साल के अंत की समाप्ति¶
फ़ाइनेंशियल सटीकता बनाए रखने, नियमों का अनुपालन करने, सूचित निर्णय लेने और रिपोर्टिंग में पारदर्शिता सुनिश्चित करने के लिए ईयर-एंड क्लोज़िंग आवश्यक है।
यह भी देखें
वित्तीय वर्ष¶
डिफ़ॉल्ट रूप से, वित्तीय वर्ष 12 महीने तक चलने के लिए सेट होता है और 31 दिसंबर को समाप्त होता है। हालांकि, सांस्कृतिक, प्रशासनिक और आर्थिक विचारों के कारण इसकी अवधि और खत्म होने की तारीख भिन्न हो सकती है।
इन वैल्यू को बदलने के लिए, पर जाएं। फिस्कल पीरियड्स सेक्शन के तहत, अगर ज़रूरी हो तो लास्ट डे फ़ील्ड बदलें।
अगर अवधि 12 महीने से ज़्यादा या कम चलती है, तो फिस्कल ईयर्स को सक्षम करें और सेव करें। फिस्कल पीरियड्स सेक्शन पर वापस जाएं और फिस्कल ईयर्स पर क्लिक करें। फिर, नया पर क्लिक करें, इसे एक नाम दें और शुरू होने की तारीख और खत्म होने की तारीख दोनों डालें।
टिप्पणी
एक बार निर्धारित वित्तीय अवधि समाप्त हो जाने के बाद, Odoo ऑटोमैटिकली डिफ़ॉल्ट अवधि पर वापस चला जाता है, लास्ट डे फ़ील्ड में निर्दिष्ट वैल्यू पर विचार करते हुए।
साल के अंत की चेकलिस्ट¶
समापन से पहले¶
वित्तीय वर्ष को बंद करने से पहले, सुनिश्चित करें कि सब कुछ सटीक और अप-टू-डेट है:
सुनिश्चित करें कि सभी बैंक अकाउंट ईयर-एंड तक पूरी तरह से reconciled हैं और पुष्टि करें कि एंडिंग बुक बैलेंस बैंक स्टेटमेंट बैलेंस से मेल खाते हैं।
पुष्टि करें कि सभी customer invoices और vendor bills बनाए जा चुके हैं और सभी ड्राफ़्ट एंट्री को जरूरत के अनुसार या तो पुष्टि कर दी गई है या रद्द कर दी गई है।
सभी एक्सपेंस की सटीकता सुनिश्चित करें और उन्हें वैलिडेट करें।
यह सुनिश्चित करें कि सभी प्राप्त पेमेंट एनकोड और कन्फर्म किए गए हैं।
सभी सस्पेंस अकाउंट बंद करें।
सुनिश्चित करें कि loans ऑटोमैटिक अमोर्टाइज़ेशन कैलकुलेशन के लिए सही तरीके से रजिस्टर किए गए हैं।
60 दिन से ज़्यादा के ओवरड्यू पेएबल और रिसीवेबल की समीक्षा करें, और आकलन करें कि अनिश्चित देनदारियों के लिए प्रावधान या संदिग्ध अकाउंट के लिए भत्ता ज़रूरी है या नहीं।
सभी डेप्रिसिएशन और डिफर्ड रेवेन्यू एंट्री बुक करें।
फिस्कल साल को बंद करना¶
फिर, फिस्कल साल को बंद करने के लिए:
टैक्स रिपोर्ट रन करें, और सत्यापित करें कि सभी टैक्स जानकारी सही है।
बैलेंस शीट पर सभी अकाउंट को रिकंसाइल करें:
बैंक स्टेटमेंट के अनुसार वास्तविक बैलेंस को दर्शाने के लिए Odoo में बैंक बैलेंस अपडेट करें।
एज्ड रिसीवेबल और एज्ड पेएबल रिपोर्ट रन करके कैश और बैंक अकाउंट में सभी ट्रांज़ैक्शन को रिकंसाइल करें।
सभी अकाउंट को ऑडिट करें, सभी ट्रांज़ैक्शन और उनकी प्रकृति को पूरी तरह से समझें, जिसमें लोन और फिक्स्ड एसेट शामिल हैं।
ऑप्शनल रूप से, किसी भी ओपन वेंडर बिल और ग्राहक इनवॉइस को उनके पेमेंट के साथ वैलिडेट करने के लिए पेमेंट मैच करें। हालांकि यह स्टेप ऑप्शनल है, अगर सभी बकाया पेमेंट और इनवॉइस रिकंसाइल किए गए हैं तो यह साल के अंत की क्लोजिंग प्रक्रिया में सहायता कर सकता है, जिससे संभावित रूप से सिस्टम में त्रुटियां या गलतियां मिल सकती हैं।
इसके बाद, अकाउंटेंट संभवतः बैलेंस शीट आइटम को सत्यापित करता है और निम्नलिखित के लिए एंट्री बुक करता है:
साल के अंत का मैन्युअल एडजस्टमेंट,
वर्क इन प्रोग्रेस,
डेप्रिसिएशन जर्नल एंट्री,
लोन,
टैक्स एडजस्टमेंट,
आदि।
साल के अंत के ऑडिट के दौरान, अकाउंटेंट सभी बैलेंस शीट आइटम (जैसे लोन, बैंक अकाउंट, प्रीपेमेंट, सेल्स टैक्स स्टेटमेंट) की पेपर कॉपी प्रिंट कर सकता है ताकि उन्हें Odoo में रिकॉर्ड किए गए बैलेंस के साथ तुलना की जा सके।
सलाह
इस प्रोसेस के हिस्से के रूप में, पिछले वित्तीय साल के आख़िरी दिन (समावेशी) को Lock Everything तारीख सेट करना अच्छी प्रैक्टिस है। यह सुनिश्चित करता है कि ऑडिट के दौरान लॉक तारीख पर या उससे पहले की अकाउंटिंग तारीख वाली जर्नल एंट्री बनाई या बदली नहीं जा सकती। एडमिन ऐक्सेस राइट वाले उपयोगकर्ता तब भी एंट्री बना और बदल सकते हैं अगर एक्सेप्शन कॉन्फ़िगर किया गया हो।
लॉक एवरीथिंग डेट¶
लॉक डेट सेट करने से लॉक डेट या उससे पहले की अकाउंटिंग तारीख वाली किसी भी पोस्ट की गई जर्नल एंट्री में संशोधन रोका जाता है। यह लॉक डेट या उससे पहले की अकाउंटिंग तारीख वाली नई एंट्री पोस्ट करने से भी रोकता है। ऐसे मामलों में, सिस्टम ऑटोमैटिकली अकाउंटिंग तारीख को लॉक डेट के अगले दिन सेट कर देता है।
लॉक एवरीथिंग डेट सेट करने के लिए, पर जाएं। लॉक जर्नल एंट्रीज़ विंडो में, लॉक एवरीथिंग डेट सेट करें और सेव करें।
Lock Everything तारीख सेट करने के बाद, अगर कोई बदलाव ज़रूरी हो तो एक्सेप्शन बनाया जा सकता है।
लॉक तारीख एक्सेप्शन¶
अकाउंटिंग ऐप्लिकेशन में एडमिन ऐक्सेस राइट वाले उपयोगकर्ता एक्सेप्शन बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए:
लॉक तारीख सेट और सेव करने के बाद, पर जाएं। Lock Journal Entries विंडो में, Lock Everything तारीख हटाएं।
Exception बैनर में, चुनें कि यह एक्सेप्शन for me (मौजूदा उपयोगकर्ता) के लिए सेट होना चाहिए या for everyone के लिए, और यह कितने समय तक रहना चाहिए।
इस अपवाद के लिए एक वजह जोड़ी जा सकती है।
यह सभी जानकारी कंपनी रिकॉर्ड के चैटर में लॉग की जाती है।
सलाह
सेव होने के बाद लॉक तारीख हटाने के लिए, एक्सेप्शन को for everyone के लिए लागू होने के लिए कॉन्फ़िगर करें और अवधि forever पर सेट करें। यह Hard Lock तारीख पर लागू नहीं होता, जो अपरिवर्तनीयता सुनिश्चित करने और कुछ देशों में अकाउंटिंग आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अपरिवर्तनीय है।
वर्तमान वर्ष की कमाई¶
महत्त्वपूर्ण
Odoo 19 से पहले के वर्शन में, करंट ईयर अर्निंग को अलग तरीके से मैनेज किया जाता था। आपकी रिपोर्टिंग हिस्ट्री में निरंतरता के लिए, अपग्रेड करने वाले यूज़र को पिछले फिस्कल ईयर को दोबारा देखना चाहिए और उन परिणामों को स्पष्ट रूप से बुक करना चाहिए जो पहले सिस्टम द्वारा अनुमानित तरीके से मैनेज किए जाते थे। ये मैनिअल जर्नल एंट्री कालानुक्रमिक क्रम में की जानी चाहिए। यह बदलाव क्यों किया गया और Odoo 19 से पहले के वर्शन Odoo 19 के बाद के वर्शन से कैसे तुलना करते हैं, इसकी ज़्यादा जानकारी के लिए, यह ब्लॉग पोस्ट देखें।
एक वित्तीय वर्ष के अंत में, किसी कंपनी का लगभग हमेशा शुद्ध लाभ या शुद्ध हानि होती है जिसकी गणना प्रॉफ़िट और लॉस स्टेटमेंट के इनकम और एक्सपेंस अकाउंट को जोड़कर की जाती है। Odoo वर्ष N के परिणाम को वर्ष N+1 के ट्रायल बैलेंस और जनरल लेजर में रिज़ल्ट ब्रॉट फ़ॉरवर्ड नामक एक डाइनैमिक लाइन के रूप में दिखाता है। इस डाइनैमिक लाइन को क्लियर करने के लिए, करंट ईयर अर्निंग्स टाइप अकाउंट का इस्तेमाल करते हुए वर्ष N में साल के अंत के परिणाम के लिए एक मैन्युअल जर्नल एंट्री बनाएं।
ट्रायल बैलेंस को बैलेंस करना¶
ट्रायल बैलेंस, डिफ़ॉल्ट रूप से, हमेशा बैलेंस होता है (यानी डेबिट का योग क्रेडिट के योग के बराबर होता है) क्योंकि यह सभी जर्नल एंट्री के योग को रिकॉर्ड करता है जो स्वयं बैलेंस होती हैं। हालांकि, बैलेंस शीट अकाउंट (एसेट, लायबिलिटी, और इक्विटी) अपने बैलेंस को पिछले वित्तीय वर्षों से आगे ले जाते हैं, जबकि प्रॉफ़िट और लॉस अकाउंट (इनकम, एक्सपेंस, और एप्रोप्रिएशन अकाउंट) नए वित्तीय वर्ष की शुरुआत में शून्य पर रीसेट हो जाते हैं। अकाउंट के व्यवहार में यह अंतर ट्रायल बैलेंस को असंतुलित छोड़ देगा यदि डाइनैमिक लाइन - रिज़ल्ट ब्रॉट फ़ॉरवर्ड - न हो जो इस अंतर को अस्थायी रूप से तब तक बैलेंस करती है जब तक प्रॉफ़िट या लॉस को एप्रोप्रिएट करने के लिए एक स्पष्ट, मैन्युअल जर्नल एंट्री नहीं बनाई जाती। साल के अंत में करंट ईयर अर्निंग्स अकाउंट में एक स्पष्ट एंट्री पोस्ट करना डाइनैमिक लाइन को "न्यूट्रलाइज़" करता है और सुनिश्चित करता है कि ट्रायल बैलेंस वास्तविक जर्नल आइटम द्वारा बैलेंस है। यह मैन्युअल जर्नल एंट्री वित्तीय वर्ष के अंत के तुरंत बाद करने की ज़रूरत नहीं है क्योंकि ट्रायल बैलेंस हमेशा बैलेंस होता है, लेकिन जब भी कंपनी का प्रॉफ़िट/लॉस एप्रोप्रिएट होने के लिए तैयार होता है, यह मैन्युअल जर्नल एंट्री डाइनैमिक लाइन को रिप्लेस कर देती है।
अप्रोप्रिएशन (करंट ईयर अर्निंग) अकाउंट¶
अप्रोप्रिएशन अकाउंट (जिन्हें उनके अकाउंट टाइप, करंट ईयर अर्निंग से भी कहा जाता है) का उपयोग कंपनी के प्रॉफिट या लॉस को एलोकेट करने के लिए किया जाता है, चाहे वह एलोकेशन रिज़र्व, डिविडेंड या किसी अन्य डेस्टिनेशन के लिए हो। इन अकाउंट के बारे में और वे कैसे काम करते हैं, इस बारे में जानने के लिए कई मुख्य बातें हैं:
वार्षिक रीसेट: प्रॉफिट एंड लॉस स्टेटमेंट में पाए जाने वाले इनकम और एक्सपेंस अकाउंट की तरह, एलोकेशन अकाउंट के ओपनिंग बैलेंस फिस्कल ईयर की शुरुआत में रीसेट हो जाते हैं।
P&L प्रज़ेंटेशन: ये अकाउंट प्रॉफिट एंड लॉस स्टेटमेंट के निचले हिस्से में दिखाई देते हैं।
कोई प्रॉफिट इफेक्ट नहीं: इनकम और एक्सपेंस अकाउंट के विपरीत, ये अकाउंट नेट प्रॉफिट की कैलकुलेशन को प्रभावित नहीं करते हैं।
बैलेंस शीट काउंटरपार्ट: सिर्फ़ उन जर्नल आइटम के काउंटरपार्ट जो अप्रोप्रिएशन अकाउंट को डेबिट या क्रेडिट करते हैं (जैसे, डिविडेंड पेएबल या रिज़र्व अकाउंट) बैलेंस शीट पर दिखाई देते हैं। यह प्रॉफिट वितरित करने की प्रक्रिया और परिणामी लायबिलिटी या इक्विटी के बीच सख्त अलगाव बनाए रखता है।
मैनिअल जर्नल एंट्री¶
इनकम और एक्सपेंस को रोल अप करने और डाइनैमिक रिज़ल्ट ब्रॉट फ़ॉरवर्ड लाइन को एक स्पष्ट जर्नल आइटम से रिप्लेस करने के लिए जो ट्रायल बैलेंस को बैलेंस करता है, इन स्टेप को फ़ॉलो करके एक मैन्युअल जर्नल एंट्री बनाएं:
पर जाएं।
नया बटन क्लिक करें।
रेफ़रेंस जोड़ें जैसे
Annual Closing [YEAR],[YEAR]को करंट ईयर से बदलें।अकाउंटिंग तारीख को फिस्कल ईयर के अंत में सेट करें जिसमें प्रॉफिट या लॉस हुआ था।
जर्नल आइटम टैब में, आवश्यक एप्रोप्रिएशन लाइनें जोड़ें। प्रॉफ़िट रिकॉर्ड करने की स्थिति में, एक या अधिक एप्रोप्रिएशन (करंट ईयर अर्निंग्स) अकाउंट को डेबिट करें। लॉस रिकॉर्ड करने की स्थिति में, एक या अधिक एप्रोप्रिएशन (करंट ईयर अर्निंग्स) अकाउंट को क्रेडिट करें। किसी भी तरह, साल के प्रॉफ़िट या लॉस को पूरी तरह से वितरित करने के लिए, अमाउंट ट्रायल बैलेंस की डाइनैमिक रिज़ल्ट ब्रॉट फ़ॉरवर्ड लाइन पर मौजूद अमाउंट के बराबर होनी चाहिए जिस वर्ष के बाद प्रॉफ़िट या लॉस हुआ था उसके लिए।
एक या ज़्यादा अतिरिक्त लाइन जोड़ें जो जर्नल एंट्री को बैलेंस करने के लिए एक या ज़्यादा डेस्टिनेशन अकाउंट को क्रेडिट (प्रॉफिट के मामले में) या डेबिट (लॉस के मामले में) करती हैं। लोकलाइज़ेशन और स्थिति के आधार पर, डेस्टिनेशन अकाउंट अलग-अलग होंगे, लेकिन वे अन्य अप्रोप्रिएशन (करंट ईयर अर्निंग) अकाउंट, इक्विटी अकाउंट, करंट लायबिलिटी अकाउंट या इनका कॉम्बिनेशन हो सकते हैं। इन लाइन का योग पिछले स्टेप की लाइन को बैलेंस करना चाहिए।
पोस्ट करें पर क्लिक करें।
Example
लोकलाइज़ेशन और स्थिति के आधार पर, शामिल अकाउंट अलग-अलग होंगे। निम्नलिखित उदाहरण बेल्जियन GAAP / CSA-WVV के अकाउंट का उपयोग करके एक संभावित जर्नल एंट्री दर्शाता है। यह उदाहरण तीन अलग-अलग एलोकेशन (करंट ईयर अर्निंग) अकाउंट को डेबिट करता है और तीन अलग-अलग डेस्टिनेशन अकाउंट (दो इक्विटी अकाउंट और एक करंट लायबिलिटी अकाउंट) को क्रेडिट करता है।
डेस्टिनेशन |
प्रॉफिट एंड लॉस अप्रोप्रिएशन अकाउंट (डेबिट) |
बैलेंस शीट डेस्टिनेशन अकाउंट (क्रेडिट) |
|---|---|---|
लीगल रिज़र्व |
692000 लीगल रिज़र्व के लिए अप्रोप्रिएशन |
130000 लीगल रिज़र्व |
फ़ॉरवर्ड किया गया |
693000 प्रॉफ़िट्स जिन्हें फ़ॉरवर्ड करना है |
140000 प्रॉफ़िट ब्रॉट फ़ॉरवर्ड |
डिविडेंड्स |
694000 कॉन्ट्रिब्यूशन के लिए कॉम्पेन्सेशन |
471000 डिविडेंड्स - वर्तमान फ़ाइनेंशियल पीरियड |
वार्षिक समापन¶
वित्तीय वर्ष-अंत प्रोसेस को पूरा करने और वार्षिक समापन को अंतिम रूप देने के लिए, अकाउंटिंग डैशबोर्ड पर जाएं और अकाउंटिंग डैशबोर्ड से Tax Returns जर्नल पर Tax Returns क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, पर जाएं।
यह व्यू टैक्स रिटर्न, एडवांस पेमेंट (फिस्कल लोकलाइज़ेशन के आधार पर), और वार्षिक समापन सहित सभी पेंडिंग रिटर्न की कालानुक्रमिक सूची दिखाता है। पेंडिंग Annual Closing दो चरणों का पालन करता है: समीक्षा और सबमिट। Annual Closing आइटम में शामिल हैं:
एक अवधि (साल)।
एक डेडलाइन तारीख।
संबंधित कंपनी और ब्रांच, अगर लागू हो।
समीक्षा और सबमिट जैसे ऐक्शन स्टेप, जो पूरा होने पर हरे हो जाते हैं।
मुख्य टास्क के लिए ऐक्शन बटन।
अतिरिक्त विकल्पों के लिए एक वर्टिकल एलिप्सिस मेन्यू।
टिप्पणी
वार्षिक समापन की समीक्षा होने से पहले, Pending या Passed क्लोज़िंग वैलिडेशन चेक की संख्या क्रमशः लाल या हरे रंग में दिखाई देती है।
अगर डेडलाइन तारीख बीत चुकी है, तो यह लाल रंग में दिखाई देती है।
रिव्यू करें¶
वार्षिक समापन की समीक्षा शुरू करने के लिए, वार्षिक समापन लाइन पर क्लिक करें। वार्षिक समापन चेक व्यू फिस्कल लोकलाइज़ेशन के आधार पर निम्नलिखित दिखाता है:
Aged payables per partner: बिना पार्टनर के पेएबल की समीक्षा करें।
Aged receivables per partner: बिना पार्टनर के रिसीवेबल की समीक्षा करें।
Bank Reconciliation: साल के अंत तक सभी बैंक अकाउंट ट्रांज़ैक्शन को रीकन्साइल करें।
डिफर्ड एंट्रीज़: सुनिश्चित करें कि बिल और इनवॉइस पर स्टार्ट और एंड तारीख सही तरीके से सेट हैं।
अर्निंग्स एलोकेशन: एडजस्टमेंट के बाद, रिज़ल्ट ब्रॉट फ़ॉरवर्ड को इक्विटी अकाउंट में ट्रांसफ़र करें।
फिक्स्ड एसेट्स: सुनिश्चित करें कि ऑटोमैटिक डेप्रिसिएशन कैलकुलेशन के लिए एसेट्स सही तरीके से रजिस्टर्ड हैं।
लोन: सुनिश्चित करें कि ऑटोमैटिक एमॉर्टाइज़ेशन कैलकुलेशन के लिए लोन सही तरीके से रजिस्टर्ड हैं।
मैन्युअल एडजस्टमेंट: ज़रूरी मैन्युअल एडजस्टमेंट और इंटरनल चेक पूरे करें।
कोई ड्राफ़्ट एंट्री नहीं: पीरियड में ड्राफ़्ट इनवॉइस, बिल और एंट्रीज़ को रिव्यू और पोस्ट करें, या उनकी अकाउंटिंग तारीख बदलें।
ओवरड्यू पेएबल्स: 60 दिन से ज़्यादा पुराने ओवरड्यू पेएबल्स को रिव्यू करें और अनसर्टेन लायबिलिटीज़ के लिए भत्ता की ज़रूरत का आकलन करें।
ओवरड्यू रिसीवेबल्स: 60 दिन से ज़्यादा पुराने ओवरड्यू रिसीवेबल्स को रिव्यू करें और IFRS 9 गाइडलाइन के अनुसार डाउटफुल अकाउंट या एक्सपेक्टेड क्रेडिट लॉस प्रोविज़न के लिए भत्ता की ज़रूरत का आकलन करें।
कुल रिसीवेबल्स: वेरिफ़ाई करें कि कुल एजेड रिसीवेबल्स ग्राहक अकाउंट बैलेंस के बराबर है।
कुल पेएबल्स: वेरिफ़ाई करें कि कुल एजेड पेएबल्स वेंडर अकाउंट बैलेंस के बराबर है।
कुछ चेक ऑटोमैटिकली किए जाते हैं, जबकि अन्य ज़रूरी टास्क को रिव्यू करने के लिए रिमाइंडर के रूप में काम करते हैं। हर चेक कार्ड को इस प्रकार लेबल किया गया है:
रिव्यू किया गया (हरे रंग में हाइलाइट किया गया): चेक पास हो गया है।
रिव्यू करना है (ग्रे रंग में हाइलाइट किया गया): चेक को मैन्युअली रिव्यू किया गया या सुपरवाइज़्ड के रूप में मार्क करने से पहले ऐक्शन की ज़रूरत है।
एनोमली (लाल रंग में हाइलाइट किया गया): ऑटोमैटिक चेक एक इश्यू डिटेक्ट करता है। दो ऑप्शन हैं:
इश्यू को ठीक करने के लिए फ़ेल किए गए चेक के कार्ड पर क्लिक करें।
एनोमली पर क्लिक करें और समस्या को ठीक किए बिना चेक पास करने के लिए रिव्यूड या सुपरवाइज़्ड चुनें।
एक बार सभी क्लोज़िंग वैलिडेशन चेक पास हो जाएं, जो या तो रिव्यू किया गया या सुपरवाइज़्ड के रूप में लेबल किए गए हों, रिव्यू स्टेप पूरा करने के लिए वैलिडेट पर क्लिक करें। वार्षिक क्लोज़िंग को फिर सबमिट किया जा सकता है।
सलाह
कस्टमाइज़्ड चेक जोड़ने के लिए, डेवलपर मोड को एक्टिवेट करें, और पर जाएं। फिर, नया पर क्लिक करें और आवश्यक फ़ील्ड पूरे करें।
सभी चेक स्टेटस परिवर्तन चैटर में लॉग किए जाते हैं।
सबमिट करें¶
एक बार टैक्स रिटर्न रिव्यू स्टेप पूरा कर ले, तो सबमिट करें पर क्लिक करें।
अगर सबमिशन इंस्ट्रक्शन पॉप-अप विंडो दिखाई दे, तो फ़िस्कल लोकलाइज़ेशन के आधार पर, लोकल इंस्ट्रक्शन को फ़ॉलो करें, और मार्क एज़ सबमिटेड पर क्लिक करें।
सलाह
वार्षिक क्लोज़िंग सबमिट करने से पहले चेक रिव्यू करने के लिए, वार्षिक क्लोज़िंग लाइन पर (वर्टिकल एलिप्सिस) आइकॉन पर क्लिक करें और रीसेट करें चुनें।