单据数字化

文档数字化是指将纸质或电子文档转换为数据库记录的过程。Odoo 使用OCR（光学字符识别）和人工智能技术读取内容，并自动创建和填写记录的详细信息。此过程主要用于供应商账单（或退款）。

注解

尽管不太常见，但此数字化过程也可以应用于客户发票和信用票据。需要相应调整设置。

其他资料

配置

转到会计 ‣ 配置 ‣ 设置，导航到数字化部分。启用文档数字化选项，并选择是否应自动或按需处理供应商账单。

注解

如果启用了每个税种一个发票行选项，则无论账单上有多少行，新供应商账单中每个税种只会创建一行。

供应商账单上传

供应商账单可以手动上传或发送到指定的电子邮件别名进行数字化。对于选定的供应商，它们也可以自动过账。

注解

上传账单后，文档预览会显示在屏幕右侧。

其他资料

供应商账单

手动上传

在会计仪表板中，将供应商账单拖放到所需的采购日记账中，或点击采购日记账上的上传。

通过电子邮件别名上传

供应商账单可以通过与相关日记账关联的电子邮件别名以两种方式上传：

  • 从配置为向电子邮件别名发送邮件的连接扫描仪扫描；

  • 直接发送到电子邮件别名。

附加到电子邮件的每个 PDF 都会自动转换为新的供应商账单草稿。

注解

  • 仅通过与日记账关联的电子邮件别名处理PDF和XML格式。

  • JPEG文件必须通过文档应用中的电子邮件别名处理。

要向日记账添加电子邮件别名，请按照以下步骤操作：

  1. 确保已配置别名域。

  2. 默认电子邮件别名vendor-bills@后跟别名域会自动创建，并在供应商账单日记账的高级设置选项卡中可用。

  3. 要更改默认电子邮件别名，请转到会计 ‣ 配置 ‣ 日记账，选择相应的日记账，并在高级设置选项卡中编辑电子邮件别名。

  4. 如需要，配置连接的扫描仪将扫描的文档发送到电子邮件别名。

注解

或者，可以使用文档应用中的电子邮件别名自动将供应商账单发送到财务文件夹（例如inbox-financial@example.odoo.com）。

自动过账供应商账单

注解

要使用自动过账账单选项，必须为供应商账单启用文档数字化部分中的自动数字化设置。

要自动过账特定供应商的数字化供应商账单，请转到会计 ‣ 供应商 ‣ 供应商，然后点击所需的供应商。在联系人表单的会计选项卡中，在自动化部分选择自动过账账单选项：

  • 始终

  • 验证3次无编辑后询问：当第三张上传的账单在没有任何编辑的情况下确认时，会出现自动过账账单窗口。可以选择以下选项：激活自动验证、稍后询问或此供应商永不。

  • 从不

注解

由于自动化在三张已验证账单无编辑后触发，联系人名称必须已存在于数据库中，并且每张上传的供应商账单必须包含账单日期。

AI数字化和数据识别

根据设置，文档会自动数字化，或者如果数字化设置为仅按需处理，则需要手动处理。

要手动数字化上传的文档，请点击数字化文档。

文档数字化后，会出现蓝色横幅；点击刷新。检查并更正数字化期间上传的任何信息：点击相关字段进行编辑，或点击重新加载AI数据以刷新数据。

然后，点击确认以过账文档。

小技巧

文档数字化后，如果供应商不存在于数据库中，供应商字段将保持为空。要添加供应商，请点击供应商字段中的（向下箭头）；供应商名称会在右侧的文档预览中高亮显示。点击它以打开预填名称的新供应商表单。

注解

OCR识别以下供应商账单字段：

  • 供应商、账单参考、账单日期、付款参考`（仅限比利时 +++xxx/xxxx/xxxxx+++ 格式）、:guilabel:`收款银行、:guilabel:`到期日期`以及币种（在:doc:`多币种 <../get_started/multi_currency>`环境中且已启用该币种的情况下）。

  • 从发票明细分页：产品描述/标签、数量、单位价格、税费`（如果:ref:`税费已启用 <taxes/list_activation>；此字段在印度本地化中不被 OCR 识别）、未税金额和总计。

采购订单匹配

当供应商账单被OCR（光学字符识别）识别时，Odoo 会在数据库中搜索匹配的采购订单。如果找到，供应商账单可以手动与现有未结采购订单明细进行匹配。

供应商账单上传并数字化后，点击采购匹配智能按钮以访问采购匹配列表视图，该视图显示所有与分配给该供应商账单的供应商相关联的采购订单明细。然后，选择相关的采购订单明细和草稿供应商账单（以灰色显示），并点击匹配。

小技巧

在采购匹配列表视图中，如有必要，更新采购订单明细中的数量和价格。

如果上传的供应商账单的供应商没有现有的相关采购订单，可以直接从供应商账单明细创建新的采购订单。操作步骤如下：

  1. 上传供应商账单后，确保供应商字段填写了正确的供应商。

  2. 点击采购匹配智能按钮，在列表中选择草稿供应商账单（以灰色显示），然后点击添加到采购订单。

  3. 在添加到采购订单窗口中，开始在采购订单字段中输入，然后选择创建并编辑。

  4. 在创建采购订单窗口中，选择分配给该供应商账单的供应商，然后完成所有必填字段并点击确认。

  5. 在采购匹配列表视图中，选择相关的采购订单明细和草稿供应商账单（以灰色显示），然后点击匹配。

注解

如果采购订单字段所需的任何信息缺失，在创建采购订单窗口中点击保存并关闭。然后，打开采购应用以填写字段并确认采购订单。

小技巧

  • 带有嵌入式 XML 的电子供应商账单可确保更准确、更高效的处理。

  • 或者，自动完成功能可以将信息从采购订单传输到供应商账单，而无需 OCR。

价格

文档数字化功能是应用内购买（IAP）服务，需要预付费信用。数字化一份文档使用一个信用。

要购买信用，前往设置应用或会计 ‣ 配置 ‣ 设置，导航到数字化部分，然后点击购买信用。

注解

  • 拥有有效订阅的企业 Odoo 用户在购买更多数据库点数之前，可获得免费点数以测试 |IAP| 功能。这包括演示/培训数据库、教育数据库和单一应用程序免费数据库。

  • XML 文件不需要 OCR 信用，因为它们包含可以直接处理的结构化数据，无需 OCR。

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