Kenia¶
Das Lokalisierungspaket Personalabrechnung für Kenia ermöglicht die Personalverwaltung in Übereinstimmung mit den kenianischen gesetzlichen Anforderungen.
Konfiguration¶
Installieren Sie die folgenden Module, um alle Funktionen der Lokalisierung Personalabrechnung für Kenia zu erhalten:
Name |
Technische Bezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|---|
Kenia - Personalabrechnung |
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Das Personalabrechnungsmodul enthält alle Mitarbeiterdetails, Gehaltsregeln, Zulagen, Abzüge und Urlaubsverwaltung für die Einhaltung kenianischer Gesetze. |
Kenia - Personalabrechnung mit Buchhaltung |
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Fügt Kontozuordnungen für Gehaltsabrechnungsberechnungen hinzu. |
Dokumente - Kenianische Personalabrechnung |
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Formulare für Mitarbeiter-Steuerabzugskarten werden automatisch in die Dokumente-App integriert. |
Mitarbeiter einrichten¶
Einige Mitarbeiterinformationen sind entscheidend für die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Gehaltsberichten. Stellen Sie sicher, dass die folgenden Felder in den verschiedenen Abschnitten im jeweiligen Mitarbeiterdatensatz konfiguriert sind.
Registerkarte „Persönlich“¶
Einige persönliche Mitarbeiterinformationen sind für die Gehaltsabrechnung erforderlich. Öffnen Sie die Registerkarte Persönlich des Mitarbeiterdatensatzes und stellen Sie sicher, dass die folgenden Felder im Abschnitt Staatsbürgerschaft konfiguriert sind:
Identifikationsnummer: Geben Sie die staatlich ausgestellte nationale Identifikationsnummer des Mitarbeiters ein.
KRA PIN: Geben Sie die 11-stellige alphanumerische PIN des Mitarbeiters ein. Diese wird bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen sowie P9- und P10-Berichten verwendet.
Hypothekenzinsen: Geben Sie den Hypothekenzinssatz des Mitarbeiters ein, falls zutreffend.
NSSF-Nummer: Geben Sie die 9- oder 10-stellige NSSF-Nummer des Mitarbeiters ein. Dieses Feld ist erforderlich für die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und NSSF-Berichten.
SHIF-Nummer: Geben Sie die 7- oder 8-stellige SHIF-Nummer des Mitarbeiters ein. Dieses Feld ist erforderlich für die Erstellung von SHIF-Berichten.
Stellen Sie im Abschnitt Persönliche Informationen der Registerkarte Persönlich sicher, dass das Geburtsdatum des Mitarbeiters konfiguriert ist.
Wurde der Mitarbeiter zudem rechtlich als Person mit Behinderung anerkannt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Behindert im Abschnitt Familie. Odoo passt die PAYE-Berechnung automatisch gemäß den kenianischen Steuervorschriften an.
Reiter „Personalabrechnung“¶
Unterschiedliche Felder in der Registerkarte Personalabrechnung müssen für Vollzeitmitarbeiter und Zweitarbeitgeber konfiguriert werden.
Vollzeitmitarbeiter¶
Erstellen oder aktualisieren Sie in der Registerkarte Personalabrechnung des Mitarbeiterformulars den Mitarbeitervertrag im Abschnitt Vertragsübersicht. Stellen Sie anschließend sicher, dass die folgenden Abschnitte und Felder konfiguriert sind:
Vergütungskategorie: Muss auf Kenia:Mitarbeiter gesetzt werden, um auf spezifische Regeln und Berechnungen gemäß kenianischem Recht zuzugreifen.
Rentenbeitrag: Geben Sie den monatlichen Rentenbeitrag des Mitarbeiters ein.
Wichtig
Die monatliche steuerlich absetzbare Obergrenze für Rentenbeiträge beträgt 30.000 Ksh pro Monat. Um diesen Abzug zusammen mit dem NSSF zu automatisieren, stellen Sie sicher, dass der monatliche Rentenbetrag in diesem Feld eingegeben wird.
Zulagen: Geben Sie die verschiedenen monatlichen Zulagen für Verpflegung, Mobilfunk, Rente, Pendeln und Wohnen ein, falls gewährt. Diese Informationen werden automatisiert, um Steuern basierend auf den geltenden Vorteilsobergrenzen zu berechnen.
Bemerkung
Die Wohnzulage kann entweder als fester monatlicher Betrag (/Monat) oder als Prozentsatz (% Prozentsatz) konfiguriert werden.
Versicherung: Geben Sie die monatlichen Kosten für Freiwillige Krankenversicherung, Lebensversicherung und Bildungsversicherung für den Mitarbeiter ein.
Zweitarbeitgeber¶
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Zweitvertrag, wenn der Mitarbeiter einen Hauptvertrag mit einem anderen Arbeitgeber hat. Wenn aktiviert, wird der Abschnitt Versicherung aus dem Reiter Personalabrechnung entfernt, da die Versicherung vom Hauptarbeitgeber verwaltet wird.
Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens kann Odoo automatisch gesetzliche Anforderungen in Übereinstimmung mit den kenianischen Vorschriften für Nebenbeschäftigung anwenden.
Kenianische Personalabrechnung durchführen¶
Gehaltsabrechnungen werden entweder einzeln oder in einer Gruppe erstellt, die als Abrechnungsläufe bezeichnet wird.
Die folgenden Abschnitte sind bei der Verarbeitung der Personalabrechnung in Kenia besonders zu beachten.
Gehaltseingaben¶
Der Reiter Gehaltseingaben einer Gehaltsabrechnung enthält zusätzliche Leistungen und Abzüge, die je Mitarbeiter variieren können, wie z. B. HELB-Darlehensrückzahlungen, Gehaltsvorschüsse, Sachbezüge und andere Gehaltspfändungen.
Einträge, die regelmäßig vorkommen, können mithilfe von Gehaltspfändungen automatisiert werden und werden automatisch als Gehaltseingaben hinzugefügt. Andere einmalige Eingaben, wie z. B. ein Gehaltsvorschuss, können manuell als Gehaltseingabe hinzugefügt werden.
Um eine Gehaltseingabe manuell hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Eingaben hinzufügen.
Reiter „Gehaltsberechnung“¶
Der Reiter Gehaltsberechnung enthält die Berechnungen, die zur Erstellung der endgültigen Zahlen auf der Gehaltsabrechnung verwendet werden, sowie die Beträge, die in den Buchhaltungsjournaleinträgen gebucht werden.
Bemerkung
Bei der Berechnung der Einkommensteuer werden keine Steuerabzüge angewendet, da diese bereits vom Hauptarbeitgeber des Mitarbeiters berücksichtigt werden.
Berichte¶
Die Berichte in den folgenden Abschnitten sind verfügbar, einschließlich keniaspezifischer Berichte. Alle Berichte können heruntergeladen werden.
Wichtig
Eine gültige Personalausweisnummer, NSSF-Nummer und NHIF/SHIF-Nummer muss im Reiter Persönlich des Mitarbeiterdatensatzes konfiguriert sein, um NSSF- und SHIF/NHIF-Berichte zu erstellen.
Hauptpersonalabrechnung¶
Um einen Hauptpersonalabrechnungsbericht nach Monat zu erstellen, navigieren Sie zu . Klicken Sie als Nächstes in die Suchleiste und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datum, das verschiedene Monate und Quartale anzeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Monat, und der Bericht zeigt alle Gehaltsabrechnungen für diesen Monat an.
P9-Bericht¶
Arbeitgeber in Kenia sind verpflichtet, jedem Mitarbeiter ein Dokument zur Verfügung zu stellen, das seine Gesamteinnahmen, verschiedene Abzüge und in diesem Jahr geleistete Steuerbeiträge zusammenfasst, damit Steuern ordnungsgemäß berechnet und gezahlt werden können.
Der P9-Bericht ist das, was das Unternehmen erstellt und das alle Steuerinformationen enthält.
Jeder einzelne Mitarbeiter erhält eine Steuerabzugskarte, die alle seine verschiedenen Einkünfte enthält.
Die verschiedenen Steuerabzugskarten bilden zusammen den P9-Bericht.
Bemerkung
Alle Gehaltsabrechnungen für das gewünschte Jahr müssen den Status Erledigt haben, um den P9-Bericht zu erstellen.
Um den P9-Bericht zu erstellen, navigieren Sie zu . Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, ein Formular Steuerkarte wird geladen und eine Smart-Schaltfläche Berechtigte Mitarbeiter erscheint oben und zeigt 0 (Null) an.
Wählen Sie über das Dropdown-Menü das Jahr im entsprechenden Feld aus. Aktualisieren Sie bei Bedarf die Beschreibung und klicken Sie dann auf Befüllen. Die Smart-Schaltfläche Berechtigte Mitarbeiter aktualisiert sich mit der Anzahl der Mitarbeiter, die im Bericht für dieses Jahr enthalten sind.
Um die Mitarbeiter anzuzeigen und die einzelnen Karten zu erstellen, klicken Sie auf die Smart-Schaltfläche Berechtigte Mitarbeiter, und eine Liste aller Mitarbeiter erscheint. Wählen Sie alle Mitarbeiter aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben Mitarbeiter oben anklicken, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Berichte erstellen (#).
Sobald die Berichte verarbeitet sind, erscheint jeder entsprechende Bericht in der Spalte PDF-Datei der Mitarbeiterliste. Alle erfolgreich erstellten Berichte haben einen Status von PDF erstellt.
Wählen Sie als Nächstes über das Dropdown-Menü in der Spalte Dokument aus, wo das Dokument gespeichert wird. Sobald ein Ziel ausgewählt ist, ändert sich der Status des PDF zu PDF gebucht.
Um eine der PDF-Dateien herunterzuladen und anzuzeigen, klicken Sie auf den Dateilink und wählen Sie aus, wo die Datei gespeichert werden soll.
SHIF (NHIF)-Bericht¶
Ein SHIF-Bericht wird von Kenias SHA gefordert und führt die Beiträge und Leistungen jedes Mitarbeiters auf.
Bemerkung
Im Jahr 2025 wechselte Kenia vom NHIF zum SHIF.
Um den SHIF-Bericht zu erstellen, navigieren Sie zu , und ein Pop-up-Fenster SHIF (NHIF)-Bericht wird geladen. Es müssen nur zwei Felder konfiguriert werden: die Felder Monat und Jahr. Der aktuelle Monat und das aktuelle Jahr füllen standardmäßig die entsprechenden Daten, können aber über das Dropdown-Menü geändert werden.
Alle relevanten Gehaltsabrechnungen für den ausgewählten Zeitraum erscheinen im Fenster in einer Listenansicht. Jeder Eintrag zeigt den Namen der Gehaltsabrechnung, Mitarbeiter, Identifikationsnummer, SHIF-Nummer und SHIF-Betrag.
Jede einzelne Gehaltsabrechnung kann aus dem Bericht entfernt werden, indem Sie auf das Symbol (Löschen) am Ende der Zeile klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche XLSX exportieren, und der Bericht wird erstellt.
Bemerkung
Alle Gehaltsabrechnungen für den ausgewählten Monat müssen den Status Erledigt haben, um den SHIF-Bericht zu erstellen.
Tipp
SHIF-Excel-Berichte können direkt in SHIF- (NHIF-) Portale hochgeladen werden.
Wichtig
SHIF-Berichte gelten nicht für Mitarbeiter mit einem Sekundärarbeitgebervertrag.
NSSF-Bericht¶
Ein NSSF-Bericht erfasst alle notwendigen Informationen zu Mitarbeiterzahlungen und Beiträgen an das NSSF.
Wichtig
Stufe 11 NSSF und freiwillige Rente können entweder an NSSF oder eine Drittanbieterversicherung abgeführt werden und müssen im Vertrag des Mitarbeiters festgelegt sein.
Wählen Sie im Mitarbeitervertrag im Feld Pension Remit To entweder NSSF oder Insurance aus.
Um auf diesen Bericht zuzugreifen, navigieren Sie zu , und ein Popup-Fenster NSSF Report wird geladen.
Die Felder Month und Year werden automatisch mit dem aktuellen Monat und Jahr gefüllt. Bei Bedarf können diese Daten geändert werden.
Odoo füllt die verschiedenen Felder für Mitarbeiter automatisch mit generierten Einträgen für den ausgewählten Zeitraum aus.
Um NSSF-Berichte für einen Mitarbeiter zu erstellen, müssen die folgenden Felder im Abschnitt Staatsbürgerschaft auf der Registerkarte Personal des Mitarbeiterdatensatzes konfiguriert sein:
Identification No
NSSF Number
NHIF Number oder SHIF Number
Um den Bericht zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Export XLSX, wählen Sie den Speicherort für die Datei aus und klicken Sie dann auf Save. Der Bericht wird exportiert und am ausgewählten Speicherort gespeichert.
Bemerkung
Alle Gehaltsabrechnungen für den ausgewählten Monat müssen den Status Done haben, um den NSSF-Bericht zu erstellen.
Wichtig
NSSF-Berichte sind nicht auf Mitarbeiter unter einem sekundären Arbeitsvertrag anwendbar.
Tipp
NSSF-Excel-Berichte können direkt in NSSF-Portale hochgeladen werden.