Lieferantenrechnungen¶
Lieferantenrechnungen können entweder manuell oder automatisch in Odoo registriert werden. Der Bericht über überfällige Verbindlichkeiten bietet einen Überblick über alle ausstehenden Rechnungen, um eine rechtzeitige Zahlung der korrekten Beträge sicherzustellen.
Siehe auch
Erstellung der Eingangsrechnung¶
Manuell¶
Um eine Lieferantenrechnung zu erstellen, gehen Sie zu und klicken Sie auf Neu.
Tipp
Alternativ können Sie auch eine Lieferantenrechnung über das Buchhaltungsdashboard erstellen:
entweder auf Neu im Journal Lieferantenrechnungen klicken;
oder auf das (vertikale Ellipse)-Symbol des Journals Lieferantenrechnungen klicken, dann Rechnung im Bereich Neu.
Automatisch¶
Lieferantenrechnungen können automatisch erstellt werden, indem eine E-Mail an einen mit dem Einkaufsjournal verknüpfte E-Mail-Alias gesendet wird oder durch Hochladen einer PDF.
Bemerkung
Sobald die Rechnung hochgeladen ist, erscheint das PDF-Dokument auf der rechten Seite des Bildschirms, sodass die Rechnungsdaten einfach eingegeben werden können.
Rechnungen können digitalisiert werden, um automatisch vervollständigt zu werden, und mit Bestellungen abgeglichen werden, um die per OCR erfassten Daten durch die Details der bestehenden Bestellung zu ersetzen.
Für Dienste wie die Digitalisierung von gescannten oder PDF-Rechnungen von Lieferanten in Odoo ist In-Ap-Einkauf (IAP)-Guthaben erforderlich.
Um Rechnungen von ausgewählten Lieferanten automatisch zu buchen, gehen Sie zu und wählen Sie den relevanten Lieferanten aus. Aktualisieren Sie im Tab Buchhaltung unter dem Abschnitt Automatisierung das Feld Rechnungen automatisch buchen mit einer der folgenden Optionen:
Immer
Nach 3 Validierungen ohne Bearbeitungen fragen
Nie
Vervollständigung der Eingangsrechnung¶
Unabhängig davon, ob die Rechnung manuell oder automatisch erstellt wird, stellen Sie sicher, dass die folgenden Felder ordnungsgemäß ausgefüllt sind:
Lieferant: Odoo füllt einige Informationen automatisch aus, basierend auf den Angaben im Kontaktdatensatz des Lieferanten sowie früheren Bestellungen und Rechnungen.
Rechnungsreferenz: Fügen Sie die vom Lieferanten angegebene Nummer des Verkaufsauftrags hinzu. Dieses Feld wird verwendet, um die Produkte bei Erhalt anzugleichen.
Automatisch vervollständigen: Wählen Sie eine frühere Rechnung oder Bestellung aus, um das Dokument automatisch auszufüllen. Das Feld Lieferant sollte vor dem Ausfüllen dieses Feldes ausgefüllt werden.
Rechnungsdatum: Wählen Sie das Ausstellungsdatum des Dokuments aus.
Buchhaltungsdatum: Aktualisieren Sie bei Bedarf das Buchungsdatum des Dokuments.
Zahlungsreferenz: Das Feld Vermerk enthält automatisch die Zahlungsreferenz, sobald die Zahlung registriert wurde.
Empfängerbank: Gibt die Kontonummer an, auf die die Zahlung erfolgt. Dieses Feld ist erforderlich, wenn über Stapelzahlungsdateien gezahlt wird (z. B. NACHA und SEPA-Lastschrift).
Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen muss für die Rechnungszahlung angegeben werden.
Journal: Wählen Sie aus, in welchem Journal die Rechnung erfasst werden soll und in welcher Währung.
Im Reiter Rechnungszeilen:
Produkt: Klicken Sie auf Zeile hinzufügen, suchen Sie nach dem Produkt und wählen Sie es aus.
Menge
Preis
Steuern (falls anwendbar)
Tipp
Wenn die Rechnungszeile keinem vorhandenen Produkt in der Datenbank entspricht, klicken Sie auf das (Balken)-Symbol, um eine Beschreibung für die Rechnungszeile einzugeben, ohne sie mit einem Produkt zu verknüpfen.
Um auf den Produktkatalog zuzugreifen und alle Artikel in einer organisierten Ansicht anzuzeigen, klicken Sie auf Katalog. Wenn die Produkte und Mengen ausgewählt sind, klicken Sie auf Zurück zur Rechnung, um zur Lieferantenrechnung zurückzukehren. Die ausgewählten Katalogartikel werden in den Zeilen der Lieferantenrechnung angezeigt.
Bemerkung
Es können mehrere Rechnungen für dieselbe Bestellung ausgestellt werden, wenn der Lieferant einen Lieferrückstand hat und Rechnungen beim Versand der Produkte versendet oder wenn der Lieferant Teilrechnungen versendet oder eine Anzahlung verlangt. In diesem Fall können mehrere Rechnungen dieselbe Rechnungsreferenz haben.
Bestätigung der Eingangsrechnung¶
Klicken Sie auf Bestätigen, wenn das Dokument fertiggestellt ist. Der Status ändert sich zu Gebucht und es wird eine Journalbuchung auf Basis der Lieferantenrechnungsdaten erstellt. Nach der Bestätigung weist Odoo jeder Lieferantenrechnung eine eindeutige Nummer aus einer definierten Sequenz zu.
Bemerkung
Nach der Bestätigung kann eine Lieferantenrechnung nicht mehr aktualisiert werden. Klicken Sie auf Auf Entwurf zurücksetzen, wenn Änderungen erforderlich sind.
Gutschriftsverfahren¶
Das Gutschriftsverfahren ist ein Workflow, bei dem ein Kunde im Namen des Lieferanten eine Lieferantenrechnung erstellt und eine Kopie zur Aufbewahrung an den Lieferanten sendet. Es entfällt die Notwendigkeit, dass der Lieferant dem Kunden eine Lieferantenrechnung sendet, und ist in Branchen üblich, in denen der Kunde über zuverlässigere Transaktionsdaten verfügt. Es verkürzt auch die Zahlungszeit, da der Kunde nicht auf die Ausstellung einer Lieferantenrechnung durch den Lieferanten warten muss.
Odoo unterstützt die Erstellung von Self-Billing-Lieferantenrechnungen und Self-Billing-Gutschriften, die beide sowohl per E-Mail als auch über Peppol gesendet werden können.
Konfiguration¶
Um das Gutschriftsverfahren in Odoo zu konfigurieren, erstellen Sie zunächst ein separates Einkaufsjournal speziell für das Gutschriftsverfahren:
Navigieren Sie zu .
Klicken Sie auf die Schaltfläche New.
Geben Sie einen Journalnamen ein und setzen Sie den Typ auf Einkauf.
Legen Sie im Tab Journaleinträge ein Standardaufwandskonto fest und geben Sie einen Kurzcode ein.
Aktivieren Sie im Reiter Erweiterte Einstellungen die Option Gutschriftsverfahren.
Siehe auch
Gutschrift erstellen¶
Gutschriften können sowohl manuell als auch automatisch erstellt werden. Achten Sie beim Erstellen von Gutschriften darauf, diese entweder direkt aus dem Einkaufsjournal für das Gutschriftsverfahren im Dashboard zu erstellen oder das Journal der Gutschrift manuell auf das Einkaufsjournal für das Gutschriftsverfahren zu setzen.
Bemerkung
Die Sequenz der Gutschriften enthält die Datenbank-ID (auch bekannt als interne ID) des Partners, wodurch die Sequenz pro Partner eindeutig ist.
Gutschrift senden¶
Um eine Self-Bill nach dem Erstellen und Bestätigen zu senden, klicken Sie auf Senden. Wählen Sie im Popup-Fenster Senden die Sendemethoden aus (d. h. E-Mail, Per Post und/oder das entsprechende Peppol-Format) und klicken Sie auf Senden.
Bemerkung
Wenn Sie Gutschriften über Peppol senden, konfigurieren Sie zunächst Ihre Peppol-Registrierung und überprüfen Sie dann, ob der Lieferant bei Peppol registriert ist. Gehen Sie dazu zu und führen Sie den Kontaktüberprüfungsprozess durch.
Nicht jeder Peppol-Zugangspunkt unterstützt Self-Billing. Erkundigen Sie sich bei Ihren Lieferanten, ob deren Zugangspunkt dies tut.
Zahlung und Abstimmung¶
Um eine Zahlung zu registrieren, klicken Sie auf Bezahlen. Wählen Sie im Fenster Bezahlen das Journal, die Zahlungsmethode, den Betrag und die Währung.
Wenn der gezahlte Betrag geringer ist als der Gesamtbetrag, der auf der Lieferantenrechnung noch aussteht, handelt es sich um eine Teilzahlung und im Feld Zahlungsdifferenz wird der ausstehende Saldo angezeigt.
Das Feld Vermerk wird automatisch ausgefüllt, wenn die Zahlungsreferenz auf der Lieferantenrechnung korrekt gesetzt wurde. Wenn das Feld leer ist, wählen Sie die Lieferantenrechnungsnummer als Referenz aus.
Klicken Sie dann auf Zahlung erstellen. Auf der Rechnung erscheint ein Banner mit dem Hinweis In Zahlung/ Teilzahlung, bis die Rechnung abgestimmt wird und der Status wird auf Bezahlt geändert.
Siehe auch
Bericht über überfällige Verbindlichkeiten¶
Um einen Überblick über die offenen Lieferantenrechnungen und die Fälligkeitsdaten zu erhalten, gehen Sie zu .
Klicken Sie auf das Symbol (Pfeil nach rechts) neben einem Lieferanten, um die Details aller ausstehenden Rechnungen anzuzeigen, einschließlich Fälligkeitsterminen und Beträgen.
Bemerkung
Klicken Sie auf PDF oder XLSX, um eine PDF- bzw. XLSX-Datei zu erstellen.