訪問者¶
Odoo のフロントデスクアプリケーションでは、訪問者とは従業員以外の人(修理業者、求職者、監査人など)を指します。訪問者の到着と出発を記録してセキュリティ目的に使用し、誰が施設内にいるかの正確な記録を確保できます。
訪問者リスト¶
チェックインした訪問者の完全なリストにアクセスするには、に移動します。
注釈
デフォルトでは、予定またはチェックイン済みと今日のフィルターが検索...バーに表示されます。
すべての訪問者はリストビューで表示され、チェックイン時に入力された次の詳細が表示されます:
名前: ゲストの名前。
訪問者の会社: ゲストが代表する会社。
電話: ゲストの電話番号。
飲み物*: ゲストがリクエストした飲み物。
ホスト: ゲストが会いたい人。
チェックイン: ゲストがチェックインした日時。
チェックアウト*: ゲストがチェックアウトした日時。デフォルトビューでは、チェックイン済みまたは予定のステータスを持つゲストのみが表示されます。チェックアウト時刻のあるゲストは、今日フィルターを削除した場合にのみ表示されます。
期間: ゲストがチェックインしてからの時間。
Station：ゲストがチェックインした場所。
Status：ゲストのステータス。オプションはChecked-In、Planned、Checked-Out、またはCancelledです。
Email*：ゲストのメールアドレス。
Company*：ゲストが訪問する会社。このフィールドは、マルチカンパニーデータベースでのみ利用できます。
*これらのフィールドは、デフォルトのVisitorリストには表示されません。リストの右上隅にある(adjust settings)アイコンを使用して有効にする必要があります。
Visitorsページのタイトル付き列の右端には、タイトルなしの列があり、そこでゲストのステータスを更新できます。
ゲストが退出したら、利用可能なCheck outボタンをクリックして、ゲストの記録を更新し、退出した日時を記録します。
予定されたゲストが到着し、Frontdeskキオスクを使用してチェックインしなかった場合、このリストから利用可能なCheck inボタンをクリックして到着日時を記録することで、チェックインできます。
タイトルなしのステータス列の横には、Drink Servedボタンが表示されますが、これは特定の訪問者が飲み物をリクエストした場合のみです。
飲み物が提供されたら、Drink Servedボタンをクリックして、飲み物がゲストに配達されたことを示します。クリックすると、そのボタンは消えます。
行の右端には、*予定された*訪問者**のみ**のPrint Badgeボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、訪問者のバッジのPDFファイルがダウンロードされます。バッジには、訪問者がチェックインした日時、訪問者の名前と会社、訪問先、訪問先の会社のロゴが表示されます。
注釈
PDFバッジは、訪問者が着用する粘着ラベルに印刷することも、プラスチック製のバッジホルダーに入れることができる紙に印刷することもできます。
列が表示されていない場合、または表示されている列を非表示にしたい場合は、上部行の最後にある(adjust settings)アイコンをクリックします。これにより、有効または無効にする列オプションのドロップダウンメニューが表示されます。(check)アイコンは、列が表示されていることを示します。
予定訪問者¶
求職者、政府関係者、新しいサプライヤーなど、ゲストが予想される場合、訪問者情報を事前に入力しておくと便利です。訪問者が到着したら、到着時にすべての情報を手動で入力するのではなく、キオスクで*Quick Check In*オプションを利用できます。
**Frontdesk**アプリで予定ゲストを作成して、予想されるゲスト情報を事前に入力します。
予定ゲストを作成するには、に移動し、Newをクリックします。次に、表示されるゲストフォームに、他の訪問者と同じ情報を入力します。必須フィールドは、訪問者のNameと到着予定のStationのみです。
重要
ゲストが事前に計画されている場合、**Frontdesk**アプリケーションのVisitorsページ（）のリストからチェックインする必要があります。予定されたゲストがキオスクを使用してチェックインした場合、予定された訪問者エントリとは別にチェックインされ、予定された訪問者エントリはPlannedとしてリストされたままになります。
予定されたゲストのPlannedステータスは、アプリケーションのVisitorsリスト*内*でチェックインされたときに**のみ**Checked-Inに変わります。
訪問者がキオスクを使用してチェックインした場合は、すべての記録が最新であり、現在施設内にいる訪問者のリストが正確であることを確認してください。訪問者リストに現在施設内にいる人が正しく反映されるように、正しいエントリをチェックインおよびチェックアウトしてください。
事前に予定訪問者として登録されている場合は、キオスクを使用してチェックイン**しない**ように、予定訪問者に通知してください。
訪問者の流れ¶
訪問者のチェックイン¶
訪問者が施設に到着したら、フロントデスクキオスクに近づき、出勤をクリックします。訪問者に要求される情報は、その特定のフロントデスクステーションに対して設定された内容です。必須情報がある場合、フィールドには赤いアスタリスク (*) が表示されます。訪問者はチェックインするために必須情報を入力**しなければなりません**。
すべての情報を入力したら、訪問者は出勤ボタンをタップします。
注釈
チェックインプロセス中のどの時点でも、10秒間選択がない場合、キオスクはメインのウェルカム画面に戻ります。
予定訪問者のチェックイン¶
予定訪問者が施設に到着したら、まずフロントデスクキオスクに近づきます。その日の予定訪問者がいる場合、キオスクの右側にクイックチェックインパネルが表示され、あなたはこれらの人のうちの1人ですか?と尋ねられます。質問の下には、その日に到着予定のすべての訪問者のリストが表示されます。
リスト内の対応する名前をクリックしてチェックインします。
飲み物¶
ステーションに飲み物が設定されている場合、出勤をタップすると、登録確認画面が読み込まれ、何か飲み物はいかがですか?という質問が表示されます。
訪問者ははい、お願いしますまたはいいえ、結構ですのいずれかをタップできます。
はい、お願いしますを選択すると、飲み物選択画面が表示され、事前設定されたオプションがリストされます。訪問者は希望の選択をタップするか、何も必要ない場合は画面下部の何も要りません、ありがとうボタンをタップできます。
飲み物が選択された場合、ご登録ありがとうございます! 飲み物をお持ちしますというメッセージが表示されます。
通知¶
訪問者がチェックインすると、訪問先の人と、キオスクでチェックインが発生したときに通知されるように設定された他のユーザーに通知されます。通知は、電子メール、SMSメッセージ、ディスカスチャット、またはこれら3つのオプションの任意の組み合わせで行われます。
訪問者が飲み物を要求した場合、飲み物フォームの通知する人として設定されたユーザーに、ディスカスアプリケーションを介して通知されます。表示されるメッセージは(訪問者名) がチェックインしました。(飲み物名) を要求していますです。
飲み物がゲストに配達されたら、飲み物を配達した人が飲み物を配達済みとしてマークする責任があります。
飲み物を配達済みとしてマークするには、に移動し、(#) 件の提供する飲み物と表示されている目的のステーションカードを選択します。
これにより、そのステーションでチェックインし、飲み物を待っているすべての訪問者のリストが開きます。提供された訪問者の行の最後にある飲み物提供済みボタンをクリックします。飲み物が提供されたとマークされると、訪問者はリストから消えます。
チェックアウト¶
訪問者が用件を終えて施設を出たら、正確な記録管理のために訪問者をチェックアウトすることが重要です。
訪問者を適切に退勤させるには、に移動し、(#) Drinks to serveと表示されている目的のステーションカードを選択します。これにより、そのステーションに現在チェックインしているすべての訪問者のリストが開きます。
退勤した訪問者の行の最後近くにあるCheck outボタンをクリックします。退勤としてマークされると、訪問者はリストから消えます。
重要
訪問者は退勤時に自分自身で退勤処理を行い**ません**。正確な記録を保つために、フロントデスクユーザが訪問者を退勤させることが重要です。
任意の時点で誰が施設内にいるかの正確なリストを常に把握します。これはセキュリティ上の目的と緊急時の場合に重要です。