ऑनबोर्डिंग

जब कोई नया कर्मचारी नियुक्त किया जाता है, तो एक ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का होना ज़रूरी है जिसका पालन किया जा सके। इससे यह सुनिश्चित होता है कि कर्मचारी को जानकारी, उपकरण और ट्रेनिंग प्रदान की जाती है और बिज़नेस के लिए आवश्यक कोई भी अन्य कदम सही व्यक्तियों को असाइन किए जाते हैं।

उचित ऑनबोर्डिंग सुनिश्चित करती है कि नए कर्मचारियों को उनकी भूमिकाओं में सफल होने के लिए आवश्यक सभी जानकारी और टूल दिए जाते हैं और उनकी नई जॉब में सुचारू संक्रमण होता है।

टिप्पणी

इंस्टॉल किए गए ऐप्लिकेशन के आधार पर, ऑनबोर्डिंग प्लान में अतिरिक्त स्टेप्स दिखाई दे सकते हैं।

ऑनबोर्डिंग प्लान देखें

ऑनबोर्डिंग शुरू करने से पहले, यह सिफ़ारिश की जाती है कि Employees ऐप्लिकेशन के साथ प्रीकॉन्फ़िगर किए गए डिफ़ॉल्ट ऑनबोर्डिंग प्लान को चेक करें। मौजूदा डिफ़ॉल्ट प्लान को देखने के लिए, Employees app ‣ Configuration ‣ Onboarding / Offboarding पर नेविगेट करें, फिर विस्तृत ऑनबोर्डिंग प्लान फ़ॉर्म देखने के लिए ऑनबोर्डिंग पर क्लिक करें।

प्लान फ़ॉर्म निम्नलिखित जानकारी प्रदर्शित करता है:

• प्लान नाम: ऑनबोर्डिंग प्लान के लिए विशिष्ट नाम।

• मॉडल: निर्दिष्ट करता है कि इस प्लान का इस्तेमाल कहाँ किया जा सकता है। इस केस में, कर्मचारी ऐप्लिकेशन में। इस फ़ील्ड को संशोधित नहीं किया जा सकता।

• डिपार्टमेंट: अगर खाली छोड़ दिया जाए (डिफ़ॉल्ट सेटिंग) तो यह प्लान सभी डिपार्टमेंट के लिए उपलब्ध है। ड्रॉप-डाउन मेन्यू का इस्तेमाल करके डिपार्टमेंट को सिलेक्ट करके प्लान के इस्तेमाल को किसी विशिष्ट डिपार्टमेंट तक सीमित करें।

• बनाने के लिए ऐक्टिविटी: यह टैब सभी ऑनबोर्डिंग चरणों को सूचीबद्ध करता है। प्रत्येक पंक्ति दिखाती है:

  • ऐक्टिविटी टाइप: चरण के लिए विशिष्ट ऐक्टिविटी। डिफ़ॉल्ट विकल्प हैं टू-डू, ईमेल, कॉल, मीटिंग, दस्तावेज़, और सर्टिफ़िकेशन। अगर साइन ऐप्लिकेशन इंस्टॉल है, तो सिग्नेचर विकल्प उपलब्ध है।

  • सारांश: चरण का एक लाइन विवरण।

  • असाइनमेंट: नए कर्मचारी के संबंध में, ऐक्टिविटी को कौन पूरा करता है, यह चुनें:

    • लॉन्च के समय पूछें: ऑनबोर्डिंग प्लान को लॉन्च करते समय असाइन किया गया फ़ील्ड में उपयोगकर्ता को चुनें।

    • डिफ़ॉल्ट उपयोगकर्ता: वह उपयोगकर्ता चुनें जो हमेशा इस ऐक्टिविटी को हैंडल करता है। असाइन किया गया फ़ील्ड में परिभाषित।

    • कोच: कर्मचारी रिकॉर्ड पर परिभाषित कर्मचारी के कोच को असाइन करता है।

    • मैनेजर: कर्मचारी रिकॉर्ड पर परिभाषित कर्मचारी के मैनेजर को असाइन करता है।

    • कर्मचारी: नया कर्मचारी ऐक्टिविटी को पूरा करता है।

    • फ्लीट मैनेजर: नामित फ्लीट ऐप्लिकेशन मैनेजर को असाइन करता है। यह विकल्प सिर्फ़ तब उपलब्ध है जब फ्लीट ऐप्लिकेशन इंस्टॉल हो।

  • असाइन किया गया: यह फ़ील्ड खाली रहता है, जब तक कि असाइनमेंट फ़ील्ड के लिए डिफ़ॉल्ट उपयोगकर्ता सिलेक्ट न किया जाए। अगर डिफ़ॉल्ट उपयोगकर्ता सिलेक्ट किया गया है, तो यह फ़ील्ड सिलेक्ट किए गए उपयोगकर्ता से भरा जाता है।

  • इंटरवल: वह समय जब ऐक्टिविटी सक्रिय है।

  • यूनिट: निर्धारित समय इंटरवल, या तो दिन, सप्ताह, या महीने।

  • ट्रिगर: ऐक्टिविटी के लिए शेड्यूलिंग कैसे निर्धारित की जाती है। विकल्प या तो प्लान की तारीख से पहले या प्लान की तारीख के बाद हैं।

    Example

    नए कर्मचारी के काम शुरू करने से एक दिन पहले एक लैपटॉप सेट अप और रजिस्टर किया जाना चाहिए। इस कदम को करने वाला व्यक्ति हमेशा आईटी मैनेजर, Abby Jones होना चाहिए।

    इन पैरामीटर के साथ इस ऐक्टिविटी को कॉन्फ़िगर करने के लिए, ऐक्टिविटी टाइप को टू-डू पर सेट किया गया है, लैपटॉप असाइन करें की समरी के साथ। असाइनमेंट फ़ील्ड को डिफ़ॉल्ट उपयोगकर्ता पर सेट किया गया है, और को असाइन किया गया फ़ील्ड को Abby Jones पर सेट किया गया है। इंटरवल 1 है, और यूनिट को दिन पर सेट किया गया है। ट्रिगर प्लान तारीख से पहले है।

    

टिप्पणी

मल्टी-कंपनी डेटाबेस में, एक कंपनी फ़ील्ड भी दिखाई देता है। ऑनबोर्डिंग प्लान के लिए कंपनी को सिलेक्ट करने से प्लान सिर्फ़ उस कंपनी तक सीमित हो जाता है।

ऑनबोर्डिंग प्लान स्टेप

डिफ़ॉल्ट ऑनबोर्डिंग प्लान में तीन डिफ़ॉल्ट स्टेप शामिल हैं। सभी स्टेप टू-डू ऐक्टिविटी हैं, और उस दिन के लिए शेड्यूल की गई हैं जिस दिन ऑनबोर्डिंग प्लान लॉन्च किया जाता है (प्लान तारीख से 0 दिन पहले)।

• आईटी सामग्री सेटअप करें: मैनेजर को सभी आईटी सामग्री इकट्ठा और कॉन्फ़िगर करनी होगी।

• प्लान ट्रेनिंग: मैनेजर को नए कर्मचारी के लिए ट्रेनिंग की योजना बनानी होगी।

• ट्रेनिंग: नए कर्मचारी को मैनेजर द्वारा प्लान की गई ट्रेनिंग पूरी करनी होगी।

ऑनबोर्डिंग प्लान में संशोधन करें

एक ही ऑनबोर्डिंग प्लान तभी काम करता है जब फ़्लो पूरी कंपनी के लिए काम करे।

टिप्पणी

अगर ऑनबोर्डिंग प्लान यूनिवर्सल है, तो डिफ़ॉल्ट ऑनबोर्डिंग प्लान में जोड़ें या उसे मॉडिफाई करें। अगर डिपार्टमेंट-स्पेसिफिक ऑनबोर्डिंग प्लान की जरूरत है, तो नया ऑनबोर्डिंग प्लान बनाएं और प्लान को किसी डिपार्टमेंट तक सीमित करें।

डिफ़ॉल्ट प्लान को मॉडिफाई करने के लिए, पहले Employees ऐप्लिकेशन ‣ कॉन्फ़िगरेशन ‣ ऑनबोर्डिंग / ऑफ़बोर्डिंग पर जाएं, फिर ऑनबोर्डिंग पर क्लिक करें।

किसी स्टेप को मॉडिफाई करने के लिए, उस पर क्लिक करें। Open: Activities पॉप-अप विंडो में, स्टेप में कोई भी इच्छित बदलाव करें, फिर सेव करें पर क्लिक करें।

नया स्टेप जोड़ने के लिए, Activities To Create टैब में लिस्ट की गई ऐक्टिविटी के नीचे लाइन जोड़ें पर क्लिक करें, और एक खाली Create Activities पॉप-अप विंडो दिखाई देगी। पॉप-अप विंडो में सभी जानकारी दर्ज करें, फिर सेव करें और बंद करें पर क्लिक करें अगर कोई और स्टेप जोड़ना नहीं है, या सेव करें और नया पर क्लिक करें अगर और स्टेप की जरूरत है।

ऑनबोर्डिंग प्लान बनाएं

कुछ कंपनियों को अलग-अलग ऑनबोर्डिंग प्लान की ज़रूरत होती है, जब डिपार्टमेंट-विशिष्ट ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाएं होती हैं जो पूरी कंपनी पर लागू नहीं होती हैं। ऐसे मामलों के लिए, एक नया डिपार्टमेंट-विशिष्ट ऑनबोर्डिंग प्लान बनाया जाना चाहिए।

एक नया ऑनबोर्डिंग प्लान बनाने के लिए, कर्मचारी ऐप्लिकेशन ‣ कॉन्फ़िगरेशन ‣ ऑनबोर्डिंग / ऑफ़बोर्डिंग पर जाएं। ऊपरी-बाएं कोने में नया बटन पर क्लिक करें, और एक खाली कर्मचारी प्लान फ़ॉर्म लोड होता है।

प्लान नाम दर्ज करें, और ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके डिपार्टमेंट सिलेक्ट करें। यह उस डिपार्टमेंट के लिए विशेष रूप से एक प्लान बनाता है।

Activities To Create टैब में लाइन जोड़ें पर क्लिक करके विभिन्न ऑनबोर्डिंग ऐक्टिविटी जोड़ें, और प्रत्येक ऐक्टिविटी को कॉन्फ़िगर करें।

Example

आउटडोर मेटल फ़र्नीचर के मैन्युफ़ैक्चरिंग और बेचने में विशेषज्ञता रखने वाली कंपनी के पास प्रॉडक्ट का उत्पादन करने वाली एक बड़ी फ़ैक्टरी और एक अलग सेल्स ऑफ़िस हो सकता है। इस कंपनी के पास दो अलग ऑनबोर्डिंग प्लान हो सकते हैं, एक फ़ैक्टरी वर्कर के लिए और एक ऑफ़िस वर्कर के लिए।

फ़ैक्टरी वर्कर के लिए ऑनबोर्डिंग प्लान मैन्युफ़ैक्चरिंग डिपार्टमेंट के लिए सेट किया गया है, और इसमें फ़ैक्टरी जॉब से संबंधित विशेष टास्क शामिल हैं। इनमें नए कर्मचारियों की यूनिफ़ॉर्म और सेफ़्टी गियर इकट्ठा करना, सेफ़्टी कोर्स असाइन करना, नई नियुक्ति के बारे में अपनी टीम को ईमेल करना, बेनिफ़िट्स पर जाना, और बहुत कुछ शामिल है।

ऑनबोर्डिंग प्लान लॉन्च करें

किसी कर्मचारी को हायर करने और उनकी एम्प्लॉय प्रोफ़ाइल बनाने के बाद, कर्मचारी ऐप डैशबोर्ड पर उनके कानबान कार्ड पर क्लिक करके इच्छित कर्मचारी की प्रोफ़ाइल पर जाएं, फिर उनकी एम्प्लॉय प्रोफ़ाइल पर लॉन्च करें प्लान बटन पर क्लिक करें, और एक खाली Launch Plan पॉप-अप विंडो लोड होगी।

स्क्रीन के ऊपर प्रत्येक उपलब्ध प्लान के लिए एक बटन, साथ ही विभिन्न उपलब्ध ऐक्टिविटी के लिए एक बटन दिखाया गया है। इच्छित ऑनबोर्डिंग प्लान को सेलेक्ट करने के लिए उस पर क्लिक करें। फिर, कैलेंडर सेलेक्टर का उपयोग करके, ड्यू डेट फ़ील्ड में एक तारीख सेट करें। यह आमतौर पर कर्मचारी का पहला दिन होता है, लेकिन कोई भी तारीख सेलेक्ट की जा सकती है।

Launch Plan पॉप-अप विंडो का Plan Summary सेक्शन सेलेक्ट किए गए प्लान में सभी स्टेप्स दिखाता है, साथ ही प्रत्येक ऐक्टिविटी के लिए असाइन किए गए व्यक्ति के लिए उपयोगकर्ता आइकॉन भी दिखाता है।

शेड्यूल बटन पर क्लिक करें, और Odoo प्लान में सब कुछ उनकी संबंधित ड्यू डेट के अनुसार शेड्यूल करता है।

सभी शेड्यूल की गई ऐक्टिविटी एम्प्लॉय प्रोफ़ाइल के चैटर और प्लान से संबंधित असाइनमेंट वाले उपयोगकर्ताओं के चैटर दोनों में दिखाई देती हैं।

टिप्पणी

अगर किसी ऐक्टिविटी असाइनमेंट को लॉन्च पर पूछें के लिए कॉन्फ़िगर किया गया था, तो Launch Plan पॉप-अप विंडो पर एक असाइन किया गया फ़ील्ड दिखाई देता है। ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके, सभी अनअसाइन ऐक्टिविटी के लिए जिम्मेदार उपयोगकर्ता को सेलेक्ट करें।

महत्त्वपूर्ण

ऑनबोर्डिंग सिर्फ़ डेटाबेस के उपयोगकर्ताओं के लिए लॉन्च की जा सकती है। अगर कर्मचारी की प्रोफ़ाइल में कोई जानकारी गुम है, तो आवश्यक जानकारी की लिस्ट वाली चेतावनी दिखाई देती है।