी के लिए निम्नलिखित जानकारी एंटर करें।

जगह

यह सेक्शन सभी कर्मचारियों के लिए दिखाई देता है, और इस सेक्शन को दिखाई देने के लिए किसी अन्य ऐप्लिकेशन को इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है।

• वर्क ऐड्रेस: ड्रॉप-डाउन मेन्यू से वर्क ऐड्रेस सेलेक्ट करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, वर्तमान कंपनी इस फ़ील्ड को भरती है। ऐड्रेस को संशोधित करने के लिए, ऐड्रेस की पहली लाइन (अगर एकाधिक लाइनें हैं) पर होवर करें ताकि (इंटरनल लिंक) तीर दिखाई दे। कंपनी का फ़ॉर्म खोलने के लिए (इंटरनल लिंक) तीर पर क्लिक करें, और कोई भी एडिट करें।

  काम पूरा होने पर नए कर्मचारी फ़ॉर्म पर वापस जाने के लिए ब्रेडक्रंब लिंक का इस्तेमाल करें।

  अगर एक नए वर्क एड्रेस की आवश्यकता है, तो फ़ील्ड में टाइप करके एड्रेस जोड़ें, फिर एड्रेस जोड़ने के लिए Create (new address) पर क्लिक करें, या नया एड्रेस जोड़ने और एड्रेस फ़ॉर्म एडिट करने के लिए Create and edit... पर क्लिक करें।

• वर्क लोकेशन: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का इस्तेमाल करते हुए, सेलेक्ट करें कि वर्क ऐड्रेस कहां स्थित है। डिफ़ॉल्ट ऑप्शन होम, ऑफ़िस, या अन्य हैं।

  नई जगह जोड़ने के लिए, जगह का नाम टाइप करें, फिर जगह जोड़ने के लिए Create (new location) पर क्लिक करें, या जगह जोड़ने, Work Address असाइन करने, और Cover Image असाइन करने के लिए Create and edit... पर क्लिक करें।

अप्रूवर

इस सेक्शन को देखने के लिए, उपयोगकर्ता के पास कर्मचारी ऐप्लिकेशन के लिए या तो एडमिन या ऑफ़िसर: सभी कर्मचारियों को मैनेज करें अधिकार सेट होने चाहिए। कैटेगरी दिखाई देने के लिए, संबंधित ऐप इंस्टॉल होना चाहिए। उदाहरण के लिए, अगर टाइम ऑफ़ ऐप इंस्टॉल नहीं है, तो टाइम ऑफ़ अप्रूवर फ़ील्ड दिखाई नहीं देगा। प्रत्येक फ़ील्ड के लिए सिर्फ़ एक सिलेक्शन किया जा सकता है।

महत्त्वपूर्ण

ड्रॉप-डाउन मेन्यू में जो उपयोगकर्ता अप्रूवर सेक्शन के लिए दिखाई देते हैं, उनके पास संबंधित ह्यूमन रिसोर्स रोल के लिए एडमिन राइट्स ज़रूर सेट होने चाहिए।

यह जांचने के लिए कि किसके पास ये अधिकार हैं, सेटिंग ऐप पर जाएं और उपयोगकर्ता सेक्शन में उपयोगकर्ताओं को मैनेज करें पर क्लिक करें। फिर, किसी कर्मचारी पर क्लिक करें, फिर ऐक्सेस राइट्स टैब में क्लिक करें। ह्यूमन रिसोर्स तक स्क्रॉल करें और विभिन्न सेटिंग जांचें।

• एक्सपेंस के लिए अप्रूवर के रूप में दिखाई देने के लिए, उपयोगकर्ता के पास एक्सपेंस रोल के लिए टीम अप्रूवर, सभी अप्रूवर, या एडमिन में से कोई एक ज़रूर सेट होना चाहिए।

• टाइम ऑफ़ के लिए अप्रूवर के रूप में दिखाई देने के लिए, उपयोगकर्ता के पास टाइम ऑफ़ रोल के लिए ऑफ़िसर: सभी अनुरोध मैनेज करें या एडमिन में से कोई एक ज़रूर सेट होना चाहिए।

• टाइमशीट के लिए अप्रूवर के रूप में दिखाई देने के लिए, उपयोगकर्ता के पास पेरोल रोल के लिए ऑफ़िसर: सभी कॉन्ट्रैक्ट मैनेज करें या एडमिन में से कोई एक ज़रूर सेट होना चाहिए।

• अटेडेंस के लिए अप्रूवर के रूप में दिखाई देने के लिए, उपयोगकर्ता के पास पेरोल रोल के लिए एडमिन ज़रूर सेट होना चाहिए।

• एक्सपेंस: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, कर्मचारी के सभी एक्सपेंस को अप्रूव करने के लिए जिम्मेदार उपयोगकर्ता को सिलेक्ट करें।

• टाइम ऑफ़: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, इस कर्मचारी के सभी टाइम ऑफ़ अनुरोधों को अप्रूव करने के लिए जिम्मेदार उपयोगकर्ता को सिलेक्ट करें।

• टाइमशीट: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, कर्मचारी की सभी टाइमशीट एंट्री को अप्रूव करने के लिए जिम्मेदार उपयोगकर्ता को सिलेक्ट करें।

• अटेंडेंस: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, कर्मचारी की सभी अटेंडेंस एंट्री को अप्रूव करने के लिए जिम्मेदार उपयोगकर्ता को सिलेक्ट करें।

रिमोट वर्क

यह सेक्शन सिर्फ़ तभी दिखाई देता है अगर कॉन्फ़िगरेशन मेन्यू में रिमोट वर्क सेटिंग एनेबल है।

ड्रॉप-डाउन मेन्यू का इस्तेमाल करके सप्ताह के हर दिन के लिए वह डिफ़ॉल्ट जगह चुनें जहां कर्मचारी काम करता है। डिफ़ॉल्ट ऑप्शन हैं होम, ऑफ़िस, या अदर।

फ़ीड में एक नई जगह टाइप की जा सकती है, फिर जगह जोड़ने के लिए बनाएं (नई जगह) पर क्लिक करें, या नई जगह जोड़ने और फ़ॉर्म में बदलाव करने के लिए बनाएं और बदलाव करें... पर क्लिक करें।

बदलाव पूरे होने के बाद, सेव और बंद करें पर क्लिक करें, और नई जगह जुड़ जाती है और फ़ीड में दिखाई देने लगती है।

गैर-कामकाजी दिनों जैसे शनिवार और रविवार के लिए फ़ीड को खाली छोड़ दें (अनस्पेसिफ़ाइड)।

टिप्पणी

एम्प्लॉयीज़ ऐप्लिकेशन ‣ कॉन्फ़िगरेशन ‣ वर्क लोकेशन पर जाकर वर्क लोकेशन जोड़ना या उनमें बदलाव करना भी संभव है। किसी जगह में बदलाव करने के लिए, मौजूदा जगह पर क्लिक करें, फिर फ़ॉर्म में कोई भी बदलाव करें।

नई जगह बनाने के लिए नया पर क्लिक करें, फिर फ़ॉर्म में निम्नलिखित जानकारी दर्ज करें। सभी फ़ीड्स ज़रूरी हैं।

• वर्क लोकेशन: जगह के लिए नाम दर्ज करें। यह ज़रूरत के हिसाब से जेनेरल या स्पेसिफ़िक हो सकता है, जैसे कि Home या Building 1, Second Floor।

• वर्क एड्रेस: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का इस्तेमाल करके, जगह के लिए पता चुनें।

• कवर इमेज: कवर इमेज के लिए इसे सिलेक्ट करने हेतु आइकॉन पर क्लिक करें। विकल्प हैं (घर) आइकॉन, एक (बिल्डिंग) आइकॉन, और एक (मैप मार्कर) आइकॉन।

• कंपनी: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, उस कंपनी को सिलेक्ट करें जिस पर जगह लागू होती है। डिफ़ॉल्ट रूप से, मौजूदा कंपनी इस फ़ील्ड को पॉप्युलेट करती है। यह फ़ील्ड सिर्फ़ मल्टी-कंपनी डेटाबेस में दिखाई देती है।

शेड्यूल

यह सेक्शन परिभाषित करता है कि कर्मचारी से कब काम करने की अपेक्षा की जाती है।

• वर्किंग आवर्स: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, कर्मचारी से जितने घंटे काम करने की अपेक्षा की जाती है उन्हें सिलेक्ट करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक स्टैंडर्ड 40 घंटे/सप्ताह वर्किंग शेड्यूल उपलब्ध है। अगर टाइमशीट ऐप इंस्टॉल है, तो अपॉइंटमेंट रिसोर्स डिफ़ॉल्ट कैलेंडर विकल्प भी उपलब्ध है।

  विशिष्ट दैनिक वर्किंग ऑवर्स देखने और उनमें बदलाव करने के लिए, वर्किंग ऑवर्स लाइन के अंत में (इंटरनल लिंक) ऐरो पर क्लिक करें। यहां वर्किंग ऑवर्स में बदलाव किया जा सकता है या उन्हें डिलीट किया जा सकता है।

  टिप्पणी

  वर्किंग आवर्स एक कंपनी के वर्किंग शेड्यूल से संबंधित हैं, और एक कर्मचारी के पास ऐसे वर्किंग आवर्स नहीं हो सकते जो कंपनी के वर्किंग शेड्यूल से बाहर हों।

  प्रत्येक व्यक्तिगत वर्किंग शेड्यूल कंपनी-विशिष्ट होता है। मल्टी-कंपनी डेटाबेस के लिए, प्रत्येक कंपनी के अपने वर्किंग ऑवर्स ज़रूर सेट होने चाहिए।

  अगर किसी कर्मचारी के वर्किंग ऑवर्स कंपनी के लिए वर्किंग शेड्यूल के रूप में कॉन्फ़िगर नहीं हैं, तो नए वर्किंग शेड्यूल जोड़े जा सकते हैं, या मौजूदा वर्किंग शेड्यूल में बदलाव किया जा सकता है।

  वर्किंग आवर्स को पेरोल ऐप्लिकेशन में संशोधित किया जा सकता है, जहां उन्हें वर्किंग शेड्यूल के रूप में संदर्भित किया जाता है।

  पेरोल ऐप्लिकेशन में वर्किंग शेड्यूल बनाने या संशोधित करने के बारे में ज़्यादा जानकारी के लिए, पेरोल दस्तावेज़ देखें।

  नया वर्किंग टाइम बनने के बाद, या मौजूदा में बदलाव करने के बाद, कर्मचारी फ़ॉर्म में वर्किंग ऑवर्स चुना जा सकता है।

• टाइमज़ोन: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, कर्मचारी के लिए टाइमज़ोन सिलेक्ट करें।

प्लानिंग

यह सेक्शन सिर्फ़ तब दिखाई देता है अगर प्लानिंग ऐप्लिकेशन इंस्टॉल हो, क्योंकि यह सेक्शन प्रभावित करता है कि कर्मचारी को प्लानिंग ऐप्लिकेशन में क्या असाइन किया जा सकता है।

• रोल: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, वे सभी रोल सिलेक्ट करें जो कर्मचारी निभा सकता है। कोई प्री-कॉन्फ़िगर किए गए रोल उपलब्ध नहीं हैं, इसलिए सभी रोल प्लानिंग ऐप में कॉन्फ़िगर किए जाने चाहिए। किसी कर्मचारी को असाइन किए गए रोल की संख्या की कोई सीमा नहीं है।

• डिफ़ॉल्ट रोल: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, वह डिफ़ॉल्ट रोल सिलेक्ट करें जो कर्मचारी आमतौर पर निभाएगा। अगर डिफ़ॉल्ट रोल को रोल फ़ील्ड कॉन्फ़िगर होने से पहले सिलेक्ट किया जाता है, तो सिलेक्ट किया गया रोल ऑटोमैटिकली रोल की लिस्ट में जोड़ दिया जाता है।

प्राइवेट इन्फ़ॉर्मेशन टैब

कर्मचारी बनाने के लिए प्राइवेट जानकारी टैब में कोई जानकारी ज़रूरी नहीं है, लेकिन कंपनी के पेरोल डिपार्टमेंट के लिए इस सेक्शन में कुछ जानकारी ज़रूरी हो सकती है।

पेस्लिप को सही तरीके से प्रोसेस करने और यह पक्का करने के लिए कि सभी कटौतियों का हिसाब लगाया गया है, यह सलाह दी जाती है कि अकाउंटिंग डिपार्टमेंट और पेरोल डिपार्टमेंट से जांच करें ताकि यह पक्का हो सके कि सभी ज़रूरी फ़ील्ड भरे गए हैं।

प्राइवेट जानकारी टैब के निम्नलिखित सेक्शन और फ़ील्ड में अलग-अलग जानकारी दर्ज करें। फ़ील्ड या तो ड्रॉप-डाउन मेन्यू का इस्तेमाल करके, चेकबॉक्स पर टिक करके, या जानकारी टाइप करके दर्ज की जाती हैं।

टिप्पणी

लोकलाइज़ेशन सेटिंग के आधार पर, दूसरी फ़ील्ड मौजूद हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, यूनाइटेड स्टेट्स के लिए, एक SSN No (सोशल सिक्योरिटी नंबर) फ़ील्ड मौजूद है।

प्राइवेट संपर्क

• प्राइवेट पता: कर्मचारी का निजी घर का पता दर्ज करें।

• प्राइवेट ईमेल: कर्मचारी का व्यक्तिगत ईमेल पता दर्ज करें।

• प्राइवेट फ़ोन: कर्मचारी का व्यक्तिगत फ़ोन नंबर दर्ज करें।

• बैंक अकाउंट: कर्मचारी के लिए बैंक अकाउंट नंबर दर्ज करें, और बनाएं और बदलाव करें.. पर क्लिक करें। एक बैंक अकाउंट बनाएं फ़ॉर्म लोड होता है जिसमें बैंक अकाउंट नंबर अकाउंट नंबर फ़ील्ड में भर जाता है। इसके बाद, ड्रॉप-डाउन मेन्यू का इस्तेमाल करके बैंक को चुनें।

  अगर बैंक पहले से कॉन्फ़िगर नहीं है, तो बनाएं और बदलाव करें... पर क्लिक करें और एक खाली बैंक बनाएं फ़ॉर्म लोड होता है, जिसमें बैंक का नाम बैंक फ़ील्ड में भर जाता है। इसके बाद, बैंक आइडेंटिफ़ॉयर कोड दर्ज करें, जिसे BIC या SWIFT कोड भी कहा जाता है। फिर बैंक पता, फ़ोन, और ईमेल दर्ज करें। फ़ॉर्म पूरा होने के बाद, सेव करें और बंद करें पर क्लिक करें, और नया बैंक बैंक फ़ील्ड में भर जाता है।

  इसके बाद, बैंक अकाउंट के लिए ABA/रूटिंग नंबर दर्ज करें, फिर अकाउंट होल्डर को चुनें, जो आमतौर पर कर्मचारी होता है।

  आखिर में, पैसे भेजें टॉगल पर क्लिक करें। इससे टॉगल का रंग हरा हो जाता है, और स्टेटस काले टेक्स्ट में अविश्वसनीय से हरे टेक्स्ट में विश्वसनीय में बदल जाता है।

  

  महत्त्वपूर्ण

  सभी बैंक अकाउंट को विश्वसनीय के रूप में मार्क किया जाना चाहिए, अगर नहीं तो पेमेंट प्रोसेस नहीं किए जा सकते और बैंक अकाउंट में नहीं भेजे जा सकते। कर्मचारी के लिए अविश्वसनीय बैंक अकाउंट होने से पेरोल ऐप्लिकेशन में गड़बड़ी होगी।

• घर-वर्क की दूरी: वह नंबर दर्ज करें, मील या किलोमीटर में, जो कर्मचारी काम पर आने के लिए तय करता है, एक डायरेक्शन में। माप की यूनिट को ड्रॉप-डाउन मेन्यू का इस्तेमाल करके किलोमीटर (km) से मील (mi) में बदला जा सकता है। यह फ़ील्ड तभी ज़रूरी है जब कर्मचारी को किसी भी तरह के कम्यूटर बेनिफ़िट्स या आने-जाने की दूरी के आधार पर टैक्स कटौती मिल रही हो।

• प्राइवेट कार प्लेट: कर्मचारी की निजी कार के लिए लाइसेंस प्लेट दर्ज करें।

इमरजेंसी

यह सेक्शन इमरजेंसी की स्थिति में संपर्क करने वाले व्यक्ति का विवरण देता है।

• संपर्क नाम: इमरजेंसी संपर्क का नाम दर्ज करें।

• संपर्क फ़ोन: इमरजेंसी संपर्क का फ़ोन नंबर दर्ज करें। यह सलाह दी जाती है कि ऐसा फ़ोन नंबर दर्ज करें जिस तक व्यक्ति की सबसे ज़्यादा पहुंच हो, आमतौर पर मोबाइल फ़ोन।

पारिवारिक स्थिति

यह सेक्शन टैक्स उद्देश्यों के लिए इस्तेमाल होता है, और पेरोल ऐप्लिकेशन को प्रभावित करता है। फ़ीड्स में निम्नलिखित जानकारी दर्ज करें।

• वैवाहिक स्थिति: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का इस्तेमाल करके कर्मचारी के लिए वैवाहिक स्थिति चुनें। डिफ़ॉल्ट ऑप्शन हैं अविवाहित, विवाहित, लीगल सहवासी, विधुर, और तलाकशुदा।

  अगर विवाहित या लीगल सहवासी चुना गया है, तो दो अतिरिक्त फ़ील्ड दिखाई देते हैं: जीवनसाथी का पूरा नाम और जीवनसाथी की जन्मतिथि। इन फ़ील्ड को संबंधित जानकारी के साथ दर्ज करें।

• आश्रित बच्चों की संख्या: आश्रित बच्चों की संख्या दर्ज करें। यह संख्या वही संख्या है जो टैक्स कटौतियों की गणना के लिए उपयोग की जाती है, और इसे लागू आश्रितों के संबंध में सभी टैक्स नियमों का पालन करना चाहिए।

नागरिकता

यह सेक्शन कर्मचारी की नागरिकता से संबंधित सभी जानकारी को रेखांकित करता है। यह सेक्शन मुख्य रूप से उन कर्मचारियों के लिए है जो अपनी नागरिकता से अलग देश में काम कर रहे हैं। जो कर्मचारी अपने देश से बाहर काम कर रहे हैं, उदाहरण के लिए वर्क वीजा पर, इस जानकारी की आवश्यकता हो सकती है। सभी फ़ील्ड की जानकारी उपलब्ध नहीं हो सकती है।

• राष्ट्रीयता (देश): ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, वह देश चुनें जहां से कर्मचारी है।

• पहचान संख्या: इस फ़ील्ड में कर्मचारी की पहचान संख्या दर्ज करें।

• SSN नंबर: कर्मचारी की सोशल सिक्योरिटी संख्या दर्ज करें।

• पासपोर्ट नंबर: कर्मचारी का पासपोर्ट नंबर दर्ज करें।

• लिंग: ड्रॉप-डाउन मेन्यू से कर्मचारी का लिंग चुनें। डिफ़ॉल्ट विकल्प पुरुष, महिला, और अन्य हैं।

• जन्म तारीख: कैलेंडर सिलेक्टर का उपयोग करके, कर्मचारी का जन्मदिन चुनें।

• जन्म स्थान: वह शहर या कस्बा दर्ज करें जहां कर्मचारी का जन्म हुआ था।

• जन्म देश: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, वह देश चुनें जहां कर्मचारी का जन्म हुआ था।

• गैर-निवासी: अगर कर्मचारी विदेश में रहता है तो यह चेकबॉक्स टिक करें।

शिक्षा

यह सेक्शन सिर्फ़ एक एंट्री की अनुमति देता है, और इसे कर्मचारी द्वारा अर्जित सर्वोच्च डिग्री से भरा जाना चाहिए।

• सर्टिफ़िकेट लेवल: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, कर्मचारी द्वारा अर्जित उच्चतम डिग्री चुनें। डिफ़ॉल्ट विकल्प ग्रेजुएट, बैचलर, मास्टर, डॉक्टर, और अन्य हैं।

• अध्ययन का क्षेत्र: वह विषय टाइप करें जिसका कर्मचारी ने अध्ययन किया, जैसे बिज़नेस या कंप्यूटर साइंस।

• स्कूल: उस स्कूल का नाम टाइप करें जहां से कर्मचारी ने डिग्री अर्जित की।

वर्क परमिट

यह सेक्शन भरा जाना चाहिए अगर कर्मचारी किसी प्रकार के वर्क परमिट पर काम कर रहा है। अगर रोजगार के लिए किसी वर्क परमिट की आवश्यकता नहीं है तो यह सेक्शन खाली छोड़ा जा सकता है।

• वीजा नंबर: कर्मचारी का वीजा नंबर दर्ज करें।

• वर्क परमिट नंबर: कर्मचारी का वर्क परमिट नंबर दर्ज करें।

• वीजा एक्सपायरी डेट: कैलेंडर सिलेक्टर का उपयोग करके, वह तारीख चुनें जब कर्मचारी का वीजा समाप्त होता है।

• वर्क परमिट एक्सपायरी डेट: कैलेंडर सिलेक्टर का उपयोग करके, वह तारीख चुनें जब कर्मचारी का वर्क परमिट समाप्त होता है।

• वर्क परमिट: अपनी फ़ाइल अपलोड करें पर क्लिक करें, फिर फ़ाइल एक्सप्लोरर में वर्क परमिट फ़ाइल पर जाएं, और परमिट जोड़ने के लिए सिलेक्ट पर क्लिक करें।

पेरोल टैब

इंस्टॉल किए गए लोकलाइज़ेशन के आधार पर, इस टैब में सेक्शन और फ़ील्ड काफी भिन्न हो सकते हैं। लोकलाइज़ेशन की विशिष्ट प्रकृति और इस टैब में मांगी जा सकने वाली जानकारी की विविधता के कारण, इस सेक्शन को सही तरीके से भरने के लिए अकाउंटिंग डिपार्टमेंट से जांच करने की सिफारिश की जाती है।

निम्नलिखित फ़ील्ड सभी लोकलाइज़ेशन के लिए सार्वभौमिक हैं:

• लीगल नाम: कर्मचारी के लिए कानूनी नाम दर्ज करें। यह वह नाम है जो आमतौर पर टैक्स फाइल करने के लिए उपयोग किया जाता है।

• पेस्लिप लैंग्वेज: इस कर्मचारी के लिए पेस्लिप प्रिंट करते समय उपयोग की जाने वाली वांछित भाषा दर्ज करें।

• कर्मचारी का रजिस्ट्रेशन नंबर: कर्मचारी का रजिस्ट्रेशन नंबर दर्ज करें।

यह भी देखें

पेरोल स्थानीयकरण

सेटिंग टैब

यह टैब डेटाबेस के भीतर विभिन्न ऐप्लिकेशन के लिए कई फ़ील्ड प्रदान करता है। स्थापित ऐप्लिकेशन के आधार पर, इस टैब में अलग-अलग फ़ील्ड दिखाई दे सकते हैं।

स्टेटस

• एम्प्लॉई टाइप: ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके, कर्मचारी का टाइप चुनें। डिफ़ॉल्ट विकल्प हैं एम्प्लॉई, वर्कर, स्टूडेंट, ट्रेनी, कॉन्ट्रैक्टर, और फ्रीलांसर।

• रिलेटेड यूज़र: ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके, इस कर्मचारी से लिंक करने के लिए डेटाबेस में एक उपयोगकर्ता चुनें।

  महत्त्वपूर्ण

  कर्मचारियों को डेटाबेस के उपयोगकर्ता होना आवश्यक नहीं है।

  कर्मचारी Odoo सब्सक्रिप्शन बिलिंग की ओर गिने नहीं जाते हैं, जबकि उपयोगकर्ता बिलिंग की ओर गिने जाते हैं। अगर नए कर्मचारी को उपयोगकर्ता भी होना चाहिए, तो उपयोगकर्ता अवश्य बनाया जाना चाहिए।

  कर्मचारी बनाए जाने के बाद, रिलेटेड यूज़र लाइन के अंत में क्रिएट यूज़र पर क्लिक करें। एक क्रिएट यूज़र फ़ॉर्म दिखाई देता है।

  कर्मचारी का नाम डिफ़ॉल्ट रूप से नाम फ़ील्ड को भरता है। अगर कर्मचारी फ़ॉर्म पर ईमेल एड्रेस, फ़ोन, मोबाइल, और फ़ोटो भरे गए हैं, तो क्रिएट यूज़र फ़ॉर्म पर संबंधित फ़ील्ड ऑटो-पॉप्युलेट हो जाते हैं।

  एक बार फ़ॉर्म पूरा हो जाने पर, सेव करें बटन पर क्लिक करें। उपयोगकर्ता बन जाता है, और संबंधित उपयोगकर्ता फ़ील्ड भर जाता है।

  उपयोगकर्ताओं को मैन्युअल रूप से भी बनाया जा सकता है। मैन्युअल रूप से उपयोगकर्ता कैसे जोड़ें, इसकी ज़्यादा जानकारी के लिए, उपयोगकर्ता दस्तावेज़ देखें।

ऐप्लिकेशन सेटिंग

यह सेक्शन फ्लीट और मैन्युफ़ैक्चरिंग ऐप्लिकेशन को प्रभावित करता है। इस सेक्शन में निम्नलिखित जानकारी दर्ज करें।

• आवर्ली कॉस्ट: कर्मचारी के लिए प्रति घंटा लागत XX.XX फ़ॉर्मैट में दर्ज करें। जब कर्मचारी वर्क सेंटर पर काम कर रहा होता है तो यह लागत शामिल की जाती है।

  टिप्पणी

  मैन्युफ़ैक्चरिंग लागत उत्पाद के उत्पादन की लागतों में जोड़ी जाती है, अगर निर्मित उत्पाद का मूल्य एक निश्चित राशि नहीं है। यह लागत पेरोल ऐप्लिकेशन को प्रभावित नहीं करती है।

• फ्लीट मोबिलिटी कार्ड: अगर लागू हो, तो फ्लीट मोबिलिटी कार्ड नंबर दर्ज करें

अटेंडेंस/पॉइंट ऑफ़ सेल

यह सेक्शन यह निर्धारित करता है कि कर्मचारी अटेंडेंस या पॉइंट ऑफ़ सेल ऐप्लिकेशन में कैसे साइन इन करते हैं, और यह केवल तभी दिखाई देता है अगर इनमें से कोई भी ऐप्लिकेशन इंस्टॉल है।

• पिन कोड: इस फ़ीलड में कर्मचारी का पिन नंबर दर्ज करें। इस कोड का उपयोग अटेंडेंस ऐप्लिकेशन किऑस्क और पीओएस सिस्टम में साइन इन और आउट करने के लिए किया जाता है।

• बैज आईडी: बैज नंबर बनाने के लिए बैज आईडी लाइन के अंत में जनरेट करें पर क्लिक करें। एक बार जनरेट हो जाने पर, बैज नंबर बैज आईडी फ़ीलड में भर जाता है, और जनरेट करें प्रिंट बैज में बदल जाता है। कर्मचारी के बैज की पीडीएफ़ फ़ाइल बनाने के लिए प्रिंट बैज पर क्लिक करें। बैज को प्रिंट किया जा सकता है और पीओएस सिस्टम में लॉग इन करने या अटेंडेंस ऐप्लिकेशन किऑस्क पर चेक-इन करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।