Colombia¶
El paquete de localización colombiana de Odoo proporciona funciones contables, fiscales y legales para bases de datos en Colombia, como plan de cuentas, impuestos y facturación electrónica. La localización tiene los siguientes requisitos previos al usar la solución de Software Propio DIAN con Odoo:
Estar registrado en el RUT (Registro Único Tributario) con un NIT válido.
Tener un certificado de firma digital válido aprobado por la ONAC.
Registrarse y habilitarse completando el proceso de certificación requerido por la DIAN.
Ver también
Para obtener más información sobre cómo completar el proceso de certificación para el módulo DIAN, revisa el siguiente seminario web
Documentación sobre la legalidad y el cumplimiento de la facturación electrónica en Colombia
Configuración¶
Instalación de módulos¶
Instale los siguientes módulos para obtener todas las funciones de la localización de Colombia:
Nombre |
Nombre técnico |
Descripción |
|---|---|---|
Colombia - Contabilidad |
|
Es el paquete de localización fiscal predeterminado. Este módulo agrega las funciones contables básicas para la localización colombiana, como el plan de cuentas, impuestos, retenciones y tipo de documento de identidad. |
Facturación electrónica para Colombia con DIAN |
|
Este módulo incluye las funciones necesarias para la integración con la DIAN como software propio, y agrega la capacidad de generar facturas electrónicas y documentos de soporte basados en las regulaciones de la DIAN. |
Colombia - Informes contables |
|
Este módulo incluye informes contables para enviar certificaciones a proveedores por retenciones aplicadas. |
Facturación electrónica para Colombia con Carvajal |
|
Este módulo incluye las funciones necesarias para la integración con Carvajal. Agrega la capacidad de generar facturas electrónicas y documentos de soporte, basados en las regulaciones de la DIAN. |
Colombia - Punto de venta |
|
Este módulo incluye recibos de Punto de venta para la localización colombiana. |
Información de la empresa¶
Para configurar la información de tu empresa:
Accede al formulario de contacto de tu empresa:
Ve a la aplicación Contactos y busca tu empresa o;
Ve a la aplicación Ajustes, activa el modo de desarrollador, y en la sección Empresas, haz clic en Actualizar información. Luego, en el campo Contacto, haz clic en el nombre de la empresa.
Configura la siguiente información:
Nombre de la empresa.
Dirección: incluyendo Ciudad, Departamento y código ZIP.
Número de identificación: selecciona el Tipo de identificación (NIT, Cédula de Ciudadanía, Registro Civil, etc.). Cuando el Tipo de identificación es NIT, el Número de identificación debe tener el dígito de verificación al final del ID precedido por un guion (
-).
Ve a la pestaña Ventas y Compra y configura la Información fiscal:
Obligaciones y Responsabilidades: Selecciona la responsabilidad fiscal de la empresa. (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Régimen de tributación simple, R-99-PN No Aplica).
Gran Contribuyente: Si la empresa es Gran Contribuyente, activa esta opción.
Fiscal Regimen: Selecciona el nombre del tributo de la empresa (IVA, INC, IVA e INC, o No Aplica).
Commercial Name: Si la empresa utiliza un nombre comercial específico y necesita mostrarse en la factura.
Truco
Los datos configurados en la sección Fiscal Information se imprimen en los informes PDF fiscales válidos.
Credenciales de facturación electrónica y entorno DIAN¶
Para configurar las credenciales de usuario que se usarán para conectarse con el servicio web de DIAN y el entorno DIAN, ve a y desplázate hasta la sección Colombian Electronic Invoicing. Luego, sigue estos pasos:
Selecciona DIAN: Free Service como Electronic Invoicing Provider.
Configura los Operation Modes para los respectivos tipos de documentos (facturas electrónicas o documentos soporte) que se generarán desde Odoo. Haz clic en Add a line, luego completa los campos:
Software Mode: el tipo de documento que se generará con el modo de operación.
Software ID: el ID generado por DIAN para el modo de operación específico.
Software PIN: el PIN seleccionado en la configuración del modo de operación en el portal DIAN.
Testing ID: el ID de prueba generado por DIAN y obtenido después de probar el modo de operación.
Configura los Certificates disponibles para firmar los documentos electrónicos. Haz clic en Add a line, luego completa los campos:
Name: el nombre del certificado.
Certificate: carga el archivo de certificado en formato PEM. En el campo Private Key que aparece en la pantalla, selecciona una clave privada existente o crea una nueva. Para hacerlo, introduce un nombre de clave y selecciona Create and edit. Luego, en el asistente Create Private Key, carga un Key file válido y haz clic en Save & Close.
Configura el entorno DIAN; el módulo de facturación electrónica DIAN ofrece cuatro entornos DIAN diferentes para conectarse:
Modo demo DIAN: Este entorno permite probar los flujos de trabajo de facturación electrónica usando un certificado digital demo. Los archivos se crean y aceptan automáticamente y no se envían a ningún entorno DIAN. Se pueden probar todas las validaciones internas. Para activarlo, marca la casilla DIAN Demo Mode.
Nota
La casilla DIAN Demo Mode está oculta cuando la casilla Test environment está activada.
Entorno de certificación: Este entorno es útil para pasar el proceso de certificación de DIAN y obtener el estado Habilitado para facturar desde Odoo. Para activarlo, habilita las casillas Entorno de prueba y Activar el proceso de certificación.
Entorno de pruebas: Este entorno permite reproducir los flujos y validaciones de facturación electrónica en el portal de pruebas de DIAN. Para activarlo, habilita únicamente la casilla Entorno de prueba.
Entorno de producción: Este entorno permite generar documentos electrónicos válidos. Para activarlo, deshabilita las casillas Entorno de prueba y Activar el proceso de certificación.
Importante
No actives Modo demo DIAN en una base de datos de producción. Este modo está destinado para uso en entornos de prueba únicamente.
Nota
En una base de datos multiempresa, cada empresa puede tener su propio certificado.
Ver también
Para configuraciones de facturación electrónica usando la solución Carvajal, revisa el siguiente video: Configuración de Facturación Electrónica - Localización de Colombia.
Datos maestros¶
Contactos¶
Configura los siguientes campos en el formulario de contacto:
Número de identificación (NIF): Selecciona el tipo de número de identificación e ingresa el número de identificación. Si el tipo de número de identificación es NIT, el número de identificación debe incluir el dígito de verificación al final, precedido por un guion (
-).Campos de información fiscal en la pestaña Ventas y compra.
Productos¶
Accede al formulario del producto a través de y asegúrate de que esté configurado el campo Categoría UNSPSC (ubicado en la pestaña Contabilidad) o el campo Referencia interna (en la pestaña Información general).
Impuestos¶
Si desea crear o modificar impuestos, vaya a y seleccione el impuesto relacionado.
Si las transacciones de ventas incluyen productos con impuestos, configura el campo Tipo de valor en la pestaña Opciones avanzadas. También se incluyen los tipos de impuestos de retención (ICA, IVA, Fuente). Esta configuración se usa para mostrar los impuestos correctamente en la factura.
Diarios de ventas¶
Una vez que DIAN haya asignado la secuencia y el prefijo oficiales para la resolución de factura electrónica, los diarios de ventas relacionados con las facturas deben actualizarse en Odoo. Para hacerlo, navega a y selecciona un diario de ventas existente o crea uno nuevo con el botón Crear.
En el formulario del diario de ventas, ingresa el Nombre del diario y el Tipo, luego establece un Código corto único en la pestaña Asientos contables. Después, configura los siguientes datos en la pestaña Configuración avanzada:
Facturación electrónica: habilita UBL 2.1 (Colombia).
Resolución de facturación: número de resolución emitido por DIAN a la empresa a través de su conjunto de pruebas.
Fecha de resolución: fecha de inicio de vigencia de la resolución.
Fecha de fin de resolución: fecha de finalización de la validez de la resolución.
Rango de numeración (mínimo): primer número de factura autorizado.
Rango de numeración (máximo): último número de factura autorizado.
Clave técnica: clave de control recibida del portal de pruebas de DIAN o de su servicio web en caso del entorno de producción.
Cuando la base de datos está configurada para el entorno de producción, en lugar de configurar estos campos manualmente, haz clic en el botón Recargar configuración DIAN para obtener la información de resolución de DIAN del servicio web de DIAN.
Importante
El código corto y la resolución del diario deben coincidir con los recibidos en el portal de pruebas de DIAN o del portal MUISCA.
La secuencia y prefijo de factura deben estar correctamente configurados cuando se crea la primera factura. Odoo asigna automáticamente un prefijo y secuencia a las siguientes facturas.
Diarios de compra¶
Una vez que DIAN ha asignado la secuencia y prefijo oficiales para el documento soporte relacionado con facturas de proveedor, los diarios de compra relacionados con sus documentos soporte deben actualizarse en Odoo. El proceso es similar a la configuración de los diarios de venta.
Ver también
Para más información sobre diarios de documento soporte usando la solución Carvajal, consulta el video Documento Soporte - Localización de Colombia.
Plan contable¶
El plan de cuentas se instala por defecto como parte del módulo de localización. Las cuentas se asignan automáticamente en impuestos, cuenta por pagar predeterminada y cuenta por cobrar predeterminada. El plan de cuentas para Colombia se basa en el PUC (Plan Único de Cuentas).
Multidivisa¶
El tipo de cambio oficial para Colombia es proporcionado por el Banco de la República.
Para habilitar actualizaciones automáticas del tipo de cambio, sigue estos pasos:
Ve a .
Navega a la sección Monedas y habilita Tasas de moneda automáticas.
Asegúrate de que [CO] Banco de la República esté seleccionado como Servicio.
Selecciona un Intervalo para la frecuencia con la que se debe actualizar automáticamente la tasa de moneda.
Flujos de trabajo principales¶
Facturas electrónicas¶
A continuación verá un desglose del flujo de trabajo principal para facturas electrónicas con la localización colombiana:
El usuario crea una factura.
Odoo genera el archivo XML legal.
Odoo genera el CUFE (Código Único de Factura Electrónica) con la firma electrónica.
Odoo envía una notificación a DIAN.
DIAN valida la factura.
DIAN acepta o rechaza la factura.
Odoo genera el PDF de la factura con un código QR.
Odoo comprime el documento adjunto (que contiene el archivo XML enviado y la respuesta de validación de la DIAN) y el PDF válido fiscalmente en un archivo
.zip.El usuario envía la factura (archivo
.zip) a través de Odoo al adquirente.
Creación de facturas¶
Nota
El flujo de trabajo funcional previo a la validación de la factura no modifica los principales cambios introducidos con la factura electrónica.
Las facturas electrónicas se generan y envían tanto a la DIAN como al cliente. Estos documentos pueden crearse desde el pedido de venta o generarse manualmente. Para crear una nueva factura, ve a y selecciona Crear. En el formulario de la factura, configura los siguientes campos:
Cliente: información del cliente.
Diario: diario utilizado para facturas electrónicas.
Tipo de factura electrónica: seleccione el tipo de documento. La selección predeterminada es Factura de venta.
Líneas de la factura: especifique los productos con los impuestos correctos.
Importante
Al crear la primera factura relacionada con un diario de facturación electrónica, es necesario cambiar manualmente la secuencia de la factura al formato DIAN: Prefijo + Secuencia.
Por ejemplo, cambia el formato de la secuencia de SETP/2024/00001 a SETP1.
Al terminar, haga clic en confirmar.
Envío de factura electrónica¶
Después de la confirmación de factura, haz clic en Enviar. En el asistente que aparece, asegúrate de activar las casillas DIAN y Correo electrónico para enviar un XML al servicio web DIAN y la factura validada al correo electrónico fiscal del cliente y haz clic en Enviar. Luego:
Se crea el documento XML.
Se genera el CUFE.
El XML es procesado de forma síncrona por la DIAN.
Si se acepta, el archivo se muestra en el chatter y se envía el correo electrónico al cliente con el archivo
.zipcorrespondiente.
La pestaña DIAN muestra entonces lo siguiente:
Fecha de firma: marca de tiempo registrada de la creación del XML.
Estado: resultado del estado obtenido en la respuesta de la DIAN. Si la factura fue rechazada, los mensajes de error se pueden ver aquí.
Entorno de pruebas: para saber si el documento enviado fue entregado al entorno de pruebas de la DIAN.
Proceso de certificación: para saber si el documento fue enviado como parte del proceso de certificación con la DIAN.
Descargar: para descargar el archivo XML enviado, incluso si el resultado de la DIAN fue rechazado.
Obtener documento adjunto: para descargar el archivo del documento adjunto generado incluido en el archivo
.zipentregado al cliente.
Notas de crédito¶
El proceso para las notas de crédito es el mismo que para las facturas. Para crear una nota de crédito con referencia a una factura, vaya a . En la factura, haga clic en Añadir nota de crédito y complete la siguiente información:
Método de crédito: seleccione el método de crédito.
Reembolso parcial: utilice esta opción cuando se trate de un importe parcial.
Reembolso completo: utilice esta opción cuando se trate de un importe total.
Reembolso completo y nuevo borrador de factura: utilice esta opción si la nota de crédito se autovalida y concilia con la factura. La factura original se duplica como un nuevo borrador.
Motivo: escriba el motivo de la nota de crédito.
Fecha de reversión: indique si desea una fecha específica para la nota de crédito o si se usará la fecha del asiento.
Utilizar diario específico: seleccione el diario a usar para su nota de crédito o déjelo vacío si desea utilizar el mismo diario que la factura original.
Fecha de reembolso: si eligió la opción fecha específica, seleccione la fecha para el reembolso.
Una vez revisado, haga clic en el botón Revertir.
Notas de débito¶
El proceso para las notas de débito es similar al de las notas de crédito. Para crear una nota de débito con referencia a una factura, vaya a . En la factura, haga clic en el botón Añadir nota de cargo e ingrese la siguiente información:
Motivo: escriba el motivo de la nota de débito.
Fecha de la nota de débito: seleccione las opciones específicas.
Copiar líneas: seleccione esta opción si necesita registrar una nota de débito con las mismas líneas de la factura.
Utilizar diario específico: seleccione el punto de impresión para su nota de débito, o déjelo vacío si desea utilizar el mismo diario que la factura original.
Al finalizar, haga clic en crear nota de débito.
Documento soporte para las facturas de proveedor¶
Una vez que haya configurado los datos maestros, las credenciales y el diario de compras relacionados con las facturas de proveedores, puede empezar a utilizar los documentos soporte.
Puede crear los documentos soporte para las facturas de proveedor desde las órdenes de compra o de forma manual. Vaya a y complete los siguientes datos:
Proveedor: complete la información del proveedor.
Fecha de factura: seleccione la fecha de la factura.
Diarios: seleccione el diario para los documentos soporte relacionados a las facturas de proveedor.
Líneas de factura: especifique los productos con los impuestos correspondientes.
Una vez revisado, haga clic en el botón confirmar. Después de confirmar se creará un archivo XML que se enviará de forma automática a Carvajal.
Errores comunes¶
Durante la validación del XML, los errores más comunes están relacionados con datos maestros faltantes. En tales casos, se muestra un mensaje de error de validación y se bloquea el envío.
Si la factura fue enviada y marcada como Rechazada por DIAN, los mensajes de error son visibles haciendo clic en el icono (círculo de información) junto al campo Estado en la pestaña DIAN. Usando los códigos de error reportados, es posible revisar soluciones a aplicar antes de reenviar.
Después de corregir los datos maestros u otros problemas, es posible reprocesar el XML nuevamente. Hazlo siguiendo el flujo de envío de factura electrónica.
Informes financieros¶
Certificado de retención en ICA¶
Este informe es una certificación para los proveedores por las retenciones efectuadas por concepto del impuesto de Industria y Comercio colombiano (ICA). El informe se encuentra en .
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Certificado de retención en IVA¶
Este informe emite un certificado sobre el monto retenido a los proveedores por concepto de retención de IVA. El informe se encuentra en .
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Certificado de retención en la fuente¶
Este certificado se emite a los partners por las retenciones de impuestos que han efectuado. El informe se encuentra en .
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