Kenia¶
El paquete de localización de Nómina de Kenia permite la gestión de la nómina conforme a los requisitos legales de Kenia.
Configuración¶
Instala los siguientes módulos para obtener todas las características de la localización de Nómina de Kenia:
Nombre |
Nombre técnico |
Descripción |
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Kenia - Nómina |
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El módulo de nómina incluye todos los detalles de los empleados, reglas salariales, asignaciones, deducciones y gestión de permisos, para el cumplimiento de las leyes de Kenia. |
Kenia - Nómina con contabilidad |
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Añade asignaciones de cuentas relacionadas con los cálculos de nómina. |
Documentos - Nómina de Kenia |
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Los formularios de tarjeta de deducción fiscal de empleados se integran automáticamente en la aplicación Documentos. |
Configurar empleados¶
Cierta información del empleado es crucial para generar nóminas e informes de nómina. Asegúrate de que los siguientes campos en las distintas secciones estén configurados en cada registro de empleado.
Pestaña personal¶
Cierta información personal del empleado es necesaria para el procesamiento de la nómina. Abre la pestaña Personal del registro del empleado y asegúrate de que los siguientes campos estén configurados en la sección Ciudadanía:
Número de identificación: introduce el número de identificación nacional emitido por el gobierno del empleado.
KRA PIN: introduce el PIN alfanumérico de 11 dígitos del empleado. Se utiliza al generar informes de nómina, P9 y P10.
Interés hipotecario: completa la tasa de interés hipotecario del empleado, si corresponde.
Número NSSF: introduce el número NSSF de 9 o 10 dígitos del empleado. Este campo es obligatorio para generar nóminas e informes NSSF.
Número SHIF: introduce el número SHIF de 7 u 8 dígitos del empleado. Este campo es obligatorio para generar informes SHIF.
En la sección Información personal de la pestaña Personal, asegúrate de que la Fecha de nacimiento del empleado esté configurada.
Además, si el empleado ha sido declarado legalmente como persona con discapacidad, marca la casilla Discapacitado en la sección Familia. Odoo ajusta automáticamente el cálculo de PAYE en línea con las regulaciones fiscales de Kenia.
Pestaña Nómina¶
Diferentes campos en la pestaña Nómina deben configurarse para empleados de tiempo completo y empleadores secundarios.
Empleados de tiempo completo¶
En la pestaña Nómina del formulario del empleado, crea o actualiza el contrato del empleado en la sección Resumen del contrato. A continuación, asegúrate de que las siguientes secciones y campos estén configurados:
Categoría de pago: debe establecerse en Kenia:Empleado para acceder a reglas y cálculos específicos según lo requerido por las leyes de Kenia.
Contribución a pensión: introduce la contribución mensual a pensión del empleado.
Importante
El límite mensual deducible de impuestos para contribuciones a pensión es de 30.000 Ksh al mes. Para automatizar esta deducción junto con el NSSF, asegúrate de que el importe mensual de la pensión esté introducido en este campo.
Asignaciones: introduce las distintas asignaciones mensuales para Alimentos, Tiempo aire, Pensión, Transporte y Vivienda si se proporcionan. Esta información se automatiza para calcular impuestos según los límites de beneficios aplicables.
Nota
La asignación de Vivienda puede configurarse como un coste fijo por mes (/mes) o un porcentaje (% Porcentaje).
Seguro: introduce los costes mensuales de Seguro médico voluntario, Seguro de vida y seguro de Educación para el empleado.
Empleadores secundarios¶
Marca la casilla de verificación junto a Contrato secundario si el empleado tiene un contrato principal con otro empleador. Cuando está marcada, se elimina la sección Seguro de la pestaña Nómina, ya que el seguro es gestionado por el empleador principal.
Marcar esta casilla permite a Odoo aplicar automáticamente los requisitos legales en cumplimiento con las regulaciones kenianas para el empleo secundario.
Ejecutar nómina de Kenia¶
Las nóminas se generan de forma individual o en grupo, lo que se denomina ejecuciones de nómina.
Las siguientes secciones son particularmente importantes a considerar al procesar la nómina en Kenia.
Datos salariales¶
La pestaña Datos salariales de una nómina incluye beneficios adicionales y deducciones que pueden variar por empleado, como los reembolsos de préstamos del HELB, anticipos salariales, beneficios marginales y otros embargos salariales.
Las entradas que ocurren de forma consistente se pueden automatizar mediante embargos salariales, y se añaden automáticamente como datos salariales. Otros datos que son elementos únicos, como un anticipo salarial, se pueden añadir manualmente como dato salarial.
Para añadir manualmente un dato salarial, haz clic en el botón Añadir datos.
Pestaña de cálculo del salario¶
La pestaña Cálculo salarial contiene los cálculos utilizados para generar las cifras finales que se muestran en la nómina, así como los importes registrados en los asientos contables.
Nota
No se aplican deducciones fiscales en el cálculo del impuesto sobre la renta, ya que el empleador principal del empleado ya las tiene en cuenta.
Informes¶
Los informes en las siguientes secciones están disponibles, incluidos los informes específicos de Kenia. Todos los informes se pueden descargar.
Importante
Un número de DNI válido, número NSSF y número NHIF/SHIF deben estar configurados en la pestaña Personal del registro del empleado para generar informes NSSF y SHIF/NHIF.
Nómina maestra¶
Para generar un informe de nómina maestra por mes, ve a . A continuación, haz clic en la barra de búsqueda y haz clic en el menú desplegable Fecha, revelando varios meses y trimestres. Haz clic en el mes deseado y el informe mostrará todas las nóminas de ese mes.
Informe P9¶
Los empleadores en Kenia están obligados a proporcionar a cada empleado un documento que resuma sus ingresos totales, diversas deducciones y contribuciones fiscales realizadas ese año, para que los impuestos puedan ser calculados y pagados correctamente.
El informe P9 es lo que crea la empresa, que contiene toda la información fiscal.
Cada empleado individual recibe una tarjeta de deducción fiscal, que contiene todos sus diversos ingresos.
Las diversas tarjetas de deducción fiscal en conjunto conforman el informe P9.
Nota
Todos los recibos de nómina del año deseado deben tener un estado Hecho para generar el informe P9.
Para generar el informe P9, navega a . Haz clic en el botón Nuevo, se cargará un formulario de Tarjeta de deducción de impuestos y aparecerá un botón inteligente Empleados elegibles en la parte superior, mostrando 0 (cero).
Usando el menú desplegable, selecciona el Año en el campo correspondiente. Actualiza la Descripción, si es necesario, y luego haz clic en Rellenar. El botón inteligente Empleados elegibles se actualiza con el número de empleados incluidos en el informe para ese año.
Para ver los empleados y generar las tarjetas individuales, haz clic en el botón inteligente Empleados elegibles, y aparecerá una lista de todos los empleados. Selecciona todos los empleados haciendo clic en la casilla junto a Empleado en la parte superior, y luego haz clic en el botón Generar informes (#).
Una vez que se procesan los informes, cada informe correspondiente aparece en la columna Archivo PDF de la lista de empleados. Todos los informes generados con éxito tienen un Estado de PDF generado.
A continuación, selecciona dónde se almacena el documento usando el menú desplegable en la columna Documento. Una vez que se selecciona un destino, el Estado del PDF cambia a PDF publicado.
Para descargar y ver cualquiera de los archivos PDF, haz clic en el enlace del archivo y selecciona dónde guardar el archivo.
Informe SHIF (NHIF)¶
Un informe SHIF es requerido por SHA de Kenia y detalla las contribuciones y beneficios de cada empleado.
Nota
En 2025, Kenia cambió de NHIF a SHIF.
Para crear el informe SHIF, navega a , y se cargará una ventana emergente de Informe SHIF (NHIF). Solo deben configurarse dos campos: los campos Mes y Año. El mes y año actuales rellenan las fechas correspondientes por defecto, pero pueden modificarse usando el menú desplegable.
Todos los recibos de nómina relevantes para el período seleccionado aparecen en la ventana en vista de lista. Cada entrada muestra el Nombre del recibo, Empleado, Número de identificación, Número SHIF e Importe SHIF.
Cualquier recibo individual puede eliminarse del informe haciendo clic en el icono (Eliminar) al final de la fila.
Haz clic en el botón Exportar XLSX, y se generará el informe.
Nota
Todos los recibos de nómina del mes seleccionado deben tener un estado Hecho para generar el informe SHIF.
Truco
Los informes de SHIF en Excel pueden cargarse directamente en los portales de SHIF (NHIF).
Importante
Los informes SHIF no son aplicables a empleados bajo un contrato de empleador secundario.
Informe NSSF¶
Un informe NSSF registra toda la información necesaria sobre pagos de empleados y contribuciones al NSSF.
Importante
El nivel 11 de NSSF y la pensión voluntaria pueden remitirse a NSSF o a un seguro de terceros, y deben definirse en el contrato del empleado.
En el contrato del empleado, en el campo Pension Remit To, selecciona NSSF o Insurance.
Para acceder a este informe, ve a , y se carga una ventana emergente NSSF Report.
Los campos Month y Year se completan automáticamente con el mes y año actuales. Si es necesario, estas fechas se pueden modificar.
Odoo completa automáticamente los diversos campos para los empleados con entradas generadas para el período de tiempo seleccionado.
Para generar informes NSSF para un empleado, el empleado debe tener los siguientes campos configurados en la sección Citizenship de la pestaña Personal de su ficha de empleado:
Identification No
NSSF Number
NHIF Number o SHIF Number
Para generar el informe, haz clic en el botón Export XLSX, selecciona la ubicación para guardar el archivo y luego haz clic en Save. El informe se exporta y se almacena en la ubicación seleccionada.
Nota
Todas las nóminas del mes seleccionado deben tener un estado Done para generar el informe NSSF.
Importante
Los informes NSSF no son aplicables a empleados con un contrato de empleador secundario.
Truco
Los informes de Excel NSSF se pueden cargar directamente en los portales NSSF.