केन्या

केन्या पेरोल लोकलाइज़ेशन पैकेज पेरोल मैनेजमेंट को सक्षम बनाता है जो केन्या की वैधानिक आवश्यकताओं का अनुपालन करता है।

कॉन्फ़िगरेशन

केन्या पेरोल लोकलाइज़ेशन की सभी सुविधाएं प्राप्त करने के लिए निम्नलिखित मॉड्यूल इंस्टॉल करें:

नाम	तकनीकी नाम	विवरण
Kenya - Payroll	l10n_ke_hr_payroll	पेरोल मॉड्यूल में केन्या के कानूनों के अनुपालन के लिए सभी कर्मचारी विवरण, सैलरी नियम, भत्ते, कटौतियां और छुट्टी मैनेजमेंट शामिल हैं।
Kenya - Payroll with Accounting	l10n_ke_hr_payroll_account	पेरोल कैलकुलेशन से संबंधित अकाउंट मैपिंग जोड़ता है।
Documents - Kenyan Payroll	documents_l10n_ke_hr_payroll	कर्मचारी टैक्स डिडक्शन कार्ड फॉर्म दस्तावेज़ ऐप्लिकेशन में ऑटोमैटिकली एकीकृत होते हैं।

यह भी देखें

केन्या फ़िस्कल लोकलाइज़ेशन दस्तावेज़

कर्मचारियों को सेट अप करना

कुछ कर्मचारी जानकारी पेस्लिप और पेरोल रिपोर्ट बनाने में बेहद ज़रूरी है। सुनिश्चित करें कि हर कर्मचारी रिकॉर्ड पर विभिन्न सेक्शन में निम्नलिखित फ़ील्ड कॉन्फ़िगर किए गए हैं।

पर्सनल टैब

कुछ व्यक्तिगत कर्मचारी जानकारी पेरोल प्रोसेसिंग के लिए ज़रूरी है। कर्मचारी रिकॉर्ड का Personal टैब खोलें और सुनिश्चित करें कि Citizenship सेक्शन में निम्नलिखित फ़ील्ड कॉन्फ़िगर किए गए हैं:

• Identification No: कर्मचारी का सरकार द्वारा जारी राष्ट्रीय पहचान नंबर दर्ज करें।

• KRA PIN: कर्मचारी का 11-अंकों का अल्फ़ान्यूमेरिक PIN दर्ज करें। इसका उपयोग पेस्लिप, P9, और P10 रिपोर्ट बनाते समय किया जाता है।

• Mortgage interest: अगर लागू हो, तो कर्मचारी की मॉर्गेज ब्याज दर भरें।

• NSSF Number: कर्मचारी का 9 या 10 अंकों का NSSF नंबर दर्ज करें। यह फ़ील्ड पेस्लिप और NSSF रिपोर्ट बनाने के लिए ज़रूरी है।

• SHIF Number: कर्मचारी का 7 या 8 अंकों का SHIF नंबर दर्ज करें। यह फ़ील्ड SHIF रिपोर्ट बनाने के लिए ज़रूरी है।

Personal टैब के Personal Information सेक्शन में, सुनिश्चित करें कि कर्मचारी का Birthday कॉन्फ़िगर किया गया है।

इसके अलावा, अगर कर्मचारी को कानूनी रूप से विकलांग व्यक्ति घोषित किया गया है, तो Family सेक्शन में Disabled बॉक्स चेक करें। Odoo केन्याई टैक्स नियमों के अनुसार PAYE गणना को ऑटोमैटिकली एडजस्ट करता है।

पेरोल टैब

Payroll टैब में विभिन्न फ़ील्ड फ़ुल-टाइम कर्मचारी और सेकंडरी एम्प्लॉयर के लिए कॉन्फ़िगर किए जाने चाहिए।

फ़ुल-टाइम कर्मचारी

कर्मचारी फ़ॉर्म के Payroll टैब में, Contract Overview सेक्शन में कर्मचारी कॉन्ट्रैक्ट बनाएं या अपडेट करें। अगला, सुनिश्चित करें कि निम्नलिखित सेक्शन और फ़ील्ड कॉन्फ़िगर किए गए हैं:

• Pay Category: केन्याई कानूनों द्वारा आवश्यक विशिष्ट नियमों और गणनाओं तक पहुंच के लिए Kenya:Employee पर सेट होना चाहिए।

• Pension Contribution: कर्मचारी का मासिक पेंशन योगदान दर्ज करें।

  महत्त्वपूर्ण

  पेंशन योगदान के लिए मासिक टैक्स-कटौती योग्य सीमा प्रति माह 30,000 Ksh है। NSSF के साथ इस कटौती को ऑटोमेट करने के लिए, सुनिश्चित करें कि इस फ़ील्ड में मासिक पेंशन राशि दर्ज की गई है।

• Allowances: Food, Airtime, Pension, Commuter, और Housing के लिए विभिन्न मासिक भत्ते दर्ज करें अगर प्रदान किए गए हैं। यह जानकारी लागू लाभ सीमाओं के आधार पर टैक्स की गणना करने के लिए ऑटोमेट की जाती है।

  टिप्पणी

  Housing भत्ता प्रति माह एक निर्धारित लागत (/month) या प्रतिशत (% Percentage) के रूप में कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।

• Insurance: कर्मचारी के लिए मासिक Voluntary Medical insurance, Life Insurance, और Education इंश्योरेंस लागत दर्ज करें।

सेकंडरी एम्प्लॉयर

अगर कर्मचारी का किसी दूसरे एम्प्लॉयर के साथ प्राइमरी कॉन्ट्रैक्ट है, तो सेकंडरी कॉन्ट्रैक्ट के बगल में चेकबॉक्स पर क्लिक करें। जब चेक किया जाता है, तो इंश्योरेंस सेक्शन पेरोल टैब से हटा दिया जाता है, क्योंकि इंश्योरेंस का प्रबंधन प्राइमरी एम्प्लॉयर द्वारा किया जाता है।

इस चेकबॉक्स को चुनने से Odoo सेकंडरी एम्प्लॉयमेंट के लिए केन्याई नियमों के अनुपालन में वैधानिक आवश्यकताओं को ऑटोमैटिकली लागू कर सकता है।

केन्याई पेरोल चलाएं

पेस्लिप व्यक्तिगत रूप से या समूह में जनरेट की जाती हैं, जिन्हें पे रन कहा जाता है।

केन्या में पेरोल प्रोसेस करते समय निम्नलिखित सेक्शन विशेष रूप से ज़रूरी हैं।

सैलरी इनपुट

पेस्लिप के सैलरी इनपुट टैब में अतिरिक्त बेनिफिट और डिडक्शन शामिल हैं जो प्रति कर्मचारी अलग हो सकते हैं, जैसे HELB लोन रीपेमेंट, सैलरी एडवांस, फ्रिंज बेनिफिट्स, और अन्य सैलरी अटैचमेंट।

जो एंट्री लगातार होती हैं उन्हें सैलरी अटैचमेंट का उपयोग करके ऑटोमेट किया जा सकता है, और उन्हें ऑटोमैटिकली सैलरी इनपुट के रूप में जोड़ा जाता है। अन्य इनपुट जो वन-ऑफ आइटम हैं, जैसे सैलरी एडवांस, को सैलरी इनपुट के रूप में मैन्युअली जोड़ा जा सकता है।

सैलरी इनपुट को मैन्युअली जोड़ने के लिए, ऐड इनपुट बटन पर क्लिक करें।

सैलरी कैलकुलेशन टैब

सैलरी कम्प्यूटेशन टैब में उन गणनाओं शामिल हैं जिनका उपयोग पेस्लिप पर प्रदर्शित अंतिम आंकड़ों को जनरेट करने के लिए किया जाता है, साथ ही अकाउंटिंग जर्नल एंट्री में पोस्ट की गई राशियां भी शामिल हैं।

टिप्पणी

इनकम टैक्स की गणना में कोई टैक्स डिडक्शन लागू नहीं किया जाता है क्योंकि वे पहले से ही कर्मचारी के प्राइमरी एम्प्लॉयर द्वारा शामिल किए जाते हैं।

रिपोर्ट

निम्नलिखित सेक्शन में रिपोर्ट उपलब्ध हैं, जिनमें केन्या स्पेसिफिक रिपोर्ट शामिल हैं। सभी रिपोर्ट डाउनलोड की जा सकती हैं।

महत्त्वपूर्ण

NSSF और SHIF/NHIF रिपोर्ट जनरेट करने के लिए कर्मचारी के रिकॉर्ड के पर्सनल टैब में एक वैध नेशनल आईडी नंबर, NSSF नंबर, और NHIF/SHIF नंबर ज़रूर कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए।

मास्टर पेरोल

महीने के अनुसार मास्टर पेरोल रिपोर्ट जनरेट करने के लिए, पेरोल ऐप्लिकेशन ‣ रिपोर्टिंग ‣ पेस्लिप लाइन्स पर जाएं। इसके बाद, सर्च बार में क्लिक करें और तारीख ड्रॉप-डाउन मेन्यू पर क्लिक करें, जिससे विभिन्न महीने और क्वार्टर प्रकट होंगे। वांछित महीने पर क्लिक करें, और रिपोर्ट उस महीने के लिए सभी पेस्लिप दिखाएगी।

P9 रिपोर्ट

केन्या में एम्प्लॉयर को प्रत्येक कर्मचारी को एक दस्तावेज़ प्रदान करना ज़रूरी है जो उनकी कुल कमाई, विभिन्न डिडक्शन, और उस साल किए गए टैक्स कंट्रीब्यूशन को सारांशित करता है, ताकि टैक्स की सही गणना और पेमेंट की जा सके।

P9 रिपोर्ट वह है जो कंपनी बनाती है, जिसमें सभी टैक्स जानकारी होती है।

प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी को एक टैक्स डिडक्शन कार्ड मिलता है, जिसमें उनकी सभी विभिन्न कमाई होती है।

विभिन्न टैक्स डिडक्शन कार्ड मिलकर P9 रिपोर्ट बनाते हैं।

टिप्पणी

वांछित साल के सभी पेस्लिप को P9 रिपोर्ट जनरेट करने के लिए Done स्टेटस होना चाहिए।

P9 रिपोर्ट जनरेट करने के लिए, Payroll app ‣ Reporting ‣ P9 Report पर जाएं। New बटन पर क्लिक करें, और एक Tax Deduction card फ़ॉर्म लोड होगा, और शीर्ष पर Eligible Employees स्मार्ट बटन दिखाई देगा, जो 0 (शून्य) प्रदर्शित करेगा।

ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके, संबंधित फ़ील्ड में Year का चयन करें। ज़रूरत पड़ने पर Description को अपडेट करें, फिर Populate पर क्लिक करें। Eligible Employees स्मार्ट बटन उस साल की रिपोर्ट में शामिल कर्मचारियों की संख्या के साथ अपडेट हो जाएगा।

कर्मचारियों को देखने और व्यक्तिगत कार्ड जनरेट करने के लिए, Eligible Employees स्मार्ट बटन पर क्लिक करें, और सभी कर्मचारियों की सूची दिखाई देगी। शीर्ष पर Employee के बगल में चेकबॉक्स पर क्लिक करके सभी कर्मचारियों का चयन करें, फिर Generate Reports (#) बटन पर क्लिक करें।

रिपोर्ट प्रोसेस होने के बाद, कर्मचारी सूची के PDF File कॉलम में प्रत्येक संबंधित रिपोर्ट दिखाई देती है। सभी सफलतापूर्वक जनरेट की गई रिपोर्ट का State Generated PDF होगा।

इसके बाद, Document कॉलम में ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके चुनें कि दस्तावेज़ कहाँ स्टोर किया जाएगा। गंतव्य का चयन करने के बाद, PDF का State Posted PDF में बदल जाएगा।

किसी भी PDF फ़ाइल को डाउनलोड और देखने के लिए, फ़ाइल लिंक पर क्लिक करें, और चुनें कि फ़ाइल को कहाँ सेव करना है।

SHIF (NHIF) रिपोर्ट

केन्या के SHA द्वारा SHIF रिपोर्ट की आवश्यकता होती है और यह प्रत्येक कर्मचारी के योगदान और लाभों का विवरण देती है।

टिप्पणी

2025 में, केन्या NHIF से SHIF में बदल गया।

SHIF रिपोर्ट बनाने के लिए, Payroll app ‣ Reporting ‣ SHIF (NHIF) report पर जाएं, और एक SHIF (NHIF) Report पॉप-अप विंडो लोड होगी। केवल दो फ़ील्ड को कॉन्फ़िगर करना होगा: Month और Year फ़ील्ड। वर्तमान महीना और साल डिफ़ॉल्ट रूप से संबंधित तारीखों को पॉप्युलेट करते हैं, लेकिन ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके संशोधित किया जा सकता है।

चयनित समय अवधि के लिए सभी प्रासंगिक पेस्लिप विंडो में लिस्ट व्यू में दिखाई देते हैं। प्रत्येक एंट्री Payslip Name, Employee, Identification No, SHIF Number, और SHIF Amount प्रदर्शित करती है।

किसी भी व्यक्तिगत पेस्लिप को रिपोर्ट से हटाया जा सकता है, पंक्ति के अंत में (Delete) आइकॉन पर क्लिक करके।

Export XLSX बटन पर क्लिक करें, और रिपोर्ट जनरेट हो जाएगी।

टिप्पणी

SHIF रिपोर्ट जनरेट करने के लिए चयनित महीने के सभी पेस्लिप का स्टेटस Done होना चाहिए।

सलाह

SHIF एक्सेल रिपोर्ट को सीधे SHIF (NHIF) पोर्टल पर अपलोड किया जा सकता है।

महत्त्वपूर्ण

SHIF रिपोर्ट सेकंडरी एम्प्लॉयर कॉन्ट्रैक्ट के तहत कर्मचारियों पर लागू नहीं होती हैं।

NSSF रिपोर्ट

NSSF रिपोर्ट NSSF में कर्मचारी पेमेंट और योगदान से संबंधित सभी आवश्यक जानकारी लॉग करती है।

महत्त्वपूर्ण

Tier 11 NSSF और स्वैच्छिक पेंशन को NSSF या थर्ड पार्टी इंश्योरेंस को भेजा जा सकता है, और इसे कर्मचारी के कॉन्ट्रैक्ट पर परिभाषित किया जाना चाहिए।

कर्मचारी कॉन्ट्रैक्ट पर, Pension Remit To फ़ील्ड में, NSSF या Insurance चुनें।

इस रिपोर्ट को ऐक्सेस करने के लिए, Payroll app ‣ Reporting ‣ NSSF Report पर जाएं, और एक NSSF Report पॉप-अप विंडो लोड होती है।

Month और Year फ़ील्ड ऑटोमैटिकली मौजूदा महीने और साल से भरे जाते हैं। अगर ज़रूरत हो, तो इन तारीखों को बदला जा सकता है।

Odoo चुने गए समय अवधि के लिए जनरेट की गई एंट्री वाले कर्मचारियों के लिए विभिन्न फ़ील्ड को ऑटोमैटिकली भरता है।

किसी कर्मचारी के लिए NSSF रिपोर्ट जनरेट करने के लिए, कर्मचारी रिकॉर्ड के Personal टैब के Citizenship सेक्शन में निम्नलिखित फ़ील्ड ज़रूर कॉन्फ़िगर होने चाहिए:

• Identification No

• NSSF Number

• NHIF Number या SHIF Number

रिपोर्ट जनरेट करने के लिए, Export XLSX बटन पर क्लिक करें, फ़ाइल को सेव करने की जगह चुनें, फिर Save पर क्लिक करें। रिपोर्ट एक्सपोर्ट हो जाती है और चुनी गई जगह पर स्टोर हो जाती है।

टिप्पणी

NSSF रिपोर्ट जनरेट करने के लिए चुने गए महीने की सभी पेस्लिप का स्टेटस Done होना चाहिए।

महत्त्वपूर्ण

NSSF रिपोर्ट सेकंडरी एम्प्लॉयर कॉन्ट्रैक्ट के तहत आने वाले कर्मचारियों पर लागू नहीं होती हैं।

सलाह

NSSF एक्सेल रिपोर्ट को सीधे NSSF पोर्टल पर अपलोड किया जा सकता है।