ドキュメントのデジタル化¶
ドキュメントのデジタル化とは、紙またはデジタルドキュメントをデータベース内のレコードに変換するプロセスを指します。OdooはOCR（光学文字認識）と人工知能技術を使用してコンテンツを読み取り、レコードの詳細を自動的に作成して入力します。このプロセスは主に仕入先請求書（または返却）に使用されます。
注釈
あまり一般的ではありませんが、このデジタル化プロセスは顧客請求書やクレジットメモにも適用できます。それに応じて設定を調整する必要があります。
設定¶
に移動し、デジタル化セクションに移動します。ドキュメントのデジタル化オプションを有効にし、仕入先請求書を自動的に処理するかオンデマンドで処理するかを選択します。
注釈
税ごとに単一の請求書明細行オプションが有効になっている場合、新しい仕入先請求書では、明細行の数に関係なく、税ごとに1行のみが作成されます。
仕入先請求書のアップロード¶
仕入先請求書は手動でアップロードするか、指定されたメールエイリアスに送信してデジタル化されます。また、選択した仕入先については自動的に転記することもできます。
注釈
請求書がアップロードされると、ドキュメントのプレビューが画面の右側に表示されます。
参照
手動アップロード¶
会計ダッシュボードで、仕入先請求書を目的の購買仕訳帳にドラッグ&ドロップするか、購買仕訳帳のアップロードをクリックします。
メールエイリアス経由でアップロード¶
仕入先請求書は、関連する仕訳帳に関連付けられたメールエイリアス経由で2つの方法でアップロードできます:
メールエイリアスにメールを送信するように設定された接続済みスキャナからスキャンする;
メールエイリアスに直接送信する。
メールに添付された各PDFは、自動的に新しいドラフト仕入先請求書に変換されます。
注釈
仕訳帳に関連付けられたメールエイリアス経由で処理されるのは、PDFおよびXML形式のみです。
JPEGファイルはドキュメントアプリのメールエイリアス経由で処理する必要があります。
仕訳帳にメールエイリアスを追加するには、次の手順に従ってください:
エイリアスドメインが設定されていることを確認してください。
デフォルトのメールエイリアス
vendor-bills@に続いてエイリアスドメインが自動的に作成され、仕入先請求書仕訳帳の詳細設定タブで対応可能になります。デフォルトのメールエイリアスを変更するには、に移動し、対応する仕訳帳を選択して、詳細設定タブのメールエイリアスを編集します。
必要に応じて、スキャンしたドキュメントをメールエイリアスに送信するように接続済みスキャナを設定します。
注釈
または、ドキュメントアプリのメールエイリアスを使用して、仕入先請求書をFinanceフォルダに自動的に送信することもできます (例: inbox-financial@example.odoo.com)。
仕入先請求書の自動転記¶
注釈
請求書を自動転記オプションを使用するには、仕入先請求書のドキュメントデジタル化セクションで自動的にデジタル化管理設定を有効にする必要があります。
特定の仕入先のデジタル化された仕入先請求書を自動的に転記するには、に移動し、目的の仕入先をクリックします。連絡先フォームの会計タブで、自動化セクションの請求書を自動転記オプションを選択します:
常に
編集なしで3回検証後に確認: 編集なしでアップロードされた3番目の請求書が確認されると、請求書の自動転記ウィンドウが表示されます。次のオプションを選択できます:自動検証を有効化、後で確認、またはこの仕入先には無効。
しない
注釈
自動化は編集なしで検証された3つの請求書の後にトリガーされるため、連絡先名はデータベースに既に存在している必要があり、アップロードされた各仕入先請求書には請求日が含まれている必要があります。
AIによるデジタル化とデータ認識¶
設定に応じて、ドキュメントは自動的にデジタル化されるか、デジタル化がオンデマンドのみに設定されている場合は手動処理が必要です。
アップロードされたドキュメントを手動でデジタル化するにはDigitize documentをクリックします。
ドキュメントがデジタル化されると青いバナーが表示されます。Refreshをクリックしてください。デジタル化中にアップロードされた情報を確認し、修正してください。関連フィールドをクリックして編集するか、Reload AI dataをクリックしてデータを更新します。
次にConfirmをクリックしてドキュメントを転記します。
ちなみに
ドキュメントがデジタル化された後、仕入先がデータベースに存在しない場合、Vendorフィールドは空のままになります。追加するには(下矢印)をVendorフィールドでクリックします。仕入先名が右側のドキュメントプレビューでハイライト表示されます。これをクリックすると、名前が事前入力された新しい仕入先フォームが開きます。
注釈
次の仕入先請求書フィールドがOCRで認識されます:
Vendor、Bill Reference、Bill Date、Payment Reference (ベルギーの+++xxx/xxxx/xxxxx+++形式のみ)、Recipient Bank、Due Date、および通貨 (多通貨環境で通貨が有効化されている場合)
Invoices Linesタブから: Productの説明/ラベル、Quantity、単価Price、Taxes (税が有効化されている場合。このフィールドはインドローカライゼーションではOCRで認識されません)、Untaxed Amount、およびTotal
販売オーダとの照合¶
デジタル化された仕入先請求書がOCRによって認識されると、Odooはデータベース内で一致する購買オーダを検索します。見つかった場合、仕入先請求書は既存のオープンな購買オーダ行に手動で照合できます。
仕入先請求書がアップロードされデジタル化されたら、Purchase matchingスマートボタンをクリックしてPurchase matchingリストビューにアクセスします。このビューには、仕入先請求書に割り当てられた仕入先にリンクされたすべての購買オーダ行が表示されます。次に、関連する購買オーダ行とドラフトの仕入先請求書 (グレーで表示) を選択し、Matchをクリックします。
ちなみに
Purchase Matchingリストビューで、必要に応じて購買オーダ行のQuantityとPriceを更新します。
アップロードされた仕入先請求書の仕入先に関連する既存の購買オーダがない場合、仕入先請求書行から直接新しい購買オーダを作成できます。そのためには、次の手順に従ってください:
仕入先請求書がアップロードされたら、Vendorフィールドに正しい仕入先が入力されていることを確認してください。
Purchase matchingスマートボタンをクリックし、リスト内のドラフトの仕入先請求書 (グレーで表示) を選択して、Add to POをクリックします。
Add to Purchase Orderウィンドウで、Purchase Orderフィールドに入力を始め、Create and editを選択します。
Create Purchase Orderウィンドウで、仕入先請求書に割り当てられた仕入先を選択し、すべての必須フィールドを入力してConfirmをクリックします。
Purchase Matchingリストビューで、関連する購買オーダ行とドラフトの仕入先請求書 (グレーで表示) を選択し、Matchをクリックします。
注釈
購買オーダフィールドに必要な情報が不足している場合は、Create Purchase OrderウィンドウでSave and Closeをクリックします。次に、購買アプリを開いてフィールドを入力し、購買オーダを確定します。
ちなみに
埋め込みXMLを含む電子仕入先請求書により、より正確で効率的な処理が保証されます。
あるいは自動入力機能を使用すると、OCRを必要とせずに購買オーダから仕入先請求書に情報を転送できます。
価格設定¶
ドキュメントデジタル化機能は、前払いクレジットが必要なアプリ内購入（IAP）サービスです。1つのドキュメントをデジタル化すると、1クレジットを使用します。
クレジットを購入するには、設定アプリに移動するか、に移動し、デジタル化セクションに移動して、クレジット購入をクリックします。
注釈
有効なサブスクリプションを持つOdoo Enterpriseユーザーは、データベース用のクレジットを追加購入する前にIAP機能をテストするための無料クレジットを取得できます。これには、デモ/トレーニングデータベース、教育用データベース、1アプリ無料データベースが含まれます。
XMLファイルは、OCRなしで直接処理できる構造化データが含まれているため、OCRクレジットを必要としません。