खातों की सूची¶
चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स (COA) किसी संगठन के जनरल लेजर में फ़ाइनेंशियल ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सभी अकाउंट की सूची है। चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स के तहत पाया जा सकता है।
जब आप अपने चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स को ब्राउज़ करते हैं, तो आप अकाउंट को कोड, अकाउंट नाम, या टाइप के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं, लेकिन ड्रॉप-डाउन मेन्यू में अन्य विकल्प भी उपलब्ध हैं
अकाउंट का कॉन्फ़िगरेशन¶
अपने डेटाबेस (या अपने डेटाबेस में अतिरिक्त कंपनी) के क्रिएशन के दौरान आप जो देश चुनते हैं, वह निर्धारित करता है कि कौन सा फिस्कल लोकलाइजेशन पैकेज डिफ़ॉल्ट रूप से इंस्टॉल किया गया है। यह पैकेज पहले से ही देश के नियमों के अनुसार कॉन्फ़िगर किए गए स्टैंडर्ड चार्ट ऑफ अकाउंट को जोड़ता है, जिसमें खर्च अकाउंट शामिल हो सकते हैं जो डिफ़ॉल्ट ऐसेट मॉडल से लिंक हो सकते हैं। आप चार्ट ऑफ अकाउंट को सीधे इस्तेमाल कर सकते हैं या अपनी कंपनी की जरूरतों के अनुसार इसे संशोधित कर सकते हैं।
नया अकाउंट बनाने के लिए, पर जाएं, बनाएं पर क्लिक करें, और (कम से कम) आवश्यक फ़ील्ड्स (कोड, अकाउंट नाम, टाइप) भरें।
चेतावनी
एक बार जर्नल एंट्री पोस्ट हो जाने के बाद कंपनी के फ़िस्कल लोकलाइज़ेशन को संशोधित करना संभव नहीं है।
कोड और अकाउंट नाम¶
प्रत्येक अकाउंट को उसके Code और Account Name द्वारा पहचाना जाता है, जो अकाउंट के उद्देश्य को भी दर्शाता है।
टाइप¶
अकाउंट के Type को सही तरीके से कॉन्फ़िगर करना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह कई उद्देश्यों को पूरा करता है:
अकाउंट के उद्देश्य और व्यवहार पर जानकारी प्रदान करें
देश-विशिष्ट लीगल और फ़ाइनेंशियल रिपोर्ट जनरेट करें
फ़िस्कल साल बंद करने के नियम सेट करें
ओपनिंग एंट्रीज़ जनरेट करें
अकाउंट टाइप कॉन्फ़िगर करने के लिए, टाइप फ़ील्ड के ड्रॉप-डाउन सिलेक्टर को खोलें और निम्नलिखित सूची से संबंधित टाइप चुनें:
रिपोर्ट करें |
वर्ग |
अकाउंट टाइप |
विवरण |
|---|---|---|---|
बैंलेस शीट |
सक्रिय |
रिसीएबल |
कंपनी को ग्राहकों द्वारा डिलीवर किए गए सामान या सर्विस के लिए देय राशि |
बैंक और कैश |
कंपनी के बैंक अकाउंट में रखे गए या नकद के रूप में हाथ में मौजूद फ़ंड |
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करेंट ऐसेट |
शॉर्ट-टर्म ऐसेट जिन्हें एक साल के भीतर नकद में बदलने की उम्मीद है |
||
नॉन-करंट ऐसेट |
लॉन्ग-टर्म ऐसेट जिन्हें एक साल के भीतर नकद में बदलने की उम्मीद नहीं है |
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प्रीपेमेंट |
भविष्य में प्राप्त होने वाले सामान या सर्विस के लिए एडवांस में किए गए पेमेंट |
||
फिक्स्ड ऐसेट |
टैंजिबल लॉन्ग-टर्म ऐसेट जैसे बिल्डिंग, मशीनरी और वाहन जो ऑपरेशन में उपयोग किए जाते हैं और डेप्रिसिएशन के अधीन हैं |
||
लाइबिलिटी |
पेअबल |
कंपनी द्वारा सप्लायर या वेंडर को देय राशि |
|
क्रेडिट कार्ड |
कंपनी के क्रेडिट कार्ड उपयोग से संबंधित बैलेंस और ट्रांज़ैक्शन |
||
करेंट लाइबिलिटीज़ |
एक साल के भीतर देय दायित्व, जैसे शॉर्ट-टर्म लोन या अक्रूड एक्सपेंस |
||
नॉन-करंट लाइबिलिटी |
एक साल से अधिक समय में देय लॉन्ग-टर्म डेट और फ़ाइनेंशियल दायित्व |
||
इक्विटी |
इक्विटी |
ऐसेट से लायबिलिटी घटाने के बाद कंपनी में मालिक का रेज़िड्यूअल इंटरेस्ट |
|
करेंट ईयर अर्निंग |
मौजूदा फ़िस्कल साल में जमा हुआ कंपनी का नेट प्रॉफ़िट या लॉस |
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लाभ और हानि |
इनकम |
इनकम |
कंपनी की प्राइमरी बिज़नेस एक्टिविटी से जनरेट किया गया रेवेन्यू |
अन्य इनकम |
सेकंडरी या नॉन-ऑपरेशनल स्रोतों से रेवेन्यू, जैसे ब्याज या ऐसेट की सेल्स |
||
खर्च |
खर्च |
रेवेन्यू जनरेट करने के लिए ऑपरेशन के दौरान खर्च की गई लागत |
|
मूल्यह्रास |
टैंजिबल ऐसेट की लागत को उनके उपयोगी जीवन में आवंटित करना |
||
रेवेन्यू की लागत |
सामान और सर्विस के प्रॉडक्शन या डिलीवरी के लिए जिम्मेदार डायरेक्ट लागत |
||
अन्य |
अन्य |
ऑफ़-बैलेंस शीट |
बैलेंस शीट या प्रॉफ़िट और लॉस रिपोर्ट पर प्रदर्शित नहीं किए गए ट्रांज़ैक्शन |
सक्रिय¶
Fixed Assets और Non-current Assets के अकाउंट टाइप ऐसेट एंट्री के क्रिएशन को ऑटोमेट कर सकते हैं। एंट्री को ऑटोमेट करने के लिए, अकाउंट लाइन पर View क्लिक करें और Automation टैब पर जाएं।
Automation टैब के लिए तीन विकल्प हैं:
नहीं: यह डिफ़ॉल्ट वैल्यू है। कुछ नहीं होता है।
ड्राफ़्ट में बनाएं: जब भी अकाउंट पर कोई ट्रांज़ैक्शन पोस्ट किया जाता है, एक ड्राफ़्ट एंट्री बनाई जाती है लेकिन वैलिडेट नहीं होती है। आपको पहले संबंधित फ़ॉर्म भरना होगा।
बनाएं और वैलिडेट करें: आपको डेफ़र्ड एक्सपेंस मॉडल भी चुनना होगा। जब भी अकाउंट पर कोई ट्रांज़ैक्शन पोस्ट किया जाता है, एक एंट्री बनाई जाती है और तुरंत वैलिडेट हो जाती है।
डिफ़ॉल्ट टैक्स¶
किसी अकाउंट के View मेनू में, Default Taxes चुनें जो इस अकाउंट को प्रॉडक्ट सेल या परचेज़ के लिए चुने जाने पर लागू होंगे।
अकाउंट ग्रुप¶
अकाउंट ग्रुप कई अकाउंट्स को एक बड़े अकाउंट के सब-अकाउंट्स के रूप में सूचीबद्ध करने और इस प्रकार ट्रायल बैलेंस जैसी रिपोर्ट को समेकित करने के लिए उपयोगी होते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, ग्रुप का कोड के आधार पर ऑटोमैटिकली प्रबंधन किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक नया अकाउंट 131200 ग्रुप 131000 का हिस्सा होगा। आप देखें के अंतर्गत ग्रुप फ़ील्ड में किसी अकाउंट को एक विशिष्ट ग्रुप असाइन कर सकते हैं।
अकाउंट ग्रुप मैन्युअल रूप से बनाएं¶
टिप्पणी
रेगुलर यूज़र्स को अकाउंट ग्रुप मैन्युअल रूप से बनाने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए। निम्नलिखित सेक्शन केवल दुर्लभ और ऐडवांस उपयोग के मामलों के लिए है।
नया अकाउंट ग्रुप बनाने के लिए, डेवलपर मोड सक्रिय करें और पर जाएं। यहां, एक नया ग्रुप बनाएं और नाम, कोड प्रीफ़िक्स, और कंपनी दर्ज करें जिसके लिए वह ग्रुप अकाउंट उपलब्ध होना चाहिए। ध्यान दें कि आपको से और तक दोनों फ़ील्ड में समान कोड प्रीफ़िक्स दर्ज करना होगा।
अपनी ट्रायल बैलेंस रिपोर्ट को अपने अकाउंट ग्रुप के साथ डिस्प्ले करने के लिए, पर जाएं, फिर ऑप्शन मेन्यू खोलें और हायरार्की और सबटोटल चुनें।
रिकन्सिलिएशन की अनुमति दें¶
रिकॉन्सिलिएशन प्रोसेस को आसान रखने के लिए, जब किसी बैंक, कैश या क्रेडिट कार्ड ट्रांज़ैक्शन को मौजूदा जर्नल आइटम के साथ रिकॉन्साइल किया जाता है, तो सिर्फ़ वे जर्नल आइटम प्रदर्शित होते हैं जो Allow reconciliation विकल्प सक्षम किए गए अकाउंट में डेबिट या क्रेडिट करते हैं, जो संभावित मैच के रूप में दिखाए जाते हैं।
किसी अकाउंट पर इस विकल्प को सक्षम करने के लिए, अकाउंट की सेटिंग में Allow Reconciliation चेकबॉक्स को टिक करें और Save करें; या चार्ट ऑफ़ अकाउंट व्यू से बटन सक्षम करें।
डेप्रकेटेड¶
एक बार अकाउंट पर ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड हो जाने के बाद उसे मिटाना संभव नहीं है। आप डेप्रिकेटेड फ़ीचर का उपयोग करके उन्हें अनुपयोगी बना सकते हैं: अकाउंट की सेटिंग में डेप्रिकेटेड बॉक्स को चेक करें, और सेव करें।