美国

美国工资单本地化涵盖员工的薪资计算，包括员工和雇主的工资税。它符合联邦和州的法规。

此本地化包含的州有：

State

Abbreviation

Alabama

(AL)

Arizona

(AZ)

California

(CA)

Colorado

(CO)

Florida

(FL)

Georgia

(GA)

Idaho

(ID)

Illinois

(IL)

Iowa

(IA)

Mississippi

(MS)

Nevada

(NV)

New Jersey

(NJ)

New York

(NY)

North Carolina

(NC)

Oregon

(OR)

Texas

(TX)

Vermont

(VT)

Virginia

(VA)

Washington

(WA)

Washington, D.C.

(DC)

注解

员工和雇主的联邦税（所得税、:abbr:`FICA（联邦保险缴款法）`和失业税）在 Odoo 美国工资单本地化中默认涵盖。随着时间推移将添加更多州，请回来查看更新。

在配置美国本地化之前，请参阅常规工资单文档，其中包含所有本地化的基本信息，以及所有通用设置和字段。

应用和模块

安装以下模块以获取美国工资单本地化的所有功能：

名称

技术名称

依赖

描述

美国 - 工资单

l10n_us_hr_payroll

  • hr_payroll

  • hr_contract_reports

  • hr_work_entry_holidays

  • hr_payroll_holidays

提供美国工资单基础功能，包括员工税务详情、薪资结构（基本/总额/净额）、税务规则以及 W-2/3PA 报告。

美国 - 工资单与会计

l10n_us_hr_payroll_account

  • hr_payroll_account

  • l10n_us

  • l10n_us_hr_payroll

通过创建日记账分录（必要时为每张工资单创建）将工资单与会计关联，以便在公司账簿中记录工资单。

其他资料

配置美国财务本地化

常规配置

首先，必须配置公司。导航至设置应用 ‣ 用户与公司 ‣ 公司。从列表中选择所需公司，并配置以下字段：

  • 公司名称：在此字段中输入企业名称。

  • 地址：填写完整地址，包括城市、省/州、邮政编码和国家。

    重要

    在公司地址中选择的省/州默认与员工的*工作地址*关联，并用于计算工资税。

  • 税号：输入公司的EIN（雇主识别号）。

  • 公司 ID：输入企业的州 ID 号码。

  • 货币：默认情况下，选择USD（美元）。如果未选择，请从下拉菜单中选择USD。

  • 电话：输入公司电话号码。

  • 电子邮件：输入用于常规联系信息的电子邮件。

警告

确保信息准确，因为创建 W-2 时会使用这些信息。

员工

每位需要支付工资的员工都必须为美国工资单本地化配置其员工档案。为美国配置数据库后，将显示其他字段。

要更新员工表单，请打开员工应用，然后点击所需的员工记录。在员工表单上，在相关选项卡中配置所需字段。

工作选项卡

在工作选项卡的位置部分中输入员工的工作地址。

重要

此地址中选择的州决定了 Odoo 在计算税款时应用哪些工资规则。

个人信息标签页

确保员工在私人联系人部分的银行账户字段中至少列出一个受信任的银行账户。

这些账户用于通过 NACHA 付款文件的自动化方式向员工付款。没有受信任的银行账户的员工无法处理工资单。如果未设置受信任的银行账户，工资单仪表板上会出现警告，并且在尝试运行工资单时会发生错误。

确保在公民身份部分输入有效的SSN 编号。员工工资条上会显示SSN的最后四位数字。

员工档案上银行账户信息所在的位置。

薪酬管理选项卡

合同概览部分

本部分包含驱动工资计算的信息。请确保配置以下字段：

  • 合同：可以根据需要更新薪酬条件的有效期。

  • 工资类型：选择员工的付款方式。

    • 对于每个付款周期都领取相同金额的受薪员工，请选择固定工资。

    • 对于根据工作小时数付款的员工,请选择小时工资。

    小技巧

    在工资结构类型中设置默认的工资类型，以批量配置员工。如有需要，可以在单个员工记录上覆盖默认设置以处理例外情况。

  • 合同类型：确定员工的付款和分类方式，例如薪资-豁免、薪资-非豁免、小时工。

    重要

    此字段在工资条上可见。某些州要求工资条声明员工是否豁免或不豁免加班费。请确保选择遵循州法律。

  • 付款类别：为此字段选择美国：员工。这定义了员工何时获得报酬、其默认工作时间表以及适用的工作条目类型。

工资单选项卡的员工表单的合同概览部分。

排程部分

  • 工資單條目來源：定義在指定的付款期間內，如何為工資單生成工作條目。選項包括：

    • 工作时间表：基于员工分配的:ref:`工作时间表 <employees/schedule>`（例如，每周 40 小时）。

    • 出勤：基於出勤應用程式中已批准的打卡時數。

    • 計劃：基於計劃應用程式中的排定班次。

  • 額外時數：勾選此複選框，允許出勤應用程式添加員工記錄的任何額外工作條目。

  • 工作時間：使用下拉選單選擇默認工作排程。這對於可以獲得加班費的員工（通常是時薪員工，而非薪資員工）尤為重要。

W-2 表格部分

W-2 是一種年度稅務表格，用於報告員工的工資、稅款和福利。員工使用它來申報稅務。以下選項對應於 W-2 表格第 13 欄中的複選框。選擇適用於該員工的所有選項。

  • 法定員工：如果員工免徵所得稅，但需繳納FICA（聯邦保險供款法）稅款，請勾選此框。

  • 退休計劃：如果員工是雇主贊助的退休計劃的積極貢獻者，請勾選此框。

  • 第三方病假工資：如果員工受某項計劃覆蓋，其中病假工資福利可能由第三方（例如保險公司）在該年度內提供，請勾選此框。

W-4 表格部分

W-4 是一種IRS（國稅局）表格，用於確定員工的聯邦稅扣繳額，雇主將其直接匯給IRS（國稅局）。

在此部分為員工配置任何相關欄位。

州申報部分

員工的婚姻狀況會影響其工資稅。配置以下有關其狀況和扣繳的欄位。

  • 狀態：使用下拉選單選擇員工的聯邦申報狀態。選項包括單身、已婚/RDP 共同申報、已婚/RDP 分別申報、戶主或符合資格的尚存配偶/RDP 與子女。這通常來自員工的 W-4 表格。

  • 稅務狀態：使用下拉選單選擇員工的州申報狀態（如適用）。

    小技巧

    聯邦和州的狀態無需匹配。

    注解

    截至 2025 年，以下州不徵收州所得稅：阿拉斯加州、佛羅里達州、內華達州、新罕布夏州、南達科他州、田納西州、德克薩斯州、華盛頓州和懷俄明州。如果這些州存在工資單本地化，則稅務狀態欄位中沒有相應的州選項。請將其留空。

  • 预扣津贴：输入该年度从员工薪资中扣除的州税年度总金额。仅当员工居住在征收州所得税的州时才需填写。

  • 额外预扣：输入该年度从员工薪资中额外扣除（不包括预扣津贴金额）的州税年度总金额，仅当员工居住在征收州所得税的州时填写。

员工表单的州申报部分，已填写完成。

常见福利

以下福利部分被视为美国雇主通常提供的福利。此信息需要根据员工选择的内容填写。

注解

本节中列出的福利被视为公司最常提供的福利。如果还有其他需要定期从薪资中扣除的员工福利，可以将其添加为*输入*。

税前扣除

税前福利会降低员工的总工资，从而减少税额计算的基数。这些福利显示在薪资单开头，在规定总工资之前。

退休计划部分

本节用于配置员工和雇主的 401(k) 供款。填写以下字段：

  • 401(k)：输入每个付薪周期从员工薪资单中扣除的金额。可以按薪资单金额的百分比（%）或每份薪资单的具体美元金额（$/slip）输入。

  • 匹配金额：输入雇主向员工 401(k) 供款的匹配金额，与员工的供款相比较。此字段也可以配置为员工供款的百分比（%）或具体美元金额（$/slip）。

  • 匹配年度上限：如果雇主供款有上限，请输入占员工年薪的百分比。

Example

公司允许员工向 401(k) 退休计划供款，并匹配员工供款的 50%，每年最高 5,000 美元。该员工年薪 50,000 美元，向其 401(k) 供款其薪资的 20%，即 10,000 美元。

要进行此配置，请在401(k)字段中输入 20.00，在匹配金额字段中输入 50.00，在匹配年度上限字段中输入 20.00。

员工的退休配置。
健康福利部分

本节用于配置员工的健康供款。为员工*每份薪资单*扣除的相应金额填写每个字段。

员工的健康福利部分，已填写薪资单扣除额。
其他福利部分

此部分目前僅包含一個通勤福利欄位。請輸入每次工資單扣除的金額，以適用於通勤福利。

稅後扣除部分

這些類型的福利在計算稅款之後作為扣除項目。它們出現在工資單末尾、顯示淨額之前。目前，此部分僅顯示一個欄位ROTH 401(k)。請輸入從員工工資中扣除並存入 ROTH 401(k) 帳戶的百分比（%）或每次工資單的具體美元金額（$/slip）。

工資單配置

工資單應用程式中的多個部分會安裝專門針對美國的薪資結構、結構類型、規則和參數。

薪資結構和結構類型

當安裝l10n_us_hr_payroll 模組時，會安裝一個新的薪資結構，即美國：常規工資。此結構包含一個結構類型，即美國：常規工資。

薪資結構包含所有單獨的薪資規則，這些規則告訴工資單應用程式如何計算員工工資單。

薪資結構清單中的美國薪資結構。

薪资规则

要檢視告知薪資結構要執行什麼操作的薪資規則，請前往工資單應用程式 ‣ 配置 ‣ 結構，展開美國：員工群組以顯示美國：常規工資結構類型。點擊美國：常規工資以檢視詳細的薪資規則。

美國薪資規則的頂部部分。

每條規則定義工資的計算方式，考慮到佣金、獎金、稅款和保險等因素。美國：常規工資規則背後的邏輯如下：

  • 列出的前四條規則反映所有收入來源，包括合約中列出的基本工資（基本薪資），以及任何津貼，例如佣金、小費和獎金。

    美國本地化的基本薪資規則。

  • 將這些輸入相加即可計算出總薪資（總工資）。此金額是用於計算工資稅的基數。

  • 下一組規則是各種稅前福利和應稅收入，例如醫療保險繳費和通勤福利。在計算出員工的總工資後，Odoo 會扣除員工合約中列出的所有稅前福利，以確定員工的應稅收入。

    美國本地化的稅前規則。

  • 接下來，列出所有各種稅務規則，其中概述了聯邦和州的工資扣繳。首先列出聯邦稅務規則，然後列出任何州規則（如果有）。

    美國本地化的聯邦稅務規則。

    注解

    「工人補償」的聯邦扣繳規則出現在列出多個特定州扣繳之後，並且不會出現在上圖中，但會列在規則中。

  • 最后列出的规则是税后员工扣除项。

    美国本地化的税后规则。

  • 其他输入选项卡包含影响工资单的任何其他内容。这包括要添加到工资单的项目，例如小费，以及其他扣除项，例如子女抚养费。

    美国本地化的其他输入。

  • 员工的净工资是员工从雇主那里获得的金额。计算净工资的公式为：

    \[\text{总工资} + \text{津贴} - \text{工资税} - \text{一般扣除}\]

  • 此外，在美国的工资单计算中存在一个额外的部分，称为”雇主扣除”，它细分了雇主必须支付的工资税部分的款项。

    美国本地化的雇主扣除规则。

    注解

    用于”工伤赔偿”的雇主扣除规则出现在列出的几个特定州雇主扣除*之后*，并且**不**出现在上图中，但在规则中列出。

规则参数

某些计算需要与之相关的特定费率或工资上限。*规则参数*能够列出一个值，可以是百分比或固定金额，以在工资规则中引用。

Example

社会保障税计算的工资基数在 2025 年有一个上限，这在US: FICA OASDI Cap参数中予以考虑。

大多数规则从参数模块中提取存储的信息，以获取规则的费率（百分比）和上限（美元金额）。

要查看规则参数，请导航到工资单应用 ‣ 配置 ‣ 规则参数。在这里，所有规则参数都会显示其关联的工资规则，可以访问这些规则。通过查找规则的名称来查看与规则相关的参数，并根据需要进行任何编辑。

Example

公司的失业税与 Odoo 中默认添加的失业税不同。要更新此内容，请导航到工资单应用 ‣ 配置 ‣ 规则参数，然后按FUTA（联邦失业税法）或需要编辑的州名称过滤结果，并从列表中编辑相应的费率。

重要

Odoo 为当前日历年添加了更新的规则参数。不**建议编辑规则参数，**除非联邦或州参数已更改，并且与 Odoo 创建的规则参数不同。在对规则参数进行任何更改*之前*，请检查所有地方和国家法规。

运行美国工资单

在运行工资单之前，工资单官员必须验证员工工作条目以确认工资准确性并发现错误。这包括检查所有休息时间是否已批准以及任何加班是否适当。

工作条目根据员工的合同配置同步。Odoo 从分配的工作时间表、考勤记录、计划时间表和已批准的休息时间中提取数据。

任何差异或冲突都必须解决，然后可以重新生成工作条目。

一旦所有内容正确无误，就可以单独创建或以批量方式创建工资单草稿，在工资单应用中称为*工资运行*。

工资运行的工作条目，其中一些休息时间已输入到工作条目中。

注解

为了减少工资单专员的时间，通常按批次处理工资单，可以按工资类型（固定工资与小时工资）、支付周期（每周、每两周、每月等）、部门（直接成本与管理）或最适合公司的任何其他分组方式进行。

运行工资单的过程包括需要执行的不同操作，以确保从工资税中扣除的金额正确、员工收到的净工资金额正确，以及工作时间的计算反映员工的实际工作时间等。

运行工资单批次时，请在开始分析或验证数据之前检查期间、公司和包含的员工是否正确。

工资单草拟完成后，请审查其准确性。检查工作日与输入选项卡，并确保列出的工作时间正确以及任何其他输入。添加任何缺失的输入，例如佣金、小费、报销等。

接下来，检查各种总计（总工资、员工税、福利、雇主税、净工资），然后点击计算表格以更新工资计算（如果有编辑）。如果一切正确，点击验证。

工资单的工作日选项卡。

会计检查

运行工资单时的会计流程有两个组成部分：创建日记账分录和登记付款。

日记账分录创建

确认并验证工资单后，日记账分录可以单独或批量过账。日记账分录首先以草稿形式创建。

重要

必须在运行工资单之前决定是单独还是批量创建日记账分录。

所有处于草稿状态的工资单。

美国工资单本地化包含会计科目表中的四个科目：

  • 611000 工资与薪酬：记录总工资和雇主部分的工资单费用。还汇总没有特定科目的规则的值（例如，公司特定福利）。

  • 230100 员工工资税：从员工扣缴的税款，雇主必须申报和支付。日记账分录的合作伙伴和标签列指示具体税种。

  • 230200 雇主工资税：雇主部分的工资税，需要申报和支付。日记账分录的合作伙伴和标签列指示具体税种。

  • 230000 应付工资：欠员工的净工资。

注解

当公司位于美国时，默认完成会计科目表配置。科目代码和名称可以根据公司需求进行编辑。如果没有与工资规则（用于工资结构）关联的会计科目表科目，Odoo 将使用科目`工资费用`创建日记账分录，无论移动的性质如何。

如果日记账分录草稿上的一切看起来正确，请过账日记账分录。

日记账分录已过账。

登记付款

在凭证验证后，Odoo 可以生成付款。

重要

要从工资单生成付款，必须为员工设置受信任的银行账户。如果员工的银行账户未标记为受信任，则无法通过 Odoo 生成 NACHA 文件。

如果薪资规则关联了业务伙伴，则付款可以按业务伙伴分组。

状态为已支付的工资单。

关闭工资核算

如果没有错误，则该工资期的工资核算已完成。

报告

美国本地化包含多个美国特有的报表，这些报表为员工提供税务信息，并能够与 ADP 等外部机构集成。

W2 报表

W2 报表提供 CSV 文件，允许员工使用第三方软件以电子方式提交其 W2 报表。要访问此报表，请导航至工资单 ‣ 报表 ‣ 美国 ‣ W2。

要创建 W2 表单，点击新建，将加载一个空白的创建 W2 表单页面。设置开始日期和结束日期（通常为一个日历年），如果在多公司数据库中，请选择公司。

该时间段内的所有工资运行都显示在列表视图中。要添加任何缺失的工资运行，点击列表底部的添加一行，然后选择缺失的文件。

完成后，点击生成按钮，创建一个 CSV 文件，其中包含指定时间段内所有工资相关付款的摘要。

W2 报表屏幕，上半部分显示要下载的文件。

表单 941

表单 941报表用于向政府报告联邦所得税、FICA（联邦保险缴费法案）税（医疗保险和社会保障）从员工工资中扣除的金额。它还报告员工方面的税款。

要创建此报表，请导航至工资单 ‣ 报表 ‣ 美国 ‣ 表单 941。点击新建按钮，将加载一个新的表单 941报表页面。配置表单顶部的信息，包括公司、纳税年度、季度、IRS 付款选项（向 IRS 汇款的方式）以及存款计划和纳税义务（向 IRS 付款的频率）。

该时间段内的所有工资运行都显示在列表视图中。要添加任何缺失的工资运行，点击列表底部的添加一行，然后选择缺失的文件。

完成后，点击生成，报表将创建为 CSV 文件，并显示在表单 941报表仪表板上。公司随后下载并通过第三方提交此报表以进行电子申报。

941 报表屏幕，上半部分显示要下载的文件。

表单 940

表单 940报表详细说明了工资单中扣除的年度FUTA（联邦失业税法案）。

要创建此报告，请导航至工资单 -> 报告 -> 美国 -> 940表。点击新建按钮，将加载新的940表报告页面。配置表单顶部的信息，包括公司、税务年度、单州支付方、多州雇主、在信用减免州支付和IRS付款选项（向IRS发送资金的方式）。

该时间段内的所有工资运行都显示在列表视图中。要添加任何缺失的工资运行，点击列表底部的添加一行，然后选择缺失的文件。

完成后，点击生成，报告将创建为CSV文件，并显示在940表报告仪表板上。然后，公司下载并通过第三方提交此报告进行电子申报。

940报告屏幕，上半部分是要下载的文件。

将数据导出到第三方应用程序

*ADP导出*报告生成一个CSV文件，可以提交给ADP，然后ADP向员工付款。

CSV文件汇总了员工在指定时间段内的工作小时数，与其工资或小时工资相对应。该报告是在确认任何休息时间*之后*从工作条目生成的。

导出格式旨在与ADP格式匹配。由于公司可以自定义其门户网站并可能需要进行一些更改，因此数据可以提供给ADP以在其中运行工资单。

重要

要访问ADP导出报告，必须安装`United States - Payroll - Export to ADP`模块。