Órdenes abiertas¶
Las órdenes abiertas son contratos de compra a largo plazo entre una empresa y un proveedor en el que acuerdan entregar productos de forma recurrente con un precio predeterminado.
Las órdenes abiertas son muy útiles al comprar ciertos productos a mismo proveedor de forma constante pero en diferentes cantidades y momentos.
Al simplificar los procesos de solicitar órdenes, las órdenes abiertas no solo ahorran tiempo, sino también dinero, ya que pueden ser ventajosas al negociar precios al por mayor con los proveedores.
Crear una nueva orden abierta¶
Habilite la función Contratos de compra en los ajustes de la aplicación Compra para crear órdenes abiertas. Vaya a y en la sección Órdenes haga clic en la casilla Contratos de compra. Después, haga clic en Guardar para implementar los cambios.
Nota
Además de crear órdenes abiertas, la función Contratos de compra también permite que los clientes creen solicitudes de cotización alternativas.
Para crear un pedido abierto, ve a , y haz clic en Nuevo. Esto abre un nuevo formulario de acuerdo de compra.
Configura los siguientes campos en el nuevo formulario de acuerdo de compra para establecer reglas predeterminadas para el acuerdo recurrente a largo plazo:
Proveedor: el proveedor con quien se celebra el contrato, ya sea una vez o de manera recurrente. Puede seleccionar el proveedor directamente desde el menú desplegable que está junto a este campo.
Comprador: el usuario asignado a este pedido abierto específico. Por defecto, este es el usuario que creó el acuerdo; el usuario puede cambiarse directamente desde el menú desplegable junto a este campo.
Tipo de acuerdo: el tipo de acuerdo de compra como se clasifica este pedido abierto. Usa el menú desplegable para elegir Pedido abierto si no está ya seleccionado.
Divisa: la divisa acordada que se utilizará para este acuerdo. Si tiene activadas varias divisas en su base de datos, puede cambiarlas desde el menú desplegable que está junto a este campo.
Validez del acuerdo: el rango de fechas para el cual este acuerdo debe ser válido. Si este pedido abierto no debe expirar, deja este campo en blanco.
Referencia: el pedido de compra (PO) de origen al que está vinculado este pedido abierto. Si este pedido abierto no debe estar vinculado a ningún PO existente, deja este campo en blanco.
Tipo de operación: el tipo de operación que debe aplicarse a este pedido una vez que sea entregado.
Empresa: la empresa asignada a esta orden abierta en específico. De manera predeterminada, es la empresa a la que pertenece el usuario que creó la orden. Si la base de datos no es del tipo multiempresa, este campo no se puede modificar y aparecerá la única empresa registrada en la base de datos.
Una vez que todos los campos estén completos, haga clic en Agregar una línea para agregar productos debajo de la columna Producto. Luego, cambie la cantidad de cada producto en la columna de Cantidad y establezca un precio en la columna Precio unitario.
Importante
Al agregar productos a una nueva orden abierta, los precios que ya existían de los productos no se agregaran en automático a las líneas de producto. Debe asignar los precios de forma manual al cambiar el valor en la columna Precio unitario con un precio acordado con el proveedor seleccionado. De lo contrario, el precio se quedara en 0.
Haz clic en Confirmar para guardar este nuevo acuerdo de compra.
Una vez confirmado, la etapa del pedido abierto cambia de Borrador a Confirmado, lo que significa que este acuerdo puede seleccionarse y usarse al crear nuevas RfQs.
Truco
Después de crear y confirmar una orden abierta, los productos, cantidades y precios todavía se pueden editar, agregar o quitar del contrato de compra.
Crear una nueva solicitud de cotización para una orden abierta¶
Después de confirmar un pedido abierto, se pueden crear nuevas cotizaciones directamente desde el formulario del pedido abierto. Las RfQs que usan este formulario se rellenan previamente con información basada en las reglas establecidas en el formulario. Las cantidades totales de productos pedidos a través de RfQs vinculadas se actualizan automáticamente en el campo Pedido del acuerdo.
Además, las nuevas cotizaciones se vinculan automáticamente a este formulario de pedido abierto, a través del botón inteligente SdC/Pedidos en la parte superior derecha del formulario.
Haga clic en Nueva cotización para crear una nueva cotización desde el formulario de una orden abierta. Esta acción abrirá una nueva solicitud de cotización con la información correcta según los ajustes configurados en el formulario de la orden abierta.
Desde el nuevo formulario de solicitud de cotización, haga clic en Enviar por correo electrónico para redactar y enviar un correo al proveedor seleccionado. Haga clic en Imprimir solicitud de cotización para generar un PDF e imprimirlo o, una vez lista, haga clic en Confirmar orden para confirmarla.
Una vez que confirmó la orden de compra, regrese al formulario de la orden abierta (con las migas de pan situadas en la parte superior de la página). Una vez allí, verá una solicitud de cotización en el botón inteligente Solicitudes de cotización/Órdenes situado en esquina superior derecha del formulario. Haga clic en el botón inteligente Solicitudes de cotización/Órdenes para ver la orden de compra que acaba de crear.
Reposición¶
Una vez que confirma una orden abierta, se agrega una nueva línea de proveedor a la pestaña Compra de los productos incluidos en esta orden.
Esto hace que las órdenes abiertas sean útiles junto con la función de reabastecimiento automatizado, ya que la información sobre el proveedor, el precio y el contrato está referenciada en la línea del proveedor. Esta información determina cuándo, dónde y a qué precio se debe reabastecer el producto.
Ver también