इनबाउंड मैसेज मैनेज करें

इनबाउंड मैसेज एक ईमेल है जो Odoo डेटाबेस को डिलीवर किया जाता है। कोई भी डेटाबेस में बनाए गए ईमेल एलियास पर ईमेल भेज सकता है या reply-to हेडर के आधार पर डेटाबेस से पहले भेजे गए ईमेल का जवाब दे सकता है।

ईमेल एलियास

मॉडल स्पेसिफिक एलियास

कुछ ऐप्लिकेशन के अपने स्पेसिफिक एलियास होते हैं (सेल्स टीम, हेल्पडेस्क टीम, प्रोजेक्ट, आदि)। इन एलियास का इस्तेमाल इसके लिए किया जाता है:

• जब एलियास पर सीधे ईमेल भेजा जाता है तो एक रिकॉर्ड बनाएं,

• रिकॉर्ड से शुरुआत में भेजे गए ईमेल के जवाब प्राप्त करें।

Example

ऊपर दिखाए गए उदाहरण में, info@company-name.odoo.com पर ईमेल भेजने से संबंधित सेल्स टीम को ऑटोमैटिकली असाइन की गई एक नया अवसर या नई लीड बनेगी। अगर किसी मौजूदा अवसर के चैटर से ईमेल भेजा जाता है, तो reply-to info@company-name.odoo.com होगा। message-id हेडर के अनुसार, जवाब सही चैटर में पोस्ट किया जाएगा।

Catchall

अगर किसी ऐप्लिकेशन के पास एलियास नहीं है, तो एक जेनरिक फ़ॉलबैक एलियास का इस्तेमाल किया जाता है: catchall। चैटर से भेजे गए ईमेल का रिप्लाई पता इस catchall एलियास पर सेट होता है। catchall को भेजा गया जवाब message-id हेडर की वजह से सही चैटर पर पोस्ट किया जाता है।

डिफ़ॉल्ट रूप से, लोकल-पार्ट catchall का इस्तेमाल किया जाएगा। डेवलपर मोड (डीबग मोड) को इनेबल करें और कॉन्फ़िगरेशन को ऐक्सेस करने के लिए सेटिंग ‣ टेक्निकल ‣ ईमेल: एलियास डोमेन पर जाएं।

catchall को भेजे गए ईमेल को हमेशा डेटाबेस से भेजे गए पिछले ईमेल का जवाब होना चाहिए। अगर catchall पर सीधे ईमेल भेजा जाता है, तो भेजने वाले को निम्न मैसेज मिलेगा:

टिप्पणी

ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाया गया ईमेल पता info@company-name.com कंपनी पर सेट किया गया ईमेल पता है। कंपनी प्रोफ़ाइल पर डेवलपर मोड में प्रवेश करने पर, अतिरिक्त कॉन्फ़िगरेशन ऑप्शन (जैसे catchall और बाउंस) रीडेबल हो जाते हैं। इसे ईमेल डोमेन की इंटरनल लिंक पर क्लिक करके मॉडिफ़ाई किया जा सकता है। आमतौर पर इन ऑप्शन को मॉडिफ़ाई करने की सिफ़ारिश नहीं की जाती है जब तक कि स्पेसिफिक ज़रूरतें न हों, क्योंकि यह पहले भेजे गए ईमेल के सभी जवाबों को प्रभावित करेगा।

Example

सीआरएम ऐप्लिकेशन में सेल्स टीम पर एलिया‍स कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। जब ग्राहक सीआरएम ऐप्लिकेशन से आए ईमेल का जवाब देता है, तो reply-to info@company-name.odoo.com होता है।

जब कॉन्टैक्ट ऐप्लिकेशन से ईमेल भेजा जाता है, तो जवाब का पता catchall@company-name.odoo.com होता है क्योंकि कॉन्टैक्ट मॉडल पर कोई एलिया‍स नहीं होता है।

टिप्पणी

यह सलाह दी जाती है कि catchall और bounce के लोकल-पार्ट को अनचेंज रखें। अगर यह वैल्यू बदली जाती है, तो डेटाबेस से भेजे गए पिछले ईमेल में अब भी पिछली लोकल-पार्ट वैल्यू होंगी। इससे जवाब डेटाबेस में सही तरीके से नहीं मिल पाएंगे।

बाउंस

जिस तरह catchall एलिया‍स का इस्तेमाल जवाब के पते को बनाने के लिए किया जाता है, उसी तरह bounce एलिया‍स का इस्तेमाल ईमेल के return-path को बनाने के लिए किया जाता है। return-path का इस्तेमाल तब होता है जब ईमेल पाने वाले को डिलीवर नहीं हो पाते और भेजने वाले को गड़बड़ी रिटर्न की जाती है।

डिफ़ॉल्ट रूप से bounce नाम का इस्तेमाल किया जाएगा। डेवलपर मोड (डीबग मोड) को एनेबल करें और कॉन्फ़िगरेशन को ऐक्सेस करने के लिए सेटिंग ‣ टेक्निकल ‣ ईमेल: Alias Domains पर जाएं।

टिप्पणी

Odoo ऑनलाइन पर, जब डिफ़ॉल्ट आउटगोइं‍ग ईमेल सर्वर का इस्तेमाल किया जाता है, तो return-path पता bounce@company-name.odoo.com वैल्यू पर फोर्स किया जाता है, चाहे bounce एलिया‍स के रूप में कोई भी वैल्यू सेट की गई हो।

जब कोई गड़बड़ी होती है, तो एक नोटिफ़िकेशन मिलता है और चैटर में लाल लिफाफे में दिखाया जाता है। कुछ मामलों में, लाल लिफाफे में सिर्फ़ no error मैसेज हो सकता है, जिसका मतलब है कि एक गड़बड़ी है जिसे Odoo द्वारा हैंडल नहीं किया जा सका।

नेविगेशन बार पर डिस्कस आइकॉन में भी एक नोटिफ़िकेशन दिखाया जाएगा।

Example

अगर पाने वाले का ईमेल पता गलत है, तो चैटर में लाल लिफाफे पर क्लिक करने से फेलियर की वजह बताने वाला गड़बड़ी मैसेज मिलेगा।

Odoo की डिफ़ॉल्ट कॉन्फ़िगरेशन के साथ ईमेल प्राप्त करना

Odoo ऑनलाइन और Odoo.sh पर, ईमेल एलिया‍स, रिप्लाई और बाउंस पते पहले से कॉन्फ़िगर होते हैं। ये पते एलिया‍स डोमेन का इस्तेमाल करते हैं जो ऑटोमैटिकली स्टैंडर्ड डेटाबेस में जोड़ा जाता है।

Example

मान लीजिए कि डेटाबेस यूआरएल https://mydatabase.odoo.com है, तो एलिया‍स डोमेन mydatabase.odoo.com ऑटोमैटिकली बनाया जाता है। Catchall और bounce का इस्तेमाल किया जा सकता है और उनका पता क्रमशः catchall@mydatabase.odoo.com और bounce@mydatabase.odoo.com है।

अगर सीआरएम ऐप्लिकेशन इंस्टॉल है, और info एलिया‍स के साथ एक सेल्स टीम बनाई जाती है, तो info@mydatabase.odoo.com पते का इस्तेमाल तुरंत किया जा सकता है। यही अन्य ऐप्लिकेशन में बनाए गए किसी भी एलिया‍स पर भी लागू होता है।

डेटाबेस डोमेन बिना किसी अतिरिक्त कॉन्फ़िगरेशन के ईमेल प्राप्त करने के लिए इस्तेमाल के लिए तैयार है।

कई Odoo सबडोमेन का इस्तेमाल करना

Odoo ऑनलाइन पर, सिर्फ़ एक ही Odoo सबडोमेन है जो डेटाबेस क्रिएशन पर डिफाइन किया जाता है।

Odoo.sh पर, कई Odoo सबडोमेन का इस्तेमाल करना संभव है। ब्रांच की सेटिंग में, अतिरिक्त Odoo सबडोमेन जोड़े जा सकते हैं जब तक कि वे किसी अन्य ब्रांच में अभी तक इस्तेमाल नहीं किए गए हों। फिर इन डोमेन को एलिया‍स डोमेन में जोड़ा जाना चाहिए ताकि कंपनी द्वारा इस्तेमाल किया जा सके।

इनबाउंड मैसेज के लिए कस्टम डोमेन इस्तेमाल करें

जनरल सेटिंग में एलियास डोमेन सेलेक्ट करना ज़रूरी है। अगर आपके पास कई कंपनियां हैं, तो हर एक को कॉन्फ़िगर करना होगा।

सभी एलियास इस कस्टम डोमेन का इस्तेमाल करेंगे। जिन मॉडल के लिए एलियास कॉन्फ़िगर किया गया है उन पर रिप्लाई [alias]@my-custom-domain.com पर की जाती है। दूसरे मॉडल की रिप्लाई catchall के ज़रिए catchall@my-custom-domain.com पर भेजी जाती है।

महत्त्वपूर्ण

अगर Odoo के ईमेल सर्वर का इस्तेमाल करते हुए कस्टम डोमेन के साथ ईमेल भेजे जाते हैं, तो "Odoo के ईमेल सर्वर के साथ कस्टम डोमेन इस्तेमाल करना" निर्देश फ़ॉलो करें।

चूंकि यह कस्टम डोमेन इस्तेमाल किया जा रहा है, एलियास इस्तेमाल करने वाले सभी ईमेल (रिप्लाई, बाउंस और डायरेक्ट सेंड) डोमेन के एड्रेस पर भेजे जाते हैं। इस तरह वे डोमेन से जुड़े ईमेल सर्वर (MX रिकॉर्ड) को डिलीवर हो जाते हैं। चैटर में उन्हें दिखाने या नए रिकॉर्ड बनाने के लिए, Odoo डेटाबेस में ये इनकमिंग ईमेल रिट्रीव करना ज़रूरी है।

मेथड	फ़ायदे	कमियां
रीडायरेक्शन	सेट अप करना आसान है, ईमेल सीधे डेटाबेस में भेजे जाते हैं।	डेटाबेस के हर एलियास को कॉन्फ़िगर करना ज़रूरी है।
इनकमिंग मेल सर्वर	मेलबॉक्स में ईमेल की कॉपी रखने की सुविधा देता है (IMAP के साथ)। चुने गए मॉडल में रिकॉर्ड बनाने की सुविधा देता है।	CRON पर निर्भर है, यानी ईमेल डेटाबेस में तुरंत रिट्रीव नहीं होते। डेटाबेस के हर एलियास को कॉन्फ़िगर करना ज़रूरी है।
MX रिकॉर्ड	सभी एलियास को सही तरीके से काम करने के लिए सिर्फ़ एक रिकॉर्ड बनाना ज़रूरी है।	सबडोमेन इस्तेमाल करना ज़रूरी है। ऐडवांस टेक्निकल नॉलेज की ज़रूरत होती है।

महत्त्वपूर्ण

ऑन-प्रिमाइस डेटाबेस के लिए, रीडायरेक्शन और MX रिकॉर्ड मेथड के लिए भी मेल गेटवे स्क्रिप्ट कॉन्फ़िगर करना ज़रूरी है। इस स्क्रिप्ट के ज़रिए जाने के लिए ऐडवांस टेक्निकल और इन्फ़्रास्ट्रक्चर नॉलेज की ज़रूरत होती है।

महत्त्वपूर्ण

नीचे बताए गए मेथड को हैंडल करने के बारे में ज़्यादा विस्तृत जानकारी के लिए अपने प्रोवाइडर के दस्तावेज़ देखें।

रीडायरेक्शन

अगर डेटाबेस Odoo ऑनलाइन या Odoo.sh पर होस्ट किया गया है, तो रीडायरेक्शन का इस्तेमाल करना सुझाया जाता है। इससे डेटाबेस में बिना देरी के मैसेज प्राप्त हो सकते हैं।

चेतावनी

Microsoft 365 (Exchange Online) के साथ ईमेल रीडायरेक्शन कॉन्फ़िगर करते समय, ध्यान रखें कि कुछ टेक्निकल सीमाएं आपके सेटअप को प्रभावित कर सकती हैं। कुछ उपयोगकर्ताओं ने रिपोर्ट किया है कि Microsoft 365 सही रीडायरेक्शन को सपोर्ट नहीं करता और सिर्फ़ फॉरवर्डिंग की अनुमति देता है, जो Odoo के ईमेल रूटिंग के लिए ज़रूरत के अनुसार काम नहीं कर सकता।

Microsoft Exchange कॉन्फ़िगरेशन के बारे में ज़्यादा जानकारी के लिए, Microsoft Learn पर जाएं।

कैचऑल और बाउंस पते को डेटाबेस के Odoo सबडोमेन पर रीडायरेक्ट करना अनिवार्य है। इस्तेमाल किए गए हर दूसरे एलियास को भी रीडायरेक्ट किया जाना चाहिए।

Example

एक सेल्स टीम के साथ, निम्नलिखित रीडायरेक्शन आवश्यक हैं:

• catchall@company-name.com → catchall@company-name.odoo.com

• bounce@company-name.com → bounce@company-name.odoo.com

• info@company-name.com → info@company-name.odoo.com

महत्त्वपूर्ण

कुछ प्रोवाइडर टारगेट ईमेल पते पर एक लिंक भेजकर रीडायरेक्शन को वैलिडेट करने के लिए कहते हैं। यह प्रक्रिया कैचऑल और बाउंस के लिए समस्या है क्योंकि इनका इस्तेमाल रिकॉर्ड बनाने के लिए नहीं किया जाता है।

1. मेल एलियास डोमेन पर कैचऑल वैल्यू को बदलें। इस मेन्यू को ऐक्सेस करने के लिए डेवलपर मोड (डीबग मोड) सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, इसे catchall से temp-catchall में बदला जा सकता है। इससे catchall को किसी अन्य एलियास के लोकल-पार्ट के रूप में इस्तेमाल करना संभव हो जाएगा।

2. एक ऐप्लिकेशन खोलें जो एलियास का इस्तेमाल करता है। उदाहरण के लिए, सीआरएम में प्रत्येक सेल्स टीम के लिए एलियास हैं। किसी सेल्स टीम के एलियास के लोकल-पार्ट के रूप में catchall सेट करें।

3. वैलिडेशन ईमेल सीआरएम ऐप्लिकेशन में एक रिकॉर्ड बनाएगा। भेजा गया ईमेल चैटर में दिखाई देगा, जिससे आप रीडायरेक्शन को वैलिडेट कर सकते हैं।

4. सेल्स टीम के एलियास और मेल एलियास डोमेन पर कैचऑल वैल्यू को वापस बदलना न भूलें, ठीक वैसे ही जैसे वे इस प्रक्रिया से पहले थे।

टिप्पणी

रीडायरेक्शन का एक विकल्प फॉरवर्डिंग है। फॉरवर्डिंग के साथ, ईमेल फॉरवर्ड करने वाले पते की पहचान प्रेषक के रूप में की जाएगी, जबकि रीडायरेक्शन के साथ, मूल प्रेषक हमेशा बना रहेगा।

इनकमिंग मेल सर्वर

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, Odoo में ईमेल प्राप्त करने के लिए रीडायरेक्शन का इस्तेमाल करना सुझाया गया तरीका है। हालांकि, इनकमिंग मेल सर्वर सेटअप करना भी संभव है। इस तरीके का इस्तेमाल करने का मतलब है आपके सर्वर पर प्रत्येक मेलबॉक्स, कैचऑल, बाउंस और डेटाबेस के हर एलियास के लिए एक इनकमिंग ईमेल सर्वर बनाना, ताकि सभी इनकमिंग ईमेल प्राप्त किए जा सकें।

चेतावनी

Odoo की इनकमिंग मेल सर्वर सुविधा शेयर्ड इनबॉक्स (जैसे, sales@yourcompany.com या support@yourcompany.com) के लिए डिज़ाइन की गई है ताकि मैसेज को टीम पाइपलाइन, टिकट या दस्तावेज़ों में रूट किया जा सके।

व्यक्तिगत ईमेल पतों (जैसे, mitchell.admin@yourcompany.com) को इनकमिंग मेल सर्वर के रूप में इस्तेमाल करने की सिफारिश नहीं की जाती है। ऐसा करने से सुरक्षा जोखिम बढ़ सकता है, अनपेक्षित मैसेज रूटिंग हो सकती है, प्राइवेसी की समस्याएं हो सकती हैं और जवाबों को सही तरीके से सिंक करने में कठिनाइयां हो सकती हैं।

इनकमिंग मेल सर्वर सेटिंग ‣ टेक्निकल ‣ ईमेल: इनकमिंग मेल सर्वर पर जाकर बनाए जाते हैं।

महत्त्वपूर्ण

हम POP प्रोटोकॉल की तुलना में IMAP प्रोटोकॉल का इस्तेमाल करने की सिफारिश करते हैं, क्योंकि IMAP सभी अपठित ईमेल प्राप्त करता है, जबकि POP सभी ईमेल का इतिहास प्राप्त करता है और फिर उन्हें आपके मेलबॉक्स में डिलीट के रूप में टैग करता है।

सलाह

Google OAuth के साथ Gmail या Microsoft Azure OAuth के साथ Outlook के माध्यम से मेलबॉक्स को कनेक्ट करना भी संभव है।

चुने गए प्रोटोकॉल के बावजूद, ईमेल मेल: फेचमेल सर्विस शेड्यूल्ड ऐक्शन का उपयोग करके फ़ेच किए जाते हैं।

इसके अलावा, Odoo में इनकमिंग मेल सर्वर का उपयोग करने से निर्दिष्ट मॉडल में नए रिकॉर्ड बनाने का अवसर मिलता है। प्रत्येक इनकमिंग मेल सर्वर अलग मॉडल में रिकॉर्ड बना सकता है।

Example

task@company-name.com पर प्राप्त ईमेल Odoo डेटाबेस द्वारा फ़ेच किए जाते हैं। सभी फ़ेच किए गए ईमेल डेटाबेस में नया प्रोजेक्ट टास्क बनाएंगे।

MX रिकॉर्ड

तीसरा विकल्प आपके DNS जोन में MX रिकॉर्ड बनाना है जो आपके डोमेन पर भेजे गए ईमेल को मैनेज करने वाले मेल सर्वर को निर्दिष्ट करता है। ऐडवांस टेक्निकल नॉलेज आवश्यक है।

महत्त्वपूर्ण

यह कॉन्फ़िगरेशन सिर्फ़ Odoo ऑनलाइन या Odoo.sh इन्फ़्रास्ट्रक्चर पर एक सबडोमेन के साथ काम करता है (जैसे, @mail.mydomain.com)। कस्टम सबडोमेन से MX रिकॉर्ड को अपने डेटाबेस के Odoo सबडोमेन की ओर पॉइंट करें, जैसे, mail.mydomain.com से dbname.odoo.com तक।

नीचे होस्टिंग टाइप के आधार पर कुछ स्पेसिफ़िकेशन प्रस्तुत किए गए हैं:

Odoo OnlineOdoo.sh

कस्टम सबडोमेन को आपके Odoo पोर्टल में जोड़ा जाना चाहिए।

इन्फ़िनिट ईमेल लूप

कुछ मामलों में, इन्फ़िनिट मेलिंग लूप बनाए जा सकते हैं। Odoo ऐसे लूप के खिलाफ़ कुछ प्रोटेक्शन प्रदान करता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि एक ही सेंडर एक निश्चित समय अवधि में किसी एलियास को बहुत अधिक ईमेल नहीं भेज सकता जो रिकॉर्ड बनाएंगे।

डिफ़ॉल्ट रूप से, एक ईमेल पता 120 मिनट में 20 ईमेल तक भेज सकता है। यदि ज़्यादा ईमेल भेजे जाते हैं, तो उन्हें ब्लॉक कर दिया जाता है और सेंडर को निम्नलिखित मैसेज प्राप्त होता है:

डिफ़ॉल्ट व्यवहार बदलने के लिए, डेवलपर मोड (डीबग मोड) सक्षम करें, फिर सेटिंग ‣ टेक्निकल ‣ पैरामीटर: सिस्टम पैरामीटर पर जाएं और दो पैरामीटर जोड़ें।

• पहले पैरामीटर के लिए, की के रूप में mail.gateway.loop.minutes दर्ज करें और वैल्यू के रूप में मिनट की संख्या चुनें (120 डिफ़ॉल्ट व्यवहार है)।

• दूसरे पैरामीटर के लिए, की के रूप में mail.gateway.loop.threshold दर्ज करें और वैल्यू के रूप में ईमेल की संख्या चुनें (20 डिफ़ॉल्ट व्यवहार है)।

एलियास डोमेन सिस्टम पैरामीटर की अनुमति दें

इनकमिंग एलियास Odoo डेटाबेस में इनकमिंग ईमेल प्राप्त करके रिकॉर्ड बनाने के लिए सेट किए जाते हैं। Odoo डेटाबेस में सेट किए गए एलियास देखने के लिए, पहले डेवलपर मोड सक्रिय करें। फिर, सेटिंग ऐप्लिकेशन ‣ टेक्निकल ‣ एलियास पर जाएं।

निम्नलिखित सिस्टम पैरामीटर, mail.catchall.domain.allowed, अनुमत एलियास डोमेन वैल्यू के साथ सेट किया गया, जिन्हें कॉमा से अलग किया गया है, एलियास पर सही ढंग से एड्रेस किए गए ईमेल को फ़िल्टर करता है। उन डोमेन को सेट करना जिनके लिए एलियास टिकट, लीड, अवसर आदि बना सकता है, उन फ़ॉल्स पॉज़िटिव को समाप्त करता है जहां केवल प्रीफ़िक्स एलियास वाले ईमेल पते मौजूद हैं, डोमेन नहीं।

कुछ मामलों में, Odoo डेटाबेस में मैच तब किए गए हैं जब एक ईमेल उसी एलिअस प्रीफ़िक्स और इनकमिंग ईमेल एड्रेस पर अलग डोमेन के साथ प्राप्त होता है। यह इनकमिंग ईमेल के सेंडर, रिसीपिएंट और CC ईमेल एड्रेसेस में सही है।

Example

जब Odoo सेंडर, रिसीपिएंट या CC ईमेल एड्रेसेस में commercial प्रीफ़िक्स एलिअस के साथ ईमेल प्राप्त करता है (जैसे commercial@example.com), तो डेटाबेस गलती से ईमेल को अलग डोमेन के साथ पूर्ण commercial एलिअस के रूप में मानता है और इसलिए, एक टिकट/लीड/अवसर/आदि बनाता है।

mail.catchall.domain.allowed सिस्टम पैरामीटर जोड़ने के लिए, पहले डेवलपर मोड को एक्टिवेट करें। फिर, सेटिंग ऐप्लिकेशन ‣ टेक्निकल ‣ सिस्टम पैरामीटर पर जाएं। नया पर क्लिक करें। फिर, की फ़ील्ड के लिए mail.catchall.domain.allowed टाइप करें।

अगला, वैल्यू फ़ील्ड के लिए, कॉमा से अलग किए गए डोमेन जोड़ें। मैन्युअल रूप से (सेव करें), और सिस्टम पैरामीटर तुरंत प्रभावी हो जाता है।

लोकल-पार्ट पर आधारित इनकमिंग पहचान

नया एलिअस बनाते समय, लोकल-पार्ट आधारित इनकमिंग डिटेक्शन को एनेबल करने का विकल्प होता है। अगर एनेबल किया जाता है, तो Odoo को इनकमिंग ईमेल को रूट करने के लिए केवल लोकल-पार्ट को मैच करने की आवश्यकता होती है। अगर यह फ़ीचर बंद है, तो Odoo को इनकमिंग ईमेल को रूट करने के लिए पूरे ईमेल एड्रेस को मैच करने की आवश्यकता होती है।