Volver a facturar gastos¶
Si los gastos se rastrean en proyectos de clientes, se pueden cargar automáticamente al cliente. Esto se hace creando un gasto, referenciando el pedido de venta al que se añade, y luego creando un informe de gastos.
Después, los gerentes aprueban el informe de gastos antes de que el departamento de contabilidad registre las entradas en el diario.
Finalmente, una vez que el informe de gastos se registra en un diario, los gastos aparecen en el PdV especificado. El PdV se factura, cargando así al cliente por los gastos.
Importante
Las aplicaciones Ventas y Contabilidad deben estar instaladas para esta configuración.
Aprobar gastos, registrar gastos en contabilidad y refacturar gastos en PdVs es solo posible para usuarios con los derechos de acceso apropiados.
Ver también
Este documento proporciona instrucciones de nivel inferior para crear, enviar, aprobar y registrar gastos. Para instrucciones completamente detalladas de cualquiera de estos pasos, consulta la siguiente documentación:
Configuración¶
En la aplicación Gastos, especifica la política de facturación para cada categoría de gastos. Ve a . Haz clic en la categoría de gastos deseada o crea una nueva.
En la sección Facturación, haz clic en el botón de opción junto a la selección deseada para Refacturar costes:
No: la categoría de gastos no puede ser refacturada.
Al coste: la categoría de gastos factura los gastos al Coste establecido en el formulario de categoría de gastos.
Precio de venta: la categoría de gastos factura al Precio de venta establecido en el formulario de gastos.
Las categorías de gastos predeterminadas tienen las siguientes políticas de refacturación:
Al coste |
Precio de venta |
No habilitado |
|---|---|---|
COMM: gastos de comunicación como facturas de teléfono, franqueo, etc. |
FOOD: gastos de comida como restaurantes, almuerzos de negocios, etc. |
EXP_GEN: otros. |
TRANS & ACCT: Gastos de viaje y alojamiento como hotel, billete de avión, taxi, etc. |
MIL: Kilometraje. |
GIFT: Regalos a clientes o proveedores. |
Crear un gasto¶
Para refacturar un gasto, primero crea un registro de gasto. En el campo Cliente a refacturar, utiliza el menú desplegable para seleccionar el PV al que añadir el gasto.
Importante
Es indispensable seleccionar la orden de compra adecuada en el campo Cliente a quien se le volverá a facturar, pues este es el que factura los gastos de forma automática después de que aprobar un informe.
Distribución analítica¶
Importante
Para que el campo Distribución analítica sea visible, debe estar instalada la aplicación Contabilidad, configurar Contabilidad analítica y Planes analíticos. Consulta Contabilidad analítica para más información.
Como paso opcional, selecciona la Distribución analítica en la que se registra el gasto. Se pueden seleccionar varias cuentas, si se desea.
Para añadir otra Distribución analítica, haz clic en la línea para mostrar la ventana emergente Analítica. Haz clic en Añadir una línea y luego selecciona la Distribución analítica deseada del campo desplegable.
Si se selecciona más de una Distribución analítica, los campos Porcentaje deben modificarse. Por defecto, ambos campos se rellenan con 100%. Ajusta los porcentajes de todos los campos para que el total de todas las cuentas seleccionadas sea igual a 100%.
Example
Una empresa de pintura acepta pintar un edificio de oficinas en el que trabajan dos empresas diferentes y, durante el proceso de estimación, organizan una reunión presencial para hablar acerca del proyecto.
Ambas empresas acuerdan pagar los gastos de transportación del personal de la empresa de pintura. Al crear los gastos de viaje y hospedaje, ambas empresas forman parte de la línea de distribución analítica, cada una con el 50%.
Crear un informe de gastos¶
Después de crear los gastos, haz clic en Crear informe. Una vez enviado el informe de gastos, los botones inteligentes Pedidos de venta y Gastos aparecen en la parte superior del informe de gastos. Los botones inteligentes mostrarán el número de PV y gastos vinculados al informe de gastos.
A continuación, haz clic en Enviar al responsable para solicitar la aprobación del responsable asignado.
Importante
El campo Cliente a quien se le volverá a facturar solo se puede modificar hasta que un informe de gastos esté aprobado, luego de eso ya no podrá hacerlo.
Aprobar y registrar gastos¶
Antes de aprobar un informe de gastos, asegúrate de que toda la información de cada línea de gasto es correcta y luego haz clic en Aprobar.
Nota
El botón Aprobar solo aparece después de que haya enviado el informe de gastos.
El departamento de contabilidad es normalmente responsable de registrar asientos contables. Para registrar gastos en un diario contable, haz clic en Registrar asientos contables. Una vez aprobado un informe de gastos, se puede registrar.
La orden de venta solo se actualiza después de que se publican los asientos contables. Una vez publicados, los gastos aparecen en la orden de ventas referenciada.
Facturar gastos al cliente¶
Una vez que el informe de gastos es aprobado y los asientos contables correspondientes son publicados, el PV se actualiza automáticamente, permitiendo facturar al cliente. El departamento de contabilidad suele ser responsable de generar la factura final.
Selecciona el informe de gastos deseado y haz clic en el botón inteligente Pedidos de venta para abrir el PV. Los gastos a refacturar ahora aparecen en el PV.
Nota
Se puede hacer referencia a más de un PV en un informe de gastos. Si se hace referencia a más de un PV, al hacer clic en el botón inteligente Pedidos de venta se abre una lista que muestra todos los PV asociados con ese informe de gastos. Haz clic en un PV para abrir los detalles individuales del PV.
Example
Una empresa de reparación de electrónica tiene una amplia base de clientes. Sus tarifas de servicio varían según el producto que reparan. Un técnico utiliza diferentes componentes dependiendo del producto que repara y atiende a cinco clientes por día en promedio.
Después de cada trabajo, el técnico envía un gasto y asocia el PV apropiado para cada uno. Al final del día, el técnico selecciona todos los gastos y crea un informe de gastos para que el gerente lo revise y apruebe.
Cuando se crea el informe de gastos, varios PV quedan vinculados a él. Los botones inteligentes Gastos y Pedidos de venta muestran el número de registros vinculados en la parte superior del informe de gastos.
En el formulario del PV, los gastos ahora son líneas en la pestaña Líneas del pedido, con su columna Entregado completada y listos para ser facturados.
Haz clic en Crear factura y aparece una ventana emergente Crear facturas.
Selecciona si la factura es una Factura normal, un Pago anticipado (porcentaje) o un Pago anticipado (importe fijo), y haz clic en Crear borrador de factura. Se muestra una ventana de borrador de factura del cliente con los productos y gastos en la pestaña Líneas de factura.
Nota
Para un PV con un producto y un gasto, si el producto no ha sido entregado al cliente, solo el gasto aparece en la pestaña Líneas de factura de la factura. Es posible crear dos facturas para un PV.
Haz clic en Confirmar para cambiar el estado de la factura de Borrador a Publicada.
Para enviar la factura por correo electrónico al cliente, haz clic en Enviar. Se muestra una ventana emergente Imprimir y enviar con un mensaje de correo electrónico preconfigurado y una factura en PDF en su cuerpo. El mensaje se puede revisar y modificar si es necesario.
Haz clic en Enviar para enviar la factura por correo electrónico al cliente. La ventana emergente desaparece y se descarga automáticamente un PDF de la factura para su archivo e impresión.
Pago de factura¶
Dependiendo de la configuración de pago en la aplicación Contabilidad, hay varias formas de procesar el pago de una factura. Este flujo de trabajo incorpora el portal del cliente y la verificación manual. El cliente es responsable de enviar el pago de la factura y el departamento de contabilidad es responsable de la verificación.
Nota
Para pagos en línea a través del portal del cliente, la función Pago de facturas en línea debe estar habilitada en la aplicación Contabilidad. También debe configurarse un método de pago.
Ve a la factura haciendo clic en y selecciona el informe de gastos deseado.
Haz clic en el botón inteligente Pedidos de venta, luego selecciona el PV deseado. Haz clic en el botón inteligente Facturas.
Después de hacer clic en Enviar, la factura se envía por correo electrónico al cliente y se publica en línea en el portal del cliente. Haz clic en Vista previa para ver la vista del cliente de la factura y los métodos de pago.
Una vez que el cliente paga en línea, la factura muestra un banner En pago. Los botones inteligentes Pagos y Transacción de pago se muestran en la parte superior del formulario de factura.
Haz clic en el botón inteligente Pagos para ir al formulario Pagar. Haz clic en Validar para confirmar que se ha recibido el pago de la factura. El formulario Pagar se actualiza automáticamente a Pagado.