इनवॉइसिंग प्रक्रियाएं¶
आपके बिज़नेस और आपके द्वारा इस्तेमाल की जाने वाली ऐप्लिकेशन के आधार पर, Odoo में ग्राहक इनवॉइस की क्रिएशन को ऑटोमेट करने के अलग-अलग तरीके हैं। आमतौर पर, ड्राफ़्ट इनवॉइस सिस्टम द्वारा बनाए जाते हैं (सेल्स ऑर्डर या कॉन्ट्रैक्ट जैसे अन्य दस्तावेज़ों से आने वाली जानकारी के साथ) और अकाउंटेंट को केवल ड्राफ़्ट इनवॉइस को वैलिडेट करना होता है और इनवॉइस को बैच में भेजना होता है (रेगुलर मेल या ईमेल के ज़रिए)।
आपके बिज़नेस के आधार पर, आप ड्राफ़्ट इनवॉइस बनाने के लिए निम्नलिखित में से किसी एक तरीके को चुन सकते हैं:
सेल्स¶
सेल्स ऑर्डर • इनवॉइस¶
अधिकांश कंपनियों में, सेल्सपर्सन कोटेशन बनाते हैं जो वैलिडेट होने के बाद सेल्स ऑर्डर बन जाते हैं। फिर, सेल्स ऑर्डर के आधार पर ड्राफ़्ट इनवॉइस बनाए जाते हैं। आपके पास विभिन्न ऑप्शन हैं जैसे:
मैन्युअली इनवॉइस करें: ड्राफ़्ट इनवॉइस ट्रिगर करने के लिए सेल ऑर्डर पर एक बटन का इस्तेमाल करें
डिलीवरी से पहले इनवॉइस करें: डिलीवरी ऑर्डर ट्रिगर करने से पहले पूरे ऑर्डर का इनवॉइस करें
डिलीवरी ऑर्डर के आधार पर इनवॉइस करें: अगला सेक्शन देखें
डिलीवरी से पहले इनवॉइस आमतौर पर ई-कॉमर्स ऐप्लिकेशन द्वारा इस्तेमाल किया जाता है जब ग्राहक ऑर्डर पर पेमेंट करता है और हम बाद में डिलीवर करते हैं। (प्री-पेड)
अधिकांश अन्य यूज़ केस के लिए, मैन्युअली इनवॉइस करने की सिफ़ारिश की जाती है। यह सेल्सपर्सन को ऑप्शन के साथ डिमांड पर इनवॉइस ट्रिगर करने की अनुमति देता है: पूरे ऑर्डर का इनवॉइस करें, एक प्रतिशत (एडवांस) का इनवॉइस करें, कुछ लाइनों का इनवॉइस करें, एक निश्चित एडवांस का इनवॉइस करें।
यह प्रोसेस सर्विस और फ़िज़िकल प्रॉडक्ट दोनों के लिए अच्छी है।
यह भी देखें
सेल्स ऑर्डर • डिलीवरी ऑर्डर • इनवॉइस¶
रिटेलर्स और ई-कॉमर्स आमतौर पर सेल्स ऑर्डर के बजाय डिलीवरी ऑर्डर के आधार पर इनवॉइस करते हैं। यह दृष्टिकोण उन बिज़नेस के लिए उपयुक्त है जहां आपकी डिलीवर की जाने वाली मात्रा ऑर्डर की गई मात्रा से अलग हो सकती है: खाद्य पदार्थ (वास्तविक Kg के आधार पर इनवॉइस)।
इस तरह, अगर आप आंशिक ऑर्डर डिलीवर करते हैं, तो आप केवल उसी का इनवॉइस करते हैं जो आपने वास्तव में डिलीवर किया है। अगर आप बैक ऑर्डर करते हैं (आंशिक रूप से डिलीवर करें और बाकी बाद में), तो ग्राहक को दो इनवॉइस मिलेंगी, प्रत्येक डिलीवरी ऑर्डर के लिए एक।
यह भी देखें
ई-कॉमर्स ऑर्डर • इनवॉइस¶
एक ई-कॉमर्स ऑर्डर पूरी तरह से पेड होने पर ऑर्डर की क्रिएशन को भी ट्रिगर करेगा। अगर आप चेक या वायर ट्रांसफ़र द्वारा ऑर्डर का पेमेंट करने की अनुमति देते हैं, तो Odoo केवल एक ऑर्डर बनाता है और इनवॉइस पेमेंट प्राप्त होने के बाद ट्रिगर होगी।
कॉन्ट्रैक्ट¶
रेगुलर कॉन्ट्रैक्ट • इनवॉइस¶
अगर आप कॉन्ट्रैक्ट का इस्तेमाल करते हैं, तो आप समय और सामग्री खर्च, एक्सपेंस या सर्विस/प्रॉडक्ट की निश्चित लाइनों के आधार पर इनवॉइस ट्रिगर कर सकते हैं। हर महीने, सेल्सपर्सन कॉन्ट्रैक्ट पर गतिविधियों के आधार पर इनवॉइस ट्रिगर करेगा।
गतिविधियां हो सकती हैं:
फ़िक्स्ड प्रॉडक्ट/सर्विस, इस कॉन्ट्रैक्ट से लिंक किए गए सेल ऑर्डर से आ रही हैं
खरीदी गई मटेरियल (जिसे आप री-इनवॉइस करेंगे)
टाइमशीट या खरीद (सबकॉन्ट्रैक्टिंग) के आधार पर टाइम और मटेरियल
ट्रैवल और एकोमोडेशन जैसे एक्सपेंस जिन्हें आप ग्राहक को री-इनवॉइस करते हैं
आप कॉन्ट्रैक्ट के अंत में इनवॉइस कर सकते हैं या इंटरमीडिएट इनवॉइस ट्रिगर कर सकते हैं। यह अप्रोच सर्विस कंपनियों द्वारा इस्तेमाल की जाती है जो ज़्यादातर टाइम और मटेरियल के आधार पर इनवॉइस करती हैं। सर्विस कंपनियां जो फ़िक्स प्राइस पर इनवॉइस करती हैं, वे रेगुलर सेल्स ऑर्डर इस्तेमाल करती हैं।
रिकरिंग कॉन्ट्रैक्ट ‣ इनवॉइस¶
सब्सक्रिप्शन के लिए, एक इनवॉइस ऑटोमैटिकली, पीरियोडिकली ट्रिगर होती है। इनवॉइसिंग की फ़्रीक्वेंसी और इनवॉइस की गई सर्विस/प्रॉडक्ट कॉन्ट्रैक्ट पर डिफ़ाइन की गई हैं।
यह भी देखें
अन्य¶
मैन्युअली इनवॉइस बनाना¶
यूज़र कॉन्ट्रैक्ट या सेल्स ऑर्डर का इस्तेमाल किए बिना भी मैन्युअली इनवॉइस बना सकते हैं। यह एक रेकमेंडेड अप्रोच है अगर आपको सेल्स प्रोसेस (कोटेशन), या प्रॉडक्ट या सर्विस की डिलीवरी को मैनेज करने की ज़रूरत नहीं है।
अगर आप सेल्स ऑर्डर से इनवॉइस जनरेट करते हैं, तब भी आपको एक्सेप्शनल यूज़ केस में मैन्युअली इनवॉइस बनाने की ज़रूरत हो सकती है:
अगर आपको रिफ़ंड बनाना है
अगर आपको डिस्काउंट देना है
अगर आपको सेल्स ऑर्डर से बनाई गई इनवॉइस को बदलना है
अगर आपको अपने कोर बिज़नेस से संबंधित नहीं किसी चीज़ का इनवॉइस करना है
विशिष्ट मॉड्यूल¶
कुछ विशिष्ट मॉड्यूल भी ड्राफ़्ट इनवॉइस जनरेट कर सकते हैं:
मेंबरशिप: अपने सदस्यों को हर साल इनवॉइस करें
रिपेयर: अपनी आफ़्टर-सेल सर्विस के लिए इनवॉइस करें
इनवॉइस का रीसीक्वेंसिंग¶
इनवॉइस को रीसीक्वेंस करना संभव है लेकिन कुछ रेस्ट्रिक्शन के साथ:
यह फ़ीचर तब काम नहीं करता जब एंट्री लॉक डेट से पिछली हैं।
यह फ़ीचर काम नहीं करता अगर सीक्वेंस एंट्री के महीने के साथ असंगत है।
यह काम नहीं करता अगर सीक्वेंस डुप्लीकेट की ओर ले जाता है।
इनवॉइस का ऑर्डर अपरिवर्तित रहता है।
यह उन लोगों के लिए उपयोगी है जो दूसरे सॉफ़्टवेयर से नंबरिंग इस्तेमाल करते हैं और जो शुरुआत से दोबारा शुरू किए बिना मौजूदा साल जारी रखना चाहते हैं।
ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) के साथ इनवॉइस डिजिटाइज़ेशन¶
इनवॉइस डिजिटाइज़ेशन पारंपरिक पेपर इनवॉइस को आपकी अकाउंटिंग में ऑटोमैटिकली इनवॉइस फ़ॉर्म में एन्कोडिंग करने की प्रक्रिया है।
Odoo दस्तावेज़ के कॉन्टेंट को पहचानने के लिए OCR और आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस तकनीकों का इस्तेमाल करता है। वेंडर बिल और ग्राहक इनवॉइस फ़ॉर्म स्कैन किए गए इनवॉइस के आधार पर ऑटोमैटिकली बनाए और भरे जाते हैं।
यह भी देखें