वेंडर बिल मैनेज करें¶
वेंडर बिल एक इनवॉइस है जो कंपनी द्वारा वेंडर से खरीदे गए प्रॉडक्ट और/या सर्विस के लिए प्राप्त होती है। वेंडर बिल वेंडर से आने पर देय राशि को रिकॉर्ड करते हैं, और इसमें खरीदे गए सामान और/या सर्विस, सेल्स टैक्स, फ्रेट और डिलीवरी चार्ज, और ज़्यादा के लिए देय राशि शामिल हो सकती है।
Odoo में, एक वेंडर बिल खरीद प्रक्रिया में विभिन्न बिंदुओं पर बनाया जा सकता है, जो परचेज़ ऐप्लिकेशन की सेटिंग में चुनी गई बिल कंट्रोल पॉलिसी पर निर्भर करता है।
बिल कंट्रोल पॉलिसी¶
डिफ़ॉल्ट बिल कंट्रोल पॉलिसी को कॉन्फ़िगर करने के लिए, पर जाएं, और इनवॉइसिंग सेक्शन तक स्क्रॉल करें।
बिल कंट्रोल फ़ीचर दो पॉलिसी विकल्प सूचीबद्ध करता है: ऑर्डर की गई मात्रा और प्राप्त की गई मात्रा।
चुनी गई पॉलिसी किसी भी नए बनाए गए प्रॉडक्ट के लिए डिफ़ॉल्ट के रूप में कार्य करती है। प्रत्येक पॉलिसी निम्नानुसार कार्य करती है:
ऑर्डर की गई मात्रा: जैसे ही परचेज़ ऑर्डर कन्फ़र्म होता है, एक वेंडर बिल बनाता है। परचेज़ ऑर्डर में प्रॉडक्ट और मात्रा का उपयोग ड्राफ़्ट बिल जनरेट करने के लिए किया जाता है।
प्राप्त की गई मात्रा: कुल ऑर्डर का सभी (या कुछ हिस्सा) प्राप्त होने के बाद ही एक बिल बनाया जाता है। प्राप्त किए गए प्रॉडक्ट और मात्रा का उपयोग ड्राफ़्ट बिल जनरेट करने के लिए किया जाता है।
एक बार पॉलिसी चुनने के बाद, बदलावों को सेव करने के लिए सेव करें पर क्लिक करें।
सलाह
अगर किसी प्रॉडक्ट को परचेज़ ऐप्लिकेशन सेटिंग में सेट की गई पॉलिसी से अलग कंट्रोल पॉलिसी की आवश्यकता है, तो उस प्रॉडक्ट की कंट्रोल पॉलिसी को प्रॉडक्ट फ़ॉर्म पर परचेज़ टैब पर जाकर और कंट्रोल पॉलिसी फ़ील्ड में वांछित पॉलिसी चुनकर ओवरराइड किया जा सकता है।
3-वे मैचिंग¶
3-वे मैचिंग पॉलिसी सुनिश्चित करती है कि वेंडर बिल का पेमेंट तभी किया जाए जब परचेज़ ऑर्डर (PO) में सभी (या कुछ) प्रॉडक्ट प्राप्त हो चुके हों।
3-वे मैचिंग को एक्टिवेट करने के लिए, पर जाएं, और इनवॉइसिंग सेक्शन तक स्क्रॉल करें।
3-वे मैचिंग के आगे चेकबॉक्स पर टिक करें, और सेव करें पर क्लिक करें।
महत्त्वपूर्ण
3-वे मैचिंग फ़ीचर सिर्फ़ बिल कंट्रोल पॉलिसी के साथ वर्क करने के लिए है जो प्राप्त मात्रा पर सेट हो।
रिसीट पर वेंडर बिल बनाएं और मैनेज करें¶
जब प्रॉडक्ट कंपनी के वेयरहाउस में प्राप्त होते हैं, तो रिसीट बनाई जाती हैं। एक बार कंपनी प्राप्त मात्रा को प्रोसेस कर लेती है, तो वे वेयरहाउस रिसीट फ़ॉर्म से सीधे वेंडर बिल बनाना चुन सकते हैं।
सेटिंग में चुनी गई बिल कंट्रोल पॉलिसी के आधार पर, वेंडर बिल क्रिएशन प्रोक्युर्मन्ट प्रोसेस के अलग-अलग चरणों में पूरा होता है।
ऑर्डर की गई मात्राएं¶
बिल कंट्रोल पॉलिसी को ऑर्डर की गई मात्राएं पर सेट करके रिसीट के लिए वेंडर बिल बनाने और मैनेज करने के लिए, पहले पर जाएं, और कोटेशन अनुरोध डैशबोर्ड से नया पर क्लिक करें।
ऐसा करने से एक नया कोटेशन अनुरोध (RfQ) फ़ॉर्म खुलता है। खाली RfQ फ़ॉर्म पर, एक वेंडर जोड़ें, और ऑर्डर में प्रॉडक्ट जोड़ने के लिए प्रॉडक्ट टैब के अंतर्गत लाइन जोड़ें पर क्लिक करें।
प्रॉडक्ट लाइन पर, प्रॉडक्ट फ़ील्ड में ड्रॉप-डाउन मेनू से एक प्रॉडक्ट चुनें, और मात्रा फ़ील्ड में ऑर्डर करने के लिए मात्रा दर्ज करें।
तैयार होने पर, RfQ को PO में कन्फर्म करने के लिए ऑर्डर पुष्टि करें पर क्लिक करें।
फिर, वेंडर बिल बनाने के लिए बिल बनाएं पर क्लिक करें। यह ड्राफ़्ट स्थिति में एक वेंडर बिल फ़ॉर्म खोलता है। यहां से, बिल तारीख फ़ील्ड में बिलिंग तारीख जोड़ें।
तैयार होने पर, वेंडर बिल पेज पर पुष्टि करें पर क्लिक करके बिल की पुष्टि करें।
सलाह
चूंकि बिल कंट्रोल पॉलिसी ऑर्डर की गई मात्राएं पर सेट है, इसलिए ड्राफ़्ट बिल को बनाते ही कन्फर्म किया जा सकता है, इससे पहले कि कोई प्रॉडक्ट प्राप्त हो।
एक बार पेमेंट प्राप्त हो जाने पर, इसे रिकॉर्ड करने के लिए बिल के शीर्ष पर पेमेंट रजिस्टर करें पर क्लिक करें।
ऐसा करने से एक पेमेंट रजिस्टर करें पॉप-अप विंडो दिखाई देती है, जिसमें पेमेंट जर्नल चुना जा सकता है, और एक पेमेंट विधि चुनी जा सकती है।
इसके अतिरिक्त, बिल राशि, पेमेंट तारीख, और मेमो (रेफ़रेंस नंबर) को इस पॉप-अप विंडो से संपादित किया जा सकता है, यदि आवश्यक हो।
तैयार होने पर, वेंडर बिल बनाना समाप्त करने के लिए पेमेंट बनाएं पर क्लिक करें। ऐसा करने से RfQ फ़ॉर्म पर एक हरा भुगतान किया गया बैनर प्रदर्शित होता है।
प्राप्त मात्राएं¶
बिल कंट्रोल पॉलिसी को प्राप्त मात्राएं पर सेट करके रिसीट के लिए वेंडर बिल बनाने और मैनेज करने के लिए, पहले ऐप्लिकेशन पर जाएं, और नया पर क्लिक करें।
ऐसा करने पर एक नया RfQ फ़ॉर्म खुल जाता है। खाली RfQ फ़ॉर्म पर, एक वेंडर जोड़ें, और ऑर्डर में प्रॉडक्ट जोड़ने के लिए प्रॉडक्ट टैब के अंतर्गत Add a line क्लिक करें।
प्रॉडक्ट लाइन पर, प्रॉडक्ट फ़ील्ड में ड्रॉप-डाउन मेनू से एक प्रॉडक्ट चुनें, और मात्रा फ़ील्ड में ऑर्डर करने के लिए मात्रा दर्ज करें।
तैयार होने पर, RfQ को PO में कन्फर्म करने के लिए ऑर्डर पुष्टि करें पर क्लिक करें।
महत्त्वपूर्ण
जब Received quantities कंट्रोल पॉलिसी का उपयोग किया जाता है, तो कोई भी प्रॉडक्ट प्राप्त होने से पहले Create Bill क्लिक करने पर एक Invalid Operation पॉप-अप विंडो दिखाई देती है।
Odoo को वेंडर बिल बनाने के लिए PO में शामिल आइटम की कम से कम आंशिक मात्रा प्राप्त होने की आवश्यकता होती है।
PO पर, वेयरहाउस रसीद फ़ॉर्म देखने के लिए Receipt स्मार्ट बटन क्लिक करें।
यहां से, Done (प्राप्त) मात्रा रजिस्टर करने के लिए Validate क्लिक करें।
फिर, ब्रेडक्रम्ब के ज़रिए PO पर वापस जाएं, और Create Bill क्लिक करें।
यह Draft स्टेट में एक Vendor Bill फ़ॉर्म खोलता है। यहां से, Bill Date फ़ील्ड में बिलिंग तारीख जोड़ें। तैयार होने पर, ड्राफ़्ट के शीर्ष पर Confirm क्लिक करके बिल की पुष्टि करें।
एक बार पेमेंट प्राप्त हो जाने पर, इसे रिकॉर्ड करने के लिए बिल के शीर्ष पर पेमेंट रजिस्टर करें पर क्लिक करें।
ऐसा करने से एक पेमेंट रजिस्टर करें पॉप-अप विंडो दिखाई देती है, जिसमें पेमेंट जर्नल चुना जा सकता है, और एक पेमेंट विधि चुनी जा सकती है।
इसके अतिरिक्त, बिल राशि, पेमेंट तारीख, और मेमो (रेफ़रेंस नंबर) को इस पॉप-अप विंडो से संपादित किया जा सकता है, यदि आवश्यक हो।
तैयार होने पर, वेंडर बिल बनाना समाप्त करने के लिए पेमेंट बनाएं पर क्लिक करें। ऐसा करने से RfQ फ़ॉर्म पर एक हरा भुगतान किया गया बैनर प्रदर्शित होता है।
अकाउंटिंग में वेंडर बिल मैनेज करें¶
वेंडर बिल को अकाउंटिंग ऐप्लिकेशन से सीधे भी बनाया जा सकता है, बिना पहले परचेज़ ऑर्डर बनाए।
पर जाएं, और नया पर क्लिक करें। ऐसा करने से एक खाली वेंडर बिल फ़ॉर्म दिखाई देता है।
वेंडर फ़ील्ड में वेंडर जोड़ें। फिर, इनवॉइस लाइन टैब में, प्रॉडक्ट जोड़ने के लिए लाइन जोड़ें पर क्लिक करें।
प्रॉडक्ट फ़ील्ड में ड्रॉप-डाउन मेन्यू से एक प्रॉडक्ट चुनें, और मात्रा फ़ील्ड में ऑर्डर करने की मात्रा दर्ज करें।
बिल तारीख चुनें, और कोई भी अन्य आवश्यक जानकारी कॉन्फ़िगर करें। अंत में, बिल की पुष्टि करने के लिए पुष्टि करें पर क्लिक करें।
एक बार पुष्टि हो जाने पर, जर्नल आइटम टैब पर क्लिक करके अकाउंट जर्नल देखें। ये जर्नल संबंधित वेंडर और प्रॉडक्ट फ़ॉर्म पर कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर भरे जाते हैं।
अगर आवश्यक हो, तो बिल में क्रेडिट नोट जोड़ने के लिए क्रेडिट नोट पर क्लिक करें। इसके अतिरिक्त, बिल रेफ़रेंस नंबर जोड़ा जा सकता है।
एक बार तैयार हो जाने पर, रजिस्टर करें पेमेंट पर क्लिक करें, इसके बाद बनाएं पेमेंट पर क्लिक करें, ताकि वेंडर बिल पूरा हो सके।
सलाह
मौजूदा परचेज़ ऑर्डर से ड्राफ़्ट बिल को लिंक करने के लिए, ऑटो-कंप्लीट के आगे ड्रॉप-डाउन मेन्यू पर क्लिक करें इससे पहले कि पुष्टि करें पर क्लिक करें, और मेन्यू से PO चुनें।
बिल चुने गए PO से जानकारी के साथ ऑटो-पॉपुलेट हो जाता है।
बैच बिलिंग¶
वेंडर बिल को अकाउंटिंग ऐप्लिकेशन में बैच में प्रोसेस और मैनेज किया जा सकता है।
पर जाएं। फिर, नया बटन के नीचे नंबर कॉलम के बगल में ऊपर-बाएं कोने में चेकबॉक्स पर क्लिक करें।
यह स्टेटस पोस्ट किया गया या ड्राफ़्ट ऑफ़ के साथ सभी मौजूदा वेंडर बिल को सेलेक्ट करता है।
सेलेक्ट किए गए इनवॉइस या बिल को प्रिंट करने के लिए प्रिंट करें बटन पर क्लिक करें।
एक साथ कई वेंडर बिल के लिए पेमेंट बनाने और प्रोसेस करने के लिए रजिस्टर करें पेमेंट पर क्लिक करें।
टिप्पणी
सिर्फ़ स्टेटस को पोस्ट किया गया के रूप में लिस्ट किए गए पेमेंट को बैच में बिल किया जा सकता है। ड्राफ़्ट स्टेज में पेमेंट को बैच बिलिंग में शामिल करने से पहले पोस्ट करना जरूरी है।
रजिस्टर करें पेमेंट पर क्लिक करने से रजिस्टर करें पेमेंट पॉप-अप विंडो खुलती है। पॉप-अप विंडो से, जर्नल को सेलेक्ट करें जिस पर बिल पोस्ट होने चाहिए, पेमेंट की तारीख चुनें, और पेमेंट का तरीका सेलेक्ट करें।
इस पॉप-अप विंडो से ग्रुप पेमेंट को एक साथ करने का विकल्प भी है। अगर इस चेकबॉक्स को टिक किया गया है, तो हर बिल के लिए एक की बजाय केवल एक पेमेंट बनाया जाता है। यह विकल्प तभी दिखाई देता है अगर ऐप्लिकेशन की सेटिंग में बैच पेमेंट फ़ीचर को इनेबल किया गया हो।
तैयार होने पर, बनाएं पेमेंट बटन पर क्लिक करें। यह एक अलग पेज पर जर्नल एंट्री की लिस्ट बनाता है। इस लिस्ट में जर्नल एंट्री सभी अपने संबंधित वेंडर बिल से जुड़ी होती हैं।
यह भी देखें