Registrar gastos

Antes de que los gastos puedan ser reembolsados, cada gasto individual necesita ser registrado en la base de datos. Los registros de gastos pueden ser creados de cuatro maneras diferentes: introducir manualmente un registro de gasto, subir un recibo, arrastrar y soltar un recibo en el tablero de la aplicación Gastos, o enviar un recibo por correo electrónico a una dirección de correo electrónico preconfigurada.

Registrar gastos de forma manual

Para registrar un nuevo gasto, abre la aplicación Gastos, que muestra la página Mis gastos, por defecto.

Truco

Esta vista también puede ser accesada en cualquier momento navegando a aplicación Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis gastos.

Haz clic en el botón Nuevo y completa los siguientes campos en el formulario de gasto en blanco que se carga:

• Descripción: Introduce una descripción corta para el gasto. Debe ser concisa e informativa, como Comida con cliente o Hotel para feria comercial.

• Categoría: Usando el menú desplegable, selecciona la categoría de gastos que más se corresponda con el gasto.

• Total: introduzca el importe total pagado por el gasto de una de estas dos formas:

  1. Si el gasto corresponde a un solo artículo o gasto, y la categoría seleccionada correspondía a un solo artículo, escriba el coste en el campo Total (el campo Cantidad está oculto).

  2. Si el gasto es para múltiplos del mismo artículo/gasto con un precio fijo, se muestra el Precio unitario. Introduce el número de unidades en el campo Cantidad, y el costo total se actualiza automáticamente con el total correcto. El costo total aparece debajo de la Cantidad.

     Example

     Un empleado recibió un dólar por cada milla conducida para el trabajo. La Categoría es [MIL] Mileage. El Precio unitario se rellena automáticamente con $1.00, que es el costo por milla configurado para la Categoría de gasto [MIL] Mileage. La Cantidad se establece en 48, que es el número de millas conducidas, y el total se calcula en $48.00.

• Impuestos incluidos: Si se configuraron impuestos en la categoría de gastos seleccionada, el porcentaje y monto del impuesto aparecen automáticamente después de introducir el Total o la Cantidad.

  Nota

  Al configurar un impuesto en una categoría de gasto, el valor en Impuestos incluidos se actualizará en tiempo real a medida que se actualice el total o la cantidad.

• Empleado: Usando el menú desplegable, selecciona el empleado asociado con el gasto.

• Pagado por: Haz clic en el botón de opción para indicar quién pagó el gasto y debe ser reembolsado. Selecciona Empleado (a reembolsar) o Empresa. Dependiendo de la categoría de gasto seleccionada, este campo puede no aparecer.

• Fecha del gasto: Seleccione la fecha en la que realizó el gasto con el calendario que aparece al hacer clic en este campo.

• Cuenta: Si la Categoría de gasto seleccionada tiene una cuenta específica vinculada a ella, esa cuenta aparece en el campo Cuenta. Si no se especifica ninguna cuenta, la cuenta predeterminada 600000 Expenses puebla este campo. Si se desea una cuenta diferente, selecciona la cuenta en la que debe registrarse el gasto.

• Cliente a refacturar: Si el gasto debe ser pagado por un cliente y la Categoría seleccionada permite la refacturación de gastos, selecciona el PV y el cliente al que se le facturará el gasto usando el menú desplegable. Todos los pedidos de venta en el menú desplegable muestran tanto el PV como la empresa para la que está escrito el pedido de venta. Después de guardar el gasto, el nombre del cliente desaparece y solo el PV queda visible en el gasto.

  Example

  Un cliente desea tener una reunión en el sitio para el diseño e instalación de un edificio personalizado, y acepta pagar todos los gastos asociados con la reunión, incluidos viaje, hotel y comidas para los empleados que viajan. Todos los gastos vinculados a esa reunión indicarían el pedido de venta del edificio personalizado (que también referencia al cliente) como el Cliente a refacturar.

• Distribución analítica: Seleccione la cuenta en la que debe registrar el gasto desde con el menú desplegable Proyectos, Departamentos o ambos. Puede usar varias cuentas para cada categoría en caso de que sea necesario. Escriba el valor porcentual junto a cada cuenta para ajustar el porcentaje.

• Empresa: Si estás en una base de datos multiempresa, selecciona la empresa para la que debe registrarse el gasto usando el menú desplegable. La empresa actual llena automáticamente este campo.

• Notas…: Escriba las notas necesarias para aclarar el gasto en este campo.

Adjuntar recibos

Luego de crear el registro de gasto deberá adjuntar un recibo. Haga clic en el botón Adjuntar recibo, aparecerá el explorador de archivos, allí busque el recibo que desea adjuntar y haga clic en Abrir.

El nuevo recibo se registra en el chatter y el número de recibos aparece junto al icono (clip). Si es necesario, puede adjuntar varios recibos a un registro de gasto.

Subir gastos

Es posible crear registros de gastos automáticamente subiendo un recibo en PDF. Para utilizar esta función, debe activarse una configuración y deben comprarse créditos de IAP.

Ajustes de digitalización

Vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes para habilitar el escaneo de recibos, seleccione la casilla junto a la opción Digitalización de gastos (OCR) y luego haga clic en Guardar. Una vez que esté habilitado aparecerán otras opciones. Haga clic en el botón de opción correspondiente para seleccionar una:

• No digitalizar: Desactiva la digitalización de recibos pero no desinstala el módulo de digitalización relacionado.

• Digitalizar solo bajo demanda: Solo digitaliza recibos cuando se solicita. Aparece un botón Digitalizar documento en los registros de gastos. Al hacer clic, el recibo se escanea y el registro de gastos se actualiza.

• Digitalizar automáticamente: Digitaliza automáticamente todos los recibos cuando se cargan.

Debajo de estas opciones hay dos enlaces adicionales. Haz clic en el enlace Administrar servicio y comprar créditos para ver los detalles y configuraciones de la cuenta, y comprar créditos para la digitalización de recibos. Haz clic en el enlace Ver mis servicios para ver una lista de todos los servicios actuales y sus saldos de créditos restantes.

Consulte la documentación sobre compras dentro de la aplicación (IAP) para obtener más información sobre la digitalización de documentos y compras IAP.

Nota

Cuando la opción Digitalización de gastos (OCR) está habilitada, se instala el módulo necesario para poder escanear los recibos. Si deshabilita esta opción también desinstalará el módulo.

Si en algún momento desea dejar de digitalizar los recibos de forma temporal solo seleccione la opción No digitalizar. Esta opción está disponible para que no desinstale el módulo y pueda habilitar la digitalización después.

Subir recibos

Abra Gastos y en el tablero Mis Gastos haga clic en Subir. Aparecerá la ventana del explorador de archivos, busque el recibo deseado, selecciónelo y luego haga clic en Abrir.

Al escanear el recibo se crea un nuevo registro de gastos. El campo Fecha de gasto se completa con la fecha de hoy y los otros campos también con los datos escaneados, como el total.

Haga clic en la nueva entrada para abrir el formulario y hacer las modificaciones necesarias. El recibo escaneado aparece en el chatter.

Arrastra y suelta un gasto

Si la digitalización está activada, arrastra y suelta un recibo en el tablero de la aplicación Gastos. El recibo se escanea y aparece por sí solo en el tablero Generar gastos.

Haz clic en el registro de gastos y modifica los detalles según sea necesario. Después de realizar los cambios, regresa al tablero Mis gastos, y el gasto ahora aparece en la lista.

Gastos por correo electrónico

En lugar de crear cada gasto por separado en la aplicación Gastos puede crearlos en automático al enviar un correo a un seudónimo de correo electrónico.

Nota

Por motivos de seguridad, Odoo solo acepta los correos electrónicos autenticados de empleados al crear un gasto con un correo electrónico. Para confirmar una dirección de correo, vaya a la tarjeta del empleado en la aplicación Empleados y verifique el campo Correo de trabajo.

Para ello, primero debe configurar un seudónimo de correo electrónico. Vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes y asegúrese de que la casilla junto a Correos electrónicos entrantes esté seleccionada. El seudónimo de correo electrónico predeterminado es gasto@(dominio).com. Escriba el correo deseado en el campo situado a la derecha de Seudónimo para cambiarlo y después haga clic en Guardar.

Nota

Si debe configurar el seudónimo del dominio aparece Configure su seudónimo de dominio abajo de la casilla Correos electrónicos entrantes en lugar del campo de dirección de correo.

Consulte Nombres de dominio para conocer las instrucciones de instalación y obtener más información.

Una vez que haya configurado el seudónimo de dominio, el campo de dirección de correo electrónico aparecerá abajo de la función Correos electrónicos entrantes en la página Ajustes de la aplicación Gastos.

Luego de ingresar la dirección de correo puede enviar mensajes a ese seudónimo para crear nuevos gastos sin tener que acceder a la base de datos de Odoo.

Para enviar un gasto por correo electrónico, crea un nuevo correo e ingresa el código de referencia del producto (si está disponible) y el monto del gasto como asunto del correo. A continuación, adjunta el recibo al correo. Odoo crea el gasto tomando la información del asunto del correo y combinándola con el recibo.

Truco

Para verificar el código de referencia de una categoría de gasto, ve a aplicación Gastos ‣ Configuración ‣ Categorías de gastos. Los códigos de referencia se enumeran en la columna Referencia.

Para agregar un código de referencia a una categoría de gasto, haz clic en la categoría para abrir el formulario de categoría de gasto. Ingresa el código de referencia en el campo Referencia.

Example

Si envía un gasto de alimento por correo electrónico por $250.00 durante un viaje de trabajo, el asunto del correo electrónico sería COMIDA $250.00.

Explicación:

• La Referencia para la categoría de gasto Comidas es FOOD

• El coste del gasto es $25.00