क्रेडिट नोट्स और रिफ़ंड¶
क्रेडिट/डेबिट नोट, या क्रेडिट/डेबिट मेमो, एक दस्तावेज़ है जो ग्राहक को यह सूचित करने के लिए भेजा जाता है कि उन्हें एक निश्चित राशि क्रेडिट/डेबिट की गई है।
कई उपयोग केस क्रेडिट नोट की ओर ले जा सकते हैं, जैसे:
इनवॉइस में गलती
सामान की वापसी, या सर्विस की अस्वीकृति
डिलीवर किए गए सामान क्षतिग्रस्त हैं
डेबिट नोट कम आम हैं लेकिन सबसे अधिक बार ग्राहकों द्वारा या वेंडर को बकाया कर्ज को ट्रैक करने के लिए उपयोग किए जाते हैं क्योंकि पुष्टि किए गए ग्राहक इनवॉइस या वेंडर बिल में संशोधन होते हैं।
टिप्पणी
क्रेडिट/डेबिट नोट जारी करना वैलिडेट किए गए इनवॉइस को रद्द करने, रिफ़ंड करने या मॉडिफाई करने का एकमात्र लीगल तरीका है। अगर ग्राहक को पैसे रिफ़ंड किए जा रहे हैं तो बाद में पेमेंट रजिस्टर करें और/या अगर स्टोरेबल प्रॉडक्ट वापस किया जा रहा है तो रिटर्न को वैलिडेट करें।
ग्राहक क्रेडिट नोट जारी करें¶
ज़्यादातर मामलों में, क्रेडिट नोट सीधे संबंधित इनवॉइस से बनाए जाते हैं। ऐसा करने के लिए, पर जाएं, संबंधित इनवॉइस खोलें, और क्रेडिट नोट पर क्लिक करें।
Credit Note विंडो में, Reason भरें और यदि आवश्यक हो तो Journal और Reversal date अपडेट करें। दो विकल्प हैं:
रिवर्स पर क्लिक करें ताकि मूल इनवॉइस के सटीक विवरण के साथ पहले से भरा हुआ एक ड्राफ़्ट क्रेडिट नोट खुल जाए। प्रॉडक्ट और क्वांटिटी अपडेट करें और पुष्टि करें पर क्लिक करें। यह विकल्प आंशिक रिफ़ंड या क्रेडिट नोट में संशोधन की अनुमति देता है।
Reverse and Create invoice पर क्लिक करें ताकि एक क्रेडिट नोट बनाया जाए जो ऑटोमैटिकली वैलिडेट और संबंधित इनवॉइस के साथ रीकॉन्साइल हो, और मूल इनवॉइस के सटीक विवरण के साथ प्रीफ़िल्ड एक नया ड्राफ़्ट इनवॉइस खोलें।
क्रेडिट नोट को स्क्रैच से बनाने के लिए, पर जाएं और नया पर क्लिक करें। क्रेडिट नोट भरना उसी प्रक्रिया का पालन करता है जो इनवॉइस पूरा करने के समान है।
टिप्पणी
क्रेडिट नोट सीक्वेंस R से शुरू होता है और उसके बाद संबंधित दस्तावेज़ नंबर आता है (जैसे, RINV/2025/0004, इनवॉइस INV/2025/0004 से जुड़ा है)।
ग्राहक डेबिट नोट जारी करें¶
डेबिट नोट बनाने के लिए, पर जाएं और इन चरणों का पालन करें:
वांछित इनवॉइस चुनें, Actions पर क्लिक करें और Create Debit Note चुनें।
Create Debit Note विंडो में, Reason भरें और Use Specific Journal और Debit Note Date फ़ील्ड अपडेट करें।
कॉपी लाइन्स विकल्प सक्षम करें ताकि इनवॉइस लाइनों की कॉपी हो सके और डेबिट नोट बनाएं क्लिक करें।
डेबिट नोट में, प्रॉडक्ट और मात्रा अपडेट करें और पुष्टि करें क्लिक करें।
सलाह
इनवॉइस फ़ॉर्म व्यू से डेबिट नोट बनाने के लिए, (gear) आइकॉन पर क्लिक करें और Debit Note चुनें।
वेंडर रिफ़ंड रिकॉर्ड करें¶
वेंडर रिफ़ंड या वेंडर क्रेडिट नोट उसी तरह रिकॉर्ड किए जाते हैं जैसे क्रेडिट नोट:
वेंडर रिफ़ंड या वेंडर क्रेडिट नोट सीधे संबंधित वेंडर बिल से रिकॉर्ड करने के लिए, पर जाएं, संबंधित वेंडर बिल खोलें, और क्रेडिट नोट क्लिक करें।
इसे शुरुआत से रिकॉर्ड करने के लिए, पर जाएं, और New पर क्लिक करें।
वेंडर डेबिट नोट रिकॉर्ड करें¶
वेंडर से डेबिट नोट उसी तरह रिकॉर्ड किए जाते हैं जैसे ग्राहकों को डेबिट नोट जारी किए जाते हैं।
डेबिट नोट रिकॉर्ड करने के लिए, पर जाएं और वांछित बिल चुनें। Actions पर क्लिक करें और Create Debit Note चुनें।
सलाह
वेंडर बिल फ़ॉर्म व्यू से डेबिट नोट बनाने के लिए, (gear) आइकॉन पर क्लिक करें और Debit Note चुनें।
जर्नल एंट्रीज़¶
इनवॉइस/बिल से क्रेडिट/डेबिट नोट बनाने से एक रिवर्स एंट्री जनरेट होती है जो ओरिजिनल इनवॉइस की जर्नल आइटम को कैंसल कर देती है।
Example
इनवॉइस की जर्नल एंट्री:
ऊपर दिए गए मूल इनवॉइस को रिवर्स करने के लिए जेनरेट की गई क्रेडिट नोट की जर्नल एंट्री:
