Informes de gastos

Cuando los gastos están listos para enviar (como al final de un viaje de negocios, o una vez al mes), es necesario crear un informe de gastos. Abre el tablero principal de la aplicación Gastos, que muestra el tablero Mis gastos por defecto. Alternativamente, navega a Aplicación Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis gastos.

Todos los gastos están codificados por colores según su estado. Cualquier gasto con un estado Para informar (gastos que aún deben añadirse a un informe de gastos) aparece en texto azul. Para todos los demás estados (Para enviar, Enviado y Aprobado) el texto aparece en negro.

Crear informes de gastos

Primero, selecciona el gasto deseado para añadir al informe en el tablero Mis gastos marcando la casilla junto a cada entrada.

Nota

Es posible seleccionar cualquier gasto de la lista Mis gastos a excepción de los que están en estado Aprobado.

El botón Crear informe aparecerá siempre y cuando haya al menos un gasto en la lista con el estado Por reportar o Por enviar.

Cuando se hace clic en el botón Crear informe, todos los gastos con estado Para enviar que no están actualmente en otro informe de gastos aparecen en el informe de gastos recién creado.

Si todos los gastos del informe Mis gastos ya están asociados con otro, entonces aparecerá la ventana emergente Operación no válida indicando que no tiene gastos por reportar.

Una vez seleccionados los gastos, haz clic en el botón Crear informe.

Truco

Otra forma de añadir todos los gastos que no están actualmente en un informe de gastos es hacer clic en el botón Crear informe, sin seleccionar ningún gasto, y Odoo selecciona automáticamente todos los gastos con estado Para enviar que no están ya en un informe.

El nuevo informe se carga con todos los gastos listados en la pestaña Gasto. Si hay un recibo adjunto a un gasto individual, aparece un icono (clip) en la línea del gasto.

Cuando se crea el informe, el rango de fechas de los gastos aparece como Resumen del informe de gastos por defecto. Se recomienda editar este campo con un breve resumen para cada informe para ayudar a mantener los gastos organizados. Introduce una descripción para el informe de gastos, como Viaje de cliente NYC o Material de oficina para presentación, en el campo Resumen del informe de gastos.

Los campos Empleado, Pagado por y Compañía se rellenan con la información indicada en los gastos individuales.

Nota

El campo Compañía solo aparece en una base de datos multiempresa.

A continuación, selecciona un Responsable del menú desplegable para asignar un responsable para revisar el informe. Si es necesario, actualiza el campo Diario usando el menú desplegable.

Si faltan algunos gastos en el informe podrá agregarlos desde este formulario. Para ello, haga clic en Agregar una línea en la parte inferior de la pestaña Gastos.

Aparece una ventana emergente Añadir: Líneas de gasto que muestra todos los gastos disponibles (con estado Para enviar) que se pueden añadir al informe. Si es necesario añadir un nuevo gasto que no aparece en la lista, haz clic en Nuevo para crear un nuevo gasto y añadirlo al informe.

Marca la casilla junto a cada gasto que se va a añadir, luego haz clic en Seleccionar. Esto cierra la ventana emergente y los elementos ahora aparecen en el informe.

Truco

Los informes de gastos se pueden crear de dos formas:

1. Navega al tablero principal de la aplicación Gastos (también accesible mediante Aplicación Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis gastos) y haz clic en Crear informe.

2. Navega a Aplicación Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis informes y haz clic en Nuevo.

Enviar informes de gastos

Una vez que el informe de gastos está completo, el siguiente paso es enviárselo a un gerente para que lo apruebe. Vaya a Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis informes para ver todos los informes y abra el informe correspondiente desde la lista que aparece.

Nota

Es necesario que envíe los informes de forma individual, no es posible hacerlo por lotes.

Si la lista es grande, puede ser útil agrupar los resultados por estado, ya que solo los informes con estado Para enviar deben enviarse; los informes con estado Aprobado o Enviado no lo necesitan. Los gastos Para enviar se identifican por el estado Para enviar y por el texto azul, mientras que el texto de todos los demás gastos aparece en negro.

Haz clic en un informe para abrirlo, luego haz clic en Enviar al responsable. Después de enviar un informe, el siguiente paso es que la gerencia lo revise y lo apruebe.

Nota

El estado de cada informe aparece en la columna Estado. Si esta columna está oculta, haga clic en el icono (opciones adicionales) que se ubica al final de la fila y seleccione la casilla junto a Estado en el menú desplegable.

Importante

Aprobar gastos, registrar gastos y reembolsar gastos son solo para usuarios con los derechos de acceso apropiados.