खर्चों को पोस्ट करें¶
एक बार एक्सपेंस अप्रूव हो जाने के बाद, अगला कदम एक्सपेंस को सही अकाउंटिंग जर्नल में पोस्ट करना है।
महत्त्वपूर्ण
किसी अकाउंटिंग जर्नल में एक्सपेंस पोस्ट करने के लिए, उपयोगकर्ता के पास निम्नलिखित ऐक्सेस राइट ज़रूर होने चाहिए:
अकाउंटिंग: Accountant या Adviser
एक्सपेंस: मैनेजर
सिर्फ़ अप्रूव्ड स्टेटस वाले एक्सपेंस को किसी जर्नल में पोस्ट किया जा सकता है। पोस्ट करने के लिए तैयार सभी एक्सपेंस देखने के लिए, पर जाएं। इसके बाद, सिर्फ़ अप्रूव्ड एक्सपेंस देखने के लिए जिन्हें पोस्ट करने की ज़रूरत है, बाईं ओर के फ़िल्टर को एडजस्ट करें ताकि सिर्फ़ अप्रूव्ड चेकबॉक्स टिक किया गया हो।
एक्सपेंस को अकाउंटिंग जर्नल में दो तरीकों से पोस्ट किया जा सकता है: अलग-अलग या बल्क में।
टिप्पणी
डिफ़ॉल्ट प्रोसेस करने वाले एक्सपेंस डैशबोर्ड सबमिट किए गए स्टेटस वाले सभी एक्सपेंस दिखाता है।
अलग-अलग एक्सपेंस पोस्ट करें¶
किसी अलग एक्सपेंस को पोस्ट करने के लिए, पर जाएं, और विस्तृत एक्सपेंस फ़ॉर्म देखने के लिए किसी अलग एक्सपेंस पर क्लिक करें। इस व्यू में, कई विकल्प दिए गए हैं: जर्नल एंट्री पोस्ट करें, अगली पेस्लिप में रिपोर्ट करें, अस्वीकार, रीसेट करें, एक्सपेंस स्प्लिट करें, और रसीद अटैच करें।
जर्नल एंट्री पोस्ट करें पर क्लिक करें और एक एक्सपेंस पोस्ट करें पॉप-अप विंडो लोड होती है। एक्सपेंस कैटगरी के लिए डिफ़ॉल्ट अकाउंटिंग जर्नल जर्नल फ़ील्ड में भरता है, लेकिन ज़रूरत पड़ने पर इसे संशोधित किया जा सकता है। सभी एक्सपेंस कैटगरी के लिए डिफ़ॉल्ट जर्नल खरीद है। इसके अलावा, एक्सपेंस की तारीख अकाउंटिंग तारीख फ़ील्ड में भरती है, जो दर्शाती है कि एक्सपेंस कब हुआ था।
एक्सपेंस पोस्ट करें बटन पर क्लिक करें, और जर्नल एंट्री लोड होती है, सभी विवरण दिखाती है, और इसका स्टेटस पोस्ट किया गया होता है।
कई एक्सपेंस पोस्ट करें¶
एक साथ कई एक्सपेंस पोस्ट करने के लिए, पर जाएं, फिर बाईं ओर के फ़िल्टर को एडजस्ट करें ताकि सिर्फ़ अप्रूव्ड चेकबॉक्स टिक किया गया हो। इसके बाद, अप्रूव किए जा रहे प्रत्येक एक्सपेंस के बगल में चेकबॉक्स टिक करके अप्रूव करने वाले एक्सपेंस चुनें।
इसके बाद, एंट्री पोस्ट करें बटन पर क्लिक करें। एक एक्सपेंस पोस्ट करें पॉप-अप विंडो लोड होती है, जिसमें डिफ़ॉल्ट अकाउंटिंग जर्नल खरीद जर्नल फ़ील्ड में भरता है, और एक्सपेंस की तारीख अकाउंटिंग तारीख फ़ील्ड में भरती है। कोई भी ज़रूरी संशोधन करें, फिर एक्सपेंस पोस्ट करें पर क्लिक करें।
एक बार पोस्ट होने के बाद, सूची बदलकर बनाई गई सभी विभिन्न अकाउंटिंग जर्नल एंट्री दिखाती है। अकाउंटिंग जर्नल विवरण देखने के लिए किसी भी एंट्री पर क्लिक करें।
टिप्पणी
सिर्फ़ अप्रूव्ड स्टेटस वाले एक्सपेंस को किसी अकाउंटिंग जर्नल में पोस्ट किया जा सकता है। अगर कोई ऐसा एक्सपेंस चुना गया है जिसे पोस्ट नहीं किया जा सकता, जैसे कि कोई गैर-अप्रूव्ड एक्सपेंस, या एक्सपेंस पहले से ही किसी जर्नल में पोस्ट किया जा चुका है, तो एंट्री पोस्ट करें बटन दिखाई नहीं देता।
