बैंक रिकॉन्सिलिएशन¶
बैंक रिकॉन्सिलिएशन बैंक ट्रांज़ैक्शन को वेरिफ़ाई करने की प्रक्रिया है। इनमें से कई ट्रांज़ैक्शन काउंटरपार्ट आइटम के साथ मैच होते हैं जो बिज़नेस रिकॉर्ड से जुड़े होते हैं जैसे ग्राहक इनवॉइस, वेंडर बिल, और पेमेंट, जबकि दूसरे जिनके पास मैचिंग काउंटरपार्ट आइटम नहीं है (जैसे बैंक फ़ीस) उन्हें मैन्युअली या रिकॉन्सिलिएशन मॉडल के साथ राइट ऑफ़ किया जा सकता है। बैंक रिकॉन्सिलिएशन न केवल ज़्यादातर बिज़नेस के लिए अनिवार्य है, बल्कि यह कई फ़ायदे भी देता है, जैसे फ़ाइनेंशियल रिपोर्ट में एरर के जोखिम में कमी, धोखाधड़ी गतिविधियों का पता लगाना, और बेहतर कैश फ़्लो मैनेजमेंट।
डिफ़ॉल्ट मैचिंग रूल और कस्टमाइज़ेबल बैंक रिकॉन्सिलिएशन मॉडल की बदौलत, Odoo जब भी संभव हो मैचिंग आइटम को ऑटोमैटिकली सेलेक्ट कर लेता है।
बैंक रिकॉन्सिलिएशन व्यू¶
किसी जर्नल के बैंक मैचिंग व्यू को ऐक्सेस करने के लिए, अकाउंटिंग डैशबोर्ड पर जाएं और या तो:
जर्नल के नाम (जैसे, बैंक) या उसके ट्रांज़ैक्शन बटन पर क्लिक करें ताकि सभी ट्रांज़ैक्शन दिखाई दें, जिसमें पहले से रिकॉन्साइल किए गए भी शामिल हैं, या
x को रिकॉन्साइल करने के लिए बटन पर क्लिक करें ताकि केवल अनरिकॉन्साइल्ड ट्रांज़ैक्शन दिखाई दें। पहले से रिकॉन्साइल किए गए ट्रांज़ैक्शन को शामिल करने के लिए, सर्च बार से नॉट मैच्ड फ़िल्टर को हटाएं।
बैंक मैचिंग व्यू जर्नल के हर ट्रांज़ैक्शन के लिए लाइन से बना है जिसमें सबसे नई पहले दिखाई जाती है। हर ट्रांज़ैक्शन में एक तारीख, एक लेबल, एक पार्टनर (अगर सेट है), ऐक्शन बटन और ट्रांज़ैक्शन की राशि होती है। हर लाइन में (एलिप्सिस) बटन के ज़रिए अतिरिक्त ऐक्शन उपलब्ध हैं।
टिप्पणी
एक बार जब कोई ट्रांज़ैक्शन रिकॉन्साइल हो जाता है, तो सुझाए गए ऐक्शन बटन को उस काउंटरपार्ट एंट्री/एंट्रीज़ से बदल दिया जाता है जिससे इसे मैच किया गया था या उस अकाउंट(अकाउंट्स) से जिसे राइट ऑफ़ किया गया था।
ट्रांज़ैक्शन¶
हर transaction एक जर्नल एंट्री से लिंक होता है जो जर्नल के मुख्य अकाउंट और उसके सस्पेंस अकाउंट को डेबिट/क्रेडिट करता है जब तक कि यह पूरी तरह से रीकन्साइल नहीं हो जाता। उस समय, सस्पेंस अकाउंट को काउंटरपार्ट आइटम के अकाउंट से या manual matching के मामले में, सिलेक्ट किए गए अकाउंट से बदल दिया जाता है।
यह भी देखें
संभावित एक्शन¶
ट्रांज़ैक्शन के आधार पर, दो सुझाए गए एक्शन बटन के रूप में उपलब्ध होते हैं, जबकि अन्य एक्शन (एलिप्सिस) बटन पर क्लिक करके एक्सेस किए जा सकते हैं:
पार्टनर सेट करें: ट्रांज़ैक्शन में पार्टनर जोड़ने के लिए सर्च व्यू खोलें।
अकाउंट सेट करें: इस अकाउंट के साथ ट्रांज़ैक्शन की पूरी रकम को राइट ऑफ़ करने के लिए मैन्युअली अकाउंट सेलेक्ट करने के लिए सर्च व्यू खोलें। अगर ज़रूरी हो, तो रकम बदलने के लिए लाइन को बदलाव करें।
रिसीवेबल: ट्रांज़ैक्शन को पार्टनर के रिसीवेबल अकाउंट में राइट ऑफ़ करें।
सेल्स: ट्रांज़ैक्शन के पार्टनर से संबंधित सेल्स ऑर्डर की लिस्ट व्यू खोलें (या अगर केवल एक प्रासंगिक सेल्स ऑर्डर मौजूद है तो सीधे फ़ॉर्म व्यू पर जाएं)। प्रासंगिक सेल्स ऑर्डर को सेलेक्ट करें और इनवॉइस बनाएं पर क्लिक करें, फिर बैंक मैचिंग व्यू पर वापस जाएं और रिकॉन्साइल ऐक्शन बटन का उपयोग करके इनवॉइस को मैच करें।
पेएबल: ट्रांज़ैक्शन को पार्टनर के पेएबल अकाउंट में राइट ऑफ़ करें।
रिकॉन्साइल: रिकॉर्ड से मौजूदा आइटम का सर्च व्यू खोलें जैसे ग्राहक इनवॉइस, वेंडर बिल, और पेमेंट। उन आइटम के संबंधित अकाउंट के साथ काउंटरपार्ट आइटम जोड़ने के लिए एक या एक से ज़्यादा आइटम सेलेक्ट करें।
बैच: बैच पेमेंट की छोटी लिस्ट खोलें। सभी बैच पेमेंट देखने के लिए, ज़्यादा खोजें ... पर क्लिक करें। बैच की प्रत्येक पेमेंट के संबंधित अकाउंट के साथ प्रत्येक पेमेंट के लिए काउंटरपार्ट आइटम जोड़ने के लिए बैच पेमेंट सेलेक्ट करें।
Reconciliation मॉडल: हर मैन्युअल रीकन्सिलिएशन मॉडल जो ट्रांज़ैक्शन पर लागू हो सकता है, दिखाया जाता है। रीकन्सिलिएशन मॉडल पर परिभाषित काउंटरपार्ट आइटम जनरेट करने के लिए रीकन्सिलिएशन मॉडल के ऐक्शन बटन पर क्लिक करें।
बिल अपलोड करें: एक या ज़्यादा बिल अपलोड करें जिन्हें डिजिटाइज़ किया जाएगा। डिजिटाइज़ेशन के बाद, बिल रीकन्साइल ऐक्शन बटन के ज़रिए मैचिंग के लिए उपलब्ध होते हैं।
मॉडल मैनेज करें: Reconciliation मॉडल की लिस्ट व्यू खोलें।
जर्नल एंट्री खोलें: इस ट्रांज़ैक्शन की जर्नल एंट्री खोलें।
ट्रांज़ैक्शन मिटाएं: यह ट्रांज़ैक्शन मिटाएं।
टिप्पणी
ट्रांज़ैक्शन से पार्टनर हटाने के लिए, पार्टनर के नाम के बगल में बंद करें आइकॉन पर क्लिक करें।
बैंक मैचिंग व्यू से बिल अपलोड करने से वे ऑटोमैटिकली ऐक्टिव ट्रांज़ैक्शन के साथ रीकन्साइल नहीं होते हैं।
यह भी देखें
ट्रांज़ैक्शन रीकन्साइल करें¶
जब संभव हो, Odoo ट्रांज़ैक्शन को उनकी फ़ील्ड के आधार पर ऑटोमैटिकली रीकन्साइल करता है।
अगर ट्रांज़ैक्शन पर कोई पार्टनर सेट नहीं है, तो ट्रांज़ैक्शन के लेबल की तुलना मौजूदा इनवॉइस, बिल और पेमेंट के नंबर, ग्राहक रेफ़रेंस, बिल रेफ़रेंस, और पेमेंट रेफ़रेंस से की जाती है।
अगर ट्रांज़ैक्शन पर पार्टनर सेट है, तो ट्रांज़ैक्शन को अमाउंट के आधार पर पार्टनर के इनवॉइस, बिल और पेमेंट से मैच किया जाता है। मैच की पहचान और उसे लागू करने के लिए निम्नलिखित नियम सीक्वेंशियल ऑर्डर में इस्तेमाल किए जाते हैं:
एक्ज़ैक्ट मैच
डिस्काउंट मैच: जल्दी पेमेंट पर डिस्काउंट वाली पेमेंट शर्तों के लिए
लेबल में अमाउंट: अगर इनवॉइस अमाउंट ट्रांज़ैक्शन के लेबल में मिलता है
इन फ़िक्स्ड मैचिंग नियमों के इस्तेमाल के अलावा, ट्रांज़ैक्शन को रीकन्सिलिएशन मॉडल के इस्तेमाल से ऑटोमैटिकली मैच किया जा सकता है। अन्यथा, इन स्टेप को फ़ॉलो करके ट्रांज़ैक्शन को मैन्युअली रीकन्साइल करें:
सभी उपलब्ध ऐक्शन बटन देखने के लिए अनमैच्ड बैंक ट्रांज़ैक्शन में से चाही गई लाइन एक्सपैंड करें।
काउंटरपार्ट डिफ़ाइन करें। काउंटरपार्ट डिफ़ाइन करने के कई ऑप्शन हैं, जिनमें मौजूदा आइटम मैच करना, मैन्युअली अकाउंट सेट करना, बैच पेमेंट के साथ मैच करना, और रीकन्सिलिएशन मॉडल बटन का इस्तेमाल करना शामिल है।
अगर नतीजे में आई एंट्री पूरी तरह बैलेंस्ड नहीं है, तो एक और मौजूदा काउंटरपार्ट आइटम जोड़ें या बाकी अमाउंट का अकाउंट सेट करके उसे राइट ऑफ़ करें।
मौजूदा आइटम¶
रिकॉर्ड जैसे ग्राहक इनवॉइस, वेंडर बिल और पेमेंट से संबंधित मौजूदा आइटम के साथ ट्रांज़ैक्शन को reconcile करने के लिए, Reconcile ऐक्शन बटन क्लिक करें, लिस्ट में matching जर्नल आइटम को सेलेक्ट करें और Select क्लिक करें।
टिप्पणी
अगर पार्टनर सेट है, तो यह लिस्ट ऑटोमैटिकली फ़िल्टर हो जाती है ताकि सिर्फ़ उस पार्टनर से संबंधित आइटम शामिल हों।
सलाह
विशिष्ट जर्नल आइटम खोजने के लिए Search: Journal Items to Match विंडो में सर्च बार इस्तेमाल करें।
अगर ट्रांज़ैक्शन राशि उस इनवॉइस या बिल से कम है जिसके साथ इसे reconcile किया गया है, तो ट्रांज़ैक्शन पूरी तरह reconcile हो जाता है, लेकिन अंतर counterpart आइटम पर open रहता है। बाकी राशि को बाद में reconcile करने के लिए open छोड़ा जा सकता है या इनवॉइस या बिल को पूरी तरह paid के रूप में मार्क किया जा सकता है। इनवॉइस या बिल को पूरी तरह paid के रूप में मार्क करने के लिए, लाइन में बदलाव करें, fully paid क्लिक करें और सेव करें। इसे reverse करने के लिए, फिर से लाइन में बदलाव करें, partial payment क्लिक करें और सेव करें।
अगर ट्रांज़ैक्शन राशि उस इनवॉइस या बिल से अधिक है जिसके साथ इसे reconcile किया गया है, तो ट्रांज़ैक्शन केवल आंशिक रूप से reconcile होता है। बाकी बैलेंस को किसी अन्य ट्रांज़ैक्शन राशि की तरह reconcile किया जा सकता है।
टिप्पणी
ड्राफ़्ट एंट्री के मौजूदा आइटम को match किया जा सकता है। संभावित ऑटोमैटिक मूव (जैसे currency exchange या cash basis move) reconciliation के साथ ही ड्राफ़्ट में बनाए जाते हैं। मूल एंट्री पोस्ट करने से ऑटोमैटिक मूव भी पोस्ट हो जाता है।
अकाउंट सेट करें¶
अगर कोई मौजूदा आइटम चुने गए ट्रांज़ैक्शन से match नहीं करता है, तो भी आप ट्रांज़ैक्शन को मैन्युअली write off कर सकते हैं: Set Account क्लिक करें, फिर उपयुक्त अकाउंट चुनें। ट्रांज़ैक्शन का केवल कुछ हिस्सा write off करने के लिए, सही वैल्य्ू को दर्शाने के लिए लाइन में बदलाव करें और बाकी राशि को इच्छानुसार reconcile करें।
सलाह
अगर पार्टनर सेट है, तो Receivable या Payable ऐक्शन बटन क्लिक करके राशि को सीधे उनके receivable या payable अकाउंट में write off करें।
Reconciliation मॉडल¶
ऐसे custom नियम बनाने के लिए reconciliation मॉडल इस्तेमाल करें जो उन ऑपरेशन के लिए ऑटोमैटिकली या मैन्युअली custom बटन के ज़रिए लागू किए जा सकते हैं जो बार-बार दोहराए जाते हैं। ये custom बटन आपको बैंक ट्रांज़ैक्शन को मैन्युअली जल्दी से reconcile करने की अनुमति देते हैं और इन्हें अन्य reconciliation मॉडल और counterpart आइटम के साथ भी जोड़ा जा सकता है जब ट्रांज़ैक्शन को reconcile किया जाता है।
Example
$103 का एक आउटगोइंग बैंक ट्रांज़ैक्शन आंशिक रूप से $100 के वेंडर बिल के साथ match होता है, जिससे ट्रांज़ैक्शन के $3 अभी भी unreconciled रहते हैं। $3 के लिए एक नया counterpart आइटम बनाने और बैंक ट्रांज़ैक्शन के बाकी $3 के साथ reconcile करने के लिए Bank Fees reconciliation मॉडल इस्तेमाल करें।
लाइन में बदलाव करें और ट्रांज़ैक्शन unreconcile करें¶
किसी counterpart आइटम में बदलाव करने के लिए, लाइन को expand करें, (pencil) आइकॉन क्लिक करें और Edit Line विंडो में आवश्यक फ़ील्ड में बदलाव करें।
टिप्पणी
जब counterpart आइटम एक मौजूदा जर्नल आइटम है, तो कुछ फ़ील्ड read-only होते हैं।
अगर कोई ट्रांज़ैक्शन आंशिक रूप से किसी counterpart आइटम के साथ match होता है, तो इनवॉइस को fully paid के रूप में मार्क करने या वापस partial payment में स्विच करने के लिए लिंक इस्तेमाल करें।
किसी ट्रांज़ैक्शन को unreconcile करने के लिए, (trash) आइकॉन क्लिक करके ट्रांज़ैक्शन से संबंधित सभी counterpart आइटम मिटाएं।
नेटिंग¶
Netting (जिसे AP/AR offsetting के रूप में भी जाना जाता है) एक ही पार्टनर से आने वाले debts और उसे जाने वाले debts को संतुलित करने की प्रक्रिया है। आने वाले और जाने वाले debts को reconcile करने से एक नई जर्नल एंट्री बनती है जो debts को संतुलित करती है। दो मुख्य परिदृश्य मौजूद हैं:
एक बैंक ट्रांज़ैक्शन आने वाले और जाने वाले debts को (पूरी तरह या आंशिक रूप से) संतुलित करता है।
कोई बैंक ट्रांज़ैक्शन नहीं आने वाले और जाने वाले debts को संतुलित करता है। यह स्थिति तब हो सकती है जब debts एक-दूसरे को पूरी तरह संतुलित करते हैं या जब debts असंतुलित रहते हैं।
बैंक ट्रांज़ैक्शन के साथ नेटिंग¶
जब बैंक ट्रांज़ैक्शन आने वाले और जाने वाले क़र्ज़ों को (पूरी तरह या आंशिक रूप से) बैलेंस करता है, तो बैंक मैचिंग व्यू से बैंक ट्रांज़ैक्शन को किसी भी अन्य मौजूदा आइटम की तरह रीकन्साइल करें:
ट्रांज़ैक्शन पर रीकन्साइल क्लिक करें।
पेयेबल और रिसीवेबल दोनों तरफ़ सभी संबंधित काउंटरपार्ट आइटम सेलेक्ट करें।
सेलेक्ट पर क्लिक करें।
अगर बैलेंस बचता है, तो विवरण के आधार पर निम्नलिखित स्थितियाँ संभव हैं:
बैंक ट्रांज़ैक्शन के बिना नेटिंग¶
जब कोई बैंक ट्रांज़ैक्शन आने वाले और जाने वाले क़र्ज़ों को बैलेंस नहीं करता है, तो बैंक मैचिंग व्यू से रीकन्साइल करने के लिए कुछ नहीं है। हालाँकि, क़र्ज़ की राशि अकाउंट रिसीवेबल और अकाउंट पेयेबल दोनों में दिखाई देती है। इन क़र्ज़ों को बैलेंस करने के लिए ताकि वे पार्टनर लेजर पर दिखाई न दें, इन स्टेप्स को फ़ॉलो करें:
पर जाएँ।
जर्नल आइटम सेलेक्ट करें जो अकाउंट रिसीवेबल और अकाउंट पेयेबल को डेबिट या क्रेडिट करते हैं और नेट किए जाने वाले क़र्ज़ों का प्रतिनिधित्व करते हैं।
रीकन्साइल क्लिक करें।
अगर क़र्ज़ एक-दूसरे को पूरी तरह से बैलेंस नहीं करते हैं, तो राइट-ऑफ़ एंट्री पॉपअप विंडो दिखाई देती है, जो आपको बचे हुए बैलेंस को कैसे हल करना है यह तय करने की अनुमति देती है:
अकाउंट रिसीवेबल और अकाउंट पेयेबल को केवल आंशिक रूप से रीकन्साइल करने और बचे हुए बैलेंस को ओपन रखने के लिए आंशिक की अनुमति दें सेलेक्ट करें।
बैलेंस को राइट ऑफ़ करने के लिए रीकन्साइलिएशन मॉडल बटन इस्तेमाल करें।
मैन्युअल रूप से अकाउंट चुनें, और वैकल्पिक रूप से टैक्स, जर्नल, लेबल, तारीख, और चेक करने के लिए फ़ील्ड एडजस्ट करें।
फिर आइटम मैच हो जाते हैं, और उनका बैलेंस पार्टनर लेजर से हटा दिया जाता है, जो दर्शाता है कि इन क़र्ज़ों के लिए कोई पेमेंट देय नहीं है।
टिप्पणी
वर्कफ़्लो एक जैसा है चाहे रिसीवेबल और पेयेबल अकाउंट में केवल दो बराबर क़र्ज़ हों या प्रत्येक अकाउंट में कई क़र्ज़ हों।