Folgemaßnahmen auf Rechnungen¶
Bei überfälligen Zahlungen können Zahlungserinnerungen an Kunden versendet werden. Odoo unterstützt bei der Identifizierung verspäteter Zahlungen und ermöglicht die Planung und den Versand entsprechender Mahnungen mithilfe von Mahnmaßnahmen, die sich nach der Anzahl der überfälligen Tage richten. Mahnungen können auf verschiedene Weise versendet werden, darunter per E-Mail, WhatsApp-Nachricht, SMS oder Post.
Konfiguration¶
Um Mahnmaßnahmen zu konfigurieren, navigieren Sie zu . In der Listenansicht Mahnstufen sind standardmäßig mehrere Mahnstufen und -maßnahmen konfiguriert.
Um eine Mahnstufe zu ändern, klicken Sie auf den Datensatz. Bearbeiten Sie in der Formularansicht die Beschreibung oder passen Sie die Anzahl der Tage an, bevor eine Erinnerung gesendet wird. Wählen Sie im Reiter Benachrichtigung Aktionen wie E-Mail senden, WhatsApp-Nachricht senden, SMS-Nachricht senden und Brief senden aus.
Bemerkung
Das Versenden von Briefen und WhatsApp- oder SMS-Nachrichten in Odoo erfordert Guthaben für In-App-Käufe (IAP) oder Tokens.
Um beim Versenden einer E-Mail oder eines Briefes eine vorgefertigte Vorlage zu verwenden, wählen Sie eine Inhaltsvorlage aus. Um diese zu ändern, klicken Sie auf das Symbol (interner Link-Pfeil) neben dem Feld Inhaltsvorlage. Wenn diese Option aktiviert ist, verwenden WhatsApp- und SMS-Nachrichten ein spezielles Feld WhatsApp-Vorlage oder SMS-Vorlage, das durch Klicken auf das Symbol (interner Link-Pfeil) geändert werden kann.
Weitere Optionen können im Abschnitt Optionen innerhalb der jeweiligen Mahnstufe aktiviert werden:
Automatisieren Sie die Erinnerung mit der Option Automatisch.
Klicken Sie auf Rechnungen anhängen, um der Erinnerung überfällige Rechnungen hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Follower hinzufügen, um dem entsprechenden Kunden Follower hinzuzufügen, um Benachrichtigungen über E-Mail-Antworten auf die E-Mail der Erinnerung zu erhalten.
Aktivieren Sie im Reiter Aktivität die Option, um Aktivitäten automatisch zu planen, wenn die Mahnstufe ausgelöst wird. Wählen Sie die Person, die Verantwortlich ist, und den Aktivitätstyp aus und geben Sie eine Zusammenfassung ein.
Um eine neue Mahnstufe hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu und füllen Sie die Felder aus.
Tipp
Legen Sie eine negative Anzahl von Tagen fest, um eine Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung zu versenden.
Rechnungsmahnungen¶
Bemerkung
Stimmen Sie alle Banktransaktionen ab, bevor Sie den Mahnprozess starten, um zu vermeiden, dass Erinnerungen für bereits bezahlte Rechnungen versendet werden.
Um alle überfälligen Rechnungen anzuzeigen, gehen Sie zu . Klicken Sie in der Listenansicht Rechnungen in die Suchleiste und filtern Sie nach Überfällig.
Mahnungen für einen Kunden¶
Eine detaillierte Übersicht über den Mahnstatus eines Kunden finden Sie unter . Öffnen Sie das Kundenformular und klicken Sie auf den Reiter Buchhaltung. Klicken Sie im Abschnitt Rechnungsmahnungen auf die verschiedenen Stufen, um den Mahnstatus jeder Stufe anzuzeigen. Wenn Maßnahmen erforderlich sind, klicken Sie auf Überfällige Rechnungen, um eine detaillierte Liste der überfälligen Rechnungen anzuzeigen.
Es können zusätzliche Optionen festgelegt werden:
Erinnerungen: Diese sind entweder Automatisch oder Manuell.
Nächste Erinnerung: Das Datum, bis zu dem die nächsten Mahnmaßnahmen ergriffen werden sollten, wird bei der Bearbeitung der Mahnungen automatisch festgelegt, kann aber bei Bedarf manuell angepasst werden.
Verantwortlich: Der Benutzer, der die Mahnmaßnahmen verwaltet.
Um eine Zahlungserinnerung manuell an einen Kunden zu senden, klicken Sie auf Senden und wählen Sie die Maßnahmen im Fenster Senden und Drucken aus:
Drucken
E-Mail
WhatsApp
SMS
Per Post
Aktivieren Sie die Option Rechnungen anhängen und ändern Sie bei Bedarf die Inhaltsvorlage, die WhatsApp-Vorlage oder die Telefonnummer. Klicken Sie anschließend auf Senden oder Senden und drucken, um den Mahnbericht zu versenden.
Siehe auch
Bemerkung
Die Kontaktinformationen auf der Rechnung oder dem Kontaktformular werden für den Versand der Mahnung verwendet.
Der Chatter speichert alle Mahnmaßnahmen vollständig.
Mahnungen für alle Kunden, für die Maßnahmen erforderlich sind¶
Nachdem Sie die zusätzlichen Mahnoptionen eingerichtet haben, überprüfen Sie, welche Kunden überfällige Rechnungen haben oder Mahnmaßnahmen erfordern. Gehen Sie dazu zu . Klicken Sie in der Kanban-Ansicht Kunden auf die Suchleiste und filtern Sie nach Überfällige Rechnungen oder Mahnung erforderlich.
Um Mahnmaßnahmen für alle relevanten Kunden durchzuführen, wechseln Sie zur Listenansicht und wählen Sie die Kunden aus, die eine Mahnung erfordern. Klicken Sie dann auf (Aktionen) und wählen Sie Mahnungen verarbeiten, um ihnen den Mahnbericht zu senden.
Berichte¶
Kundenkontoauszug¶
Um einen umfassenden Überblick über den Kontostatus eines Kunden zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Kundenkontoauszug im Kundenformular. Dieser Auszug entspricht dem Teil des Berichts zum Partnerbuch, der sich speziell auf diesen Kunden bezieht.
Um ihn an den Kunden zu senden, klicken Sie auf Senden, ändern Sie bei Bedarf die E-Mail-Vorlage und klicken Sie auf Drucken & senden.
Um die Kundenkontoauszüge für mehrere Kunden gleichzeitig anzuzeigen, wählen Sie die Kunden aus der Listenansicht Kunden aus, klicken Sie auf (Aktionen) und wählen Sie Offene Kundenkontoauszüge.
Klicken Sie auf PDF oder XLSX, um eine PDF- bzw. XLSX-Datei zu erstellen.
Mahnungen¶
Um einen vollständigen Überblick über die fälligen Rechnungen eines Kunden zu erhalten und diese von den überfälligen Rechnungen zu trennen, klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Kundenkontoauszug im Kundenformular. Klicken Sie anschließend auf Bericht: Kundenauszug und wählen Sie Mahnbericht.
Um den Mahnbericht für alle Kunden gleichzeitig anzuzeigen, gehen Sie zu . Klicken Sie anschließend auf Bericht: und wählen Sie Mahnbericht.
Klicken Sie auf PDF oder XLSX, um eine PDF- bzw. XLSX-Datei zu erstellen.