शेयर और सहयोग करें

Odoo स्प्रेडशीट विभिन्न फ़ीचर्स ऑफ़र करती है जो कंट्रोल और ट्रेसेबिलिटी के उचित लेवल को सुनिश्चित करते हुए कुशल रियल-टाइम सहयोग की अनुमति देते हैं, जिनमें शामिल हैं:

• परमिशन-आधारित शेयरिंग

• वर्शन हिस्ट्री

• कमेंट्स और स्प्रेडशीट के चैटर थ्रेड के ज़रिए चर्चा

ऐक्सेस और शेयरिंग

सिद्धांत रूप में, Odoo स्प्रेडशीट्स को ऐक्सेस करने के अधिकार Documents ऐप्लिकेशन में किसी अन्य फ़ाइल की तरह ही हैंडल किए जाते हैं। रोल्स और परमिशन या तो उस फ़ोल्डर से इनहेरिट की जाती हैं जिसमें स्प्रेडशीट सेव है या स्प्रेडशीट के लेवल पर ही कंट्रोल की जाती हैं।

हालांकि, ऐक्सेस और डेटा विज़िबिलिटी दोनों के संदर्भ में, स्प्रेडशीट जिनमें केवल स्टैटिक डेटा होता है और स्प्रेडशीट जिनमें डायनैमिक Odoo डेटा होता है के बीच विचार करने योग्य ज़रूरी अंतर हैं।

सलाह

• किसी फ़ोल्डर या स्प्रेडशीट का ऐक्सेस इसके ओनर या Editor अधिकार वाले किसी भी उपयोगकर्ता द्वारा मैनेज किया जा सकता है।

• Viewer अधिकार वाला उपयोगकर्ता किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता के साथ सीधे स्प्रेडशीट शेयर नहीं कर सकता, लेकिन स्प्रेडशीट का लिंक कॉपी कर सकता है।

• स्प्रेडशीट तक ऐक्सेस वाला कोई भी उपयोगकर्ता मेन्यू बार से File ‣ Download पर क्लिक करके इसे .xlsx फ़ाइल के रूप में डाउनलोड कर सकता है। अगर स्प्रेडशीट में डायनैमिक डेटा था, तो डाउनलोड के समय वैल्यूज़ फ्रीज़ हो जाती हैं।

रोल्स और परमिशन

परमिशन निम्नलिखित रोल्स का इस्तेमाल करके मैनेज की जाती हैं:

भूमिका	देखें	संपादित	हटाएं	.xlsx डाउनलोड करें	शेयर करें	रोल्स मैनेज करें	कमेंट्स का इस्तेमाल करें	चैटर का इस्तेमाल करें
मालिक					विशिष्ट लोगों के साथ या लिंक के ज़रिए	मालिक बदलना शामिल है
एडिटर					विशिष्ट लोगों के साथ या लिंक के ज़रिए	लेकिन मालिक नहीं बदल सकते
व्यूअर					सिर्फ़ लिंक के ज़रिए

स्टैटिक स्प्रेडशीट शेयर करें

सिर्फ़ स्टैटिक डेटा वाली स्प्रेडशीट को स्प्रेडशीट के मालिक या Editor अधिकारों वाले किसी भी उपयोगकर्ता द्वारा इंटरनल या एक्सटर्नल रूप से शेयर किया जा सकता है।

ऐसा करने के लिए, स्प्रेडशीट के ऊपर दाएं कोने में Share पर क्लिक करें, फिर उपयुक्त रूप से ऐक्सेस कॉन्फ़िगर करें।

डायनैमिक स्प्रेडशीट शेयर करें

एक स्प्रेडशीट को डायनैमिक स्प्रेडशीट माना जाता है अगर इसमें निम्नलिखित में से कोई भी हो:

• फ़ॉर्मूले जो Odoo डेटाबेस से लाइव डेटा प्राप्त करते हैं, जैसे स्प्रेडशीट में इन्सर्ट की गई लिस्ट या पिवट टेबल

• एक लिंक किया गया डेटा सोर्स, भले ही संबंधित लिस्ट या पिवट टेबल स्प्रेडशीट से डिलीट कर दी गई हो

• Odoo मेन्यू आइटम्स के लिंक

इंटरनल शेयरिंग

डायनैमिक Odoo डेटा वाली स्प्रेडशीट को सिर्फ़ इंटरनल उपयोगकर्ताओं के साथ स्प्रेडशीट के मालिक या Editor अधिकारों वाले किसी भी उपयोगकर्ता द्वारा शेयर किया जा सकता है।

हालांकि, स्प्रेडशीट तक ऐक्सेस होने का मतलब यह ज़रूरी नहीं है कि इंटरनल उपयोगकर्ता मूल स्प्रेडशीट का सभी डेटा देखता है। डायनैमिक Odoo डेटा की विज़िबिलिटी इंटरनल उपयोगकर्ता के उस मॉडल के ऐक्सेस अधिकारों पर आधारित होती है जिससे डेटा प्राप्त किया गया है, और किसी भी रिकॉर्ड नियम को ध्यान में रखती है जो ऐक्सेस को प्रतिबंधित कर सकते हैं।

महत्त्वपूर्ण

डेटा देखने की अनुमतियों को तब ध्यान में रखा जाता है जब इंटरनल उपयोगकर्ता स्प्रेडशीट खोलता है, स्प्रेडशीट में सिर्फ़ वही डेटा भरा जाता है जिसे देखने के लिए उपयोगकर्ता अधिकृत है।

Example

एक सेल्स मैनेजर एक स्प्रेडशीट बनाता है जिसमें उनकी टीम के सभी सेल्सपर्सन के लिए सेल्स डेटा शामिल है। Sales / User: Own Documents Only अनुमति वाले उपयोगकर्ता सिर्फ़ अपनी खुद की सेल्स से संबंधित डेटा देखते हैं।

डायनैमिक Odoo डेटा वाली स्प्रेडशीट शेयर करने के लिए, स्प्रेडशीट के ऊपर दाएं कोने में Share पर क्लिक करें, फिर उपयुक्त रूप से ऐक्सेस कॉन्फ़िगर करें।

एक्सटर्नल शेयरिंग

डायनैमिक Odoo डेटा वाली स्प्रेडशीट एक्सटर्नल उपयोगकर्ताओं द्वारा ऐक्सेस नहीं की जा सकती।

टिप्पणी

अगर कोई एक्सटर्नल उपयोगकर्ता लिंक के ज़रिए डायनैमिक स्प्रेडशीट को ऐक्सेस करने की कोशिश करता है, तो एक गड़बड़ी मैसेज दिखाया जाता है।

अगर Odoo डेटा वाली किसी स्प्रेडशीट को एक्सटर्नल उपयोगकर्ता के साथ शेयर करना है, तो स्प्रेडशीट का मालिक या Editor राइट्स वाला उपयोगकर्ता एक फ़्रोज़न, रीड-ओनली वर्शन बना सकता है। इस वर्शन में, सभी Odoo फ़ॉर्मूले उस समय की अपनी वैल्यू में बदल जाते हैं जब फ़्रोज़न वर्शन बनाया जाता है, और Odoo मेन्यू के सभी लिंक हटा दिए जाते हैं।

डायनैमिक Odoo डेटा वाली स्प्रेडशीट का फ़्रोज़न वर्शन बनाने के लिए, मेन्यू बार से File ‣ Share ‣ Freeze and share पर क्लिक करें, फिर ज़रूरत के मुताबिक़ ऐक्सेस कॉन्फ़िगर करें।

सलाह

Odoo डेटा वाली स्प्रेडशीट के फ़्रोज़न वर्शन को .xlsx फ़ाइल के रूप में डाउनलोड करना भी संभव है, मेन्यू बार से File ‣ Download पर क्लिक करके। किसी भी डायनैमिक डेटा की वैल्यू डाउनलोड के समय फ़्रीज़ हो जाती है।

कमेंट्स और चैटर

Odoo स्प्रेडशीट उन दूसरे उपयोगकर्ताओं के साथ संवाद करने के दो तरीक़े ऑफ़र करती है जिनके पास उसी स्प्रेडशीट का ऐक्सेस है, यानी इस्तेमाल करके:

• कमेंट्स

• स्प्रेडशीट का चैटर थ्रेड

स्प्रेडशीट में कमेंट्स का इस्तेमाल करें

कमेंट्स, जो स्प्रेडशीट की अलग-अलग सेल में जोड़े जाते हैं, स्प्रेडशीट के किसी ख़ास एलिमेंट पर चर्चा करने के लिए उपयोगी होते हैं। दूसरे सहयोगियों को @ टाइप करके और फिर उनका नाम लिखकर सूचित किया जा सकता है।

महत्त्वपूर्ण

सिर्फ़ स्प्रेडशीट का मालिक या Editor राइट्स वाले उपयोगकर्ता ही स्प्रेडशीट में कमेंट्स का इस्तेमाल कर सकते हैं; दोनों भूमिकाएँ एक जैसे एक्शन कर सकती हैं। कमेंट्स Viewer राइट्स वाले उपयोगकर्ताओं को दिखाई नहीं देते।

कमेंट्स जोड़ें या रिएक्ट करें

कमेंट जोड़ने या रिएक्ट करने के लिए:

1. अगर कमेंट:

   • सेल में पहला कमेंट जोड़ा जा रहा है, तो सेल पर राइट-क्लिक करें फिर Insert comment पर क्लिक करें या मेन्यू बार से Insert ‣ Insert comment पर क्लिक करें।

   • किसी सेल पर मौजूद कमेंट थ्रेड के लिए रिएक्शन है, तो थ्रेड खोलने के लिए संबंधित सेल या कमेंट थ्रेड पर क्लिक करें।

2. टेक्स्ट बॉक्स में एक कमेंट टाइप करें।

   सलाह

   • आइकॉन पर क्लिक करें, फिर:

     • Documents से जोड़ें Documents ऐप्लिकेशन में सेव की गई फ़ाइल जोड़ने के लिए

     • GIFs जोड़ें GIFs जोड़ने के लिए (अगर यह सामान्य सेटिंग में सक्षम है)

   • (इमोजी जोड़ें) पर क्लिक करें इमोजी जोड़ने के लिए।

   • किसी उपयोगकर्ता को कमेंट में टैग करने के लिए @ टाइप करें और उसके बाद उपयोगकर्ता का नाम लिखें।

3. कमेंट लॉग करने के लिए (लॉग) आइकॉन पर क्लिक करें या Enter दबाएं।

कमेंट थ्रेड बंद करने के लिए स्प्रेडशीट में कहीं भी क्लिक करें।

सलाह

किसी व्यक्तिगत कमेंट पर सिर्फ़ इमोजी से प्रतिक्रिया देने के लिए, कमेंट पर होवर करें, (प्रतिक्रिया जोड़ें) आइकॉन पर क्लिक करें, फिर इच्छित इमोजी चुनें।

कमेंट देखें

जब किसी सेल में कमेंट जोड़ा जाता है, तो सेल के ऊपरी दाएं कोने में एक छोटा पीला त्रिकोण दिखाई देता है।

किसी एकल सेल पर कमेंट थ्रेड देखने के लिए, सेल पर होवर करें; थ्रेड खोलने के लिए सेल या कमेंट थ्रेड पर क्लिक करें ताकि कमेंट जोड़ सकें।

स्प्रेडशीट पर सभी कमेंट देखने के लिए, मेन्यू बार से देखें ‣ सभी कमेंट पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, कमेंट थ्रेड खोलने के बाद, सभी कमेंट खोलें पर क्लिक करें।

स्प्रेडशीट के दाईं ओर कमेंट पैनल खुलता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, स्प्रेडशीट की सभी शीट के लिए कमेंट थ्रेड दिखाए जाते हैं, जो शीट के अनुसार समूहीकृत होते हैं। केवल वर्तमान शीट के कमेंट थ्रेड देखने के लिए, कमेंट फ़िल्टर करें फ़ील्ड में यह शीट चुनें।

कमेंट पैनल में किसी कमेंट थ्रेड पर क्लिक करें इसे खोलने के लिए।

कमेंट में बदलाव करें या मिटाएं

टिप्पणी

स्प्रेडशीट का स्वामी या संपादक अधिकार वाले उपयोगकर्ता किसी भी कमेंट में बदलाव कर सकते हैं या उसे मिटा सकते हैं।

कमेंट में बदलाव करने के लिए:

1. कमेंट पर होवर करें, फिर (एलिप्सिस) आइकॉन पर क्लिक करें।

2. बदलाव करें पर क्लिक करें।

3. इच्छित बदलाव करें, फिर सेव करें पर क्लिक करें या Enter दबाएं। बदलाव रद्द करने के लिए, रद्द करें पर क्लिक करें या Escape दबाएं।

सलाह

जिस कमेंट में बदलाव किया गया है उसके टेक्स्ट के अंत में (संपादित) जोड़ा जाता है।

किसी टिप्पणी को मिटाने के लिए:

1. कमेंट पर होवर करें, फिर (एलिप्सिस) आइकॉन पर क्लिक करें।

2. मिटाएं पर क्लिक करें।

3. हटाने की पुष्टि करने के लिए पुष्टि करें पर क्लिक करें।

टिप्पणी थ्रेड रिज़ॉल्व करें

टिप्पणी थ्रेड रिज़ॉल्व करने के लिए:

1. मेन्यू बार से देखें ‣ सभी टिप्पणियां पर क्लिक करके टिप्पणियां पैनल को ऐक्सेस करें। वैकल्पिक रूप से, टिप्पणी थ्रेड खुला होने पर, सभी टिप्पणियां खोलें पर क्लिक करें।

2. संबंधित टिप्पणी थ्रेड के लिए (इलिप्सिस) आइकॉन पर क्लिक करें, फिर इस थ्रेड को रिज़ॉल्व करें पर क्लिक करें।

एक बार रिज़ॉल्व हो जाने पर, टिप्पणी थ्रेड सीधे स्प्रेडशीट पर सुलभ नहीं रहता है, लेकिन टिप्पणियां पैनल में दिखाई देता रहता है; रिज़ॉल्व किए गए थ्रेड को (चेक) आइकॉन द्वारा पहचाना जाता है।

रिज़ॉल्व की गई टिप्पणी थ्रेड को फिर से खोलने के लिए, टिप्पणियां पैनल से, संबंधित टिप्पणी थ्रेड के लिए (इलिप्सिस) आइकॉन पर क्लिक करें, फिर इस थ्रेड को फिर से खोलें पर क्लिक करें।

स्प्रेडशीट के चैटर थ्रेड का इस्तेमाल करें

जबकि स्प्रेडशीट के विशिष्ट सेल पर टिप्पणियां स्प्रेडशीट के विशिष्ट तत्वों के बारे में चर्चा के लिए उपयुक्त हैं, स्प्रेडशीट का चैटर थ्रेड अधिक सामान्य चर्चा की अनुमति देता है।

स्प्रेडशीट के चैटर थ्रेड को ऐक्सेस करने के लिए:

1. दस्तावेज़ ऐप्लिकेशन खुला होने पर, उस फ़ोल्डर या सेक्शन पर जाएं जहां स्प्रेडशीट सहेजी गई है।

2. ऊपरी-दाएं कोने में (सूची) दृश्य का चयन करें।

3. संबंधित स्प्रेडशीट का चयन करें, फिर व्यू सिलेक्टर के बगल में ऊपरी-दाएं कोने में (जानकारी और टैग) बटन पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, स्प्रेडशीट चयनित होने पर, ऐक्शन बटन पर क्लिक करें, फिर (जानकारी और टैग) का चयन करें।

स्प्रेडशीट का चैटर थ्रेड स्क्रीन के दाईं ओर, स्प्रेडशीट के विवरण पैनल के नीचे खुलता है।