कर्मचारियों को भुगतान करें¶
एक्सपेंस को अकाउंटिंग जर्नल में पोस्ट करने के बाद, अगला कदम कर्मचारी को वापस भुगतान करना है। कर्मचारियों को सीधे उनकी तनख्वाह में वापस भुगतान किया जा सकता है, या किसी अलग एक्सपेंस को नकद, चेक या डायरेक्ट डिपोज़िट के ज़रिए वापस भुगतान किया जा सकता है।
रीइम्बर्समेंट सेटिंग¶
वापस भुगतान पेचेक, चेक, नकद, या बैंक ट्रांसफ़र (आमतौर पर डायरेक्ट डिपोज़िट के रूप में जाना जाता है) के ज़रिए किया जा सकता है। पेमेंट विकल्प सेट अप करने के लिए, पहले पर जाकर विभिन्न सेटिंग कॉन्फ़िगर करें।
कर्मचारियों को एक्सपेंस के लिए उनकी पेस्लिप में भुगतान करने के लिए, एक्सपेंस सेक्शन में Reimburse in Payslip ऑप्शन के बगल में चेकबॉक्स पर टिक करें।
अगला, अकाउंटिंग सेक्शन में सेट करें कि पेमेंट कैसे की जाती हैं। पेमेंट मेथड्स के नीचे ड्रॉप-डाउन मेन्यू पर क्लिक करें, और मनचाहा पेमेंट ऑप्शन सेलेक्ट करें। डिफ़ॉल्ट ऑप्शन में मैन्युअल पेमेंट (बैंक), बैच डिपोज़िट (बैंक), और चेक्स (बैंक) द्वारा पेमेंट करना शामिल है। इंस्टॉल किए गए पेरोल लोकलाइज़ेशन के आधार पर, अतिरिक्त ऑप्शन दिख सकते हैं।
इस फ़ील्ड को खाली छोड़ने से सभी उपलब्ध पेमेंट ऑप्शन का उपयोग किया जा सकता है।
सभी वांछित कॉन्फ़िगरेशन पूरे होने पर, सेटिंग सक्रिय करने के लिए सेव करें पर क्लिक करें।
पेस्लिप में रीइम्बर्स करें¶
अगर सेटिंग पेज पर Reimburse in Payslip ऑप्शन एक्टिवेट है, तो अलग से पेमेंट जारी करने की जगह कर्मचारी की अगली पेस्लिप में पेमेंट जोड़े जा सकते हैं।
महत्त्वपूर्ण
सिर्फ़ अप्रूव्ड और पोस्टेड स्टेटस वाले एक्सपेंस को पेस्लिप में रीइम्बर्स किया जा सकता है। अगर किसी अलग स्टेटस वाला एक्सपेंस सेलेक्ट किया जाता है, तो पेस्लिप में एक्सपेंस को रीपे करने की कोशिश करते समय एक चेतावनी दिखाई देती है।
यह भी देखें
व्यक्तिगत रूप से भुगतान करें¶
पर जाएं, और स्टेटस अप्रूव्ड या पोस्टेड वाले एक्सपेंस पर क्लिक करें।
इंडिविजुअल एक्सपेंस पर, रिपोर्ट इन नेक्स्ट पेस्लिप बटन पर क्लिक करें। चैटर में एक मैसेज लॉग किया जाता है जिसमें बताया जाता है कि एक्सपेंस ("एक्सपेंस नेम") अगली पेस्लिप में जोड़ दिया जाएगा। एक्सपेंस का स्टेटस अपरिवर्तित रहता है, लेकिन जर्नल एंट्री पोस्ट होने पर पोस्टेड में बदल जाता है, फिर संबंधित पेस्लिप प्रोसेस होने पर पेड हो जाता है।
अगर पेस्लिप प्रोसेस होने से पहले एक्सपेंस किसी अन्य तरीके से रीपे किया जाता है, तो रिमूव फ्रॉम पेस्लिप बटन पर क्लिक करके एक्सपेंस को पेस्लिप से हटाया जा सकता है।
थोक में भुगतान करें¶
पर जाएं, और रीइम्बर्स किए जा रहे सभी एक्सपेंस के बगल में चेकबॉक्स पर क्लिक करें।
सलाह
सभी रीइम्बर्स करने योग्य एक्सपेंस को सेलेक्ट करने के लिए, साइड मेन्यू को एडजस्ट करें ताकि सिर्फ़ अप्रूव्ड या पोस्टेड चेक किए गए हों। अगला, सभी एक्सपेंस को सेलेक्ट करने के लिए एम्प्लॉई के बगल में चेकबॉक्स पर क्लिक करें।
एक्शन बटन पर क्लिक करें, फिर नतीजे में आए ड्रॉप-डाउन मेन्यू से रिपोर्ट इन नेक्स्ट पेस्लिप सेलेक्ट करें। रिपोर्ट इन नेक्स्ट पेस्लिप बटन, और सभी एक्सपेंस संबंधित कर्मचारी के लिए जारी की गई अगली पेस्लिप में जोड़ दिए जाते हैं।
एक्सपेंस टू प्रोसेस डैशबोर्ड पर कुछ भी नहीं बदलता है, लेकिन प्रत्येक इंडिविजुअल एक्सपेंस के चैटर में एक मैसेज लॉग किया जाता है जिसमें बताया जाता है कि एक्सपेंस ("एक्सपेंस नेम") अगली पेस्लिप में जोड़ दिया जाएगा। इंडिविजुअल एक्सपेंस का स्टेटस अपरिवर्तित रहता है, लेकिन जर्नल एंट्री पोस्ट होने पर पोस्टेड में बदल जाता है, फिर संबंधित पेस्लिप प्रोसेस होने पर पेड हो जाता है।
कैश, चेक या डायरेक्ट डिपोज़िट के ज़रिए एक्सपेंस रीइम्बर्स करें¶
इंडिविजुअल एक्सपेंस को रीइम्बर्स करने के लिए, पर जाएं, और एक्सपेंस टू प्रोसेस डैशबोर्ड दिखाई देता है, जो सभी सबमिट किए गए एक्सपेंस दिखाता है। सिर्फ़ पोस्टेड एक्सपेंस दिखाने के लिए साइड मेन्यू को एडजस्ट करें।
टिप्पणी
सिर्फ़ वे एक्सपेंस जो अकाउंटिंग जर्नल में पोस्ट किए गए हैं (पोस्टेड स्टेटस वाले एक्सपेंस) को रीइम्बर्स किया जा सकता है।
पेमेंट करने के लिए एक्सपेंस पर क्लिक करें, फिर जर्नल एंट्री स्मार्ट बटन पर क्लिक करें। जर्नल एंट्री पर, पेमेंट करें बटन पर क्लिक करें। पेमेंट करें पॉप-अप विंडो में, पॉप-अप विंडो में निम्नलिखित जानकारी एंटर करें:
जर्नल: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का इस्तेमाल करके पेमेंट पोस्ट करने के लिए अकाउंटिंग जर्नल सेलेक्ट करें। डिफ़ॉल्ट जर्नल बैंक है।
Payment Method: ड्रॉप-डाउन मेन्यू का उपयोग करके पेमेंट कैसे किया जाता है यह चुनें। अगर जर्नल के लिए Cash चुना गया है, तो उपलब्ध एकमात्र ऑप्शन मैन्युअल पेमेंट है। अगर जर्नल के लिए बैंक चुना गया है, तो डिफ़ॉल्ट ऑप्शन मैन्युअल पेमेंट या Checks हैं।
रेसिपिएंट बैंक अकाउंट: यह फ़ील्ड सिर्फ़ तभी दिखाई देता है जब जर्नल बैंक पर सेट हो, और पेमेंट मेथड मैन्युअल पेमेंट पर सेट हो। कर्मचारी का बैंक अकाउंट डिफ़ॉल्ट रूप से इस फ़ील्ड को पॉप्युलेट करता है। अगर कर्मचारी की एम्प्लॉई प्रोफ़ाइल पर एक से ज़्यादा विश्वसनीय बैंक अकाउंट हैं, तो मनचाहा बैंक अकाउंट सेलेक्ट करने के लिए ड्रॉप-डाउन मेन्यू का इस्तेमाल करें।
अमाउंट: रीइम्बर्स की जा रही कुल अमाउंट डिफ़ॉल्ट रूप से इस फ़ील्ड को पॉप्युलेट करती है।
पेमेंट डेट: इस फ़ील्ड में वह तारीख एंटर करें जब पेमेंट जारी की जाती है। मौजूदा तारीख डिफ़ॉल्ट रूप से इस फ़ील्ड को पॉप्युलेट करती है।
मेमो: एक्सपेंस फ़ॉर्म के डिस्क्रिप्शन फ़ील्ड में एंटर किया गया टेक्स्ट डिफ़ॉल्ट रूप से इस फ़ील्ड को पॉप्युलेट करता है।
जब पॉप-अप विंडो के फ़ील्ड भर जाएं, तो पेमेंट रजिस्टर करने और कर्मचारी को रीइम्बर्स करने के लिए Create Payment बटन पर क्लिक करें। अब जर्नल एंट्री पर हरा Paid बैनर दिखाई देता है।
