Categorías de gastos

Odoo Gastos optimiza la gestión de gastos. Después de que un empleado registra sus gastos y envía su informe de gastos en Odoo, los gastos son revisados por los equipos de gestión y contabilidad. Una vez aprobados, los pagos pueden procesarse y desembolsarse al empleado para el reembolso.

Ver también

Gastos de Odoo: página del producto

Ver categorías de gastos

El primer paso para hacer seguimiento de los gastos es configurar los diferentes tipos de gastos para la empresa (gestionados como categorías de gastos en Odoo). Cada categoría puede ser tan específica o generalizada como sea necesario. Además, las categorías de gastos pueden configurarse para reembolsar gastos a un precio establecido o permitir que se informen precios específicos.

Para ver las categorías de gastos predeterminadas, navega a aplicación Gastos ‣ Configuración ‣ Categorías de gastos.

Las categorías de gastos predeterminadas permiten crear gastos para gastos comunes, incluidos costos de comunicación, comidas, regalos, kilómetros recorridos y otros gastos de viaje. Para gastos fuera de estas categorías predeterminadas, se utiliza la categoría de gastos generales, EXP_GEN. Si una empresa tiene gastos específicos que reembolsa comúnmente y desea rastrearlos por separado, se pueden crear nuevas categorías de gastos o se pueden modificar las categorías de gastos existentes.

Crear nuevas categorías de gastos

Algunas empresas requieren más categorías de gastos de las que incluye la aplicación Gastos. Para estas situaciones, se pueden crear nuevas categorías de gastos.

Example

Una empresa que capacita mecánicos de automóviles permite a sus técnicos comprar herramientas por valor de $500 en un año. En esta situación, la empresa crea una nueva categoría llamada TOOLS para rastrear todos los gastos de herramientas.

Para crear una nueva categoría de gastos, navega a Aplicación Gastos ‣ Configuración ‣ Categorías de gastos. Haz clic en Nuevo y se carga un nuevo formulario de categoría de gastos.

Nota

Las categorías de gastos se gestionan como productos en Odoo. El formulario de categoría de gastos sigue el formulario de producto estándar en Odoo, y la información ingresada es similar. Los productos de gastos se denominan categorías de gastos en todo este documento ya que el menú principal se refiere a estos como Categorías de gastos.

Ingresa los siguientes campos en el formulario:

• Nombre del producto: Ingresa un nombre para la categoría que sea corto e informativo.

• Costo: Si los empleados pueden reportar el costo real de un gasto y se les reembolsa el monto reportado, deja el campo establecido en 0.00. Si el gasto siempre debe ser reembolsado por un precio específico, ingresa el monto en este campo. Si se ingresa un precio, aparece un campo por con Unidad completado por defecto. Unidad cubre la mayoría de las situaciones de gastos, pero si el reembolso se basa en peso, longitud, volumen, etc., elige el tipo de unidad correspondiente utilizando el menú desplegable.

  Example

  Estos son algunos ejemplos de cuándo es mejor establecer un coste específico en un producto en lugar de dejar el coste en 0.00:

  • Comidas: Si a los empleados se les reembolsa el costo total de su comida, establece el Costo en 0.00. Cuando un empleado registra un gasto de comida, ingresa el monto real de la cuenta y se le reembolsa ese monto. Un gasto de comida de $95.23 equivaldría a un reembolso de $95.23.

  • Kilometraje: Si los empleados reciben una tarifa plana por cada kilómetro que conducen, establece el Costo en 1.00. Cuando un empleado registra un gasto por los kilómetros recorridos, ingresa el número de kilómetros recorridos en el campo Cantidad, y se le reembolsa $1.00 por kilómetro reportado. Un gasto de 100 kilómetros equivaldría a un reembolso de $100.00.

  • Viáticos: Si los empleados reciben una tarifa plana diaria de $125.00 cuando viajan, establece el Costo en 125.00. Un gasto de tres días de costos de viáticos (comidas, gastos imprevistos, taxi, etc.) equivaldría a un reembolso de $375.00.

  Nota

  El campo Costes siempre está visible en el formulario de categoría de gastos, pero el campo Precio de venta solo estará visible si se selecciona Precio de venta en la sección Volver a facturar gastos. De lo contrario, el campo Precio de venta estará oculto.

• Referencia: Ingresa una referencia corta para el gasto, como FOOD o TRAVEL. Esta referencia se utiliza cuando se envían gastos por correo electrónico.

• Categoría: Usando el menú desplegable, selecciona la categoría bajo la cual cae el gasto. Se recomienda usar la categoría predeterminada All / Expenses, pero se puede seleccionar otra categoría si el departamento de contabilidad lo requiere.

• Empresa: Si estás en una base de datos multiempresa, selecciona la empresa a la que se aplica la categoría de gastos. Si la categoría de gastos se aplica a todas las empresas, deja este campo en blanco.

• Directriz: Ingresa algunas reglas o información importante para la categoría de gastos. Esto es visible en la columna Nota del tablero Categoría de gastos.

  Example

  Una categoría de gastos para gastos relacionados con el trabajo desde casa puede tener un Nombre de WFH, y la Directriz puede decir Monitores, sillas y otros costos de trabajo desde casa.

• Cuenta de gastos: Si usas la aplicación Contabilidad de Odoo, selecciona el PdC en el que se debe registrar el gasto.

  Importante

  Consulta con el departamento de contabilidad para determinar la cuenta correcta a la que hacer referencia en este campo, ya que afecta varios informes.

• Impuestos de compra e Impuestos de ventas: Ingresa los impuestos predeterminados que se aplican al comprar o vender este producto, si corresponde.

  Nota

  El campo Impuestos de ventas solo es visible si la aplicación Ventas está instalada y se selecciona la opción Al coste o Precio de venta en la sección de facturación.

  Truco

  Se considera una buena práctica usar un impuesto configurado con Impuesto incluido en el precio. Los impuestos se configuran automáticamente si estos están establecidos.

Sección “Facturación”

Si la aplicación Ventas está instalada, una sección de facturación es visible. Esta sección permite refacturar el gasto a los clientes en pedidos de venta.

Si el gasto no puede ser refacturado, activa la opción No. Si la categoría de gasto puede ser refacturada, activa cualquiera de estas opciones:

• Al coste: Selecciona esta opción para refacturar el elemento de gasto al precio establecido en el campo Coste.

• Precio de venta: Selecciona esta opción para refacturar el elemento de gasto al precio de venta. Cuando se activa, aparece un campo Precio de venta debajo del campo Nombre del producto. Introduce el precio de venta en el nuevo campo.

Example

Una empresa de calefacción y refrigeración ofrece reparaciones a domicilio de las calderas y unidades de aire central que vende. Sus técnicos son subcontratados y utilizan sus propias furgonetas, herramientas y piezas.

Como parte de sus contratos, los técnicos son reembolsados por sus desplazamientos. Reciben $1.00 por cada milla que conducen. Además, el cliente debe pagar el desplazamiento como parte de su contrato de servicio. El cliente paga $1.50 por cada milla que el técnico conduce hasta su ubicación.

Para configurar este gasto, el Precio de venta se establece en 1.50 y el Coste se establece en 1.00.