Visitantes¶
En la aplicación Recepción de Odoo, un visitante se refiere a cualquier persona que no sea empleado (por ejemplo, técnico de reparación, candidato a un puesto de trabajo, auditor, etc.). Las llegadas y salidas de visitantes se pueden registrar con fines de seguridad, asegurando un registro preciso de quién se encuentra en las instalaciones.
Lista de visitantes¶
Para consultar la lista completa de visitantes registrados, vaya a .
Nota
Los filtros que aparecen de forma predeterminada en la barra de búsqueda son Planeado o Entrada registrada y Hoy.
Todos los visitantes aparecen en una vista de lista con los detalles que proporcionaron al registrar su entrada, que son:
Nombre: el nombre del invitado.
Empresa del visitante: la empresa a la que representa el invitado.
Teléfono: el número telefónico del invitado.
Bebidas*: la bebida que solicitó el invitado.
Anfitrión: la persona a la que el invitado visita.
Entrada: la fecha y hora en que el visitante registró su entrada.
Salida*: la fecha y hora en que el invitado registró su salida. En la vista predeterminada, solo son visibles los invitados con estado Registrado o Planificado. Los invitados con horas de salida solo son visibles si se elimina el filtro Hoy.
Duración: la cantidad de tiempo que el invitado estuvo en las instalaciones hasta registrar su salida.
Estación: la ubicación en donde se registró el invitado.
Estado: el estado del invitado. Las opciones son Registrado, Planificado, Salida registrada, o Cancelado.
Correo electrónico*: la dirección de correo electrónico del invitado.
Compañía*: la compañía que el invitado está visitando. Este campo solo está disponible si se encuentra en una base de datos multicompañía.
* Estos campos no son visibles en la lista predeterminada de Visitantes. Deben habilitarse usando el icono ajustar configuración en la esquina superior derecha de la lista.
Del lado derecho de las columnas con título en la página de Visitantes hay una columna sin título, allí puede actualizar el estado de los invitados.
Cuando un invitado se retira, haga clic en el botón Registrar salida para actualizar su registro y almacenar la fecha y hora en que se fue.
Si llega un invitado programado y no se registró usando un quiosco de Recepción, se le puede registrar la entrada desde esta lista, haciendo clic en el botón Registrar entrada disponible para registrar la fecha y hora de su llegada.
Junto a la columna de estado sin título aparece el botón Bebida servida, pero solo en caso de que ese visitante haya solicitado una.
Después de haber entregado la bebida, haga clic en el botón Bebida servida para indicar que ya se las entregó. El botón desaparece después de hacer clic en él.
En el extremo derecho de la línea, aparece un botón Imprimir credencial solo para visitantes planificados. Haz clic en este botón para descargar un archivo PDF de la credencial del visitante. La credencial muestra la fecha y hora en que el visitante se registró, el nombre y la compañía del visitante, a quién está visitando y el logotipo de la compañía que está visitando.
Nota
La credencial en PDF se puede imprimir en etiquetas adhesivas para que el visitante las lleve puestas, o en papel que se puede colocar en un portagafete de plástico.
Si alguna columna no está visible, o si prefieres ocultar una columna visible, haz clic en el icono ajustar configuración, ubicado al final de la línea superior. Esto revela un menú desplegable de opciones de columna para activar o desactivar. Un icono marca de verificación indica que la columna está visible.
Visitantes planificados¶
Cuando se esperan invitados, como candidatos a empleo, funcionarios gubernamentales o nuevos proveedores, puede ser útil ingresar la información del visitante con anticipación. Cuando lleguen los visitantes, pueden utilizar la opción Registro rápido en el quiosco, en lugar de ingresar toda su información manualmente al llegar.
Ingresa la información del invitado esperado con anticipación creando un invitado planificado en la aplicación Recepción.
Vaya a y haga clic en Nuevo para crear un visitante programado. Luego, en el formulario de visitante que aparece, proporcione la misma información que proporcionaría cualquier otro visitante. Los únicos campos obligatorios son el nombre del visitante y la estación a la que se espera que llegue.
Importante
Si un invitado está planificado con anticipación, debe registrarse desde la lista en la página Visitantes de la aplicación Recepción (). Si un invitado planificado se registra usando un quiosco, se registra por separado de su entrada de visitante planificada, y su entrada de visitante planificada permanece listada como Planificado.
El estado Planeado para un visitante planeado solo cambia a Entrada registrada cuando ya registraron su entrada dentro de la lista de Visitantes de la aplicación.
Si un invitado se registra desde un quiosco, asegúrese de que todos los registros estén actualizados y que la lista de visitantes actuales sea correcta. Asegúrese de registrar las entradas y salidas correctas para que la lista de visitantes coincida de forma correcta con las personas que se encuentran en sus instalaciones.
Asegúrese de informar a los invitados planificados que no deben registrar su entrada con el quiosco si se encuentran en la lista de visitantes planificados.
Flujo del visitante¶
Registrar la entrada de un visitante¶
Cuando un visitante llega a una instalación, se acerca a un quiosco de Recepción y hace clic en Registrarse. La información solicitada al visitante es la que se configuró para esa estación específica de Recepción. Si se requiere alguna información, el campo muestra un asterisco rojo (*). El visitante debe ingresar la información requerida para poder registrarse.
Después de que el visitante completa todos los campos necesarios deberá tocar el botón Registrar entrada.
Nota
No importa en qué parte del proceso de registro se encuentre, el quiosco vuelve a la pantalla de bienvenida si pasan diez segundos sin que ocurra una acción.
Registro de visitante planificado¶
Cuando un visitante planificado llega a una instalación, primero se acerca a un quiosco de Recepción. Si hay visitantes planificados para ese día, aparece un panel Registro rápido en el lado derecho del quiosco, preguntando ¿Eres una de estas personas? Debajo de la pregunta hay una lista de todos los visitantes programados para llegar ese día.
Haz clic en el nombre correspondiente de la lista para registrarse.
Bebidas¶
Si configuró bebidas para la estación, la pregunta ¿Le gustaría algo de beber? aparecerá en la pantalla de confirmación de registro después de hacer clic en el botón Registrar entrada.
El visitante puede elegir entre Sí, por favor y No, gracias.
Si seleccionan Sí, por favor, aparece una pantalla de selección de bebidas y se muestran las opciones preconfiguradas. El visitante toca la selección deseada o, si no quiere nada, puede tocar el botón Nada, gracias en la parte inferior de la pantalla.
Si eligió una bebida, en la pantalla aparecerá el mensaje ¡Gracias por registrarse! Su bebida ya está en camino.
Notificaciones¶
Una vez que el visitante registró su entrada, se le notificará a la persona que fue a visitar y a cualquier otro usuario que haya configurado para recibir un aviso al registrar entradas en el quiosco. La notificación es por correo electrónico, mensaje SMS, un chat de Conversaciones o cualquier combinación con alguna de esas tres opciones.
Si el visitante solicitó una bebida, los usuarios configurados como Personas a notificar en el formulario de bebida son notificados a través de la aplicación Conversaciones. El mensaje que aparece es: (Nombre del visitante) acaba de registrarse. Solicitó (Nombre de la bebida).
Una vez el invitado tiene la bebida que solicitó, la persona que se la entregó es responsable de marcarla como entregada.
To mark a drink as delivered, navigate to , and choose the desired station card displaying (#) Drinks to serve.
Esa acción abrirá la lista con todos los visitantes registrados en esa estación que están en espera de una bebida. Haga clic en el botón Bebida servida situada al final de la línea del visitante correspondiente. El visitante desaparece de la lista después de que marca la bebida como servida.
Registrar salida¶
Es importante que registre la salida del visitante después de que sale de sus instalaciones para que todos los registros estén en orden.
Para registrar las salidas de forma correcta, vaya a y seleccione la tarjeta de la estación correspondiente donde se muestre (#) Bebidas por servir. Así se abrirá una lista de todos los visitantes que registraron su entrada en la estación.
Haga clic en el botón Registrar salida situado cerca del final de la línea del visitante que se retiró. Después de que lo presiona, el visitante desaparece de la lista.
Importante
Los visitantes no se retiran por sí mismos cuando se van. Es importante que los usuarios de Recepción retiren a los visitantes para mantener un registro preciso.
Por motivos de seguridad y en caso de emergencia, es importante que siempre tenga una lista precisa de quienes se encuentran en sus instalaciones.