Reembolsar a los empleados¶
Después de que un informe de gastos se contabiliza en un diario contable, el siguiente paso es reembolsar al empleado. Los empleados pueden ser reembolsados mediante efectivo, cheque o depósito directo de tres maneras:
Individualmente: Cada informe de gastos individual se reembolsa por separado.
En bloque: Múltiples informes de gastos se reembolsan en un solo pago.
En la nómina del empleado: Los informes de gastos se reembolsan directamente en la nómina del empleado.
Configuración de reembolso¶
Los reembolsos pueden pagarse mediante un cheque de nómina, cheque, efectivo o transferencia bancaria (generalmente conocida como depósito directo). Para configurar las opciones de pago, primero configura los diferentes ajustes navegando a .
Para reembolsarle los gastos a los empleados en sus recibos de nómina deberá seleccionar la casilla junto a la opción Reembolsar en el recibo de nómina de la sección Gastos.
A continuación, establece cómo se realizan los pagos en la sección Contabilidad. Haz clic en el menú desplegable bajo Métodos de Pago, y selecciona la opción de pago deseada. Las opciones predeterminadas incluyen pagar mediante Pago Manual (Efectivo), Pago Manual (Banco), Depósito por Lotes (Banco), y Cheques (Banco).
Dejar este campo en blanco permite que se usen todas las opciones de pago disponibles.
Haga clic en Guardar cuando haya terminado de realizar su configuración para activar los ajustes.
Reembolsar en nóminas¶
Si la opción Reembolsar en nómina está activada en la página de configuración, los pagos pueden agregarse a la siguiente nómina del empleado, en lugar de emitir pagos separados.
Importante
Reembolsar gastos en nóminas solo puede hacerse individualmente para un informe de gastos aprobado. Una vez que un informe de gastos tiene un estado de Publicado, la opción de reembolsar en la siguiente nómina no está disponible.
Navega a , y haz clic en el informe de gastos individual para reembolsar en el siguiente cheque de nómina. Haz clic en el botón Informar en la Siguiente Nómina, y los gastos se añaden a la siguiente nómina emitida para ese empleado.
Una vez que el informe de gastos se añade a la siguiente nómina, se registra un mensaje en el chatter indicando El informe de gastos (nombre del informe de gastos) se añadirá a la siguiente nómina. El estado del informe de gastos permanece como Aprobado. El estado solo cambia a Publicado (y luego Hecho), cuando se procesa la nómina relacionada.
Ver también
Consulte la documentación sobre recibos de nómina para obtener más información relacionada con el procesamiento de cheques de pago.
Reembolsos individuales¶
Para reembolsar un informe de gastos, vaya a . Todos los informes de gastos aparecen en la vista de lista de forma predeterminada. Haga clic en el informe a reembolsar para ver sus detalles.
Importante
Solo los informes de gastos con un estado de Publicado pueden ser reembolsados directamente al empleado (no mediante una nómina).
Haz clic en el botón Pagar en la esquina superior izquierda del informe de gastos, y se carga una ventana emergente Pagar. Introduce la siguiente información en la ventana emergente:
Diario: Selecciona el diario contable para contabilizar el pago usando el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son Banco o Efectivo.
Método de pago: Selecciona cómo se realiza el pago usando el menú desplegable. Si se selecciona Efectivo para el Diario, la única opción disponible es Pago manual. Si se selecciona Banco para el Diario, las opciones predeterminadas son Pago manual o Cheques.
Cuenta Bancaria del Destinatario: Este campo solo aparece si el Diario está configurado como Banco. La cuenta bancaria del empleado completa este campo de forma predeterminada. Si el empleado tiene más de una cuenta bancaria de confianza en su perfil de empleado, usa el menú desplegable para seleccionar la cuenta bancaria deseada.
Importe: El importe total que se reembolsa completa este campo de forma predeterminada.
Fecha de Pago: Introduce la fecha en que se emite el pago en este campo. La fecha actual completa este campo de forma predeterminada.
Memorando: El texto ingresado en el campo Resumen del informe de gastos del informe completa este campo de forma predeterminada
Cuando los campos de la ventana emergente estén completos, haz clic en el botón Crear Pago para registrar el pago y reembolsar al empleado. Ahora aparece un banner verde En Pago en el informe de gastos.
Reembolsos en lote¶
Para reembolsar varios informes de gastos a la vez, navega a para ver todos los informes de gastos en una vista de lista. A continuación, selecciona los informes de gastos a reembolsar.
Importante
Solo los informes de gastos con un estado de Publicado pueden ser reembolsados directamente al empleado (no mediante una nómina).
Truco
Ajusta el filtro ESTADO en el lado izquierdo para mostrar solo los informes de gastos Publicados. Esto muestra únicamente los informes de gastos que pueden ser reembolsados.
Marca la casilla junto a los informes de gastos que se van a reembolsar, luego haz clic en el botón Pagar y se cargará una ventana emergente Pagar. Introduce la siguiente información en la ventana emergente:
Diario: Selecciona el diario contable para contabilizar el pago usando el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son Banco o Efectivo.
Método de pago: Selecciona cómo se realiza el pago usando el menú desplegable. Si se selecciona Efectivo para el Diario, la única opción disponible es Pago manual. Si se selecciona Banco para el Diario, las opciones predeterminadas son Pago manual o Cheques.
Agrupar pagos: cuando se seleccionan varios informes de gastos para el mismo empleado, aparece esta opción. Marca la casilla para realizar solo un pago por empleado, en lugar de emitir varios pagos al mismo empleado.
Importe: el importe total a reembolsar de todos los informes de gastos rellena este campo de forma predeterminada.
Fecha de pago: Ingrese la fecha en que se emiten los pagos. Este campo se completa con la fecha actual de forma predeterminada.
Cuando se completen los campos de la ventana emergente Pagar, haz clic en el botón Crear pagos para registrar los pagos y reembolsar a los empleados.
