肯尼亚

肯尼亚工资单本地化包支持符合肯尼亚法定要求的工资单管理。

配置

安装以下模块以获取肯尼亚工资单本地化的所有功能：

名称

技术名称

描述

肯尼亚 - 工资单

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工资单模块包括所有员工详细信息、工资规则、津贴、扣除和休假管理，以符合肯尼亚法律。

肯尼亚 - 工资单与会计

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添加与薪资计算相关的账户映射。

文档 - 肯尼亚工资单

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员工税收扣除卡表单自动集成到文档应用程序。

其他资料

肯尼亚财税本地化文档

员工设置

某些员工信息对于生成工资单和薪资报告至关重要。请确保在每个员工记录的各个部分中配置以下字段。

个人信息标签页

薪资处理需要一些员工个人信息。打开员工记录的*个人*标签页，并确保在*国籍*部分配置以下字段：

  • 身份证号：输入员工的政府签发的国民身份证号码。

  • KRA PIN：输入员工的11位字母数字PIN码。此代码用于生成工资单、P9和P10报告。

  • 抵押贷款利息：填写员工的抵押贷款利率（如适用）。

  • NSSF编号：输入员工的9位或10位NSSF编号。生成工资单和NSSF报告时需要此字段。

  • SHIF编号：输入员工的7位或8位SHIF编号。生成SHIF报告时需要此字段。

在*个人*标签页的*个人信息*部分，确保配置员工的生日。

此外，如果员工已被法律认定为残疾人士，请在*家庭*部分勾选残疾复选框。Odoo会根据肯尼亚税收法规自动调整PAYE计算。

薪酬管理选项卡

必须为全职员工和第二雇主配置*薪资*标签页中的不同字段。

全职员工

在员工表单的*薪资*标签页中，在*合同概览*部分创建或更新员工合同。接下来，确保配置以下部分和字段：

  • 薪资类别：必须设置为肯尼亚：员工，以访问肯尼亚法律要求的特定规则和计算。

  • 养老金缴款：输入员工的月度养老金缴款金额。

    重要

    养老金缴款的月度税前扣除上限为每月30,000肯尼亚先令。要自动进行此扣除以及NSSF扣除，请确保在此字段中输入月度养老金金额。

  • 津贴：输入餐费、话费、养老金、交通和住房等各种月度津贴（如提供）。此信息将自动根据适用的福利上限计算税款。

    注解

    住房津贴可以配置为每月固定费用（/月）或百分比（百分比）。

  • 保险：输入员工的月度自愿医疗保险、人寿保险和教育保险费用。

第二雇主

点击次要合同旁边的复选框（如果员工与其他雇主有主要合同）。选中后，工资单选项卡中的保险部分将被移除，因为保险由主要雇主管理。

选择此复选框可使 Odoo 自动应用法定要求，以符合肯尼亚次要就业法规。

运行肯尼亚工资单

工资条可以单独生成，也可以分组生成，称为工资运行。

在肯尼亚处理工资单时，以下部分尤为重要。

工资输入

工资条的工资输入选项卡包括可能因员工而异的额外福利和扣除项，例如HELB（高等教育贷款委员会）贷款偿还、预支工资、附加福利和其他工资扣款。

持续发生的条目可以使用工资扣款自动化，并自动添加为工资输入。其他一次性项目（例如预支工资）可以手动添加为工资输入。

要手动添加工资输入，请点击添加输入按钮。

工资计算选项卡

工资计算选项卡包含用于生成工资条上显示的最终数字的计算，以及过账到会计分录的金额。

注解

由于员工的主要雇主已经考虑了税收扣除，因此在所得税计算中不会应用税收扣除。

报告

以下部分提供了报告，包括肯尼亚特定报告。所有报告均可下载。

重要

必须在员工记录的个人选项卡中配置有效的国民身份证号码、NSSF号码和NHIF/SHIF号码，才能生成NSSF和SHIF/NHIF报告。

主工资单

要按月生成主工资单报告，请导航至工资单应用 ‣ 报告 ‣ 工资条行。接下来，点击搜索栏并点击日期下拉菜单，显示各个月份和季度。点击所需月份，报告将显示该月的所有工资条。

P9 报告

肯尼亚的雇主必须向每位员工提供一份文件，总结其当年的总收入、各项扣除和税款缴纳情况，以便正确计算和缴纳税款。

P9 报告是公司创建的，包含所有税务信息。

每位员工收到一张税收扣除卡，其中包含其各项收入。

各种税收扣除卡共同构成 P9 报告。

注解

所有所需年份的工资单必须具有完成状态才能生成 P9 报告。

要生成 P9 报告，请导航至工资单应用程序 ‣ 报告 ‣ P9 报告。点击新建按钮，将加载一个*税款扣除卡*表单，并在顶部显示一个符合条件的员工智能按钮，显示 `0`（零）。

使用下拉菜单，在相应字段中选择年份。如果需要，更新描述，然后点击填充。符合条件的员工智能按钮将更新为该年份报告中包含的员工数量。

要查看员工并生成个人卡片，点击符合条件的员工智能按钮，将显示所有员工的列表。通过点击顶部员工旁边的复选框选择所有员工，然后点击生成报告 (#)按钮。

报告处理完成后，每个相应的报告将出现在员工列表的PDF 文件列中。所有成功生成的报告的状态为已生成 PDF。

接下来，使用文档列中的下拉菜单选择文档的存储位置。选择目标位置后，PDF 的状态将更改为已发布 PDF。

要下载和查看任何 PDF 文件，请点击文件链接，然后选择保存文件的位置。

SHIF (NHIF) 报告

肯尼亚的SHA要求提供SHIF报告，该报告详细说明每位员工的缴款和福利。

注解

2025 年，肯尼亚从NHIF切换到SHIF。

要创建SHIF报告，请导航至工资单应用程序 ‣ 报告 ‣ SHIF (NHIF) 报告，将加载一个 *SHIF (NHIF) 报告*弹出窗口。只需配置两个字段：月份和年份字段。默认情况下，当前月份和年份会填充相应的日期，但可以使用下拉菜单进行修改。

所选时间段内的所有相关工资单将以列表视图显示在窗口中。每个条目显示工资单名称、员工、身份证号、SHIF 编号和SHIF 金额。

可以通过点击行末的（删除）图标从报告中删除任何单独的工资单。

点击导出 XLSX按钮，即可生成报告。

注解

所选月份的所有工资单必须具有完成状态才能生成 SHIF 报告。

小技巧

SHIF excel 报告可以直接上传到SHIF（NHIF）门户。

重要

SHIF报告不适用于签订次要雇主合同的员工。

NSSF 报告

NSSF报告记录了有关员工向NSSF支付和缴款的所有必要信息。

重要

第 11 层NSSF和自愿养老金可以汇给NSSF或第三方保险，必须在员工合同中定义。

在员工合同的Pension Remit To字段中，选择NSSF或Insurance。

要访问此报告，请导航至工资单应用 ‣ 报告 ‣ NSSF Report，然后会加载一个 NSSF Report 弹出窗口。

Month和Year字段会自动填充为当前月份和年份。如有需要，可以修改这些日期。

Odoo 会自动为所选时间段内的员工填充各个字段，并生成条目。

要为员工生成 NSSF 报告，员工**必须**在其员工记录的个人选项卡的 Citizenship 部分中配置以下字段：

  • Identification No

  • NSSF Number

  • NHIF Number或SHIF Number

要生成报告，请点击Export XLSX按钮，选择文件保存位置，然后点击Save。报告将被导出并存储在所选位置。

注解

所选月份的所有工资单必须处于Done状态才能生成 NSSF 报告。

重要

NSSF 报告不适用于处于次要雇主合同的员工。

小技巧

NSSF Excel 报告可以直接上传到 NSSF 门户。