डिफ़र्ड एक्सपेंस¶
डिफ़र्ड एक्सपेंस और प्रीपेमेंट (जिन्हें प्रीपेड एक्सपेंस भी कहा जाता है) दोनों ऐसी लागतें हैं जो उन प्रॉडक्ट या सर्विस के लिए पहले ही हो चुकी हैं जो अभी तक प्राप्त नहीं हुए हैं।
ऐसी लागतें कंपनी के लिए ऐसेेट हैं जो उन्हें चुकाती है क्योंकि उसने प्रॉडक्ट और सर्विस के लिए पहले ही भुगतान कर दिया है लेकिन या तो उन्हें अभी तक प्राप्त नहीं किया है या अभी तक उनका उपयोग नहीं किया है। कंपनी उन्हें मौजूदा प्रॉफ़िट और लॉस स्टेटमेंट, या इनकम स्टेटमेंट, पर रिपोर्ट नहीं कर सकती, क्योंकि भुगतान भविष्य में प्रभावी रूप से एक्सपेंस किए जाएंगे।
इन भविष्य के एक्सपेंस को कंपनी की बैलेंस शीट पर तब तक डिफ़र किया जाना चाहिए जब तक वे रिकग्नाइज़ नहीं हो सकते, एक बार में या परिभाषित अवधि में, प्रॉफ़िट और लॉस स्टेटमेंट पर।
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि हम एक साल के इंश्योरेंस के लिए एक बार में $1200 का पेमेंट करते हैं। हम अभी लागत का पेमेंट कर देते हैं लेकिन अभी तक सर्विस का उपयोग नहीं किया है। इसलिए, हम इस नए एक्सपेंस को एक प्रीपेमेंट अकाउंट में पोस्ट करते हैं और इसे मासिक आधार पर रिकग्नाइज़ करने का निर्णय लेते हैं। हर महीने, अगले 12 महीनों के लिए, $100 को एक्सपेंस के रूप में रिकग्नाइज़ किया जाएगा।
Odoo अकाउंटिंग डिफर्ड एक्सपेंस को मल्टिपल एंट्रीज़ में फैलाकर हैंडल करता है जो समय-समय पर पोस्ट की जाती हैं।
टिप्पणी
सर्वर दिन में एक बार चेक करता है कि क्या कोई एंट्री पोस्ट की जानी चाहिए। इसलिए ड्राफ़्ट से पोस्टेड में बदलाव देखने में 24 घंटे तक लग सकते हैं।
कॉन्फ़िगरेशन¶
सुनिश्चित करें कि डिफ़ॉल्ट सेटिंग आपके बिज़नेस के लिए सही तरीके से कॉन्फ़िगर की गई हैं। ऐसा करने के लिए, पर जाएं। निम्नलिखित विकल्प उपलब्ध हैं:
- पत्रिका
डिफ़रल एंट्री इस जर्नल में पोस्ट की जाती हैं।
- डिफर्ड एक्सपेंस
एक्सपेंस को इस करंट ऐसेट अकाउंट पर तब तक डिफर किया जाता है जब तक उन्हें रिकग्नाइज़ नहीं किया जाता।
- एंट्रीज़ जनरेट करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, Odoo ऑटोमैटिकली जनरेट करता है डेफरल एंट्रीज़ को जब आप वेंडर बिल पोस्ट करते हैं। हालांकि, आप मैन्युअली जनरेट करना भी चुन सकते हैं Manually & Grouped ऑप्शन को सेलेक्ट करके।
- इस पर आधारित है
मान लीजिए कि $1200 के बिल को 12 महीनों में डिफर किया जाना चाहिए।
Months ऑप्शन हर महीने $100 को उस महीने के दिनों की संख्या के अनुपात में अकाउंट करता है (जैसे, पहले महीने के लिए $50 अगर शुरू होने की तारीख महीने की 15 तारीख पर सेट है)।
Full Months ऑप्शन शुरू हुए हर महीने को पूरा मानता है (जैसे, पहले महीने के लिए $100 भले ही शुरू होने की तारीख महीने की 15 तारीख पर सेट हो); इसका मतलब है कि Full Months ऑप्शन के साथ, पहले आंशिक महीने में पूरा $100 रिकग्नाइज़ हो जाता है, जिससे किसी भी शेष राशि को रिकग्नाइज़ करने के लिए 13वें महीने की ज़रूरत खत्म हो जाती है जैसा कि Months ऑप्शन का इस्तेमाल करने पर होता।
Days ऑप्शन हर महीने के दिनों की संख्या के आधार पर अलग-अलग राशि अकाउंट करता है (जैसे, जनवरी के लिए ~$102 और फ़रवरी के लिए ~$92)।
वैलिडेशन पर डिफ़रल एंट्री जनरेट करें¶
सलाह
सुनिश्चित करें कि शुरू होने की तारीख और खत्म होने की तारीख फ़ील्ड इनवॉइस लाइन टैब में दिखाई दे रहे हैं। ज़्यादातर मामलों में, शुरू होने की तारीख बिल की तारीख के समान महीने में होनी चाहिए। आस्थगित खर्च एंट्री बिल की तारीख से पोस्ट की जाती हैं और तदनुसार रिपोर्ट में दिखाई जाती हैं।
बिल की प्रत्येक लाइन के लिए जिसे डिफर किया जाना चाहिए, डेफरल पीरियड की शुरू होने की तारीख और खत्म होने की तारीख स्पेसिफाई करें।
अगर Generate Entries फ़ील्ड On invoice/bill validation पर सेट है, तो Odoo ऑटोमैटिकली डेफरल एंट्रीज़ जनरेट कर देता है जब बिल वैलिडेट होता है। उन्हें देखने के लिए Deferred Entries स्मार्ट बटन पर क्लिक करें।
एक एंट्री, जो बिल की अकाउंटिंग तारीख के उसी दिन की तारीख वाली है, बिल की राशि को एक्सपेंस अकाउंट से डिफर्ड अकाउंट में मूव करती है। अन्य एंट्रीज़ डेफरल एंट्रीज़ हैं जो, महीने दर महीने, बिल की राशि को डिफर्ड अकाउंट से एक्सपेंस अकाउंट में मूव करेंगी ताकि एक्सपेंस को रिकग्नाइज़ किया जा सके।
Example
आप जनवरी के $1200 के बिल को 12 महीनों में डिफर कर सकते हैं 01/01/2023 की शुरू होने की तारीख और 12/31/2023 की खत्म होने की तारीख स्पेसिफाई करके। अगस्त के अंत में, $800 को एक्सपेंस के रूप में रिकग्नाइज़ किया जाता है, जबकि $400 डिफर्ड अकाउंट पर रहता है।
रिपोर्टिंग¶
डिफर्ड एक्सपेंस रिपोर्ट प्रत्येक अकाउंट के लिए आवश्यक डेफरल एंट्रीज़ की पूरी जानकारी कम्प्यूट करती है। इसे ऐक्सेस करने के लिए, पर जाएं।
हर अकाउंट की जर्नल आइटम देखने के लिए, अकाउंट के नाम पर क्लिक करें और फिर जर्नल आइटम पर।
टिप्पणी
सिर्फ़ वे बिल लिए जाते हैं जिनकी अकाउंटिंग तारीख रिपोर्ट की पीरियड के अंत से पहले है।
मैन्युअल रूप से ग्रुप्ड डिफ़रल एंट्री जनरेट करें¶
अगर आपके पास बहुत सारे डिफ़र्ड रेवेन्यू हैं और आप बनाई गई जर्नल एंट्री की संख्या कम करना चाहते हैं, तो आप डिफ़रल एंट्री मैन्युअल रूप से जनरेट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, सेटिंग में जनरेट करें एंट्री फ़ील्ड को मैन्युअली और ग्रुप्ड पर सेट करें। Odoo फिर डिफ़र्ड राशि को एक सिंगल एंट्री में एग्रीगेट करता है।
हर महीने के अंत में, Deferred Expenses रिपोर्ट पर जाएं और Generate Entries बटन पर क्लिक करें। यह दो डेफरल एंट्रीज़ जनरेट करता है:
एक महीने के अंत में डेटेड है जो प्रत्येक अकाउंट के लिए, उस महीने की सभी डिफर्ड राशियों को एग्रीगेट करती है। इसका मतलब है कि उस पीरियड के अंत में, डिफर्ड एक्सपेंस का एक हिस्सा रिकग्नाइज़ किया जाता है।
इस बनाई गई एंट्री का रिवर्सल, अगले दिन डेटेड (यानी, अगले महीने का पहला दिन) पिछली एंट्री को कैंसल करने के लिए।
Example
दो बिल हैं:
बिल A: $1200 को 01/01/2023 से 12/31/2023 तक डिफर किया जाना है
बिल B: $600 को 01/01/2023 से 12/31/2023 तक डिफर किया जाना है
- जनवरी में
जनवरी के अंत में, जनरेट एंट्रीज़ बटन पर क्लिक करने के बाद, निम्नलिखित एंट्रीज़ हैं:
31 जनवरी की तारीख वाली एंट्री 1:
लाइन 1: खर्च अकाउंट -1200 -600 = -1800 (दोनों बिल का कुल रद्द करना)
लाइन 2: एक्सपेंस अकाउंट 100 + 50 = 150 (बिल A और बिल B के 1/12 को रिकग्नाइज़ करना)
लाइन 3: डिफ़र्ड अकाउंट 1800 - 150 = 1650 (वह राशि जो बाद में डिफ़र की जानी बाकी है)
1 फ़रवरी की तारीख वाली एंट्री 2, पिछली एंट्री का रिवर्सल:
लाइन 1: एक्सपेंस अकाउंट 1800
लाइन 2: डिफ़र्ड अकाउंट -150
लाइन 3: एक्सपेंस अकाउंट -1650
- फ़रवरी में
फ़रवरी के अंत में, जनरेट एंट्रीज़ बटन पर क्लिक करने के बाद, निम्नलिखित एंट्रीज़ हैं:
28 फ़रवरी की तारीख वाली एंट्री 1:
लाइन 1: खर्च अकाउंट -1200 -600 = -1800 (दोनों बिल का कुल रद्द करना)
लाइन 2: एक्सपेंस अकाउंट 200 + 100 = 300 (बिल A और बिल B के 2/12 को रिकग्नाइज़ करना)
लाइन 3: डिफ़र्ड अकाउंट 1800 - 300 = 1500 (वह राशि जो बाद में डिफ़र की जानी बाकी है)
1 मार्च की तारीख वाली एंट्री 2, पिछली एंट्री का रिवर्सल।
- मार्च से अक्टूबर तक
अक्टूबर तक हर महीने के लिए यही गणना की जाती है।
- नवंबर में
नवंबर के अंत में, जनरेट करें बटन पर क्लिक करने के बाद, निम्नलिखित एंट्रीज़ हैं:
एंट्री 1 जो 30 नवंबर को डेट की गई:
लाइन 1: खर्च अकाउंट -1200 -600 = -1800 (दोनों बिल का कुल रद्द करना)
लाइन 2: खर्च अकाउंट 1100 + 550 = 1650 (बिल A और बिल B के 11/12 को मान्यता देना)
लाइन 3: डिफर्ड अकाउंट 1800 - 1650 = 150 (वह राशि जो बाद में डिफर की जानी है)
एंट्री 2 जो 1 दिसंबर को डेट की गई, पिछली एंट्री का रिवर्सल।
- दिसंबर में
दिसंबर में एंट्री जनरेट करने की कोई ज़रूरत नहीं है। वास्तव में, अगर हम दिसंबर के लिए गणना करते हैं, तो हमारे पास आस्थगित की जाने वाली राशि 0 होगी।
- कुल मिलाकर
अगर हम सब कुछ एग्रीगेट करें, तो हमारे पास यह होगा:
बिल A और बिल B
जनवरी से नवंबर तक हर महीने के लिए दो एंट्रीज़ (एक डिफरल के लिए और एक रिवर्सल के लिए)
इसलिए, दिसंबर के अंत में, बिल A और B को रिवर्सल मैकेनिज़्म की वजह से सभी बनाई गई एंट्रीज़ के बावजूद सिर्फ़ एक बार एक्सपेंस के रूप में पूरी तरह से रिकग्नाइज़ किया जाता है।